時間：2024-03-20 10:16:35
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一、樹立全面的地質檔案工作效益觀
傳統的地質檔案工作，雖然也重視檔案的利用，把檔案的利用作為地質檔案工作根本目的來認識和對待，但僅從“效益”觀點出發追求最佳效益是不夠的。這是因為，第一，檔案在利用上多是被動的，即是以檔案實體為提供形式與手段的被動服務，而主動服務即以檔案信息為單元的傳遞、利用和發展不夠。這實際上是不注重效果，或者說沒有注重獲得最佳的利用效果。第二，檔案的利用并不核算成本。傳統的地質科技檔案管理，沒有檔案利用成本的概念，更沒有從產出與投入比的角度去分析地質檔案工作或地質科技檔案工作的效益。顯然這樣的地質科技檔案工作是建立在不講消耗、不講效果、一切由國家承包的計劃經濟模式之下的。第三，沒有把優質檔案的增加看做是地質檔案工作的效益，導致“效益觀”的片面性，從而影響地質檔案工作全面效益的提高。
在以市場經濟為主體的當今社會中，地質檔案工作更要講究系統功能的完善，而其完善程度最終要以地質檔案工作的輸出――檔案管理工作效益為標準進行衡量。當然，檔案管理工作效益，在許多情況下是難以具體衡量的，但是樹立地質檔案工作效益觀的概念，產出盡可能增多、消耗盡可能減少的觀念，卻是現代檔案管理工作必須樹立的重要理念之一。因為檔案管理工作也和其他工作一樣，效益明顯才會受到社會的重視與支持。講究效益，樹立全面的效益觀，就是千方百計地提高地質科技檔案管理工作的效益，從根本上推動這項工作的發展。樹立全面的檔案管理工作效益觀，還必須處理好檔案管理工作的局部效益和整體效益的關系、現實效益和歷史效益的關系。
二、明確地質科技檔案管理工作效益的特點
地質科技檔案管理工作效益，都附著和滲透在科技工作和有關的工作當中，而它本身不能獨立表現出來。第一，地質科技檔案的利用效益附著和滲透在利用者的勞動之中，人們看到的是利用者的工作產生效益，而忽略了檔案人員的貢獻因素。第二，由于科技人員利用的檔案，均產生于一定的形成者，給人的印象是地質科技檔案的形成者給了利用者的效益；對館藏的增量也認為是別人移交的，忽略了地質檔案工作者的勞動。其實，科技檔案管理工作必須經過收集、整理、鑒定、保管、利用、統計六個重要環節，經過前四個環節所形成的科技檔案雖然儲存在內部單位，但它和已發表的論文、著作一樣，也存在“著作權”問題。如果沒有地質檔案工作者的辛勤勞動，有關檔案文件材料就可能不存在，或是殘缺不全，科技人員也無法利用。第三，檔案管理工作的效益均附著和滲透在科技人員的勞動對象之中，使它總是不能獨立顯現，而隱含在科技人員的勞動和總體效益之中，難免人們往往忽略地質檔案工作者的效益貢獻。
地質科技檔案管理工作效益，在有些情況下是不明顯的，例如地質科技成果的利用，以及地質儲量報告的利用、圖件文件的應用等，在為地質工作服務中，地質科技檔案管理工作的效益更多的是隱含的，由于檔案價值的潛在性，檔案利用效益的緩釋性，使檔案管理工作效益在短期內不能集中表現出來，而是通過漫長的歲月才能實現。如果地質檔案工作者認識不到這一特點，有急功近利的思想，或者能夠在眼下顯示出檔案管理工作的效果，但這是不能持久的，也是有害的。
三、區分檔案管理工作效益和檔案利用效益
地質科技檔案管理工作效益與地質科技檔案利用效益是有區別的。構成地質科技檔案利用效益的因素包括地質科技檔案管理人員的勞動因素，檔案利用者的智能勞動因素和檔案形成者的勞動因素。這里談的地質科技檔案管理工作效益，是指地質科技檔案管理作為一項專業性工作，在科技工作中的貢獻。區分地質科技檔案管理工作效益和地質科技檔案利用效益，有利于我們更全面地看問題。歷來人們把檔案管理工作的效益等同于檔案利用效益，所以追求的目標基本是現實的利用效益，其中又主要是經濟效益，特別是在市場經濟條件更是如此。表現在檔案學術理論的研究中，多以檔案利用為主題，甚至形成了一種“急功近利”的檔案利用畸形觀點。地質科技檔案管理效益理論告訴我們，檔案管理工作不僅要取得現實最大利用效益，同時還要取得檔案潛在價值、潛在效益的增量上，也就是地質檔案的增量上。
四、處理好經濟效益和社會效益的關系
地質檔案工作要講經濟效益，但還必須講社會效益，二者并重，不能偏廢。不論是基層檔案室在為本單位科技工作服務中取得的直接或間接的經濟效益，還是檔案館在為歷史研究服務中取得的社會效益，都同等重要，都是對社會的貢獻。這兩利，效益在一定條件下可以互相轉化，不講社會效益，單純追求經濟效益是有害的。
檔案不僅是地質工作建設可持續發展發展的重要資源，而且是十分重要的資源，因此地質調查研究中的檔案管理問題必然會受到廣泛的關注。近年來，我國地質調查研究中的檔案管理的目標要求高，完成任務壓力大，使大家不得不正視檔案管理工作中出現的問題。本文就對地質調查研究中的檔案管理工作中存在的問題進行初步的研究，以期準確把握解決方案對加強檔案管理的工作質量有著積極意義，努力把我國地質調查研究中檔案管理提升到一個新的水平。
1地質調查研究中檔案管理存在的問題
