時間：2023-06-19 09:23:59
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檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。
1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。
2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。
2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應對措施
3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
【參考文獻】
前言：檔案信息電子化就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠的，也是檔案發展的必然結果。
1.檔案信息電子化的現狀
我國檔案管理應用信息電子化得時間不是很久，在應用上仍存在著很多問題。
1.1 軟件缺少通用性
在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設備的型號完全是根據自己的喜好而配置的，缺乏統一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴重阻礙了信息電子化的進程和發展。
1.2 無法實現檔案信息資源共享
我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，我國現有的電子信息規范性、開發性、服務性、共享性較差，無法到達用戶的共享要求以及同行業之間的共享。
1.3 基礎工作的標準化、規范化有待提高
要想實現檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎工作必須達到一定的規范和標準，但由于社會、經濟、技術等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統一標準，都是各自的系統適應各自的工作或者適應某一個專業，無法全面的實施、推廣。
1.4 管理方法意識有待提高
部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應檔案信息電子化的發展要求。
1.5 管理人員的素質仍需提高
檔案信息電子化仍需要專業的人去管理，只有專業素質的人才才能實現電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業素質以及對計算機知識達到一定的水平，從我國目前的電子信息化發展來看，需要的是專業型的復合知識人才，實現真正的檔案信息電子化。
2.檔案信息電子化的發展
隨著電子信息不斷的進入各個行業的管理，現在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質閱讀到現在的機讀文件是一個很大的進步。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
3.檔案信息電子化出現的必然性
3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率
檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統的檔案管理均為紙質的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現，改變這一現狀，一切實現網上辦公，利用電子設備提高應用信息的利用率。
3.2 提高信息的時效性
相較于傳統的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.3 經費限制的障礙消失了
檔案信息電子化投入的經費是一次投入，多次產出，與傳統手工編研信息成果出版相比節省了很多的經費。
3.4 檔案信息電子化的傳播速度快
檔案信息電子化的電子信息結果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節約成本的同時擴大了社會的影響，增加了服務的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 縮短與國際化接軌的進程
檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關技術接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業都應該意識到他是社會發展的總方向，要做高提前的應對措施，適應這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應對。
4.檔案信息電子化的建議
