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時(shí)間：2024-02-26 17:11:39
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檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案增長(zhǎng)迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)形式的城市管理活動(dòng)歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對(duì)過(guò)去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對(duì)城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問(wèn)題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢(shì)下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國(guó)解決城市矛盾問(wèn)題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來(lái)源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題
目前，我國(guó)城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門(mén)，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來(lái)。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對(duì)城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列與編目，組成有序體系的過(guò)程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過(guò)程中，存在著諸多問(wèn)題，包括了檔案的裝訂、分類(lèi)以及排列等方面，其中，檔案分類(lèi)是問(wèn)題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類(lèi)上，沒(méi)有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類(lèi)方案是比較突出的問(wèn)題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問(wèn)題” 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)是較為常見(jiàn)的問(wèn)題，這種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類(lèi)方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類(lèi)中，采用級(jí)次分類(lèi)法、收文發(fā)文分類(lèi)法、文號(hào)分類(lèi)法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類(lèi)方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對(duì)于歸檔文件的排列問(wèn)題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號(hào)排列、按問(wèn)題排列或是全部文件都按時(shí)間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問(wèn)題的成因分析
任何問(wèn)題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問(wèn)題也不例外，只有對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問(wèn)題。就城管檔案管理中的歸檔整理問(wèn)題而言，其成因主要是檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對(duì)檔案工作的重視程度有關(guān)。
檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類(lèi)，是最能體現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專(zhuān)業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專(zhuān)職檔案員的部門(mén)較少，而即便在設(shè)有專(zhuān)職檔案員的部門(mén)，具備檔案專(zhuān)業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專(zhuān)業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門(mén)的整體發(fā)展。長(zhǎng)時(shí)間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專(zhuān)業(yè)化的管理水平，對(duì)城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。如專(zhuān)業(yè)人員的缺乏使得檔案分類(lèi)方案的制訂無(wú)法從單位實(shí)際出發(fā)來(lái)有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類(lèi)方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問(wèn)題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)職專(zhuān)業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)
專(zhuān)職與專(zhuān)業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個(gè)方面的事情，同時(shí)也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門(mén)的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無(wú)法勝任與滿(mǎn)足城管部門(mén)檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專(zhuān)職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時(shí)，專(zhuān)職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的基本條件。而對(duì)于專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來(lái)進(jìn)行，要從城管部門(mén)人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來(lái)進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺(tái)的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。
4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)
加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)無(wú)疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對(duì)《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，對(duì)實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請(qǐng)省市檔案館的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。
4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案
檔案分類(lèi)是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案對(duì)于檔案歸檔整理工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案分類(lèi)方案要根據(jù)國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來(lái)制定。檔案分類(lèi)方案要使用正確的分類(lèi)方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌。
科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案，需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，可以在檔案分類(lèi)方案的制定時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。
5 結(jié)束語(yǔ)
檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題，除缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問(wèn)題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過(guò)且過(guò)態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡(jiǎn)單，不需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類(lèi)別混雜，沒(méi)有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢(shì)不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過(guò)同類(lèi)高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策
