時間：2023-08-10 09:22:27
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社會保險業務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、生育和工傷保險等“五險”業務中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和，它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中，社保業務檔案的收集、整理與保存管理內容，也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業務。其主要特點有下述“五性”：
一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農合、新農保制度的推行，我國參與社會保險的對象已從城鎮職工延伸拓展到廣大農村和城鎮居民，并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業務檔案的廣泛性。
二是動態性。每個社會成員參與社會保險后，社保檔案都會隨著人員的流動而發生關系轉移，各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發生相應變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態變化決定了社保檔案的動態性。
三是權益性。社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，也是維護參保對象個人權益的重要依據，因此具有明顯的權益性。
四是規范性。社保檔案是按國家的有關規范要求來辦理的，即各類社會保險都有統一的辦理程序、統一繳付費標準、統一的表冊，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料必須具有很強的規范性。
五是共存性。隨著社會保險業務管理信息化的推行，社保經辦機構通過社保業務信息系統隨時掌握參保對象的各種情況和動態信息，完成各類報表生成和管理。
社會保險業務檔案規范管理存在的問題
（一）思想不夠重視。長期以來，相當部分社保經辦機構領導“重業務經辦，輕檔案管理”現象較為突出，總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規范化建設工作的開展。
（二）機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位，對本單位的檔案未實行統一管理，各門類檔案分散保管于各個部門，形成多頭管理等問題，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。
（三）管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業務能力。而實際工作來看，目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少，且多數人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對社保業務檔案管理的重要性認識不足，對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業務不夠熟悉，日常檔案收集整理意識比較薄弱，存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒有按《規定》要求及時規范整理歸檔，嚴重影響了檔案歸檔質量。
（四）設施不夠完善。受經費與場地等條件限制，許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室，導致“七防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光）措施跟不上，時間一久，不僅造成業務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發生，而且也影響了社保業務檔案的美觀、整潔及完整。
加強社會保險業務檔案管理的對策建議
（一）提高認識，加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》為契機，加大社會保險業務檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險業務檔案規范管理工作的重要性，提高全社會的社會保險意識。
（二）加強培訓，提高素質。社保業務檔案規范管理是一項政策性、業務性很強的工作，其質量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識。
（三）健全制度，規范程序。社保經辦機構在工作中形成的相關材料，構成了社保業務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關。因此，各級社保經辦機構要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》的相關要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業務檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度，嚴格分類方法，合理劃定保管期限，確保社保業務檔案的真實、準確、科學、完整和規范，實現社保業務檔案規范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。