面對檔案信息化進程的不斷加快，伴隨出現的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議
4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
具體的操作就是通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
4.2 正確面對電子文件的保存
從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統性的文件，電子文件不存在磨損等傳統的問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
4.3 使檔案管理向立體化方向發展
以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
4.4 重視人員的結構調整
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
一、電子檔案信息的特殊性
（一）直讀性是電子檔案信息沒有的
相比于傳統的紙質檔案信息，電子檔案信息與其有著很大的不同，要想實現電子檔案的閱讀必須借助特定的或專業的相關軟件和數字設備，它具有讓人無法直接閱讀的特點，這也是保證電子檔案信息安全的主要方法之一。另外，在轉儲過程中要保證電子檔案中電子文件的長久可讀性。
（二）必須以硬件和軟件為載體讀取和存儲電子檔案信息
通常情況下憑借一定的軟件和硬件環境由數字設備產生電子文件，電子文件能夠單獨作為一個檔案，由多個電子文件歸檔建立電子檔案的文件集合。所以，軟件發展水平和存儲硬件嚴重制約著電子信息技術的發展，社會每發展到一定程度，就必須更新換代數字產品的軟件和硬件，轉存、讀取電子文件會由于存儲類型的轉變及彼此之間的兼容性而受到影響。立足于另一個角度講，更新軟件和硬件也會導致電子檔案信息安全出現新的情況，這類問題希望隨著技術的進步加以解決。
（三）信息共享的便利性和結構復雜性是電子檔案信息的本質
復雜多樣的電子文件的表現形式及種類決定了電子文件結構的復雜性，而在進行維護電子文件安全的過程中受其結構的復雜性影響而增加了難度。信息的安全問題始終困擾著電子檔案信息的公開，阻礙了電子檔案信息的公開和共享的順利實施。如何在保證檔案信息不被非法利用和更改的條件下，公開、共享電子檔案信息，這是我們必須解決的重大難題。
（四）電子檔案信息與載體不具有統一性
電子檔案信息與普通的紙質檔案文件不同，它和載體的存在是相對分離的，電子檔案信息信息與載體間是松散的結合，基于此，在轉儲電子檔案信息的時候極容易導致信息內容失去唯一性、原創性、統一性，這也是電子檔案信息安全受到影響的關鍵因素。
二、加強電子檔案信息安全的主要措施
（一）從操作上加強檔案信息安全管理
為了保證信息安全政策形成有效性，需要對員工開展信息安全教育。不僅僅大力宣傳信息安全思想，還要把安全概念貫徹到檔案信息操作過程中，涵蓋資料備份的思想，還有個人電腦的防毒手段，防止公開檔案信息時不經意間夾帶電腦病毒送出，導致信息使用者檔案資料信息被篡改或毀損，出現感染。檔案部門不僅僅要把殺毒工具應用在檔案服務器中，還要把郵件殺毒軟件應用在郵件服務器上，形成一個初級的防毒安全環境。當今的電腦病毒無處不在，要行成備份重要資料的習慣，將重要檔案信息在服務器中進行備份，還要在磁盤或光碟中進行備份，從而降低還原失敗的可能性。
（二）從人員上加強檔案信息安全管理
如果沒有嚴格、認真的人員控管檔案信息安全系統，不管再復雜、再周密的加密技術都是形同虛設，徒具形式。安全問題極易在檔案信息操作時候出現，也就是人為泄密。所以，在公開檔案信息之前，必須對組織內成員進行教育培訓，大力宣傳信息安全的重要意義，對所有不是蓄意的或可能蓄意的人為疏失加以防范，使發生的機率降到最低。另外，嚴格執行檔案利用制度，任何人在進行檔案信息使用前，對使用者的身份必須先進行確認，然后才能進入檔案庫房。還有，由于所有檔案工作部門的成員，都會程度不同的或少或多與檔案實體有接觸，所以，人員異動可能會導致信息外流，為防止意外泄露檔案信息，必須嚴格控管權限有效期和人員異動。所有通過電腦接觸檔案信息的人員，必須要取得區域內使用電腦的權限，并嚴格落實使用者權限的管控。
（三）以信息設備為根本建立安全環境
保證檔案信息安全最根本的要件是設備安全，基本都在門禁系統的電腦機房內存放，閑雜人等避免進入。主要的門禁系統管理的基本措施都是在電腦機房加上密碼鎖，有權進入的只有負責機房信息管理業務人員以及上級領導，其他因工作需要需進入的人員，必須取得主管批準后才能進入。通過人為方式對貯存電子檔案地方的接觸人數進行控制，若檔案信息一旦出現泄露情況時，對可能的外泄人員比較容易追查。另外，必須對異地備份工作場所進行認真規劃，以此防止因外力（如戰爭、天災、火災等）破壞電子檔案貯存媒體及貯存地方，導致難以辨識或讀取檔案信息內容時，能夠從第二替代地點獲取備份資料，以使工作恢復正常。