1.1缺乏完善的檔案管理的制度規范與機制。地質檔案管理工作包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，同時每一環節下又包含其他更細小的工作細節，簡而言之，地質檔案管理工作一項復雜而又系統的工作。地質調查單位想要擁有一份完整的地質檔案信息就必須要對檔案管理工作有著明確的要求，然而在當下的地質調查研究中卻缺乏完善的檔案管理制度規范與機制，這將會直接造成檔案管理力度不夠，分工及職責不能夠明確，同時還會造成檔案管理的長期性與連續性差，檔案保存不妥當等問題都會陸續的出現，因此想要對檔案管理工作進一步強化，就必須要建立起完善的檔案管理制度規范與機制。1.2檔案管理人員稀少且專業水平不足。在地質調查研究中的檔案管理人員大部分是非科班出身，這就導致他們并沒有科學化和專業化的檔案管理知識，他們在對地質檔案管理的時候，只會淺層的將不同的地質檔案進行粗糙的分類，這種傳統且陳舊的檔案管理方式已經完全適應不了地質調查研究中對地質檔案信息的高要求嚴標準了。除此之外，地質調查單位針對地質調查研究中的檔案管理沒有做到相應的重視，大多時候，研究中由于對檔案管理人員的缺少，從而進行地質檔案管理工作的人大多不是專業的檔案管理人員，這就的導致地質調查研究中的檔案管理工作是由工作人員順便進行的，對此就不能充分的保證地質檔案信息的準確與完整，對此也直接影響了地質調查的效率。1.3缺乏對調查研究中檔案管理的設施建設。地質調查研究中的檔案管理工作想要得到準確且完整的地質檔案管理信息就必須要在工作中配置對檔案管理的設施建設，但由于一些客觀的外部條件致使地質調查單位缺少對地質調查研究中檔案管理的設施建設。沒有配套的檔案管理的硬件設施直接影響檔案管理工作的效率。在全國檔案管理發展的大趨勢下，地質調查單位應該普及檔案的電子化管理，但事實上由于缺少硬件設施，大部分管理工作依然采用舊式的紙張歸類管理，這就造成不能保證檔案的完整性，因此要采取一些措施來完善管理工作。
2解決地質調查研究中的檔案管理存在的問題
2.1建立起完善的檔案管理的制度規范與機制。地質調查研究中的檔案管理，首先應該遵循集中統一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全，便于利用的原則，此條原則可以作為地質調查研究中檔案管理工作的基礎。建立出完善的檔案管理的制度規范與機制，地質調查單位應該在充分了解實際運行情況的前提下來制定。檔案的制度規范應該在整理和保管兩個方面加大力度，防止地質檔案損害事件和整理層次不夠清晰現象的出現。檔案管理工作中的每一個環節組合在一起就是一個有機整體，共同的目的就是實現提供檔案信息的功能，只有在環環相扣的完善制度規范要求下，檔案管理工作才能更加發揮本身的作用。地質調查單位針對檔案管理的發展歷程，由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理等的發展歷程，單位領導者對檔案管理的機制做出更加細致的規定來不斷提升檔案管理水平，這樣在地質調查研究的過程中也會得到更加準確完整的地質檔案信息。2.2加大力度培養檔案管理人員的數量與水平。地質調查單位針對檔案人員稀少和水平不高的問題，應該采取一系列的措施進行有效的改善。在地質調查研究中的檔案管理人員的數量上增加，地質調查單位積極招收高學歷的檔案管理人員，檔案管理人員數量的增長就會在調查研究中安排具有一定水平的地質檔案管理人員進行管理工作，在一定程度上保證地質檔案信息的準確性與完整性。地質調查單位應該重點對檔案管理人員進行相關操作培訓，注重提高其業務素質和檔案管理的工作能力。加強檔案管理工作者的業務培訓中除了必要的培養地質檔案專業知識和技術之外，還要要求檔案管理人員對知識理論與實踐進行有效的結合，檔案管理人員要想提高管理的業務水平，就必須要不斷對自身的要求增加，以求高效率的履行自身的管理職責和高質量的對地質檔案信息進行良好的保存與整理。2.3加強對調查研究中檔案管理的設施建設地質調查單位針對檔案管理工作為了適合管理發展趨勢，完善檔案管理工作的完善性，就需要加強檔案管理的硬件設施的建設。地質調查單位在檔案管理過程中需要一定的空間進行工作，文件空間是必不可少的，除此之外還需要閱覽室、檢查室和辦公室，這些地方的設置會給使用人員帶來很多的方便之處。文件空間的建設在一定程度上會幫助管理工作體系的完善，基礎的硬件設施還包括復印機等設備，這樣就會及時的復印出地質調查研究中所需要的各種地質檔案信息。同時在科技迅速發展的今天，檔案管理工作也應該與時俱進的采用電子計算機的管理軟件來協助工作的進行，電子計算機的應用將會幫助檔案管理工作的效率得到大幅度的提高。因此在地質調查研究中加強對檔案管理的硬件基礎設施的配備在很大程度上符合地質調查單位的發展目標。
3結論
近年來，我國地質調查研究中的檔案管理要求不斷提高，地質檔案管理水平需得到提高等問題越來受到國家和人民的關注，同時我國對地質檔案信息逐漸作為十分重要的戰略資源，這就更需要在檔案管理方面有更進一步的要求目標。因此我國地質調查研究中檔案管理存在的各種質量缺陷問題，這就需要地質調查單位建立起完善的檔案管理的制度規范與機制、加大力度培養檔案管理人員的數量與水平及加強對調查研究中檔案管理的設施建設等，只有這一系列合理的預防和管理措施才能促進我國地質調查研究中的檔案管理質量方面更上一層樓。這樣我們也有理由相信我國的地質勘探行業會一直促進提升我國的國際地位和社會發展。
作者:辛玲 單位:黑龍江省煤田地質物測隊
二、煤田地質檔案的分類及特點
依據記載內容，煤田地質檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產技術檔案，經營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關單位在進行自然科學研究、建設和生產技術活動中形成的檔案，如水文檔案，地質檔案，生產技術檔案，科研檔案，測繪檔案等；第三，專業檔案，指在專項活動中形成的檔案，如人事檔案，醫療檔案，會計檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質檔案的項目繁多，而且涉及的內容范圍廣，數量大，保管期較長，尤其是其中的測繪圖紙的紙質資料，具有極高的價值。一般情況下，地質勘探項目投資總額會高達上千萬。
