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自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。
2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題
2.1 檔案資料信息缺乏全面性
檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理
自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。
3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度
自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
3.4 加強自來水公司的檔案安全管理
由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。
4 結語
隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。
參考文獻
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隨著油田開發建設，基建工程項目建設的作用越來越大，如何加強基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統的一項重要的工作。為此，在做好工程建設的同時，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。
一、工程建設檔案管理面臨的問題
石油開發中心成立時間晚，又經歷了跨躍式發展，產量逐年攀升，隊伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細化轉變，領導對檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據實際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：
1.重工程建設，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄
石油開發中心成立以來一直保持著高速發展，為使工程項目盡快發揮效益，往往更注重工程的有形建設，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識相對淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下，只重視建設項目的進度、質量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時，質量存在缺陷
中心建設參建單位多，且工期長、人員變動大，因此各單位對建設過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設不能同步進行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現象導致工程檔案不能真實地反映現狀和不能發揮應有的依據及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難等問題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時間較晚的部門，各項檔案管理規章制度幾乎為零，歸檔標準、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實用的約束機制，造成執行不到位，檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。
4.重紙質文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來，有個誤區檔案就是收集工程建設過程的紙制資料進行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現代化水平不高，紙質檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實現共享，未能發揮應有作用。
二、工程建設檔案管理措施
1.加強制度建設，規范檔案管理
沒有規矩，不成方圓。石油開發中心檔案室成立伊始，就把制度建設放在重中之重。根據國家及行業的有關法律、法規同，結合中心工程建設情況實際，從頭開始，完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進行明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。
2.實施同步跟蹤管理，做好過程控制