（四）從檔案信息內容上加強檔案信息安全管理
檔案部門主要通過網頁瀏覽或電子郵件等手段來提供公開檔案信息。為了使公開的檔案信息的安全性有所保證，在利用網頁方式發出檔案信息時，可以通過阻隔瀏覽網頁系統以及內容過濾系統來保證資料發送的安全性，并對可能發后的攻擊事件阻止；利用電子郵件方式發出檔案信息前，必須通過電子郵件掃描軟件、防毒軟件等進行殺毒處理。
現階段主要以影像作為檔案全文，掃描影像的時候，也許會有輸入資料基本相同情況或人為安全情況。所以，必須重視提取原卷的過程，一定保證掃描前與掃描后與原件的數量保持一致，并確保不惡意刪改、破壞及盜用原件。
為了保證所公開的檔案信息具有公信力和唯一性，避免非法竊取檔案信息的情況發生，必須配合完善的存取控制，將儲存的文件進行加密，防止缺乏權限的人員取得資料。
三、結語
檔案在國家的文化、軍事、政治、經濟等不同領域中具有獨一無二的重要的信息支撐作用，它是國家寶貴的歷史文化財富。檔案信息公開必須確立檔案信息公開的可行性，具備良好的信息安全環境，必須以檔案安全為條件。檔案信息安全不能僅僅憑借某些產品或某些人就能有所保證，必須將安全與保密的思想灌輸到全體檔案工作有關的人員當中，從而在網絡應用上維護電子檔案的安全性。
參考文獻：
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
科學技術的進步和人類社會的快速發展，不僅使信息技術成為了21世紀的代名詞，而且也引發了電子檔案技術的廣泛應用，電子檔案在存儲和保護方面的成敗也成為了理論關注的焦點。
1電子檔案的有效載體
1.1光學載體
電子檔案的光學載體是基于已經普遍應用的光盤技術開發出來并已被普及使用的最常見電子檔案載體，光盤主要由盤片、載體和保護層三個主要部分組成。電子檔案的光學載體存儲時間長、生產成本低、利于復制和多次反復使用，它有著更為可靠和簡便的物理操作技術，對環境等因素沒有太大的硬性要求，而且存儲量大，特別是伴隨著多媒體技術的廣泛應用，光盤已經成為當前最流行的電子檔案儲存手段。
1.2微縮載體
以最前沿的固態硬盤為代表的微縮載體已經成為軍事、醫療、工程領域的主要存儲介質。U盤、硬盤微縮載體讀寫速度快，容量大、低能耗、無噪音、防震性好特點，而且在很小體積上就可以存儲大容量電子檔案數據。微縮載體盡量減小了對機械部件的使用，在計算機中使用時散發的熱量較小，也更為安全和有效。
1.3網絡載體
網絡載體主要指隨著互聯網技術的快速發展，在云計算機概念上發展出的檔案存儲技術，它可以將網絡中存儲在不同計算機上的大量不同類型的檔案自動拆分，放置在互聯網當中，當用戶需要時可以快速的將檔案傳遞給用戶，雖然其本質上是一種計算機服務，但其強大的檔案調取和流動能力，能更好的發揮電子檔案作用，本文也將其列為現代新興的存儲方式之一。
2電子檔案存在的問題
雖然電子檔案有強大的存儲能力，方便的調取功能，與計算機結合后，還可以產生強大的信息整合效應，但也存在著數據泄露、存儲介質失效、程序錯誤引發的數據丟失等問題。
2.1數據泄密
數據安全和保密性是電子檔案存儲工作的生命線，即使數據保存的再持久完好，泄密的檔案也是毫無意義的。電子檔案的強大交互性和快捷使用的方便特點，也為檔案數據的流失帶來了極大的風險，雖然已經開發出了大量的保密手段，但是仍然不能100%阻止泄密事件的發生，這也成為電子檔案受到質疑的最大原因。而且電子檔案的泄密不易被察覺，一旦發生電子檔案的泄密問題，極有可能帶來難以估量的巨大損失。
2.2存儲介質失效
電子檔案是基于光盤、硬盤等物理介質存儲的數據，當物理存儲介質出現破壞時，存儲其中的檔案數據很難被恢復。電源電壓的不穩定、外來磁場對磁介質存儲設備的破壞，特別是隨著電子計算機技術的發展，軟件的更新，電子檔案的長久保存也會遇到像文件擴展名稱改變、數據讀取程序對物理介質不適應等問題，這些歸類于存儲介質失效的問題都可能引起電子檔案的無法調取、甚至是電子檔案的永久滅失，存儲介質的安全性也是當前電子檔案應用領域必須要面對的現實問題。
2.3程序引發的數據錯誤
電子計算機領域最大的敵人就是病毒，程序的錯誤、黑客的攻擊都有可能造成對電子檔案的破壞。網絡的發展使電子檔案可以被廣泛共享，但木馬程序同樣對電子檔案構成致命的威脅。電子檔案在使用過程中還可能由于傳輸過程為了適應某些軟件的操作需要，電子檔案數據無形中被篡改，從而引發了對電子檔案的數據破壞。由程序引發的電子檔案錯誤正在像疾病一樣侵蝕著電子檔案，嚴重影響了電子檔案的正常高效使用。
3有效電子檔案保護手段
3.1審慎的采用電子檔案存儲方式
發揮電子檔案方便快捷的特點和低成本制作優勢，首先需要保證電子檔案的安全，因此不是越方便簡單的電子存儲介質越好，而是要根據電子檔案的內容進行科學的選擇。一般來說，容量小、密級低的電子檔案可以選擇經濟實惠、可以多次使用的光盤做為主要存儲手段。容量大、需要長久保存的電子檔案可以選擇不易損壞、不直接接入互聯網的磁盤為主要存儲手段。選擇存儲方式應當盡量根據電子檔案的用途對其分類處理，以此達到事半功倍、防患于未然的效果。