三、煤田地質檔案管理現存問題
現階段煤田地質檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設備落后等問題。首先，由于現代化社會的建設以及經濟建設的腳步正在不斷加快，地質工作對于地質檔案的需求劇增，但由于地質檔案中多隱含企業甚至國家的機密資料，因此地質檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個別單位出于對自身利益考慮而進行檔案封鎖所導致地質檔案使用價值的浪費。再者，我國的地質檔案管理人才隊伍水平有待提升，其管理人員的專業性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經驗，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質檔案的封存。
與此同時，我國地質檔案管理的技術手段較為落后，這與相關部門及工作人員對地質檔案重要性認識不足有關，因此直接導致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現代化的輔助設備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質檔案的缺失和損害，嚴重時會出現丟失。而且，地質檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質檔案保存效果差，導致聲像設備管理無據可依，無制度可參考。[1]
四、加強煤田地質檔案管理的措施
（一）建立健全煤田地質檔案管理體系和制度
通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實際相適應的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理制度，地質檔案管理工作能夠有章可循，做到標準化與規范化，具體而言，應做到以下幾個方面：首先，對申請歸檔或者轉移相關檔案的時限進行嚴格要求，以此來敦促相關單位的項目團隊能在項目結束之后及時的收集整理資料并予以提交，同時檔案的接收單位也應及時按照有關規定，規范化的統一歸檔，大大提高工作效率；再者，對有效資料借閱類別精心劃分。如調閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關借閱手續方可辦理；同時，應保證文件在日常的管理的出入方式的規范性。如果需要對外界信息，那么檔案室應根據需要統一，保證數據的管理者和相關技術施工單位處于統一節奏，便于管理，切實做到地質檔案資料的保密性。[2]
（二）加強地質檔案的收集和鑒定工作的管理
就檔案收集工作而言，煤田地質檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎性的工作，其質量的高低將直接影響地質檔案的收藏價值。為了提高煤田地質檔案的收集和鑒定工作過程的準確性、科學性和規范性，相關工作人員應首先提高自己的思想認識，對檔案管理工作加強重視，同時注意協調其他相關單位和部門的工作，督促其及時進行檔案的收集和移交工作，避免地質檔案的材料出現遺失，確保原始資料的完整性和準確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時，應注重對勘探項目進行跟蹤式的管理，即從最初的立項至地質勘探竣工，期間的所有原始資料都應完整地收集，為便于長期儲存，適宜用電子版儲存方式。
地質檔案的鑒定較為復雜，其工作涉及兩個方面，即對檔案的保存期限進行鑒定和復查。地質檔案的鑒定應嚴格遵從“審查從細、留存從寬”原則，結合考慮歷史發展狀況和實際工作的要求，同時又要考慮勘探單位和社會服務的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業知識和計算機技能，如鉆探知識和檔案管理方法。
（三）加強地質檔案管理人員隊伍建設
檔案管理隊伍的質量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領導層應首先做到以身作則，重視人才培養，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業知識，同時還要有責任感和認真嚴謹的處世態度。
（四）推行地質檔案管理的信息化
實行檔案管理信息化，即利用數字信息對檔案資源進行整理并實現信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據管理載體對檔案進行整理利用，現在傳統檔案管理也在時展的要求下進行了創新，向著信息化這一領域邁進。檔案信息化建設首先應從建立在合理的準規范標準的基礎上。首先，資料的征收環境應開發和利用信息化手段，使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。同時，檔案信息管理應向數字化方向發展，傳統的地質文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數字文件能夠克服傳統檔案館的缺點，節省了大量人力、物力和財力，不受地域限制，實現資源共享。[3]
Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.
