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篇1

1背景

隨著世界一體化的進(jìn)程，中國經(jīng)濟(jì)不斷完善和深入，致使企業(yè)對內(nèi)擴(kuò)大生產(chǎn)，對外加強(qiáng)合作，隨之產(chǎn)生的是大量的合同。而一直以來，企業(yè)對合同管理方面都采用線下人工管理，面對數(shù)量劇增的合同，缺乏意識(shí)，處理效率低下，浪費(fèi)了大量人力、物力，嚴(yán)重的可能會(huì)導(dǎo)致法律糾紛。如何進(jìn)行有效管理、監(jiān)督和履行合同逐步成為各項(xiàng)工作乃至整個(gè)企業(yè)能否平穩(wěn)發(fā)展的重要關(guān)鍵。如今，正是合同管理中不斷出現(xiàn)新問題，現(xiàn)代大型企業(yè)開始對合同管理業(yè)務(wù)越來越重視。大型企業(yè)對合同管理業(yè)務(wù)的需求是建立集中、統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，滿足各子公司、各部門制定各自合同管理流程需要、實(shí)現(xiàn)對合同查詢與統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)單位、部門、合同類別等的不同維度的查詢和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)合同管理的一體化管理。這就需要運(yùn)用先進(jìn)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而建立功能完整的合同管理系統(tǒng)。為了我國企業(yè)和各單位建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供理論借鑒，大致總結(jié)了合同管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)。

2企業(yè)的合同管理系統(tǒng)功能階段分析

基于此背景以及需求，對企業(yè)合同實(shí)施過程進(jìn)行了解求證后，再對這一過程進(jìn)行分階段，然后整理各階段的主要任務(wù)。在合同管理系統(tǒng)中，根據(jù)各階段的主要業(yè)務(wù)，系統(tǒng)所能實(shí)現(xiàn)的功能有系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)信息管理、合同管理。梳理合同管理業(yè)務(wù)流程，從而實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)過程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.1系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，通過基礎(chǔ)信息與企業(yè)實(shí)際發(fā)展的實(shí)際情況相符，及時(shí)修改系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，有利于系統(tǒng)更加及時(shí)有效地服務(wù)于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。系統(tǒng)管理模塊主要包括機(jī)構(gòu)管理、角色管理、用戶管理以及權(quán)限管理。

2.1.1機(jī)構(gòu)管理

要對系統(tǒng)進(jìn)行分類，首先應(yīng)按照企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類管理(新增、修改、撤銷、隸屬用戶等);其次可以采用名稱、代碼、類型等信息內(nèi)容進(jìn)行管理。這有利于企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中，根據(jù)實(shí)際需要按照企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的實(shí)際變更，對系統(tǒng)對應(yīng)內(nèi)容作出相應(yīng)的改變。

2.1.2角色管理

根據(jù)企業(yè)合同管理過程中實(shí)際發(fā)展需求可將用戶角色定義為六類:集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、集團(tuán)法務(wù)員、單位領(lǐng)導(dǎo)、單位法務(wù)員、部門領(lǐng)導(dǎo)和部門業(yè)務(wù)員。區(qū)分不同的角色信息，對角色設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和操作，以便相應(yīng)企業(yè)人員的權(quán)責(zé)在系統(tǒng)的操作與使用中的合理有效應(yīng)用于實(shí)際。

2.1.3用戶管理

用戶管理是對系統(tǒng)的登錄用戶進(jìn)行管理，即對企業(yè)使用該系統(tǒng)的用戶的登錄名、密碼、姓名、性別、所在組織機(jī)構(gòu)、職務(wù)電腦進(jìn)行錄入管理，從而確定用戶所屬角色，獲得相應(yīng)的權(quán)限。

2.1.4權(quán)限管理

權(quán)限管理是對合同進(jìn)行分類別，按照企業(yè)性質(zhì)對合同類別劃分級別，一級合同為技術(shù)類、采購類、工程類和其他類;二級合同主要為買賣合同、租賃合同、倉儲(chǔ)合同、委托合同、建設(shè)工程合同、供水、電、氣合同等;三級合同一般為物資采購合同、配件采購合同、銷售合同等。根據(jù)合同類別設(shè)置角色權(quán)限，處于不同角色的用戶對合同的操作(查詢、修改等)不同。

2.2基礎(chǔ)信息管理

合同管理系統(tǒng)可分為兩大部分———基礎(chǔ)信息管理和合同管理，合同管理設(shè)計(jì)的功能主要為合同范本管理、合同相對方管理、合同信息登記、合同履行、合同變更、合同履行管理、合同監(jiān)控、合同歸檔模塊。