（1）建立了教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范。可以建立與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體的過(guò)程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類(lèi)，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類(lèi)檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開(kāi)展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類(lèi)的要求，制定我院歸檔文件分類(lèi)方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限三種分類(lèi)法，并可以組合成許多種復(fù)式分類(lèi)法。一級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)，采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞和漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱(chēng)。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類(lèi)號(hào)（類(lèi)目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類(lèi)目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號(hào)）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過(guò)建立檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門(mén)都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類(lèi)方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類(lèi)檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過(guò)建立的檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢(xún)和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶(hù)設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶(hù)不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用。總而言之，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來(lái)確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類(lèi)提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類(lèi)進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類(lèi)，如：
企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷(xiāo)售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類(lèi)中，可以呈現(xiàn)出更為直觀(guān)和簡(jiǎn)單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒(méi)有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無(wú)形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類(lèi)優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無(wú)序的缺點(diǎn)和問(wèn)題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類(lèi)管理措施，減少合同檔案分類(lèi)管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對(duì)合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來(lái)看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類(lèi)整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類(lèi)整理工作更為順暢，并且在對(duì)企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類(lèi)目、分類(lèi)組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無(wú)序化狀態(tài)。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)，利用分類(lèi)管理
在對(duì)企業(yè)的合同檔案分類(lèi)管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類(lèi)別如：物資類(lèi)、工程類(lèi)等，再加以不同的符號(hào)加以區(qū)分，確定好不同的類(lèi)別號(hào)，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號(hào)，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對(duì)企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類(lèi)優(yōu)化的過(guò)程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對(duì)合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對(duì)于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類(lèi)優(yōu)化過(guò)程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門(mén)要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問(wèn)題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門(mén)，這樣就會(huì)使合同檔案分類(lèi)管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類(lèi)的方法
3.1 集分式歸類(lèi)原則為核心的合同檔案分類(lèi)管理
企業(yè)的合同檔案分類(lèi)管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對(duì)于文書(shū)檔案的分類(lèi)整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類(lèi)、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類(lèi)的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類(lèi)管理，要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類(lèi)，進(jìn)行重新擬定和分類(lèi)，從而增強(qiáng)對(duì)合同檔案分類(lèi)管理的有效性。
3.2 集分式分類(lèi)表
我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱(chēng)為典型合同，是具有規(guī)則和名稱(chēng)的合同形式；而無(wú)名合同又稱(chēng)非典型合同，是沒(méi)有規(guī)則和名稱(chēng)的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類(lèi)表，并且要在集分式分類(lèi)表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。
3.3 分類(lèi)表的使用方法
當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門(mén)、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類(lèi)問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類(lèi)解析
1、內(nèi)涵
不同的行業(yè)檔案的類(lèi)型、種類(lèi)、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來(lái)看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢(xún)、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷(xiāo)毀等。因此，歸檔整理分類(lèi)就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門(mén)，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類(lèi)作為了一個(gè)專(zhuān)門(mén)化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類(lèi)要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類(lèi)中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類(lèi)制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷(xiāo)毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。