3.2建立規范的電子檔案管理制度
更為規范的電子檔案安全管理制度應當覆蓋到電子檔案從生成到使用的每一個環節，使所有過程都處在可監控的安全體系之下，這其中包括電子檔案的制作、使用、維護、人員培訓、安全檢查等種種環節，也包括了電子檔案的存儲與使用在分別的操作系統和終端進行、納入了電子檔案的使用管理權限設定等工作，只有建立了規范合理的電子檔案安全制度，才可以最大限度的保證檔案數據的原始性、使用操作的合理性、檔案長久存在的安全性。
3.3建立電子檔案的備份系統
在目前技術條件下，建立一套完備的電子檔案備份系統，可以最大限度的保留電子檔案的原始性。包括硬件的備份，指的是實現兩套存儲介質分別對檔案進行存儲，其中一套用來使用，另一套用來做永久儲存。軟件的備份，主要指對系統的定期進行備份，可以隨時將數據恢復到某個時間結點，以此保證當電子檔案數據出現錯誤時，可以快速追查，解決問題。備份不是將檔案數據進行簡單的復制，而是要建立起一整套可控的保險機制，只有建立了電子檔案的備份系統，才可以做到有備無患，減小不必要的檔案損失。
3.4廣泛應用電子檔案安全技術
為了有效應對計算機病毒、惡意篡改電子檔案數據等行為，切實防止因檔案數據破壞帶來的損失，可以將電子檔案置身于先進的安全技術當中，這其中包括建立一個安全的電子檔案網絡結構，將包括數據服務器、數據存儲設備、數據調取機制全部處在網絡監管體系內運行，比如設置不可卸載的模塊程序、進行目錄級別控制、進行身份認證、實行檔案通信的網絡端口控制等。這些依靠技術對電子檔案實現的監管，可以有效抵御降低電子檔案的運營維護成本，最大限度的發揮電子檔案的實際功有，保持電子檔案的穩定使用。
4結論
隨著電子信息技術的廣泛應用，電子檔案正在成為廣泛應用的存儲手段，在充分發揮電子檔案可快速讀取、方便傳遞交流信息特點的同時，要時刻重視電子檔案可能帶來的數據信息泄露、存儲介質不安全、網絡電子檔案交換所帶來的風險。要使電子檔案時刻處于規范監管的狀態下，按照科學的方式方法，選擇正確恰當的電子檔案存儲介質，定期對電子檔案進行維護，廣泛應用現代網絡技術，確保電子檔案的有效保護和合理使用。
參考文獻
保障操作安全。對檔案管理人員進行信息安全的教育和培訓，是確保信息安全的重要措施。除了宣導信息安全的觀念外，應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施以及資料備份的觀念。檔案部門除了在檔案電子操作系統中安裝殺毒工具之外，還應當面子件服務器上安裝殺毒軟件。同時，還應養成重要資料備份的習慣，將重要檔案信息備份于服務器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。
保障檔案信息內容安全。過去，檔案信息全部是手動操作，錄入的基本信息也只限于姓名、性別、參加工作時間以及編寫檔案號碼，但是，由于現代社會的飛速發展，檔案信息化尤為突出，顯然工作落后已被時代淘汰。檔案管理部門當今檔能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網頁瀏覽等方式來操作。為了確保安全，檔案信息以電子郵件方式發出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件以及阻隔瀏覽網頁系統來確保發送資料的安全。為了防止檔案信息被非法竊取，文件儲存時必須先加密。為了避免因操作上的人為疏忽引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立系統檔，以便日后追蹤及調查。
21世紀以來，我國的信息技術進入了迅速發展的階段，隨之而來的是電子信息技術在各個行業的廣泛運用，而在檔案管理方面，信息技術也帶來了相當大的影響，并且催生了一種新的檔案保管方式——電子信息檔案。現今社會正處于一個從傳統紙質檔案向電子信息檔案過渡的中間階段，如何順利做好其銜接工作、實現紙質檔案同電子檔案之間的互補共存顯得尤為重要。
一、傳統紙質檔案與電子信息檔案的異同
（一）傳統紙質檔案與電子信息檔案的相同點
傳統的紙質檔案的載體是紙張，容易受到潮濕、高溫、有害氣體等外在因素的影響，嚴重影響紙張的保存質量，使字跡模糊、紙張發霉等，容易導致資料或信息的丟失。而電子信息檔案多以硬盤或光盤、磁帶為載體，潮濕與高溫等同樣能造成載體出現各種程度的損壞，同樣會造成資料或信息的嚴重丟失。所以說無論是傳統的紙質檔案還是電子信息檔案，都應該選擇一個非常合適的保管環境，保障資料的安全，同時也應該用其它方式來做好資料的備份。
（二）傳統紙質檔案與電子信息檔案兩者的差異
1.在載體方面兩者的差異
傳統的紙質檔案是以各種紙張為載體，資料信息與其所在的實物紙張是沒有辦法分離的；電子信息檔案是以各種硬盤、光盤為載體，以數據的形式存儲，這種資料信息是可以隨時復制與轉存的。
2.在檔案保管方面兩者的差異