2.2.1合同范本管理

合同范本管理是為了規(guī)范合同、保持合同與管理系統(tǒng)、實(shí)施流程的相符，由公司管理相關(guān)人員創(chuàng)建和輸入的合同規(guī)范性文本，以供合同的起草及減少輸入工作的煩瑣。而合同范本管理的職能并不能是這樣淺層的，在大型企業(yè)中每年交易所簽訂的合同能以千為單位，若只是簡單的合同規(guī)范及輸入并不是有效的合同管理，規(guī)范性的合同范本在很大程度上符合法律規(guī)定，避免漏洞和不平等條款出現(xiàn)。合同范本主要由公司法律事務(wù)部以及合同管理相關(guān)人員共同創(chuàng)建和維護(hù)，前者注重于合同是否符合法律規(guī)定、雙方交易是否存在漏洞和不平等條款，后者則是根據(jù)前者對合同范本進(jìn)行維護(hù)及選擇使用。

2.2.2合同相對方管理

合同相對方管理即業(yè)務(wù)員進(jìn)行相對方信息管理(增加、刪除、修改)，相對方的信息不僅包括客戶名稱、注冊地址、法人等基本信息，增加對合同相對方的管理本質(zhì)上是增加企業(yè)對合作單位的信用評估，即相對方的信息還包括往期合作評估信息，根據(jù)評估等級從而判定與相對方合作謹(jǐn)慎程度，以供系統(tǒng)管理人員查看。

2.2.3合同信息登記

合同信息登記是由單位法務(wù)員搜集有效合同信息后，進(jìn)行合同關(guān)鍵信息和文本等信息輸入，提交后進(jìn)入審批階段，由各部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)的管理人員以及高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。當(dāng)合同進(jìn)入審批階段，所進(jìn)行審核的管理人員可提出合同有異議條款，法務(wù)員最后審核時(shí)錄入審核意見。

2.2.4合同變更

合同變更是由于客觀環(huán)境發(fā)生變化而造成合同部分利益關(guān)系發(fā)生變化時(shí)，子單位或集團(tuán)用戶需要使用對合同進(jìn)行變更，及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明合同的基本信息以及變更的內(nèi)容、理由，若是解除合同，則是填寫解除理由以及后果評估，提交申請后，系統(tǒng)自動(dòng)反饋給高層管理人員審核，判定合同變更情況，確定合同變更。

2.2.5合同履行

合同信息提交完畢后，建立合同履行單，相關(guān)業(yè)務(wù)由系統(tǒng)自動(dòng)或手動(dòng)(業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé))錄入合同履行信息。合同履行是合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，合同履行單的填寫要實(shí)事求是，保證企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。合同履行管理是各單位對合同有效期內(nèi)所需履行的任務(wù)進(jìn)行管理。根據(jù)合同的周期設(shè)置節(jié)點(diǎn)，如驗(yàn)收日期、付款、質(zhì)保金、審計(jì)預(yù)留等，實(shí)時(shí)對合同的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢測，對未到達(dá)節(jié)點(diǎn)的合同發(fā)出履行的預(yù)警提示，起到對合同履行情況的管理。

2.2.6合同監(jiān)控

合同監(jiān)控即對合同進(jìn)入履行階段的全部履行情況進(jìn)行監(jiān)控，合同監(jiān)控是輔助合同正常的履行。對合同進(jìn)行定期更新的履行狀態(tài)，管理員監(jiān)控履行情況，法務(wù)員監(jiān)控合同履行過程中是否發(fā)生問題，避免合同履行過程中出現(xiàn)法律糾紛的問題。增加法務(wù)員對合同履行情況的監(jiān)控有利于規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，提前發(fā)現(xiàn)合同漏洞，及時(shí)反饋合同監(jiān)控的法律環(huán)境情況，避免合同發(fā)生糾紛時(shí)企業(yè)才發(fā)現(xiàn)合同問題。合同履行完畢后，進(jìn)入歸檔狀態(tài)。

2.2.7合同歸檔

合同歸檔，即對履行完畢的合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，合同管理部門管理人員將合同歸檔信息錄入，合同管理完畢。合同歸檔后將所履行和完成的合同按年或月生成合同管理報(bào)表，對合同管理報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析可以按集團(tuán)或單位統(tǒng)計(jì)，通過輸入集團(tuán)名稱或單位名稱查詢統(tǒng)計(jì)本集團(tuán)或本單位年度、季度或月度的合同的簽訂以及各類合同的簽訂的情況，也可以按不同金額等級分類統(tǒng)計(jì)。整個(gè)合同管理系統(tǒng)不僅改變了以往人工管理合同的弊端，也補(bǔ)充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理報(bào)表可以按被訴訟合同情況統(tǒng)計(jì)，反映給企業(yè)高層管理者企業(yè)往年合同簽訂的法律漏洞，有利于企業(yè)全方面的管理。