3、注意事項(xiàng)
根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類(lèi)現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過(guò)方法、流程使歸檔整理分類(lèi)在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。
2 檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧
1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)
一般而言，歸檔整理分類(lèi)可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類(lèi)程序。而在分類(lèi)方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類(lèi)程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類(lèi)、類(lèi)型、對(duì)應(yīng)部門(mén)等做好劃分。程序與整理分類(lèi)本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類(lèi)為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類(lèi)下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類(lèi)。再如，對(duì)于人事檔案的整理分類(lèi)，就可以按照時(shí)間、職能、級(jí)別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類(lèi)。總之，不同的檔案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。
2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待
現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對(duì)待。
（1）紙質(zhì)檔案
針對(duì)紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡(jiǎn)化，在化繁為簡(jiǎn)之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來(lái)的基本分類(lèi)，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類(lèi)。這個(gè)方面沒(méi)有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過(guò)電子檔轉(zhuǎn)化的過(guò)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類(lèi)，所以，只需要在歸檔整理分類(lèi)中細(xì)化、簡(jiǎn)化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。
（2）電子檔案
針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專(zhuān)業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。
3、技巧與方法說(shuō)明
（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來(lái)。無(wú)論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對(duì)性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過(guò)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢(shì)圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。
（2）透過(guò)職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類(lèi)、類(lèi)型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類(lèi)，提高效率。
（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法
所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類(lèi)，就可以透過(guò)“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類(lèi)。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。
（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問(wèn)題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國(guó)家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。
（5）歸檔范圍、分類(lèi)方案密切結(jié)合
目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類(lèi)主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿(mǎn)足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類(lèi)的基本要求等。
3 結(jié)束語(yǔ)
由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類(lèi)因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類(lèi)水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類(lèi)的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說(shuō)的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。
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強(qiáng)化制度建設(shè)，聲像檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
針對(duì)聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀，企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，制定落實(shí)相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門(mén)與檔案工作人員的責(zé)任落實(shí)抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時(shí)效，對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的聲像檔案定期向檔案部門(mén)移交，并對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時(shí)，按照企業(yè)聲像檔案管理辦法誰(shuí)主管、誰(shuí)歸檔的原則，建立聲像檔案目標(biāo)考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺(jué)行動(dòng)，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。企業(yè)對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，維護(hù)聲像檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的利用，明確責(zé)任，嚴(yán)格管理，解決了聲像檔案由個(gè)人保存或隨意處理造成流失的問(wèn)題。
控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。
聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以攝影影像為主要反映方式的專(zhuān)門(mén)載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)協(xié)助。采取以下方法和措施：方法一：通過(guò)正常移交收集聲像檔案。企業(yè)各部門(mén)按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，對(duì)聲像資料進(jìn)行整理，向檔案部門(mén)移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過(guò)重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室收集聲像檔案。企業(yè)重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室產(chǎn)生的聲像資料，檔案部門(mén)應(yīng)該明確具體的收集對(duì)象，定向、定內(nèi)容的進(jìn)行收集。方法三：通過(guò)重點(diǎn)人員直接收集聲像檔案。部分?jǐn)z錄人員不僅承擔(dān)本部門(mén)的攝錄任務(wù)，有時(shí)還被指派到其他單位攝錄重大活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)等，對(duì)保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門(mén)抓住重點(diǎn)攝錄人員，不失時(shí)機(jī)地做好收集和征集。