Keywords: geological data; file management; information; construction
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號
地質檔案是地質勘探工作的真實記錄，反映了地質勘探業發展的全過程，是地質勘探業管理工作的重要組成部分。地質檔案以地質科學技術檔案為主體，包括文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、干部檔案和其他方面的檔案。做好地質檔案工作，提升地質檔案管理水平，對促進地質勘探業的快速發展，為社會經濟發展提供礦產資源保障具有十分重要的意義。
1.地質勘查技術部門檔案管理的重要性
1.1地質部門檔案管理的責任
地質部門檔案管理有四個方面的責任：根據國家和上級主管機關的有關規定，結合本單位的具體情況，制定統一的歸檔制度，統一本單位的檔案管理和歸檔工作方法和做法，使各個技術部門在檔案管理和歸檔工作中有所遵循；經常深入各個技術部門，督促與協助他們做好立卷歸檔工作。密切與各個部門立卷人和有關工程技術人員的關系，幫助他們建立正常的工作秩序，貫徹本單位的立卷歸檔制度，深入了解和熟悉各部門技術文件材料的內容和成份，具體幫助各部門做好立卷工作；經常宣傳技術檔案工作，組織有關人員學習檔案工作方針和檔案業務的理論與實踐知識，提高大家的認識水平和實際工作能力；做好立卷的物質條件準備工作，隨時為各立卷單位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目錄、工具等。
1.2部門檔案管理的重要性分析
部門檔案管理的重要性可以從如下六個方面來分析：技術文件材料實行技術業務部門檔案管理，就是“一個單位的內部各機構，都必須將需要歸檔的文件材料加以系統整理，根據技術檔案保管期限的有關規定填寫保管期限并組成保管單位（卷、冊、盒），隨時或定期向綜合檔案室移交歸檔；技術部門熟悉技術文件材料的形成過程，了解內在聯系和保管價值，由他們檔案管理效率高，又能提高案卷質量和增強技術部門及有關人員的責任感，有助于歸檔文件材料的齊全、完整和準確；技術業務部門檔案管理，必須堅持技術文件材料平時的形成、積累和管理，確保技術文件材料的齊全、完整和準確。實行技術業務部門檔案管理，必須建立必要的文件形成和修改制度：設備的檢修、設計的變更、施工中的更改、科學試驗等等，都要作紀錄并形成必要的文件，確保實物與檔案相符和反映生產過程的歷史面貌。為了保管和利用這些技術文件材料，還要建立平時的積累和管理制度。例如，可以設立“文件積累袋”，對于一項工程的設計、一個專題的研究、一臺設備的安裝和維修過程中形成的技術文件材料，都要隨時裝入袋內，等任務完成后加以系統整理，隨時或定期歸檔。平時的利用和借閱都要有手續，確保技術文件材料不丟失；通過檔案管理使技術業務部門和有關人員熟悉了技術檔案的組成情況，便于以后查找利用；技術部門經過對技術文件材料的系統整理，也就對技術活動成果進行了一次檢查，從中吸取經驗教訓，有利于工作的改進；檔案室通過協助技術部門的檔案管理歸檔工作，了解了技術業務，熟悉了檔案內容，有利于開展檔案室的工作并能使檔案人員集中力量做好檔案室的其他各項工作。
2.地質資料管理存在的問題
2.1保管狀況的問題
地質檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為以傳統紙張為載體的傳統地質檔案資料和以磁、光盤為存儲介質的電子地質檔案資料兩大類。相當一部分地質檔案資料由于保存時間較長，紙質老化、產生退色，文字和圖件會逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無法正常使用。成果資料、原本檔案以及巖心等實物地質資料的可利用程度極低，保管和維護條件有惡化趨勢。
2.2地質檔案管理工作定位不準
長期以來，檔案資料工作給人的印象都是“鋼筆抄抄、漿糊刷刷、繩子扎扎”，只要檔案資料不丟不壞、不發生重大事故，似乎任何人都可以從事這項工作。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面。這種傳統認識導致了地質檔案管理工作缺乏合理的定位，造成了各級檔案室、資料室人才配備不合理的現象，人員素質整體不高。這種素質不高主要表現為工作責任心不強、對地質檔案信息化管理缺乏興趣、計算機操作技能掌握不足、安于現狀、懶于學習、對地質檔案信息資源開發工作的能力不足等等。
2.3對地質資料工作管理力度不夠
地勘單位的領導階層主要考慮其單位的發展和經濟效益，而對地質檔案、資料管理這類不產生直接經濟效益的基礎工作重視不夠。這種不重視具體表現在配備人員的數量與質量、工作經費和資料人員的待遇等方面。
2.4地質資料匯交工作難度大
《全國地質資料匯交管理辦法》修訂工作滯后，新時期地質資料的管理工作因法規不適應、不配套而產生了許多問題，導致不少匯交單位擔心成果資料外借后，其自身的合法權益受到損害，因而推遲或不匯交資料。
3.加快地質檔案數字化建設的對策
3.1加強管理人員的素質培訓
除派送管理人員進行新方法、新理念的科學培訓外，鼓勵檔案管理人員自學成才，形成良好的學習氛圍，形成一種推崇創新、追求創新，以創新為榮的氛圍，造就一批敬業、勤業、精業的檔案管理人才。
3.2做好地質檔案資料匯交工作
檔案人員應對評審合格的匯交成果地質資料目錄，在數字化檔案中匯交。每個季度對成果地質資料匯交情況進行清查核對，使應交的成果地質資料全部匯交齊全，合格為止。年終將成果地質資料匯交情況進行匯總統計，并且每年及時完成對口各單位成果資料匯交任務。因為地質檔案與原油生產聯系緊密、單井檔案形成過程長等特點，加之油田各地質單位分散，相距路途較遠，形成單位多，使用頻率高，所以，很有必要建立地質檔案資料匯交中心，行政上是檔案室的一個業務組，受油田地質處領導。中心主要任務有三條：第一，執行地質檔案資料分發匯交規定。每年由地質處組織對各單位需要歸檔材料和有關資料的份數，進行平衡確定，制出分發份數表，交中心執行。各有關單位按分發份數，將自己單位形成的材料按匯交時間期限進到中心，由中心負責組織各單位交換。第二，承擔向中石油、省地質資料局及兄弟油田、本單位領導、研究室等上報、轉送符合要求的地質檔案資料。第三，對地質檔案資料的分發、匯交、報送等情況，及時進行統計、總結和情況反映，以便改進工作，解決存在的問題。
3.3建立本地檢索數據庫
建立原本地質檔案目錄檢索數據庫，進行地質檔案資料信息檢索服務。地勘單位可根據國土資源部《地質資料檔案著錄細則》，參照成果地質資料目錄數據庫著錄要求，結合原本地質檔案的具體構成，盡快對原本地質檔案進行著錄，以建立相應的目錄數據庫，開發適合本單位原本地質檔案目錄檢索系統，實現原本地質檔案的計算機管理。地勘單位地質資料管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，只要輸入任意一項關鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著者或幾項關鍵詞的組合等，均可從數據庫中，檢索出有關的地質檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務。