3結(jié)論

合同管理系統(tǒng)以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程歸納合同管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，將其應(yīng)用到企業(yè)實(shí)際合同管理從而達(dá)到合同管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、合同的集中管理、全方位合同管理服務(wù)、提高管理效率、管理精度和減少合同的法律糾紛的效用。本文主要借鑒現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)，加以思考和研究，從而對合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的概況。為今后各企業(yè)或各單位開發(fā)建設(shè)合同管理系統(tǒng)提供一些理論借鑒，加快合同管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的應(yīng)用和完善，實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化，促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn):

［1］張夢晨.企業(yè)合同管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］．北京:北京工業(yè)大學(xué)，2016.

篇2

河南能源化工集團(tuán)有限公司作為一家集煤炭、化工、有色金屬、裝備制造、物流貿(mào)易、建筑礦建、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)多元化發(fā)展的國有能源化工集團(tuán)，下設(shè)457家子分公司，經(jīng)營結(jié)構(gòu)成多元化，管理方式制度化。作為一家大型的集團(tuán)公司，其內(nèi)部的物資采購管理模式也有自己采購流程。對于內(nèi)部通用類設(shè)備采取的招標(biāo)方式是：自有的招標(biāo)單位對外公開采購招標(biāo)；對具有尖端科技所屬的設(shè)備由委托招標(biāo)公司招標(biāo)。

河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理中心、供應(yīng)處等職能部門，主要負(fù)責(zé)物資采購功能，主管物資采購的計(jì)劃、采購、合同、庫存調(diào)劑、結(jié)算、修舊利廢、物資成本等管理與協(xié)調(diào)工作。根據(jù)標(biāo)的大小以及難易度分類：集團(tuán)層面的統(tǒng)一采購；設(shè)備使用人（下屬的生產(chǎn)經(jīng)營單位物資采購職能部門）的自行采購模式。在面對信息化的今天，河南能源于2014年成立電子招標(biāo)平臺(tái)，在更加公開、公平、公正的環(huán)境下，集團(tuán)的物資采購管理更上一層樓。

二、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理與招標(biāo)法的一致性

河南能源作為一家國有企業(yè)集團(tuán)，其國有控制權(quán)的性質(zhì)，決定了其不能按照小型企業(yè)的物資采購模式管理。其性質(zhì)指示物資采購作為招投標(biāo)的一種類型，必須嚴(yán)格按照《招標(biāo)法》以及《招投標(biāo)法實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行物資采購。

1.更加公開、公平、公正的管理模式。《招標(biāo)法》第五條規(guī)定“招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則”。河南能源在2014年電子采購平臺(tái)成立前，通常采用的是邀請招標(biāo)的模式，雖符合招投標(biāo)法的總體規(guī)定，但真正的公開、公平、公正方面存在欠妥之處。具體體現(xiàn)在：河南能源通用類物資采購由具體使用物資單位，根據(jù)自身物資需求情況，通過考察存在潛力的供應(yīng)商邀請其參與投標(biāo)，其只是在部分范圍能公開，但在這種招標(biāo)模式下，雖不違背招投標(biāo)的邀請招標(biāo)的有關(guān)規(guī)定，但真正的公開尚不到位。實(shí)施公開的物資采購招標(biāo)，不但能避免 “暗箱操作”行為，增加采購的透明度，堵塞物資采購漏洞，而且能直接享受有競爭帶來的大幅度的成本降價(jià)，減少流通環(huán)節(jié)對價(jià)格的影響。從物資采購管理制度上直接避免違規(guī)行為，不僅是對自身企業(yè)建設(shè)的完善，并且也是對企業(yè)員工保障。2014年河南能源電子采購平臺(tái)成立，真正的公開環(huán)境上升到更高的境界。河南能源電子采購平臺(tái)公開簡稱“中原云商”，是河南能源物資采購的公開平臺(tái)，除涉及專利類型設(shè)備外，所有物資采購均應(yīng)當(dāng)在電子平臺(tái)上公開招標(biāo)。至此，按照《河南能源物資采購管理制度》的規(guī)定，河南能源所有物資采購招標(biāo)公告在平臺(tái)上進(jìn)行，同時(shí)，按照法律法規(guī)的規(guī)定在政府指定的媒介上同步。