項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，才知道項目檔案還有整理要求，需要專業的項目檔案驗收，這時往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式
開發一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數據審核、轉儲、查詢、統計等操作的檔案管理軟件。要加強電子檔案的管理,實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，開發重要檔案全息數據庫，實現重要檔案的全息機檢，真正實現檔案資源共享,為工程建設管理服務。石油開發中心目前所有工程檔案已實現PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對應電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發揮了應有作用，節約人力，方便快捷。今后檔案管理也會更加重視電子檔案的作用，加強數字化、網絡化技術手段，實現檔案資源的存儲數字化，徹底改變存儲和利用方式，讓檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
4.開發利用檔案信息，充分發揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發利用檔案信息，而通過利用檔案體現檔案的作用反過來也會促進檔案管理工作。工程參建單位技術、施工人員對工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。每當工程技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去，促使檔案管理更上新臺階。
5.推行信息化集成系統，提升安全級別
檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內部安全管理兩個方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質量的安全管理工作，內部安全管理包括：工作環境（人身健康），庫房空氣質量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護等。石油開發中心檔案館注重硬件建設，建成一個具有庫房溫濕度數據監測、自動采集，新風、回風殺菌、過濾與控制系統，安全電視監控系統，出入口控制即門禁控制系統、用電安全監控系統，火災報警與消防聯動控制系統等多功能的信息化集成管理系統，實現了安全、高效、可靠、經濟、節能、環保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級別，降低了設備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環境。標志著檔案館管理模式向現代化、標準化、規范化、信息化、節能低碳集成管理模式發展。
6.加強隊伍建設，提高業務素質
要做到專職和專業。專職，是指檔案管理人員要單獨定崗定編定職能，上級部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續性；專業，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強的學科，涉及到法律、物理、化學等多門學科，決不是某些人認為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現出檔案管理的專業性。為此，要派具有較強專業知識的人員負責此項工作，做到高起點、嚴要求，以利于工程檔案管理的規范化和標準化。
同時要加強業務培訓，首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案管理人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對工程技術、參建單位人員進行檔案知識培訓，提高其業務素質和專業技能，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行。
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）04-0316-01
前言
鄉鎮檔案工作屬于鄉鎮黨委的基礎性工作，真實的記錄著鄉鎮的發展歷程以及建設方面，在鄉鎮建設新農村的歷史中具有十分重要的地位以及作用。在新時期，鄉鎮檔案管理工作必須進一步解放思想、轉變觀念，要能加強管理與服務，提升檔案工作為經濟社會科學發展的能力，最終提升鄉鎮檔案管理的效率。
一、鄉鎮檔案機構的功能定位