為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時(shí)地記錄所攝錄的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素，根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行登記、整理相關(guān)要素，準(zhǔn)確地反映出聲像資料的內(nèi)容，避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時(shí)歸檔，及時(shí)解決收集過(guò)程中的各種具體問(wèn)題，特別是對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)、重要會(huì)議、企業(yè)建設(shè)、外事活動(dòng)等重要聲像資料的收集，檔案部門(mén)采取開(kāi)會(huì)集中協(xié)調(diào)，面對(duì)面交流，電話(huà)溝通等多種方式與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。
科學(xué)立卷歸檔，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛，而且內(nèi)容交叉的情況很多，我們根據(jù)聲像檔案管理的特點(diǎn)，按照企業(yè)的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨(dú)立卷，分庫(kù)保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起，對(duì)每份聲像資料編號(hào)，按介子類(lèi)型+問(wèn)題+案卷號(hào)組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如企業(yè)在重大活動(dòng)中，一般會(huì)形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案，在立卷編號(hào)時(shí)，如果按介子類(lèi)型分別立卷編號(hào)，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開(kāi)來(lái)，不便于展現(xiàn)整個(gè)活動(dòng)的全貌，為了彌補(bǔ)這一分類(lèi)方法的不足，在聲像檔案與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見(jiàn)號(hào)或指引卡，編制對(duì)應(yīng)目錄，便于查詢(xún)和提供利用。采用介子類(lèi)型+問(wèn)題+案卷號(hào)組成案卷這種檔案分類(lèi)模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類(lèi)體系，既完整、又準(zhǔn)確，存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，奠定了堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)，從而達(dá)到了為檔案各項(xiàng)工作服務(wù)的目的。
嚴(yán)格保管制度，確保聲像檔案長(zhǎng)期保管
聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學(xué)性、物理性等特點(diǎn)創(chuàng)造條件，妥善保管，確保聲像檔案長(zhǎng)期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點(diǎn)：一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫(kù)保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，入庫(kù)前要進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的，要及時(shí)進(jìn)行處理。二是聲像檔案庫(kù)房要恒溫、恒濕，遠(yuǎn)離光線(xiàn)、磁場(chǎng)，對(duì)錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤(pán)等保護(hù)措施。三是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品，與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行連接，在計(jì)算機(jī)上觀(guān)看或保存。利用計(jì)算機(jī)保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)，代表了未來(lái)聲像檔案保管的方向。
[中圖分類(lèi)號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對(duì)檔案的管理觀(guān)念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個(gè)以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實(shí)施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效性分析。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實(shí)行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實(shí)施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書(shū)管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說(shuō)建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時(shí)則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯(cuò)。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫(kù)的整體傳播能力較差，沒(méi)有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說(shuō)只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時(shí)代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門(mén)和方向有很多，數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)過(guò)的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書(shū)館中，常常會(huì)用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書(shū)進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書(shū)信息工作變得簡(jiǎn)單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過(guò)程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲(chǔ)之后一旦需要哪個(gè)檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過(guò)程中的效率，這些都是在檔案整理過(guò)程中應(yīng)該提高和注意的地方。總而言之，說(shuō)到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過(guò)程進(jìn)行具體的分類(lèi)，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個(gè)關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個(gè)分類(lèi)都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個(gè)高校有很多的學(xué)院，每一個(gè)學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)建立自己學(xué)院的檔案，這時(shí)，就應(yīng)該在分類(lèi)中運(yùn)用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說(shuō)在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問(wèn)題也都要在檔案整理的過(guò)程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對(duì)檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯(cuò)編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實(shí)行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查