2.物資采購程序的合法性。物資采購程序的合法性，保障物資采購實(shí)體權(quán)利能夠?qū)崿F(xiàn)。《招標(biāo)法》第二十四條規(guī)定“招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定投標(biāo)人編制投標(biāo)文件所需要的合理時(shí)間；但是，依法必須進(jìn)行的項(xiàng)目，自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物資采購管理制度》第十三條第三項(xiàng)規(guī)定“公開招標(biāo)自招標(biāo)文件開始發(fā)出（即招標(biāo)文件開始發(fā)售）之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日不得少于20日，其中出售標(biāo)書的時(shí)間不得少于5日。在招標(biāo)文件具備對外發(fā)售條件的前提下招標(biāo)文件發(fā)售期的首日可與招標(biāo)公告公布的首日為同一日”。物資管理制度的規(guī)定與招投標(biāo)的一致性，充分體現(xiàn)了采購程序的合法化，并避免了企業(yè)集團(tuán)法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。其次，河南能源物資采購管理規(guī)范招標(biāo)行為比招標(biāo)法更加明細(xì)，比如，在規(guī)避招標(biāo)方面，物資管理制度列舉了一系列諸多違背法律法規(guī)的行為。

3.電子招標(biāo)法律規(guī)定保障電子采購平臺(tái)有序開展。河南能源電子采購平臺(tái)根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》的法律法規(guī)開展物資采購，根據(jù)法律規(guī)定的：“數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)具有同等法律效應(yīng)”，肯定了電子采購平臺(tái)的確立，并依據(jù)確立電子簽名的法律效力，規(guī)范電子簽名行為，保障了電子采購平臺(tái)合法有序的開展。

三、河南能源化工集團(tuán)物資采購管理模式的建議

1.加強(qiáng)物資采購的監(jiān)督。對物資采購實(shí)施全過程監(jiān)督。從采購計(jì)劃制訂開始，到采購物資的使用結(jié)束，包括計(jì)劃、審批、招（議）標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收、付款和發(fā)放等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督。河南能源下設(shè)物資供應(yīng)管理部門，統(tǒng)管一切物資采購工作，包括監(jiān)督下屬單位招標(biāo)部門。目前，隨著煤炭經(jīng)濟(jì)的發(fā)展滯后，河南能源發(fā)展前景困難的情況下，集團(tuán)公司采取一些的措施節(jié)能減排、放權(quán)減壓，集團(tuán)公司監(jiān)督管理部門不再參與物資采購管理監(jiān)督，而由物資供應(yīng)管理職能部門統(tǒng)管一切下屬單位物資采購，及物資供應(yīng)管理部門自身的物資采購。雖下級單位物資采購所有程序由上級主管部門監(jiān)督管理，但物資供應(yīng)管理部門自身的監(jiān)督管理，監(jiān)督權(quán)利并不能完善實(shí)施。放權(quán)減壓和監(jiān)督管理并不相背離，相應(yīng)的放權(quán)應(yīng)更好地實(shí)施監(jiān)督管理。因此，個(gè)人建議，將集團(tuán)監(jiān)督管理再次納入到物資采購的管理，并貫穿于物資采購活動(dòng)的全過程，確保采購管理規(guī)范化、程序化、制度化，營造一道確保企業(yè)利益不受損的堅(jiān)實(shí)防護(hù)墻。

2.增加物資采購的法律審核。河南能源作為國企，一切物資采購管理按照招標(biāo)法的規(guī)定實(shí)施不容置疑。企業(yè)物資采購法務(wù)人員參與僅限在：一是審核合同時(shí)、合同出現(xiàn)糾紛時(shí)；二是物資采購后經(jīng)人舉報(bào)出現(xiàn)問題。上述基本是事后審核，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的疏漏之處；物資采購程序是否規(guī)范；招標(biāo)資料是否維護(hù)我方利益等等，諸多方面都需要法律的介入。然而，對于河南能源來說，法律服務(wù)局限于合同審核及處理訴訟糾紛，避免法律風(fēng)險(xiǎn)存在不足。因此，建議法律審核納入權(quán)過程物資采購的全過程。審核采購計(jì)劃的制定、合同的簽訂、質(zhì)量的驗(yàn)收資料處理以及往來信函的傳遞；審核合同的合法性、嚴(yán)密性；審核結(jié)算是否符合合同要求以及給我方會(huì)造成的不利因素。

3.建立信息“ 公開”共享的管理制度。信息系統(tǒng)的完整、暢通，直接影響到物資采購內(nèi)部管理的控制效率和效果，必須在采購部門中建立全方位的信息公開共享制度。所謂的“公開”不對全方位的，而是對內(nèi)的公開。