對于鄉鎮檔案管理機構的功能來說，首先是屬于鄉鎮檔案工作管理中樞，能夠將鄉鎮的檔案工作計劃、業務標準進行落實，對鄉鎮的各個事業單位以及行政單位等企業進行監督，同時也能夠做好相關法律法規的宣傳，增強社會的檔案意識[1]。總而言之，鄉鎮檔案機構是檔案管理工作的重要執行者以及組織管理者，就是所謂的檔案工作的中樞神經。其次，鄉鎮檔案機構也是鄉鎮文化宣傳與教育的中心，鄉鎮檔案機構所保存的內容十分豐富，并且形式多樣，鄉鎮的歷史進程以及社會進步的重要文件都保存在檔案室，因此檔案室屬于一個重要的精神文化文明收藏所。所以鄉鎮機構必須合理的開發利用，使其充分的發揮自身的作用，起到教育育人的功能。最后，鄉鎮檔案機構也是鄉鎮文化的休閑場所，在鄉鎮的檔案機構中，具有很豐富的本地區的民俗特色，對本地區重要的歷史事件以及文化都進行了詳細的記載，所以，人們可以隨時進行查看以及咨詢，以此來豐富自身的文化生活。
二、鄉鎮檔案機構工作存在的問題
2.1 領導對檔案工作認識不足
目前很多的鄉鎮由于對于機構的編制存在限制，導致了很多鄉鎮都沒有設置相應的檔案管理機構，而對于檔案的管理主要是由黨政辦公室人員進行管理，但是黨政辦公人員比較多，導致了黨政機構之間職責不明確，無法對檔案管理起到有效的管理，最終出現了管理松懈甚至不去管理的狀況。另外很多的領導對于檔案工作的認識不足，忽視了檔案管理的重要性，僅僅是在表面上重視，卻沒有在心底進行重視[2]。
2.2 鄉鎮檔案機構人員少無編制
對于一般鄉鎮檔案機構的組織來說，人員少、無編制，并且很多的管理人員都是兼職，因此人員的流動性很大[3]。很多鄉鎮檔案機構都是無專職崗位編制，是由相關的黨政辦公人員兼職管理，并且這些人員都是身兼數職，最終忽視了檔案管理工作的重要性。另外，是人員的流動性很強，很多的鄉鎮檔案管理人員都是由一些退休老人進行管理，同時鄉鎮地區的檔案管理的業務水平很低，很多工作人員沒有培訓直接上崗，對于檔案業務管理不夠科學。
2.3 管理制度無法得到落實
對于鄉鎮機關檔案室的管理，一定要能夠針對鄉鎮的特點，能夠建立出關于檔案管理、保密以及借閱等制度規范，以此來提升鄉鎮對檔案的管理[4]。但是鄉鎮對于檔案工作制度的執行卻無法得到落實，各項制度僅僅是一個表面形式，相關的鄉鎮機關干部對制度的了解程度不高，導致了制度無法法發揮應用的效果，嚴重的影響了鄉鎮的檔案管理工作的進行。
2.4 服務功能開發不足
對于鄉鎮的檔案管理機構來說，很多人都是重視對檔案的管理，從而忽視了對檔案的利用程度，最終影響了對檔案資源的開發。鄉鎮檔案機構不能夠僅僅對檔案進行保管工作，要能夠充分的利用檔案來服務于群眾，檔案機構屬于傳遞鄉鎮文化的重要地點，因此，相關人員必須做好檔案的開發工作，使其能夠充分的為人民服務。
三、做好鄉鎮檔案管理工作的相關策略
3.1 鄉鎮建立獨立的檔案管理機構
鄉鎮的檔案管理是十分重要的一項工作，檔案記錄了鄉鎮的整個發展史，并且鄉鎮檔案管理工作來說，在管理的職能上進行分配，屬于政府的一個職能部門，并且在業務上進行劃分也受相關行政管理部門的監督指導。在鄉鎮地區必須設相應的檔案管理機構，并且在部門的設置上一定要全面，設置一名科長以及兩名專職的檔案管理人員，對于人員的選定一定要在從相關的政府部門進行調配，以此來管理人員的素質，使其能夠對檔案館厘米工作盡職盡責[5]。
3.2 創造良好的工作環境
對于檔案管理來說，屬于一項政治性強以及專業性強的工作，因此，相關的工作人員的個人素質非常重要，必須具備廣泛的知識層面以及高度的政治觀念和專業的業務素質，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的實施。同時政府也要保證檔案管理人員的工作環境，提升檔案管理人員的薪酬待遇，為其營造出良好的工作氛圍，保證檔案管理工作崗位的穩定性。提升相關管理人員的積極性。
3.3 加強重視
將檔案管理工作列入鄉鎮發展的規劃中，政府加強對其的重視度，能夠切實的解決檔案庫房、設備以及人員的實際問題，做好對檔案管理工作的經費投入。同時也要完善相應的考核制度，制定科學的激勵制度，能夠將檔案事業納入到鄉鎮發展的任務中，以此來促進鄉鎮檔案事業的良好發展。
3.4 做好檔案管理工作
要想實現檔案管理的規范化，那么必須要監理健全檔案管理工作制度，對于鄉鎮的檔案管理來說，其工作綜合性很強、并且覆蓋的范圍也十分廣泛，以此必須建立完善的檔案管理制度，能夠保證檔案管理工作的順利進行。在制度中要能夠充分的體現出機構設置、管理體系、管理范圍、收集歸檔以及整理鑒定等方面提供相應的制度保證，以此來促進檔案工作的順利開展。
3.5 做好宣傳工作
為了做好檔案管理工作，要能夠做好檔案管理工作的宣傳，利用廣泛的宣傳活動使人們了解到檔案管理工作的重要性。并且能夠使檔案管理工作與人們的實際生活相互聯系，以此來順利的開展相關的工作，從而來促進鄉鎮的檔案管理工作的進行，促進鄉鎮地區的發展。
結語
隨著社會的發展，我國鄉鎮地區的經濟迅速提升，但是在經濟提升的過程中，卻逐漸的忽視了對鄉鎮檔案工作的重視度，鄉鎮檔案機構記錄了鄉鎮的發展歷程，是鄉鎮的文化中心，因此，做好鄉鎮的檔案管理工作十分的重要，對鄉鎮的發展有著重要的意義。所以，鄉鎮政府必須建立完善的管理制度，由專業人員進行檔案的管理，做好各個部門的職責分配等，以此來促進檔案工作的順利進行。
參考文獻