說(shuō)到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來(lái)就是一個(gè)大集體，這一個(gè)集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個(gè)大集體，應(yīng)該走訪(fǎng)不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時(shí)的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實(shí)這是檔案調(diào)查分析整理的一個(gè)重要前提。另外，教職工人員也是一個(gè)很重要的群體。對(duì)教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問(wèn)詢(xún)他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時(shí)效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問(wèn)題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實(shí)現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會(huì)有一定的根據(jù)性。還能對(duì)整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測(cè)。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會(huì)從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動(dòng)化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財(cái)務(wù)管理各個(gè)領(lǐng)域。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因?yàn)檫^(guò)去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書(shū)寫(xiě)整理，在整理過(guò)程中就比較復(fù)雜，而計(jì)算機(jī)整理簡(jiǎn)化了原本繁瑣的過(guò)程。自動(dòng)化管理模式就是因?yàn)椴扇×擞?jì)算機(jī)的計(jì)算整理模式。利用這種方法，首先實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動(dòng)化，整理檔案管理員可以在計(jì)算機(jī)上制定一個(gè)線(xiàn)性曲線(xiàn)，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線(xiàn)圖會(huì)自動(dòng)生成，一旦出現(xiàn)波動(dòng)計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)通過(guò)比對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說(shuō)是實(shí)現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現(xiàn)在社會(huì)中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動(dòng)化，因?yàn)樽詣?dòng)化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時(shí)也不會(huì)忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來(lái)的工作過(guò)程中，高校也會(huì)不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實(shí)施工作統(tǒng)一性
在自動(dòng)化進(jìn)行的同時(shí)，計(jì)算機(jī)在整理檔案的過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)工作過(guò)程中計(jì)算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計(jì)算方式有差異，在這種情況下，就會(huì)出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對(duì)不上，無(wú)法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動(dòng)化的管理手段，一樣不會(huì)有速率上的提升。相反，要在工作的過(guò)程中尋找簡(jiǎn)潔的工作方法。在工作的過(guò)程中，應(yīng)該在檔案管理的過(guò)程中計(jì)算機(jī)整理時(shí)要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類(lèi)，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線(xiàn)，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過(guò)程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問(wèn)題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因所在，還有在檔案管理過(guò)程中，一定要確定安全性，不能在管理過(guò)程中出現(xiàn)安全性的問(wèn)題。所以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫(kù)的紕漏。并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計(jì)算。減少檔案管理的過(guò)程中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文章編號(hào)：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來(lái)都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長(zhǎng)68.46km，設(shè)計(jì)引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長(zhǎng)5.848km（樁號(hào)4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過(guò)程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計(jì)單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類(lèi)型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對(duì)于資料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等一系列的檔案管理工作對(duì)于工程的開(kāi)展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨(dú)立的辦公室和專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過(guò)程業(yè)務(wù)的開(kāi)展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計(jì)制度等。檔案的分類(lèi)與歸檔要具體到項(xiàng)目的個(gè)體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費(fèi)由各項(xiàng)目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗(yàn)收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門(mén)考核。
1.2 檔案管理整理、分類(lèi)與歸檔
檔案的管理、分類(lèi)與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開(kāi)始前，就要收集工程開(kāi)工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評(píng)定與驗(yàn)收資料等。施工建設(shè)過(guò)程中，要及時(shí)對(duì)文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對(duì)于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤(pán)等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱(chēng)要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類(lèi)要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類(lèi)檔案、合同類(lèi)檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門(mén)要按時(shí)、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時(shí)要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶(hù)需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時(shí)歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點(diǎn)設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點(diǎn)的檔案整編目標(biāo)。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門(mén)接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計(jì)，保存時(shí)要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類(lèi)保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實(shí)三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時(shí)要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過(guò)程中，可通過(guò)軟件系統(tǒng)通過(guò)關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對(duì)水利工程施工建設(shè)過(guò)程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開(kāi)發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級(jí)目錄、檔案簡(jiǎn)介等建立數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔的電子文件直接存儲(chǔ)在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時(shí)可利用性。
2 檔案管理評(píng)價(jià)
2.1 評(píng)價(jià)方法