傳統的紙質檔案對溫度與濕度要求較高，安全方面以防潮防火為重點，比如庫房墻壁采用防潮效果較好的建筑材料，用來記錄檔案的工具采用壽命比較長的紙張及不易揮發的墨水，同時做好日常的防火工作。電子檔案主要依托于計算機設備及電子技術存在，其保管工作除了在載體防潮、防盜、防靜電方面需要注意，還應該對數據傳送過程進行嚴格地控制保管，如建立安全的服務器、設置安全權限、數據加密等，以免造成資料數據的流失。
二、傳統檔案與電子檔案互補共存的必然性
傳統的紙質檔案無法替代及容易鑒定的這些特性，使檔案信息有更好的安全性與穩定的性，同時極具法律效力，在各種機構中都有著非常權威的地位，在這一點上，與電子檔案相比，有著非常大的優勢，所以在發展電子檔案的同時也更應該加強對紙質檔案的管理水平。
電子檔案極易復制與傳輸的這一特點，使電子檔案資料有更好的開放性，同時電子檔案極易篩選，相關工作從開始到結束的一系列過程都通過電腦來實現，使檔案管理人員的工作時間能夠得到一個更為合理地利用，在對信息的調用上，也擺脫了傳統地域上與時空上的限制，極大地提高了相關人員的效率。從這一點上看，電子信息檔案是檔案管理上的一個必然趨勢。
傳統紙質檔案與電子信息檔案各有各自的優缺點，在實際的工作中，檔案管理人員需要揚長避短，將兩者進行合理地搭配，找到一個互補共存的檔案管理辦法，使檔案管理工作更加高效。
三、傳統檔案與電子檔案如何實現互補共存
（一）做好傳統檔案與信息檔案的轉化工作
在傳統紙質檔案與電子信息檔案之間，兩者是可以進行互相轉化的。電子信息檔案可以通過打印成紙張的方式，快速的轉化為紙質檔案，從而提高檔案的簡單直觀性，使檔案達到不同的利用效果；同樣的，紙質檔案也可以通過掃描或計算機輸入的方式，快速地轉化為電子信息檔案，從而提高檔案工作的高效性。所以說傳統檔案與電子檔案兩者之間是可以互相轉化的，我們可以利用這種方式來做好資料的備份，為兩者的共存選擇一個合適的臨界點。
（二）培養全面的檔案管理人才
傳統檔案與電子檔案的共存是必然的，在這一大的發展方向下，也要求有一批緊跟時展步伐，專業的全面型的檔案管理人才。現階段，我國檔案相關工作人員想要適應檔案事業與信息技術的發展，就必須積極的學習新的知識結構，引進學習消化新的信息技術。在熟練掌握傳統檔案管理方法的同時，也能熟練掌握電腦知識及相關存儲設備的使用，具備全面的管理水平，擔負起將傳統檔案與電子檔案完美結合的重任。
（三）對電子檔案運行過程科學控制
電子檔案的運行都是通過電子技術、計算機設備來實現的，而電子信息在其根本上有其所固有的無痕刪改與可復制的特點，所以電子檔案的安全管理方面變得非常重要。因此，要加強相關工作人員的安全意識，加大所有相關計算機設備的安全管理力度，設立一套對電子檔案運行全過程的記錄監管制度，從信息的收集開始，到信息的傳遞、轉換，一直到存儲，都要對其進行記錄，從而在開放性的電子檔案管理中，保證信息的完整與原始性，從而保障電子檔案管理的穩定與正常運行。
（四）現代檔案實行雙套制
想要達到傳統檔案與電子檔案的共存，必須有一個比較完善的檔案管理方案。傳統檔案與電子檔案在收集的方式、時間以及其保護、利用、儲存等方面都不相同；同時，傳統檔案與電子檔案之間是可以互相轉換的，所以我們必須建立兩套相互聯系又互相獨立的管理方式，兩種檔案分別利用、分別運行、分別存儲，所以在管理時一定要使兩者之間可以聯系，要建立兩個方式之間的通道，使二者能通過一方很快找到另一方。所以，根據傳統檔案與電子檔案的特點，我們可以實行保險又簡單的雙套制，可以相互聯系的兩套不同的管理制度。
四、結語
在社會發展中，傳統檔案向電子檔案過渡的中間階段，傳統紙質檔案仍然是檔案管理中重要的組成部分，傳統紙質與電子檔案這兩者之間，仍然需要共同存在、共同發展。為此，相關的檔案管理工作人員必須做好傳統紙質與電子檔案的銜接工作，使兩者之間能夠達到一個最為合理的共存關系，這樣才能使檔案管理工作發揮出其應用的效用。
參考文獻
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0331-01
電子檔案的建立有利于資料的分類和保存，為人們的工作生活提供了便利。如今網絡時代趨于信息化，給電子檔案的安全帶來了不穩定因素。資料的流失、信息的外泄使得人們開始迫切地關注電子檔案在網絡環境下使用的安全性，確保電子檔案安全的重要性不容忽視。
一、電子檔案信息安全概述
電子檔案在網絡環境下的安全包括三個方面：計算機系統安全、信息安全和網絡安全，這三者相互依存，缺一不可。因此，電子檔案在網絡環境下的安全問題也應該從以上三個方向進行延伸。第一，計算機系統由硬件和軟件組成，電子檔案依賴于計算機系統，因此計算機系統是否安全能夠直接影響到電子檔案的安全性。第二，電子檔案作為信息保存在計算機內是否安全，也是值得探討的問題。第三，在網絡環境下對電子檔案進行修改或者傳輸的權限是否安全，決定了電子檔案的保密性是否完好。
二、電子檔案在網絡環境下存在的安全隱患
（一）非授權訪問
如今很多不法分子為了竊取信息和資料，在沒有獲得批準的情況下，利用假冒、非法用戶等不良手段進入網絡系統，對電子檔案的內容進行訪問，給網絡環境下的電子檔案造成了安全威脅。
（二）信息泄露或丟失