計算機技術在新一輪國土資源大調查的地質勘查開發中的廣泛應用，大量的數字化信息資料也應運面生。根據國土資源部關于開展“數字國土工程”建設的要求，地質勘查單位應加強對這些數據庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎地學資料數據庫。同時可根據《地質資料電子文檔匯交格式》等標準要求，對新的地質勘查項目形成的原始地質資料，除收集保管紙介質資料外，還應收集與之相對應的電子文檔，實現新地質項目原本地質檔案的雙套制管理，為計算機檢索奠定基礎。
3. 4檔案保密管理
地質檔案資料通過網絡技術傳輸，可以實現網上查閱，起到快速，便利的作用，同時也存在地質資料泄密的安全隱患。如何做到地質資料的安全高效服務，是地質勘查單位檔案信息化建設的一個核心問題。對此，可實行密級管理，根據地質資料的密級程度，分類分級分層次進行設密管理，建立查閱人員的訪問權限，對需要復印下載的地質資料履行申報手續，達到規定要求，檔案管理人員才能解密放行。
總結
隨著科學技術的飛速發展，地質檔案資料管理手段也必須更加現代化，必須不斷更新設備，不斷用新知識、新理論武裝地質檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進的技術、科學的方法管理、利用地質檔案資料。
參考文獻
【關鍵詞】
檔案管理；服務創新；創新
在科技的進步下，我國迎來了一個信息化的時代，而且這個時代中網絡以及數字化在不斷的發展。地質資料檔案是我國經濟建設中的一部分，主要是為社會的發展提供地質有關的信息。現存的很多地質檔案都是紙質的檔案，在紙質檔案向電子檔案轉化中，如何能在兩者之間建立一個服務模式，這需要地質檔案工作者去思考。
一、創新地質檔案服務的必要性
隨著地質資料檔案自身改革的不斷變化，出現了許多新模式、新動向、新內容。地質資料檔案信息利用主體也越來越多，對地質資料檔案管理服務模式的要求也越來越高。面對這些變化，傳統的地質資料檔案管理觀念顯得落后，跟不上信息時代的發展步伐，因此，創新勢在必行。
二、實現創新服務模式的具體措施
1.優化人力資源的結構
無論創新模式怎么發展，創新的思想怎么革新，這都需要人去改變，而且創新工作也是人的一種工作理念的創新。在現代社會，地質檔案需要創新，而且在檔案部門的創新首先要在人力上進行創新。檔案工作人員的地位要準確，而且人員配置上也要合理的創新。在過去，很多人認為，地質檔案的管理工作可以不用專業的人才來進行管理，其實這種觀點是錯誤的，管理工作看似簡單，但是如果不是專業的人才進行管理，會在管理中出現問題，因此在創新檔案上，就要打破這種觀念。建立人才聘用制度，選擇合適的人才去管理檔案，為檔案事業服務。除了創新人員配置之外，從事檔案的工作人員也要在自身的知識結構上進行創新，學習更多的知識，將自己的視野拓寬，知道自己所在的工作崗位應該從事的內容，以及未來的發展裝狀況。全面的提升自己的素質，在管理的時候，善于利用檔案學科有關的理論，采用先進的技術參與檔案管理。同時，檔案工作人員也要有競爭意識，通過競爭提高自身的發展。
2.創新服務手段
在檔案的資源建設上要加強，而且要以服務人們為目標，在社會經濟發展的影響下，地質資料管理部門在檔案的資源建設上要加強，因此，資源是檔案發展的基本階段，因此在建設的時候，要堅持建設以及開發同時進行的原則，用資源開發開來促進資源建設，而且將檔案工作建筑的更加完善，在建設上，可以通過通過多樣接收的方式，征集與地質檔案有關的材料，特別是收集照片、多媒體等實物的檔案上，收集這類的檔案，可以將館的收藏內容增加，而且調整了檔案的結構。我國的經濟建設需要地質信息的支持，而使用了計算機等技術，在搜索檔案上比較便利，搜索到的內容增加，而且搜索的途徑不在僅僅局限于一種，同時搜索的范圍也在擴大。地質檔案工作者，在工作的時候，要堅持服務的觀念，加強與地質信息有關的宣傳，在社會上建立多個服務場所，同時加強網絡的建設，在檔案館內設立局域網，或者是連接外網，推進檔案館的信息建設。地質資料館可以在互聯網上建立一個服務網站，在網站中張貼與信息有關的服務，將服務的功能由現實拓展到網絡中，管理者在建筑檔案信息的時候，可以以網站為基礎，從而加快資源建設。
3.創新工作方式
在現代的社會信息交流一般都通過網絡機進行，這種方式比較方便，而且可以將信息的快速傳達給需要的人。而且在網絡的影響下，人們在尋找資料的時候，也比較向往使用網絡，這是這種形式的影響下，紙質的資料也應該向網絡資源轉化，而且紙質的檔案管理已經與當代的管理方式相悖。因此對于工作的方式要進行創新。我國的計算機技術已經與網絡技術相結合，而且結合的效果比較好，數值化的檔案館是在21世紀的時候才開始出現的，而且這種發展也是一種趨勢，因此，我們必須加快對檔案建設的步伐，致力于將檔案中的所有資料，處理成信息化的模式，在這一方面，我們可以采用計算機的方式，將檔案信息以數值化形式全部記錄在儲存器中，所說的儲存器主要是光盤或者是磁盤的形式。對于一些比較容易受損，而且是非常重要的資料，就要將其加工，變為數字化儲存。
4.創新服務模式
在當前經濟的發展，地質檔案管理要提高主動性，將原本被動的讀物手段以及措施變為主動。因此要將服務的領域拓展，而且還要將其創新的模式改變，主動的為社會和服務，由單一。簡單的服務模式轉化為多項，使檔案工作具有一定的火力，而且還能保持頑強的生命力。這樣才能保證檔案事業的發展。將其服務方式改變，開展與內需有有關的工作，而有關的部門要及時的管理資料，而且推動檔案服務，將傳統的服務理念改革，為信息規模擴大，而且提高了服務的水平，建立一個新的服務模式，通過使用這種管理方式為地質檔案的管理工作提供正確的方向，促進服務模式改革。
結束語
在當今的社會發展中，地質資料檔案管理工作需要不斷的改進和創新才能更好的滿足時展的需要，在創新的過程中我們需要對人力資源的具體結構、工作方式以及服務的模式等進行全方位的創新，同時還要在實際的工作中將地質資料檔案工作發展成更具特色的一個工作內容，只有這樣，地質資料檔案工作才能真正的和時代的發展與變遷相協調，從而為社會的建設和發展創造更好的條件。
作者：辛玲 單位：黑龍江省煤田地質物測隊
參考文獻：
2.地質資料檔案的使用價值。首先，地質資料具有三個鮮明特點：其一，地質資料是上游產品。地質資料是上游產品主要體現在其價值伴隨經濟增長而增長。若社會發展進步快，則對礦產資源的需求量大，從而使得對地質資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質資料是多環節產品。地質資料檔案是多環節產品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業技術強。無論哪一個礦床的地質資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術環節都是極其復雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質成果。綜上所述，地質工作越來越受到人們的重視，地質資料的需求決定了其社會地位和價值。