首先，扎實推進社會保險檔案規范化管理過程，是實行社會保險改革的需要，伴隨著社會保險企業的業務改革過程，以往傳統的“單位人”逐步轉化為了“社會人”，這就要求社會保險企業或者機構不僅僅要履行社會保障職能，而且還要都對退休或離職人員的社會化服務與管理職能，所以，這就使得保險機構的業務系統變得十分的龐大，如果其業務無法實現準確的個人資料的記錄，就會導致保險業務保障存在風險，也會對社會保險業務改革造成一定的影響。
其次，實行社會保險業務檔案工作，是社會保險機構開展業務的要求，每一個參保人都會在保險機構留下詳細的個人檔案記錄，進而便于以后社保機構針對離退休人員進行辦理保險關系以及相應的資金轉入和轉出，因此，社會保險業務檔案管理直接影響著參保人今后所享有的社會保險待遇，可以說，社會保險業務檔案管理的好壞，直接的影響著參保人的自身利益。
再者，推進社會保險檔案規范化管理，能夠保護職工的權益，隨著國有企業的不斷重組和兼并，造成了很多的職工離職或者下崗，這就引起原有的勞務關系發生破裂，進而造成多數參保人多年斷保后要求續保，但是由于前些年我國對于社會保險業務檔案管理的不重視，引起，多數參保人的權益無法得到保障，進而造成了很多的問題和沖突產生，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
二、社會保險業務檔案管理存在的問題
雖然我國近些年已經意識到了社會保險業務檔案規范化管理的重要性，但是，還是存在著很多的問題，這直接的影響了實現扎實推進社會保險業務檔案規范化管理的目標。本文舉例如下。
2.1業務檔案資料不齊全
在我國社會保險業務檔案資料的不齊全，直接影響著參保人身份的真實性，例如一些企業和個人進行參保的過程中，首先沒有進行一式多份的參保單填寫，其次，是參保資料填寫過程中，沒有留下參保日期、公司名稱以及核實公章，這在很大程度上直接影響著養老保險的真實性和可靠性。
2.2沒有進行檔案資料的核實
目前，我國很多社會保險機構的管理十分的不規范，其為了謀求自身的利益，根本不對參保人的資料進行細致的核實，很多檔案中的姓名、身份證、電話號碼等有存在著明顯的不符，這些錯誤有的是錄入打印錯的，有的是書寫錯的，甚至在很多資料的填寫中用各種顏色的圓珠筆進行填寫，這種不規范和不真實的檔案信息，社保機構根本很少對其進行核實，所以，導致如今，參保人與社會保險機構的糾紛時有發生。
2.3保險業務檔案借用人事檔案
對于一些有過工作經驗或者正在工作的參保人，很多的社會保險機構，會直接的借用其人事檔案作為自身的業務檔案，這在很大程度上嚴重的影響了參保人的今后再就業問題，因為，這給參保人在今后調用和移交檔案過程中帶來了很多的不便，既影響了業務檔案的管理，也影響了參保人人事檔案的使用。
三、如何扎實推進社會保險業務檔案規范化管理
3.1建章立制，統一規范
要想扎實推進社會保險業務檔案規范化管理，必須要對社會保險業務檔案管理進行，建章立制，統一規范，在進行業務檔案管理過程中一定要嚴格的遵循《規定》中的要求，與此同時，要嚴格的履行《社會保險法》，進一步明確和確立由社會保險經辦機構承擔建立社會保險業務檔案、記錄個人權益數據和妥善保管相關數據資料的職責。從而，使得社會保險業務檔案記錄更加標準和規范，嚴格杜絕以人事檔案代替業務檔案情況，做到從根本保障參保人的自身權益。
3.2對檔案信息進行嚴格的核實
在進行參保業務的過程中，一定要規范業務辦理的制度，使得參保機構以及個人要嚴格的填寫申報表，同時，要對信息進行核實，確保參保人員以及企業的真實性和合法性，參保企業和個人，要嚴格的填寫申報的時間日期，并出示相應的公章和身份證，同時，在檔案錄入后要進行二次審核，保證錄入信息的準確性，只有這樣才能夠確保參保人和社會保險機構雙方減少糾紛的產生。
3.3強化檔案管理人員的素質
（一）社會保險業務檔案管理法規制度執行力不夠，工作發展不平衡
近年來，廣西壯族自治區人力資源和社會保障廳、自治區檔案局根據國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規定》，結合廣西實際制定了《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》（桂人社發〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業務檔案管理提供了基本保障。并根據人力資源社會保障部辦公廳關于社會保險業務管理達標驗收工作的有關部署，下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經辦機構2012年底前通過業務檔案管理達標驗收，其他市級經辦機構在2013年7月底前通過達標驗收，2014年底前完成所有縣級以上經辦機構達標驗收的工作目標，要求各地以實現三年達標驗收目標為核心，全面提升廣西各級社會保險業務檔案管理水平，大力推進業務檔案管理規范化、標準化、信息化建設。