對于一些具有保密性質的敏感信息，不法分子通過建立隱蔽隧道等方式，在信息的傳輸或者保存過程對，對機密檔案進行攔截和竊取的行為，嚴重損害了用戶利益，破壞了網絡的安全性。
（三）破壞完整數據
為了達到干擾用戶對電子檔案正常使用的目的，不法分子在透過非正常手段得到對數據的使用權之后，以刪除、修改或者插入的方式惡意破壞信息或數據的完整，對用戶的權益造成了侵害。
（四）拒絕服務攻擊
不法分子通過不停地攻擊、干擾網絡服務系統，試圖改變系統正常的運作流程，影響用戶的正常使用，甚至使合法用戶喪失對計算機網絡系統服務的使用權，使得網絡環境趨于混亂，安全性能嚴重降低。
（五）利用網絡傳播病毒
網絡是信息傳播的媒介，它具有同步性高、速度快的特點。而不法分子利用這一特點，將網絡病毒捆綁在軟件中，肆意傳播于網絡世界里，破壞了系統程序。另外，網絡黑客的攻擊造成系統或者軟件的漏洞，也對電子檔案在網絡環境中的安全帶來了嚴峻挑戰。
三、保障電子檔案信息安全的措施
（一）加強檔案信息安全意識
電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價值，包括憑證價值、參考價值、文化價值等等，是我們寶貴的財富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務。確保電子檔案的信息安全，我們必須從加強人們的檔案信息安全意識入手。加強電子檔案信息安全意識包含兩方面，一是加強檔案工作者的檔案信息安全意識，二是加強社會公眾的檔案信息安全意識。
檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識，會影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對于檔案信息安全的了解還局限于紙質檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對電子檔案信息的保密，對檔案信息安全技術不了解，那就無法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應該首先認真的學習相關電子檔案信息安全知識，提高檔案工作者的檔案信息安全意識，增強責任感和使命感，確保電子檔案信息的安全。同時，我們還應該增強社會大眾對電子檔案的信息安全意識。電子檔案可以同時為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價值。相關部門也要向社會公眾及時宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會公眾的電子檔案信息安全意識。
（二）提高檔案信息安全技術保障
隨著計算機技術以及互聯網的不斷發展，電子檔案數量與日俱增，面對大量的電子檔案，怎樣從技術層面確保電子檔案的信息安全，已經成為了一個很重要的課題。因此我們應該完善各種信息安全技術，通過信息加密技術、防火墻技術、防病毒技術、信息備份和恢復技術等，保障電子檔案信息安全。
（1）信息加密技術。對電子檔案信息進行加密主要是為了防止檔案信息被竊取、篡改、泄露和丟失。一些電子檔案，它們是不宜公開或者是限制公開的，當需要在網絡上傳輸這類電子檔案時，為保證其機密性，就應采取信息加密技術。“在實際應用中，人們常常將常規密碼和公鑰密碼結合在一起使用，檔案信息、的加密技術就是將兩者結合使用的，即發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內容，從而確保傳輸中檔案信息的安全。”
（2）防病毒技術計。計算機病毒具有種類多、傳染快、更新快、危害大的特點，保存電子檔案的計算機或者是檔案管理網絡一旦感染病毒，就會造成檔案信息篡改或丟失。因此，我們應加強對防病毒技術的研究，主動預防，實時監控，最大程度上防止電子檔案受到病毒的感染，即使計算機受到病毒入侵，也要以最快速度查殺病毒，保證電子檔案信息安全。
（3）防火墻技術。防火墻技術就是按照某些特殊的規定，允許或者是阻止一些數據在網絡中進行傳輸，對于保證信息安全有很大作用。隨著網絡技術的不斷發展，會出現黑客非法入侵計算機竊取、破壞電子檔案信息的情況。相關的檔案部門可以利用防火墻技術，制定適用于本單位的防火墻類型，最大限度的保證本單位的檔案信息安全。
（4）備份技術。為了防止電子檔案信息的丟失或者遭到篡改無法恢復的情況發生，我們可以采取檔案信息備份技術，通過異地備份和多份備份等手段，保障電子檔案的信息安全。這樣即使檔案信息出現了破壞、失真、丟失的情況，我們還可以通過查閱備份的檔案信息，恢復原有信息。
（三）完善檔案信息安全管理體系