二、地質資料檔案社會化服務的現狀
伴隨信息技術的飛速發展和在全國各行業中的應用，“數字國土”正被逐漸推廣?！秷D文地質資料數據庫》項目改變了地質資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關資料進行查閱。國務院《關于加強地質工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質資料網絡服務體系；成果地質資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質資料的社會化服務提供了充分的政策依據、技術標準和規范。
三、地質資料檔案社會化服務存在問題及解決對策
2、地質勘查數字化項目檔案管理制度有待加強。在檔案管理時，相關責任分散、不夠明確。缺乏對數字化項目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數字化項目檔案進行有效的整合，使得地質勘查數字化項目檔案管理效率低下。
3、檔案管理水平有待提高?，F階段的數字化項目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數字化項目的檔案管理工作認識不夠，相關職業技能和業務能力不強，不能有效的完成地質勘查數字化項目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。
4、地質勘查數字化項目檔案管理缺乏協調合作。地質勘查數字化項目的檔案管理工作需要，地勘企業各部門間沒有進行有效配合，沒能將數字化項目的檔案進行科學合理的整合分類，使得數字化項目檔案管理工作進展不夠順利管理水平不高。
二、地質勘查數字化項目檔案管理建議
1、加強對地質勘查數字化項目檔案的分類整合。通過先進的計算機技術對地質勘查數字化項目檔案進行科學合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調用的有效性。
2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍?？茖W完善的檔案管理制度是地質勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質勘查工作的不斷增多，地質勘察數字化項目的檔案就不斷增多。在地質勘察數字化項目檔案管理過程中，完善的項目檔案管理制度能夠有效增加地質勘察數字化項目檔案管理的工作效率，并將其他與數字化項目檔案有關的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。
3、加強對先進計算機技術的創新，加強相關人員培訓。隨著地質勘查數字化項目檔案管理工作的不斷進行，就需要對地質勘查數字化項目檔案管理的系統加以改進，提高項目檔案的管理水平。加強相關管理人員的職業技能培訓，從而實現地質勘查數字化項目檔案管理。
4、加強各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監督和和指導。通過檔案管理部門和企業各部門間的有效合作能夠，提高企業檔案管理的效率和全面性，同時，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監督和指導工作，并制定相關的責任制度，對出現的數字化項目的檔案管理失誤人員進行合理的懲罰。
二、在石油地質檔案信息化
建設過程中必須重新思考石油地質檔案管理的原則、理論與方法由于現代信息技術在石油地質檔案管理中的運用，新的石油地質檔案管理理論、方法和原則等不斷出現，提出了一些石油地質檔案基本理論從未遇到過的新問題。如石油地質檔案管理機構的職能與石油地質檔案工作體制的變化問題、石油地質檔案管理人員的業務素質問題、石油地質電子檔案的鑒定問題、石油地質電子文件數據管理問題、在數字檔案館（室）建設中的問題、石油地質檔案工作參與企業信息化建設的問題等等。對這些在石油地質檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，石油地質檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。
三、提高石油地質檔案工作者的專業素質
實現石油地質檔案管理的科學化現代化的設備需要人來操作，石油地質檔案工作信息化需要人來實現。石油地質檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位石油地質檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響石油地質檔案工作隊伍的結構和石油地質檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，石油地質檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在石油地質檔案管理中的大量運用，迫使石油地質檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、檔案學等學科的知識，它們對石油地質檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握石油地質檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。最后，從石油地質檔案管理現代化發展趨勢看，石油地質檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。石油地質檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級石油地質檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送石油地質檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。
四、提高石油地質檔案
工作者的信息安全素質，實現石油地質檔案管理的安全化對于信息化環境中的石油地質檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理石油地質電子檔案的信息安全的意識和能力。石油地質檔案信息安全是現今石油地質檔案管理工作的生命線，研究石油地質檔案管理者的素質，有利于拓寬石油地質檔案管理保護領域、發展石油地質檔案管理的理論研究；完善石油地質檔案信息安全管理體系。促進石油地質檔案信息化建設和石油地質檔案管理事業的健康、有序、可持續發展。隨著石油地質檔案信息化的改進，新領域、新種類、新載體石油地質檔案不斷出現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，深刻認識到石油地質檔案管理工作歷來是企業一項重要的基礎性工作，石油地質檔案工作的責任感即石油地質檔案工作者要認識到石油地質檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮石油地質檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使石油地質檔案管理工作真正成為促進企業科研生產發展和全面進步的重要保證。