檔案管理評(píng)價(jià)是以《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》和《水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項(xiàng)目的具體情況建立檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，擬定評(píng)價(jià)閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評(píng)價(jià)。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個(gè)層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評(píng)價(jià)，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實(shí)際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費(fèi)、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點(diǎn)目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2 指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過(guò)程中的實(shí)際情況，以及管理規(guī)范文件的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級(jí)法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)價(jià)指標(biāo)與分值如表1所示：
檔案管理的評(píng)價(jià)方法與指標(biāo)系數(shù)對(duì)某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評(píng)價(jià)指數(shù)G=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評(píng)價(jià)為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評(píng)價(jià)為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評(píng)價(jià)為優(yōu)良。
3 結(jié)語(yǔ)
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時(shí)，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專(zhuān)業(yè)的設(shè)備，只有對(duì)管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門(mén)需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類(lèi)的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來(lái)越多，為了做好檔案的存儲(chǔ)工作，檔案館管理部門(mén)需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國(guó)很多檔案館存儲(chǔ)的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專(zhuān)業(yè)性比較差，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，也沒(méi)有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國(guó)檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，有的檔案沒(méi)有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)的現(xiàn)象，在檔號(hào)設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒(méi)有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無(wú)法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無(wú)法涵蓋檔案的全部?jī)?nèi)容，在檢索的過(guò)程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶(hù)較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁(yè)碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁(yè)問(wèn)題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過(guò)程中，沒(méi)有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀(guān)性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問(wèn)題也越嚴(yán)重，為了改善我國(guó)檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門(mén)應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對(duì)檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對(duì)檔案館中沒(méi)有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問(wèn)題。在對(duì)案卷進(jìn)行普查的過(guò)程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對(duì)案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)
在整個(gè)檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類(lèi)方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對(duì)規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類(lèi)號(hào)一樣，對(duì)檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過(guò)程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案的查閱和研究的要求。對(duì)于龐雜的檔案案卷來(lái)說(shuō)，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對(duì)來(lái)說(shuō)不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過(guò)程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對(duì)重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級(jí)次
在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引;而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題縮短查找時(shí)間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門(mén)還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問(wèn)題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題
（一）重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認(rèn)識(shí)，不僅表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，導(dǎo)致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學(xué)發(fā)展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費(fèi)有限，大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）硬件設(shè)施不全。各單位檔案管理必備的硬件設(shè)施參差不齊，差異較大。個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，檔案材料在部門(mén)或個(gè)人保管。個(gè)別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀時(shí)有發(fā)生。有的檔案室沒(méi)有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設(shè)備，導(dǎo)致裝卷不規(guī)范。
二、檔案管理工作中的基本方法
提高檔案管理的水平，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進(jìn)行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)工作順利進(jìn)行。
1、全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)榫C合性檔案室由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷。將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工、填寫(xiě)，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且可以提高檔案的利用效率。
3、規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細(xì)則，提高基礎(chǔ)工作水平。
4、統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)。為了確保檢索的完整性，在分類(lèi)過(guò)程中，要根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，做到前后標(biāo)引一致，同一類(lèi)文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范檢索題名。在填寫(xiě)檢索題名過(guò)程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