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以往對安全生產責任制之所以落實起來難度較大，主要原因是實行安全生產責任制未能體現責、權、利相統一的原則，安全管理過程中只有懲罰沒有獎勵，難以調動各方面抓好安全生產工作的主動性和積極性，難以使安全責任制落到實處，2012年航道局建立了《安全管理獎懲規章制度》，增大了獎勵標準和處罰力度。與此同時，狠抓責任制的落實，編制安全管理崗位責任制，落實到各有關部門，做到層層有人抓、事事有人負責。
2.抓組織保障，建立安全生產專業人員保障系統
遵循安全組織機構合理設置、安全機構職能科學分工、安全管理體制協調高效等原則，盡快建立安全生產的各級監督與管理機構。從上到下設置了安全管理組織機構體系及安全生產分級管理，全面、系統、有效的安全管理組織網絡。狠抓安全生產的專業人員隊伍建設，配置了23名專職安全員，178名兼職安全員，利用冬休期間聘請專家對人員進行安全知識培訓教育，夏航期間針對當前航道安全管理工作進行座談、調研，不斷提高這些人員的政治和業務素質，切實做到政治強、業務精、紀律嚴、作風硬。
3.抓資金投入，完善安全生產投資保障機制
相應的資金投入是實現安全生產的物質保障，航道局寧虧生產不虧安全。建立了《消防、救生用品使用規章制度》，《勞動保護用品新標準》，不斷提高人員、設備的安全保障，而且逐步完善水上應急救援設備投入，職工全部加入了工傷保險，職工傷害有了進一步的保障。在今后研究投資結構關系和安全措施投資政策時，本著準需要、準受益、準投資的原則，建立航道安全生產投資保障系統，不斷加大安全生產的投資力度，以提高防災抗災能力。
4.抓專項治理，加大安全檢查力度
文秘工作是以企業領導工作有效運轉和為領導者決策服務的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設計或客戶前來咨詢規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。
二、強化檔案管理職能作用的發揮
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對企業安全生產、經營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
一、充分認識檔案管理工作的重要性
檔案管理的職責，就是要維護檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準確。檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是至關重要的。檔案管理人員必須要有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，必須做到經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，防人為的泄密。
二、不斷提高檔案管理工作的意識
檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求管理人員要具有高度的工作責任感、良好的職業道德、細致的工作態度、一絲不茍的工作作風，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識、尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法提高自己的檔案管理技能，加強專業知識的學習，拓寬知識層面，提高綜合素質，是做好新期報社檔案管理的有效途徑。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位的案卷目錄這一檢索工作的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件為檔工作中影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
三、進一步鞏固檔案管理工作的熱情
如何快速、高效、有序、合法地把檔案信息資源數字化，大幅度提高檔案數據庫的信息量，既是檔案建設的當務之急，也是對檔案管理者工作熱情的檢驗。這些需要仔細核對，嚴格審查，以確保檔案數據庫的質量。檔案記錄的數據一經索引到計算機管理系統就很難再進行核正。現在，信息條件下的檔案工作比傳統的檔案工作需要更多的標準化和規范化，它需要有一個統一的檔案信息收集標準，統一和標準化的數據類型。主要包括電子文件為檔和電子檔案管理，不僅能在很大程度上減少操作的隨意性，而且還提高了管理效率。
四、切實加強檔案管理人員的素質
說：“一個沒有文化的軍隊．是一個的愚蠢軍隊。”同樣，檔案管理人員的素質，也是否能提高檔案管理水平的關鍵所在。
提高檔案管理人員的思想觀念。認真學習新的方針、政策，學習新的文件精神，學習《檔案法》，樹立新的觀念。只有學習新的知識，打破舊的思維，充分認識到檔案在社會發展中的重要性，才能發揮應有的作用。在工作方式上，由封閉式向開放式轉變，在工作方法上，由看攤守業向主動挖掘轉變，在服務內容上，由單獨提供信息向決策機構的出謀劃策轉變。只有在思想上轉變，才能使自己的潛在能力得到更加充分的發揮，在思維方式上，由管理型向服務型轉變。