我們應該充分的利用已有的電子檔案管理標準，在此基礎上加快完善相關的管理標準規范，使電子檔案的管理可以有章可循。同時，還應當建立各級的電子檔案信息安全責任制把信息安全責任落實到單位、具體到責任人，使他們具有責任意識和危機意識，有助于保證電子檔案信息的安全。“建立高效的檔案信息安全責任制，并納入整個國家和地方防御體系，是提高檔案信息安全防御能力不可缺少的方面。檔案部門應從保護國家資源的戰略高度，盡快建立完善的檔案信息預警機制和決速應對機制。”針對電子檔案自身的特殊性，還應該建立健全電子檔案信息危機預警機制和應對機制，在突發事件面前，能夠迅速做出應對方案，有條不紊的進行處理，最大限度地保證電子檔案信息的安全。
在信息時代，電子檔案普遍存在于我們的工作、生活當中，電子檔案信息作為一種重要的信息資源，其信息安全問題急需受到重視并解決，以在未來社會中發揮更大的作用。
參考文獻
電子檔案是檔案發展的產物，但是隨著時代的不斷發展和社會的不斷進步，信息技術取得了快速發展，檔案存儲介質、信息技術的不斷更新、黑客以及監視都是影響電子檔案安全的重要因素。本文主要對電子檔案安全保障策略的研究情況進行了分析。建立健全法律管理手段
1 電子檔案信息安全保障策略概述
電子檔案信息安全和國家信息安全有密切聯系，要做好電子檔案信息安全保障工作，其一，將電子檔案正式納入到法律保障的范圍內：目前我國的檔案管理仍然處于一個非常懵懂的狀態，并不具備一個完善的法律體系，在諸多方面都存在諸多的漏洞和空白，只有將檔案管理正式納入法律的管轄范圍內，才能夠對電子檔案的安全管理起到敲山震虎的作用，從根本上解決對電子檔案的安全管理的法律保障問題。完善的電子檔案法律管理體系主要包含電子檔案信息公開制度，電子檔案信息隱私保護制度，以及電子檔案的管理制度等制度都應一一進行完善，這項工作任重道遠，切不可一蹴而就，必須按部就班的妥善的對這些法律逐一進行斟酌，有效保障電子檔案管理法的可執行性。
其二，要制定專門的電子檔案信息安全法，現階段我國的相關的檔案的管理法律條文都零散分布于其他法律體系里，但是沒有專項的電子信息安全法，在這種情況下，保障電子檔案信息安全的執法力度不能夠得到充分的保障。電子信息檔案信息的安全對國家和社會的安全有著非常重要的作用，必須制定堅實的法律對于保障人們生命財產安全有著非常重要的保障意義，執行電子信息檔案的信息安全行為以及保障措施都有著非常重要的影響因素，制定專門的法律法規能夠對電子檔案的執行進行良好的保障。同時，必須對法律的執行力度進行嚴格的貫徹落實，只有將書面的法律落實到實處，才能夠從根本上解決電子檔案信息的安全問題，徹底保障電子的檔案信息的安全性。
2 保障電子檔案信息安全的策略
傳統的紙質檔案信息管理是和其載體―紙張密不可分的，所有信息都是固化在紙張當中，信息只有依附在紙張上才能夠保存下來并用于傳遞或者交流，一旦紙張發生任何就可能使信息發生消亡，檔案信息的存在也就變得沒有意義，因此，保障紙質檔案的安全實際上就是對其載體的保護，只要保住了紙張，就保住了記載于紙張上的信息。相對于紙質檔案，電子檔案的保護較為復雜，因為電子檔案的信息和載體具有可分離性、電子信息對系統具有一定的依賴性，并且電子檔案可能受到電腦病毒的影響，這些都因素都增加了電子檔案信息安全保障工作的難度。
（一）建立健全應急防范機制
當今時代是一個信息時代，信息安全和國家安全密切相關，因此，世界各國都在積極主動地采取措施提高信息安全性，以求在當今時代取得主動權，我國信息技術起步較晚與發達國家存在一定的差距，這就導致了我國的信息安全極易受到竊聽、干擾、黑客攻擊等因素的威脅，檔案信息安全是信息安全的主要組成部分，我國取得信息主動位置的戰略和保障檔案信息安全工作有密切的聯系。為了保證國家電子信息安全，一定要建立健全應急防范機制，首先要從全社會以及相關的檔案管理部門做起，對相關人員進行業務培訓，提高他們的電子檔案信息安全意識，在培訓活動中要將國家制定的電子信息安全以及檔案管理的相關規定，積極開展電子檔案安全教育工作，不斷提高電子檔案信息安全管理人員的責任感和，使其能夠自覺地把電子檔案信息安全保障工作放在首位。
建立應急防范機制，對電子檔案信息安全管理工作可能出現的問題進行預計，并且提出有針對性的建議，一旦發生危機，能夠及時協調各方面，及時進行反應，保證電子檔案信息安全管理工作安全運行。
（二）建立良好的載體保護環境
電子信息檔案可以和載體進行脫離，電子信息檔案能夠按照脫機的方式進行儲存，用于儲存電子信息檔案的載體可以是磁、光介質，因此，在進行電子檔案管理時，工作人員應該創建一個適宜磁、光介質的載體保護環境，首先應該保證電子信息檔案是儲存在專用的檔案館之中，并且該檔案館必須具有恒溫、恒濕的環境，并且要具有配備自動調溫調濕設備、自動噴淋設備以及監控設備，使檔案館的穩度在18°左右，相對濕度在15%～40%之間，在此溫度濕度范圍內，電子檔案載體能夠長期保存。其次，在形成和保存電子檔案時應該采取高質量的除塵措施，塵埃會影響電子檔案載體的保存，最好能夠使用較為先進的除塵設備，并且定期采用專業的措施對除塵設備進行養護，保證設備的高質量運行，減少灰塵對電子檔案載體的有影響。第三，電子檔案存放館應該避免直接在陽光下暴露，防止紫外線對其造成傷害，通常情況下，電子檔案存放館不宜設置東西向的窗，為了保證自然通風而需要設置南北向的窗時，可以通過懸掛窗簾、安裝百葉窗、藍色吸熱平板玻璃或者氧化鈷玻璃等措施來保證室內環境適宜保存電子檔案。第四，電子檔案存放室應該遠離磁場、以及易產生廢氣的工廠，在對檔案載體進行移動時，必須要輕拿輕放，防止由于搬運對載體造成破壞，在選用存放柜時，應該選用防磁柜，防止柜子對電子檔案產生磁化作用。