經過2年的努力，截至2012年底，全區14個地級市，有4個市，6個機構業務檔案管理通過了檔案管理達標驗收，8個市級社保經辦機構正在開展紙質檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標驗收。目前尚有2個市級社保經辦機構業務檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經費保障的“三無狀態”，未開展業務檔案整理工作。據統計，截至2012年底，廣西區內市級經辦機構積存歷史業務資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現2013年底前全區地級市社保業務檔案工作實現達標驗收難度相當大。縣級經辦機構2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質檔案整理，2014年全部實現檔案管理達標驗收任重道遠。
（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎薄弱
目前，廣西各級社會保險經辦機構除了社會保險數據庫數據檔案以磁介質、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業務檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質（線裝）保存的傳統檔案保存方式 。而參保人數眾多，社保業務檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業務檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經辦機構連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設也大多不完全符合國家《檔案館建設設計規范》和規定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設施，更談不上規范管理檔案，從調查情況來看，越到基層，管理基礎越薄弱。
（三）社會保險業務檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業發展形勢的需求
雖然近年來廣西各級社會保險經辦機構已經普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業的迅速發展，參保人數和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業務檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應社會保障事業發展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業務檔案管理工作發展的突出問題。
（四）社會保險業務檔案信息開發利用率低
廣西社會保險業務檔案開發利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發社會保險業務檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險效率應起的重要作用。
二、廣西社會保險業務檔案管理對策
隨著社會保險事業的蓬勃發展，業務檔案呈現海量增長的態勢，傳統的社會保險檔案管理的模式已經不能滿足事業發展需求，建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統勢在必行，筆者認為，需做好以下幾方面的工作。
（一）制定廣西統一的社會保險業務檔案數字化建設規劃，明確目標，分類指導，全面推進
在調查研究的基礎上，認真做好自治區級頂層設計，用2年時間完成14個地級市社會保險業務檔案管理數字化建設，2015年逐步實現縣（市、區）級社保業務檔案管理數字化。先行建設1—3個地級市社會保險檔案管理數字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現社保檔案管理達標驗收合格的市級檔案館（庫）建立數字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業務檔案管理達標創建工作的市級社會保險經辦機構，加強業務指導，促成檔案管理達標驗收合格，為建設數字化檔案夯實基礎。同時要加強市對縣（市、區）社保檔案管理工作的指導，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。
（二）統一組織開發社會保險業務檔案數字化管理軟件
為避免各市社會保險經辦機構各自為政重復開發，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區社會保險事業局統一組織開發，推廣實施社會保險業務檔案數字化管理軟件，并為地級市檔案數字化建設提供必要的支持，解決好信息系統運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數字化建設起點高、運行穩、效果好。
（三）建立社會保險數字檔案，實現檔案數字化管理
1.2社保檔案是維護參保人利益的有力保障社保檔案是參保單位和個人參保過程的記錄，是參保者以后享受相應待遇的重要的原始依據。社保檔案管理的好壞，將直接影響到參保人的利益，尤其是現在跨區域流動頻繁，流動人口的社保檔案的銜接變動較大。安全而完整的檔案資料是參保人維護利益的最直接的有力證據和保障，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。