提高檔案管理人員的開拓創新能力。開拓創新能力是提檔案人員在掌握一定數量的檔案資源情況下，盡量把有利用價值的信息挖掘出來的能力，要實現這個轉變，就必須加大創新力度，這樣才能改善提高檔案員的管理水平，及時準確、系統、全面的提供檔案信息，使現有的信息資源與挖掘的信息統一為共同服務體系。檔案信息資源的創新，關鍵在于人才。這就要求檔案管理人員除把握淵博的知識外，還必須學會創新的方法。還要精通本職業務，同時還要掌握信息反饋的技術性問題，使信息做到在創新中利用，在利用中創新，通過這樣的良性循環，使檔案管理人員在社會生產中發揮更大的作用。
1 做好財政檔案管理工作的重要性
檔案管理是維護歷史原貌的重要過程， 財政檔案管理作為一種資源，在各科室，撾壞墓ぷ髦薪真實的活動情況進行記錄。這是一項基礎性的工作，同時也是公司發展的一項無形的資產。做好了檔案管理工作，各部門之間的聯系更加緊密，各單位的工作效率更加高效[1]。規范化，科學化的財政檔案管理是一個部門良好發展的基礎，建立一套完善的財政檔案管理制度，使部門的財政項目更加清晰，便于部門制定發展策略，合理安排資金分配，對其在未來發展中可能遇到的風險起到了一定的抵御作用。可以說，只有做好了財政檔案管理工作的部門才是穩定的，持久的，可發展的。
2 關于加強財政檔案管理措施的幾點建議
2.1 信息化管理
隨著信息技術的發展，計算機網絡在現代生活中的應用越來越廣泛。財政檔案的管理更要與時俱進，跟上時代的腳步，利用計算機網絡，實現更高效更安全的管理。一方面，要切實確保檔案的安全性，不斷提高計算機的安全性能，加強安全體系的建設，避免重要的財政檔案信息被盜走[2]。另一方面，要建立起規范的完善的管理體系，所有的檔案存入按照一定的模式進行，以防止在檔案錄入的過程中發生數據的遺失。從而確保了數據的原始性，實現現代化的管理。
2.2 建立完善的監督體系
為了做好財政檔案的管理工作，還必須完善財政檔案管理的監督體系。首先從原始數據開始，組織專業人員對原始數據進行篩選，去除掉無用數據，避免將來整理檔案時數據混亂，使得工作人員做大量的無用功。其次嚴格監管檔案的錄入過程，避免錄入人員在錄入過程中出現錯錄，漏錄的現象。當錄入人員完成檔案的錄入后及時進行檢查，避免錯誤的積壓。由于信息化的應用，為了保證財政資料的安全，必須定期進行軟件的更新與維護。
2.3 積極培養電子檔案管理的專業人才
在這個競爭極為激烈的社會，人才是企業、機構高效運轉，獲得最大收益不可或缺的因素。隨著信息化的普及，培養專業的電子檔案管理人才就顯得極為重要。如果沒有專業人才的管理，實現財政檔案的信息化管理就成了紙上談兵。培養電子財政檔案管理的專業人才，可以將財政檔案管理的信息化付諸實踐，真正實現財政檔案工作的高效管理[3]。
2.4 及時做好設備的維護的更新
網絡是一把雙刃劍，利用網絡加強財政管理效率的同時，網絡安全的重要性不可忽視。一旦網絡系統防護性不強，數據庫遭到黑客的攻擊，那么所有的檔案資料就會外泄，為公司造成不可估量的損失。因此，做好設備的維護和更新極為重要，既可以保障檔案信息的安全性，又可以使檔案的存貯更加清晰，更加便捷，減少檔案管理人員的負擔。
2.5 加強財政管理隊伍的建設
想要更好地利用計算機高效做好財政檔案的管理工作，就需要一支強大的管理人才隊伍。加強財政管理隊伍的建設不但要確保每一個人的專業知識和管理能力，同時也要注重對他們計算機技術的培訓[4]。使得他們可以將自己管理的專業知識和計算機應用聯系起來，更好地實現高效的財政檔案管理。
2.6 創新管理體制
想要利用計算機高效的做好財政檔案管理工作，沒有一個新型的管理體制不能達到高效管理的目的。可以采用資源平臺化的方式，建立整個公司的財政檔案存貯平臺，再將平臺按照公司的各部門分成若干部分，每個部門都可以共享這個平臺，彼此之間又是獨立的，互不干涉的[5]。真正做到了資源整合，同時保證了各部門資料的獨立性。上級領導調用資料時可以直接在平臺上進行調用，方便了檔案的使用。為了保證資料信息不被泄露，每個部門都要有一套獨立的登錄密碼，該密碼最好分為多個部分，由不同的人來掌管，需要啟用資料庫時，必須掌握密碼的人全部同意，資料庫才可以開啟。避免了資料庫擅自被人啟動，致使資料泄漏的風險。
3 結語
總之，財政檔案管理在部門的發展中有著不可或缺的地位。隨著科技的日新月異，財政檔案管理也要緊跟時代的浪潮，積極進行改革與創新。搭上互聯網的順風車，加強人員建設，完善管理體系，做好設備的維護和更新，實現財政檔案管理的信息化，現代化。使得財政檔案管理更加高效，更加清晰準確。隨著財政檔案管理體系的完善和提高，其對部門發展的導向性更為明顯，可以有效的幫助公司做出財政決策，避免造成公司的財政損失，同時精簡了人員隊伍，提高了人員素質，使管理人員技能更加完善，管理更加高效。財政檔案管理的現代化已形成不可阻擋的趨勢，順應時展的潮流，緊跟時代步伐，在給公司發展帶來挑戰的同時也迎來了新的契機。
參考文獻
[1]魏琴，石杰.如何做好財政檔案管理工作[J].時代金融（下旬），2013，（5）：57-57.
[2]劉雨兵.做好財政檔案管理工作要點分析[J].黑龍江史志，2015，（12）：75.