三、檔案管理工作中的主要措施
檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，它真實(shí)地記載著每一個(gè)時(shí)期的學(xué)校發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
一是指定專(zhuān)人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學(xué)校要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理工作，另一方面要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，
二是配備先進(jìn)設(shè)備。 先進(jìn)的設(shè)備是提高學(xué)校檔案管理水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)校基本建設(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備。應(yīng)該配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學(xué)校要根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細(xì)操作、妥善保管。
四是創(chuàng)新管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是新形勢(shì)下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強(qiáng)化檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查等宏觀(guān)管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。要形成科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢(shì)，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四是進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。科學(xué)分類(lèi)就是按照檔案部門(mén)的要求，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按部門(mén)、內(nèi)容等，分成黨群類(lèi)：包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務(wù)類(lèi)：包括各業(yè)務(wù)部門(mén)的報(bào)表、工作日志、各類(lèi)活動(dòng)等。人事類(lèi)：包括職稱(chēng)晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。通過(guò)科學(xué)分類(lèi)，便于檔案查找利用
知識(shí)服務(wù)檔案管理模式是運(yùn)用知識(shí)編碼實(shí)現(xiàn)檔案的歸類(lèi)、整理，最終實(shí)現(xiàn)制度確定的一種方式[1]。在知識(shí)服務(wù)檔案管理模式中主要是以知識(shí)服務(wù)為根本，從而根據(jù)用戶(hù)和顧客的需求創(chuàng)新信息服務(wù)分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)效益，以不斷的提高檔案管理的質(zhì)量[2]。知識(shí)服務(wù)檔案管理與傳統(tǒng)模式相比較，其在內(nèi)涵上更加側(cè)重的是實(shí)現(xiàn)資源分類(lèi)，服務(wù)管理[3]。
2 從價(jià)值出發(fā)分析知識(shí)服務(wù)檔案管理模式
2.1 具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值
從價(jià)值出發(fā)確定知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值。就當(dāng)前我國(guó)企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)展而言，為適應(yīng)知識(shí)型市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式，以服務(wù)為根本的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)化具有重要的價(jià)值，也成為企業(yè)和機(jī)構(gòu)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。而應(yīng)用知識(shí)服務(wù)檔案管理模式使得企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中利用知識(shí)服務(wù)的原則，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的開(kāi)展和優(yōu)化，促進(jìn)了各個(gè)環(huán)節(jié)之間的銜接，并且更好的為顧客提供了服務(wù)條件，在企業(yè)核心運(yùn)轉(zhuǎn)、流程銜接上具有重要的意義[4]。因此，具有提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)值。
2.2 具有提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值
從企業(yè)發(fā)展價(jià)值上來(lái)看，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中需要在檔案信息的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)操作。知識(shí)型服務(wù)檔案管理模式以需求分類(lèi)為基礎(chǔ)原則，實(shí)現(xiàn)檔案的后臺(tái)切換和分類(lèi)，從而充分的發(fā)揮了檔案在企業(yè)管理中的輔助價(jià)值，進(jìn)一步奠定了檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的領(lǐng)導(dǎo)地位，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了保障。因此，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有提升檔案工作領(lǐng)導(dǎo)位置的價(jià)值。
2.3 具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價(jià)值
知識(shí)服務(wù)檔案管理模式以企業(yè)發(fā)展為基礎(chǔ)，在我國(guó)企業(yè)管理中被廣泛的應(yīng)用。但是，近幾年隨著我國(guó)資本經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的確定，國(guó)家公共管理機(jī)構(gòu)也面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，一些機(jī)構(gòu)還存在著外來(lái)侵占和替代品競(jìng)爭(zhēng)的劣勢(shì)。因此，在此背景下企業(yè)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的應(yīng)用和推廣為我國(guó)公共檔案管理發(fā)展理念的完善奠定了基礎(chǔ)。我國(guó)公共檔案管理能夠根據(jù)企業(yè)知識(shí)服務(wù)檔案管理實(shí)施內(nèi)部檔案管理理念改革，最終實(shí)現(xiàn)公共檔案管理知識(shí)積累、組織構(gòu)建，系統(tǒng)框架完善等。因此，從價(jià)值角度出發(fā)發(fā)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式具有優(yōu)化公共檔案管理理念的價(jià)值。
3 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式推廣應(yīng)用對(duì)策
3.1 以理念為基礎(chǔ)，以模式為根本，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新應(yīng)用
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理模式的應(yīng)用對(duì)其實(shí)施優(yōu)化。首先，以知識(shí)服務(wù)理念為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式應(yīng)用創(chuàng)新。在知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中必須明確知識(shí)服務(wù)的“服務(wù)”理念，從而在此基礎(chǔ)上不斷的對(duì)檔案實(shí)施創(chuàng)新組織，提高應(yīng)用的靈活性。其次，以檔案管理模式為根本，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用。就當(dāng)前我國(guó)檔案管理模式框架為主，增加知識(shí)服務(wù)檔案應(yīng)用框架，利用信息技術(shù)手段和多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息層次分類(lèi)，完成檔案的自主生成、歸檔、控制。
3.2 以發(fā)展為需求，以行業(yè)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新制度