五、石油地質檔案信息化
建設的最終目標是提高石油地質檔案信息管理和服務的水平推進石油地質檔案信息化進程的理想目標是在建立良好的石油地質檔案信息基礎設施的前提下，實現石油地質檔案信息的公開與石油地質檔案信息最大程度的利用。對石油地質檔案信息化建設而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。石油地質檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著石油地質檔案信息技術水平的提高及其在石油地質檔案管理中應用程度的變化，石油地質檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，石油地質檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在石油地質檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決石油地質檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。
地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。
1. 加強領導，建立組織 ，收集數據
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。
2. 建立制度，編制方案，完善規則
長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目；按原始地質資料立卷歸檔規則，根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。 首先，數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。其次，管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。
3. 加強培訓依法制檔
目前，地勘單位的數據文件管理工作遠不能跟上飛速發展的地勘形勢的要求。一個單位數據文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數據的組織者對檔案數據的重視程度有著極大的關系。數據文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材。要結合地勘單位的特點，加強對數據文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。根據現存在情況，應將檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協議簽定工作，形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。認真學習檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓。信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案管理人員業務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。
4. 檔案信息電子化， 紙質檔案數字化
資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程，地質科技檔案管理人員要熟練掌握adobereader8.0軟件并應運好它。把地質科技資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現地質科技檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
關鍵詞 地質 檔案管理 思考
對地質檔案的認識，將會隨著檔案管理機制的不斷深入，逐漸得到提高，并越來越引起人們的關注。所以，正確認識地質檔案的重要性，準確地把握地質檔案工作的特殊性，使地質檔案的管理符合自身的規律，并有效地為企業服務，也是做好今后地質檔案工作的根本所在。本文就結合地質檔案管理工作談幾點的認識。
一、加強領導，建立管理體系
首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系?！皟取本褪且獏f調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證檔案資料完整、準確。因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，在單位規章制度體系中將單位檔案工作以文字的形式寫下來，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的檔案資料名稱，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。
二、建立制度，有章可循
只有完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的有關規定與標準，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，還包括地質項目的設計檔案、施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位地質管理實施細則，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。立卷要做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、方便管理，方便利用。并將立整理好的檔案按規定移交檔案管理部門，認真檢查案卷質量并確保檔案的完整、準確。
三、做好檔案信息化及數字化工作
檔案資料信息化建設是一項長期復雜的系統工程，根據行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，油田單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高企業單位的整體素質，推動企業單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質管理工作現實要求，也是檔案管理工作必然要求。
四、地質檔案管理現狀