挖掘檔案資源營造企業文化
四川綿竹產酒的歷史悠久，從現有的文獻記載和考古發掘來看，其釀酒史可以追溯到4000多年前，劍南春的歷史也有2000多年。
對于這樣一個有著悠久歷史和豐富文化內涵的企業，其歷史和文化資源的積累、開發與利用具有得天獨厚的條件和優勢。作為一個在國內外都很知名的企業，當然不會錯過這個機會。劍南春公司是如何挖掘檔案文獻資源，為企業文化建設服務的？何天正先生娓娓地向記者道來。
四川綿竹釀酒史最早見諸唐代文獻。唐代李肇著《國史補》，對唐代正史以外的歷史進行補記。書中，特別提到當時一些著名的好酒，“劍南之燒春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面諭群臣，要他們把劍南燒春是否上貢的問題，當做一樁國家大事來討論。從盛唐至民國，在2000多年的時間里，綿竹的釀酒歷史綿延不絕，佳話不斷。
1958年，劍南春酒廠（當時稱做四川綿竹縣地方國營酒廠）的師傅，在傳統釀酒工藝的基礎上進行改進、創新，釀造出一種“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，經四川大學龐教授考證，訂名為“劍南春”，“劍南春”正式呱呱墜地。由于劍南春出色的品質，劍南春一步步地，從川西一隅，風行于海內外，為識者和飲者稱道。
近年來的考古發掘再次佐證了綿竹悠久的釀酒歷史。2003～2004年，有關專家對四川劍南春酒坊遺址“天益老號”進行考古勘探、發掘，清理出一大批白酒釀造工藝遺跡，該老窖窖池群落規模大，設施完備，是我國古代釀酒工藝和城市考古的一次重要發現，因而被評為2004年“全國十大考古發現”之一。其中有一塊南北朝時期永明五年（公元488年）的紀念磚，證明天益老號酒坊可以上溯到唐朝以前。
從檔案的角度看，這些文物資料也是實物檔案。利用文物、文獻、檔案等資源，劍南春公司開辟了頗有規模的“酒史展覽廳”、“劍南春榮譽展覽室”、“劍南春及其系列產品展覽室”、“館藏照片檔案展覽室”等展覽，起到了教育職工、感染來者、宣傳企業的良好作用。
在電視、平面媒體、車站等地方，“唐時宮廷酒，盛世劍南春”的廣告為世人熟知，“這樣的廣告詞，讀起來朗朗上口，記得住，對市場推廣、消費者的認知起到了很大作用，是對企業文化進行提煉和升華的結果，是產品宣傳和企業文化緊密結合的一個佳作。”何天正告訴記者。
賦予檔案部門掌控公司檔案事務的權威地位
劍南春集團注重對企業檔案文獻資源的開發與利用，并取得豐碩的成果，來源于公司對企業檔案信息工作的清晰認識和準確定位：“檔案是企業寶貴的精神和物質財富，企業檔案信息工作不僅是企業科學管理的重要基礎，而且是體現企業科學管理水平的重要標志。”
在劍南春公司，檔案信息中心代表公司行使檔案方面的權力，擔負檔案信息儲存、利用和檔案行政管理、監督的雙重職能。檔案管理部門一方面對公司檔案實體進行管理，一方面對整個公司的檔案業務進行控制，被真正地賦予權威的地位。何天正非常明確地說：“在劍南春公司，檔案信息中心是公司有權威的一個系統，不是一個冷僻的部門。”
除純粹的檔案業務外，劍南春公司還發揮檔案工作和檔案人員在信息收集、處理方面的比較優勢，賦予檔案信息中心承擔公司的情報職能。檔案信息中心工作人員從網絡上、報刊上收集、整理與公司生產、經營活動相關的信息，為公司領導提供重要的經濟信息、經濟情報，便于領導決策和各項管理工作利用參考。
2002年，按照國家一級檔案庫房建筑標準，公司對原總裁辦公大樓進行改建，裝飾一新、功能齊全的劍南春檔案信息中心大樓被交付使用，劍南春公司的檔案工作邁上了一個新的臺階。
檔案部門權威地位的樹立，檔案業務和情報業務的積極開展，使劍南春公司獲益良多。近年來，檔案信息中心獲取有價值的信息近十萬條，3000多萬字，為公司的科學決策做出了巨大貢獻。2003年，按照中央和地方精神，劍南春公司依法規范，成功地從國有企業改制為股權多元化的民營企業，檔案信息工作發揮了絕對重要的作用。在近兩年的改制工作中，幾乎查閱了公司館藏的全部檔案，很多重要檔案還是多次查閱。公司董事長喬天明深有感觸地說：“如果沒有規范標準的企業檔案信息工作，我們的改制工作絕對不可能這么快、這么順利地完成。”