基于知識(shí)服務(wù)檔案管理模式制度創(chuàng)新主要是以企業(yè)發(fā)展為需求，以行業(yè)發(fā)展為基礎(chǔ)，從而結(jié)合行業(yè)市場(chǎng)發(fā)展前景和發(fā)展需求創(chuàng)新其應(yīng)用制度。例如，在制度創(chuàng)新的過(guò)程中創(chuàng)建檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新，以業(yè)務(wù)拓展檔案、業(yè)務(wù)市場(chǎng)檔案為根本分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案服務(wù)制度，從而為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，在知識(shí)服務(wù)檔案管理應(yīng)用創(chuàng)新制度的過(guò)程中還可以通過(guò)根據(jù)檔案材料，檔案信息主次等制定檔案風(fēng)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和檔案查閱工作的服務(wù)效率優(yōu)化，促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展。
3.3 以水平為原則，以方法為依托，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理
【中圖分類(lèi)號(hào)】 G272.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1007-4244（2013）11-241-1
分類(lèi)是人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和管理的一種基本方法，也是在進(jìn)行檔案管理時(shí)的基本方法。檔案的分類(lèi)和其他文獻(xiàn)的分類(lèi)相比，具有獨(dú)特的“二元主義現(xiàn)象”。在對(duì)一般的文獻(xiàn)進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，僅使用一種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，形成一種分類(lèi)體系，同時(shí)滿(mǎn)足文獻(xiàn)的實(shí)體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)行兩次分類(lèi)，這兩次分類(lèi)在分類(lèi)對(duì)象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)這兩種分類(lèi)體系。這兩種分類(lèi)體系在檔案管理中同時(shí)存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。
一、檔案信息分類(lèi)與檔案實(shí)體分類(lèi)的比較
（一）檔案信息與檔案實(shí)體。檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)的主要區(qū)別就是兩者的分類(lèi)對(duì)象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來(lái)的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個(gè)新的載體來(lái)存在，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案實(shí)體是檔案的原始文件，主要是對(duì)檔案進(jìn)行原始記錄。檔案實(shí)體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來(lái)源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，檔案信息分類(lèi)則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價(jià)值就是滿(mǎn)足人們對(duì)檔案的各種使用需求，人們?cè)谑褂脵n案時(shí)，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實(shí)體對(duì)相關(guān)檔案信息推行信息管理，分類(lèi)相關(guān)信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢(xún)和使用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的使用價(jià)值。
（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)的思路上來(lái)看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案實(shí)體分類(lèi)主要是通過(guò)歷史主義的原則，按照檔案實(shí)際情況和內(nèi)容界限直接認(rèn)定，按照檔案在其來(lái)源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個(gè)全宗，每個(gè)全宗又按照日期和形成檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微的分類(lèi)，形成一個(gè)完整的實(shí)體分類(lèi)體系。檔案信息分類(lèi)主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來(lái)源上的歷史聯(lián)系，按照社會(huì)組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，人們可以按照職能活動(dòng)或事物的屬性來(lái)查找檔案。
（三）信息分類(lèi)號(hào)與實(shí)體分類(lèi)號(hào)。從信息分類(lèi)和實(shí)體分類(lèi)的目的及結(jié)果來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體分類(lèi)的目的是顯示檔案來(lái)源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個(gè)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的發(fā)展過(guò)程。新標(biāo)準(zhǔn)中檔號(hào)的組成包括全宗號(hào)、時(shí)間、保管時(shí)限和件號(hào)。而信息分類(lèi)的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專(zhuān)業(yè)或職能活動(dòng)的檔案劃分到同一類(lèi)目下，給所有檔案進(jìn)行分類(lèi)號(hào)，展現(xiàn)每個(gè)信息在整體信息分類(lèi)體系中所在的具置，編號(hào)是由漢語(yǔ)拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點(diǎn)進(jìn)行查找。
（四）試題管理與信息開(kāi)發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開(kāi)發(fā)和檔案實(shí)體管理。檔案的實(shí)體分類(lèi)是保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，在檔案實(shí)體管理工作中進(jìn)行。檔案信息分類(lèi)屬于一種檢索語(yǔ)言，實(shí)體管理完畢后，在信息的開(kāi)發(fā)工作中進(jìn)行。
二、檔案信息分類(lèi)與檔案實(shí)體分類(lèi)并存原因
形成檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻(xiàn)的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價(jià)值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過(guò)信息形成某種認(rèn)識(shí)，所以文獻(xiàn)的分類(lèi)需要適應(yīng)人們對(duì)文獻(xiàn)的需求特點(diǎn)。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行文獻(xiàn)的查找和使用。檔案信息分類(lèi)，就是按照文獻(xiàn)的內(nèi)容和特征進(jìn)行邏輯分類(lèi)而形成的體系。檔案信息分類(lèi)是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機(jī)構(gòu)中，長(zhǎng)期利用檔案信息分類(lèi)，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機(jī)關(guān)的歷史活動(dòng)內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實(shí)際價(jià)值，變成繁雜的資料。這種信息分類(lèi)不能展現(xiàn)出檔案所具有的實(shí)際價(jià)值和獨(dú)特屬性，不利于檔案實(shí)體的實(shí)際管理，所以還需要編輯一些工具類(lèi)書(shū)籍來(lái)輔助檔案的實(shí)體管理。另一方面，分類(lèi)需要尊重和維護(hù)事物的本性。檔案是歷史社會(huì)活動(dòng)的記錄，能夠反映出縱向上時(shí)間的連續(xù)性和歷史性。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息分類(lèi)是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行橫向分類(lèi)，不能顯示人類(lèi)社會(huì)或者歷史的縱向演變、發(fā)展過(guò)程。所以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理時(shí)，除了要進(jìn)行檔案信息分類(lèi)之外，還需要實(shí)體分類(lèi)對(duì)檔案進(jìn)行歷史性記錄。從檔案來(lái)源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護(hù)某一組織或者個(gè)人職能活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，反映人類(lèi)社會(huì)的歷史。
三、結(jié)束語(yǔ)
由于檔案的根本屬性不同于其它文獻(xiàn)，使檔案的分類(lèi)也和其它文獻(xiàn)有很大的不同。檔案信息分類(lèi)和檔案實(shí)體分類(lèi)二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時(shí)存在，各盡其職，互補(bǔ)互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實(shí)踐中不斷地證明，也會(huì)在日后的檔案管理中，以其獨(dú)特性對(duì)檔案管理工作起到更加重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000.