（一）地質檔案實體管理模式單一
很多地質檔案部門在地質檔案管理上局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用工作，而對地質檔案的數字化、網絡化管理很少涉及，不能凸現出地質檔案信息化管理的重要性。隨著信息化進程的不斷加快，各種種樣的信息系統紛紛建立、運行，地質檔案類別、內容、載體、信息的不斷增加，傳統的地質檔案實體管理模式已經不能適應新形勢下地質檔案信息化管理的需要，也無法收集和管理流動的電子文件。
（二）服務手段滯后
地質檔案部門運用計算機]、網絡、掃描儀等設備對實體進行分類歸檔的少，只能簡單地編制地質案卷目錄，不能運用現代化網絡通信技術對地質成果轉讓和信息交流，影響了地質檔案信息資源泉的開發和利用。
（三）服務方式被動
地質檔案部門服務方式被動，服務內容、范圍和方式比較單一，服務對象有局限性，主要是為企業內部提供借閱和復制檔案資料，缺乏與外界的溝通和交流。
（四）專職檔案人員少
在企業過程中，檔案部門受到沖擊最大，大多數檔案專職工作人員少，有的甚至身兼數職，只能應付日常文件資料和收集整理工作，很難對地質資料信息進行再加工。
五、地質資料格式及要求
（一）成果地質資料應齊全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒體、數據庫和軟件、插圖文件、電子文件登記表、載體外標簽。
（二）文字報告應有封面、扉頁和目錄，頁碼必須連續。不同尺寸的圖件要折疊成統一圖幅，規格為A4，標題欄朝外，附圖應編頁號。
（三）報告編寫和圖件制作要符合行業標準規范，審查手續完備，加蓋評審鑒定單位的公章，封面加蓋匯交單位的公章。
（四）根據《中國石油天然氣集團公司秘密信息分級保護目錄（試行）》，匯交的地質資料以“誰產生、誰定密”的原則進行定密。凡密級資料，應在文本首頁右上角第一行用方正3號黑體字標注，標注方式分為三種：頁面直接打印、加蓋密級印章、粘貼密級標簽。
（五）資料裝訂整齊，裝訂材料符合檔案保管要求。
（六）資料交接目錄由集團公司檔案管理系統（E6）輸出打印一式2份，雙方簽字后各存1份，以備查用。
（七）通過郵寄方式匯交資料的，應按機要信件郵寄，接收單位收到后一周內返還回執，不得積壓。若發現缺損、模糊不清等，應將資料退回，報送單位若2個月后未收到回執的，應及時追查。
當前我國已經進入企業化與工業化快速發展期,企業化與工業化的一個直接后果對于石油的需求大增,那么石油企業擴展也會加速,檔案也會越來越多。石油地質檔案是石油企業在勘探開發過程中產生的一系列記錄、數據、分析結果以及科研成果等,是石油企業在地震、鉆井、測井、錄井、試油、油井開發等油氣田勘探開發過程中所產生的科技文件成果[1]。同時在企業發展與合并中,很容易造成石油地質檔案的散亂與遺失,再加上企業普遍較為重視人事檔案、財務檔案等檔案的保護,石油企業檔案的流失現象更為普遍。為此我們逐漸意識到規范企業石油企業檔案管理的重要性和緊迫性[2]。本文為此具體探討了信息化手段在石油企業地質檔案管理中的應用。
1、石油企業地質檔案管理的作用
石油地質檔案是石油企業最重要的資源,其真實客觀地記載著油氣資源的地質情況,既是油田地質科研人員正確認識地下地質客觀世界和油氣分布規律的智慧結晶,也是他人繼續深入研究的重要依據[3]。因此,如何對這些寶貴資料進行儲存和管理就非常重要,隨著計算機技術和網絡技術的應用和發展,石油地質檔案的管理手段和利用方式也發生了根本性的轉變,應充分利用當前的信息化技術,實現石油地質檔案的永久保存和使用。
2、當前石油企業地質檔案管理存在的問題
2.1 檔案意識有待提高
目前,很多企業并不具備檔案意識,當前我國石油地質檔案在檔案管理中是較不受重視的類別,花的時間和精力相對較少。而且石油勘探工程部門往往重視不夠,不想配合,認為材料放在手邊用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流動性較大的秘書作為石油勘探資料管理員,而他們有的甚至連石油勘探工程基建項目材料的構成也不清楚,更不用說是符合歸檔的要求了;各部門研究人員在用圖紙等材料時往往隨意涂寫,用了資料后不會及時交回到檔案室,往往造成檔案資料的遺失。
2.2 檔案質量有待提高
在己歸檔的材料中發現,石油企業檔案的材料普遍質量不高,如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件,而是復印件;甚至有的是不利于長期保存的熱敏紙;有些圖紙上有任意涂寫等情況。同時檔案的信息化程度也普遍偏低,在已歸檔的石油企業檔案中,一般企業只能做到目錄級的管理,即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄,而沒有相應電子稿。還有的企業因為未能進行部門立卷制度,只是上交材料,需要檔案部門進一步的整理。同時歸檔時間跨度大,具有成套性[4]。石油企業油田的開發從立項到油田投產到最后油田關停要經過幾年甚至幾十年的時間,每年都有新的文件材料形成,這些文件材料與該油田相聯系,是反映該油田實際建設過程的真實記錄。這些材料都應及時收集整理歸檔,而不應不受時間長短的限制,放在項目結束后歸檔,以影響研究人員的使用。只有及時收集整理才能保證案卷的成套性不受影響,有利于今后的檔案管理利用工作的順利進行。
2.3 檔案載體有待豐富
按規定,勘察過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調查表明,特殊載體的材料匾乏,要么沒有相應的材料,即使有一些有特殊載體材料,其數量也不超過5%,給企業留下了不可彌補的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高,而且屬于“賬外”檔案,不易控制。許多建設聲像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個人實際工作需要出發,對聲像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,錄像制品也因多次使用,其中一些珍貴資料內容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點點,很不完整[5]。還出現過個別人在調離工作時,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,聲稱這屬于個人知識產權。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。隨著時間的推移,我國很多紙質石油地質檔案由于保存時間的地點過于潮濕和保存的時間過長,紙質檔案資料開始老化磨損,顏色泛黃變脆,加上使用的頻率又很高,資料不僅磨損而且損壞很嚴重,尤其是部分帶有圖片和數字的資料,由于磨損而不能體現圖件所表達的全部,造成不能正常使用。如果不在資料信息還比較完整的時候采取數字化儲存和管理,寶貴的石油地質檔案將會隨著時間不斷流失[6]。
3、信息化手段在石油企業地質檔案管理中的應用措施