面對公司股權多元化和企業迅速擴張的需要，何天正代表公司對企業檔案信息工作提出更高的要求：“進一步抓住收集面，提高分析、整理、提煉信息的素質。同時，強化對公司全部檔案工作的控制能力，提高管理水平。”
回饋社會，支持檔案事業
劍南春公司的檔案工作在為企業的生產和經營活動提供服務的同時，也獲得了社會的關注和認同。1996年被評為全國首家“企業檔案工作目標管理國家一級”，1999年榮獲“全國檔案工作優秀集體”，2003年再次獲得“全國檔案工作優秀集體”。1999年，公司檔案信息中心主任趙志英與其他代表還受到同志的接見。
上個世紀90年代以來，一批又一批的檔案同行到劍南春公司學習、參觀，國家和地方的一些重要的檔案工作會議也選擇在此召開，海峽兩岸檔案縮微技術交流考察團、日本企業史料協議會也到劍南春公司進行交流。劍南春公司的檔案管理經驗被觀摩、學習、借鑒，被社會和世界認識。
而劍南春公司支持檔案等社會公益事業，則表現和表達了一個民族企業回報社會的高度責任感和負責精神。
1999年，劍南春公司與中國檔案報社聯合舉辦“建國五十周年劍南春杯檔案工作知識競賽活動”，涉及全國三十多個省、市、區的檔案工作者；2001年，《中國檔案》雜志創刊50周年紀念活動，得到劍南春公司的協助與支持；2002年，為紀念《檔案法》頒布十五周年，劍南春公司與國家檔案局聯合舉辦了“劍南春杯”全國檔案法制知識競賽活動，全國有10萬多人參加；中國人民大學檔案學院“中國首屆檔案學博士論壇”也得到劍南春公司的大力協助……
“服務是檔案工作的宗旨”；
“檔案與你的生活息息相關”；
………
在“6.9國際檔案日”的宣傳活動期間，一條條簡潔醒目的宣傳標語，一幅幅生動形象的專題展板，在辦公樓前和社區廣場上展示著，新穎的形式、豐富的內容、實效的事例吸引著眾多員工、社區居民和過往行人前來駐讀，這是檔案管理員通過條幅、展板、電子屏幕以及單位網頁等媒介為人們搭建起的檔案法律法規、檔案工作基礎知識的宣傳舞臺，為檔案知識的普及營造出了濃厚的宣傳氛圍。
從2013年開始，國家檔案局確定把每年的6月9日即“國際檔案日”定為各級檔案部門的集中活動日，這一日將會成為全社會格外關注檔案事業的焦點時刻――這是檔案的節日，這是所有在檔案戰線上默默奉獻者們的節日，這一日，檔案人可以用他們的聲音和行動，來展現檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值，來展示檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的特殊作用。他們無不感到驕傲與自豪，也受到前所未有的鼓舞與鞭策。
一名石油企業基層單位的檔案管理員如是說：“從我走上檔案管理這個崗位之后，我們單位的檔案管理工作的變化真的是太大了，我真切地感受著這樣的變化過程：從得不到大家重視到現在這樣被格外關注，從過去的檔案歸檔流程不統一到如今統一的檔案管理平臺……”。
我們單位是2010年由過去的3個服務性質相同的單位合并重組而成，合并前的3個服務單位成立于90年代。在企業發展初期，由于各種原因，3個單位的檔案管理工作水平參差不齊，其中只有一個單位有專職檔案管理員，其他兩個單位都是文書崗位人員兼檔案管理工作，甚至有的單位連專門檔案庫房都沒有，更談不上具備什么檔案管理設施、檔案管理制度等。
近年來，在全公司范圍內不遺余力地進行《檔案法》《檔案法實施辦法》以及《國家保密法》等各項法律法規的宣貫落實，不僅使各單位主要領導對檔案有了新的認識，而且對檔案在服務企業發展、服務企業中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解，從思想上更加重視檔案管理工作，同時，也進一步提高了公司廣大檔案員工的檔案意識，增強了“依法治檔”的法制觀念。