3 結語
綜上所述，當今時代是一個高速發展的信息時代，科技快速發展使電子檔案成為主流的檔案形式，電子檔案給人們提供了巨大的方便，檔案制作、存儲、管理、調用工作難度越來越小，但是于此同時，電子檔案的信息安全問題也日益突出，我國的電子檔案管理起步較晚，其安全保障措施較發達國家還存在一定的差距，只有采取有效的電子檔案信心安全保障措施才能保證電子檔案信息安全，提高電子檔案的信心安全性，本文講解了信息時代下電子檔案信息安全的保障措施，希望能夠給相關人員一定啟示，促進電子檔案信息安全保障工作的快速發展，為我國的信心安全提供保障。
參考文獻
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引言
電子檔案是一種基于數字化技術所建立的一種信息管理平臺，在檔案管理工作中應用數字化的技術與平臺，不僅可以提高信息數據的使用效率，還可以讓檔案管理本身更加安全、有效。因為檔案開放利用的現象，許多檔案的查詢便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影響。對此，探討電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策具備顯著意義。
1電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題
1.1電子檔案信息安全問題
網絡安全是電子檔案信息安全的基本前提和保障，基于網絡的電子檔案信息安全管理的要求前提必然是網絡本身的安全性，電子檔案的信息安全可以從以下三個方面實現直接體現：①電子檔案信息的長效性，數字檔案對于網絡的依賴性較為明顯，如果網絡發生故障，則電子檔案內的信息也會隨之遭受影響，想要確保電子檔案信息的長效性，就務必提升網絡的維護力度以及安全程度[1]；②電子檔案的完整性。電子檔案的信息主要是儲存在網絡當中，所以在遭受病毒和黑客攻擊的情況下，會導致電子檔案內的信息完整性遭受破壞，出現被篡改、刪除的安全問題；③電子檔案信息的真實性。電子檔案在開放利用的過程中遭受篡改的可能性較高，因為任何的檔案使用者都有可能按照自身的思維去改變和決定檔案當中的信息內容，這也是開放性利用的環境下電子檔案信息安全的主要問題。
1.2影響電子檔案信息安全的主要因素
就當前網絡環境而言，應當電子檔案信息安全的主要因素主要有三個方面。①網絡的安全性。網絡本身的不安全性必然會導致電子檔案內信息安全性遭受破壞和影響；②外部環境的安全性。例如電子檔案的硬件設備在發生故障時，必然會導致電子檔案的信息發生丟失、停運以及損壞等可能性；③電子檔案信息的不及時性。電子檔案信息仍然有較為明顯的不及時性，在許多領域中檔案的更新和修改速度有待提升。
2電子檔案開放利用中信息安全保障改進對策
通過上述關于電子檔案開放利用過程中信息安全保障所呈現的問題可以發現，想要真正提高信息安全程度，就需要在開放利用環境之下提高電子檔案的管理質量，并從根本上著手，優化國家的信息網絡安全性，構建網絡的安全屏障[2]。例如采用以下幾個方面的措施：①構建穩定的網絡環境，提高網絡本身的安全性，例如在網絡當中構建各種安全管理技術，例如路由安全技術、訪問控制技術、密碼技術、安全管理技術、系統漏洞技術、病毒查殺技術以及防火墻技術等；②構建安全可靠的檔案基礎，尤其是提高計算機等硬件設備的防火防水防震動等能力，從而確保電子檔案開放利用過程中信息的安全性；③改進電子檔案管理理念，從根本上提高對檔案管理的重視程度。意識是行動的導向，為了持續創新和完善電子檔案管理利用發展平臺的功能，確保檔案管理可以推動社會發展，提高數字化檔案管理意識成為必要措施。無論是在普通員工還是管理者中，都必須充分認識到檔案管理的重要性，并構建行之有效的管理制度進行管理，尤其是明確電子安全信息管理的目標和方式，管理措施、管理內容以及管理要求等，明確每一個電子檔案信息安全管理部門的職責以及任務，例如法律法規支撐、環境與設備安全支撐、人力資源支撐以及安全防護技術支撐等，促使電子檔案安全管理逐漸成為信息安全保障的目標。
3總結
綜上所述，電子檔案開放利用在很大程度上可以推動檔案發展，并且顯著優化檔案的儲存效率、使用效率以及修改和共享效率，是檔案管理必然的發展方向。但是，我國當前電子檔案在信息安全管理層面仍然存在一些問題和不足，想要提升電子檔案信息的安全性以及資源共享有效性，務必保障電子檔案安全的管理重要性，并通過不斷的優化和創新，提高信息安全保障效果，推動電子檔案長遠發展。
參考文獻
[1]余建國.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].信息化建設，2015，23（12）：5001~5002.