為了實現企業整體、協調、可持續發展，優化重組成為公司發展的一項戰略部署。作為一個重組整合后的新單位，工作內容和工作范圍都發生了很大的變化，也給檔案管理工作帶來了新課題、新問題，原有的設備資源、技術資源、人力資源該如何最大程度地合理整合和充分的利用？檔案資源如何優化配置？如何最大限度地調動一切積極因素？……面對新情況新問題，領導與檔案管理人員在認真分析新單位檔案管理現狀、存在問題等實際情況的基礎上，強化組織領導，健全組織機構，建立以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助共抓的四級檔案管理網絡；對合并單位檔案資料數據進行認真核實、全面掌握；對檔案庫房進行改擴建、增加檔案保管密集架，積極改善檔案資料保管條件；細致穩妥地做好檔案資料的移交搬遷整合工作，有效解決檔案資料分散保管的狀況；對檔案管理體系進行充實，對檔案管理人員進行調整，重新修訂完善檔案室職責內容、檔案管理人員崗位責任制、檔案歸檔制度，庫房管理制度等十余項內容。主管領導高度重視、檔案員工積極努力，職能部門傾力配合，檔案管理的基礎工作得到了較大改善，為檔案管理工作順利開展提供了堅強的保證。
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檔案部門從1985年成立至今，共形成和保管文書類、科技類、會計類、基建類、設備類、專門類等檔案3萬余卷。自2000年起用西安創怡科技有限責任公司與檔案事業部聯合研發的《世紀科怡》檔案管理軟件。
自2001年以來局域網的建成和OA系統的開發使用，逐步形成積累了一批電子文件。對于電子文件如何收集歸檔？歸檔后如何管理？如何保證電子檔案的原始性、真實性、完整性？如何開發利用？如何在紙質實體文件和電子文件并列運行的過渡時期內進行綜合管理？等等都迫切需要我們提出科學、合理的意見和辦法。
二、檔案管理軟件實施情況
目前檔案管理軟件能實現電子文檔一體化管理，由7個功能模塊構成，即文件接收、歸檔管理、檔案管理、檔案利用、檢索終端、利用終端、系統維護等。
1、文件接收
（1）電子文件接收――提供對本單位辦公自動化系統中產生的歸檔電子文件的接收；
（2）非電子文件接收――提供其他單位來文的紙質文件及本單位產生的紙質文件的接收；
（3）老檔案的接收――提供檔案室以前年度產生的未進入計算機管理系統的老檔案的錄入及接收功能。
2、文件歸檔組卷（件）
歸檔方案設置：
（1）歸檔方案表――根據本檔案館藏檔案的結構建立無卷歸檔的方案；
（2）合并同類――提供系統自動組合卷（件）功能；
（3）自動歸檔――根據分類方案自動提供對歸檔文件歸檔時，賦文件檔號、轉庫功能；
（4）臨時歸檔――提供對歸檔文件的隨時接收、隨時歸檔、賦文件檔號、轉庫功能。
3、檔案管理
（1）檔案檢索
綜合檢索――提供檔案庫全部著錄項目的邏輯組合檢索；分類檢索――提供實體分類中各分類字段的分類查錄、自動排序檢索功能；清晰檢索――提供檔案庫著錄項目中各字段則清晰檢索。簡易檢索――按檢索者日常習慣簡單點擊就能進行查找檢索。
（2）檔案鑒定
保管期限表――根據國家規定的檔案保管期限表設定每卷（件）檔案的保管期限。
（3）檔案退庫：在已歸檔庫內對不符合要求的檔案，作退庫處理，或轉檔案處理庫重新處理，符合要求后再入庫。
（4）檔案接收進庫
歸檔檔案接收―接收每年度的新檔案并轉入進庫；各檔案的接收一接收以前年度老檔案并轉入總進庫；備份檔案的接收―接收從備份庫轉入進庫的檔案。
（5）檔案的統計
保管期限統計――統計不同保管期限檔案的數量；文件類型的統計――分別統計不同分類檔案的數量；組織機構檔案統計――分別統計各處室每年形成檔案的數量；歸檔年份統計――分別統計不同年度的檔案數量。
（6）檔案編目
按保管期限編目；按信息類型編目；按各種專題編目。
4、檔案利用
（1）檔案登記
（2）檔案借閱管理
（3）借閱檔案管理
（4）檔案利用統計
5、系統維護
（1）系統設置表管理――系統全部數據庫的用戶管理模式；
（2）系統用戶管理――系統用戶的建立、修改、刪除及用戶權限的設定；
（3）系統數據備份――提供系統全部數據庫的數據備份及恢復。
三、探索與思考