1.3社保檔案是特殊的民生檔案規范管理社保檔案不僅是因為它事關民生，更主要的是社保檔案是我國檔案家庭的一員，它的管理規范與否直接關系到我國檔案事業的總體建設水平。規范的科學有序的社保檔案管理不僅是提高社保工作辦事效率，更好服務民生的需要，也是我國檔案現代化、信息化建設的必然要求。
2當前社會保險業務檔案管理存在的問題
十提出到2015年中國城鎮基本養老保險參保人數超過3.57億，基本醫療保險參保人數達13.2億人，失業保險參保人數超過1.6億，工傷保險參保人數超過2.1億，生育保險參保人數達到1.5億人。由此可見，社保檔案在當前和今后一段時間內增長速度還將很迅猛，必將使社保服務范圍和服務對象擴大、服務內容多樣，因此社保部門的檔案方面管理力量逐漸凸顯薄弱，管理手段和管理水平稍顯落后，這些已逐漸影響到社保工作的開展。集中表現在以下幾個方面：
2.1管理制度不完善、管理方式落后，標準化不一社保管理機構層次多且分散，管理方式落后，尤其社保管理基層平臺建設比較落后。社會保障種類繁多，涉及多個管理部門，歸口不一，有的歸社會勞動保障局或人力資源與保障局，名稱也不一，有的稱社會保險事業基金結算管理中心、社會保險事業管理局（中心）或社會勞動保險統籌辦公室，既有社會保險委員會、社會保障部門、社保基金管理中心及相關銀行、各類社區服務站等。位于管理后端的社保檔案材料管理就更加不規范，如農村或社區社保機構社保管理基層平臺建設比較落后。雖然人力資源社會保障部和國家檔案局制定了管理標準———《社會保險業務檔案管理規定(暫行辦法)》，但基層社保經辦機構更多的注重當下如何提效和便民，由于服務場所、人員編制、經費支持及軟硬件建設等限制，很多業務工作仍然實行手工操作，基礎數據及各類社保信息沒有信息化，或信息平臺呈現“碎片化”局面。
2.2重視不足、軟硬件設施不配套，信息化不高由于社保業務工作數量龐大，環節繁瑣，因此重視業務一線設施的改善，輕視后端的檔案管理設備的配備，對社保檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，管理多數處于人工或簡單的微機輔助，很少有單位使用檔案管理軟件，真正實現文檔一體化管理，造成社保文件前端與后端不通。此外一些社保業務單位因辦公用房緊張，壓縮庫房面積，功能區沒有分開，甚至沒有相互獨立的專門檔案庫區、辦公區、查閱區，庫房保管條件差，設備簡陋等，這些都會影響社保檔案的永久保管利用。
2.3管理人員非檔案專業，操作隨意，規范化不足多數社保經辦人員并非是檔案專業出身，相關檔案業務知識、管理方法和相關政策不太熟悉，檔案意識和檔案技能不高，在現實工作中就出現部分社保業務人員隨意處置檔案，如隨意留存不能及時歸檔、社保檔案丟失或者泄密等現象時有發生，給參保人造成不必要的損失。此外，由于社保檔案管理員多為社保業務人員或不定期找兼職人員整理社保檔案，因此管理缺乏連續性、科學性，日常管理相對比較非常混亂，查詢、更新較慢，影響了社保檔案信息的利用服務和開發。
3規范社會保險業務檔案管理的對策
作為事關民生的社會保險檔案在整個社保工作中具有重要的基礎地位，社保檔案是社保經辦機構與參保人員間的橋梁，是參保者維護其權益的基本憑證，也是社保部門科學管理、服務民生的必要條件。因此，社保部門應加快社保檔案建設力度和投入，努力改變目前相對滯后的局面，將社保檔案管理納入社保工作的總體規劃中，統籌安排，同步發展，從而推動社保檔案管理向制度化、規范化、科學化發展，逐步適應當前和今后社保工作的要求，維護社保工作的持續性。
3.1理順社保檔案管理機制，完善管理制度，細化管理規范現有的社保檔案管理體制比較分散，這與檔案集中管理原則有悖，尤其是今后“五險合一”普遍推行后，社保檔案工作的運行環境、流程銜接、材料生成等都要發生了一定的變化，各保險經辦機構必須及時調整檔案工作機制，進一步加強社保檔案工作，建立地方社保檔案管理中心（類似文件中心），散存在各類社保業務機構中的社保檔案集中管理，這既方便參保者利用，也解決社保機構在檔案管理上精力、物力不足問題。同時，這種管理機制也適合社保檔案管理“以人為本”的理念。2009年以前社保檔案工作主要參照《檔案法》和《保險法》及各類檔案管理規章，社保檔案管理規范比較籠統、隨意。2009年國家人力資源和社會保障部與國家檔案局聯合《社會保險業務檔案管理規定(試行)》，2010年6月又下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》，尤其是前者第一次系統地劃分社保檔案種類和保管期限，并對各門類檔案的收集、整理、保管、移交等有了比較明確的規定，這初步改變了社保檔案管理無章可循的狀態，但是還需結合實際細化各類社保檔案具體管理細則，如分類標準、鑒定方法、利用保密制度等規章制度，使社保檔案管理工作從材料生成、整理歸檔、上架排列、利用等環節都有章可循，確保其檔案管理工作走向規范化、制度化。
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
一、前言
隨著我國的建設與發展，社會保險變成了關系人民民生的重要制度。社保檔案的管理對保證人民的權益至關重要，如何做好社保檔案管理是該領域的重要問題。
二、社保檔案管理的重要性
社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。首先，社會保險業務檔案是國家檔案系統資源的重要組成部分，提高對業務檔案管理重要性的認識，按計劃分步組織實施、做好業務檔案管理是社會保險經辦機構的基本職責，是社會保險經辦能力和經辦水平的重要體現，有利于更好地維護參保對象的合法權益，有利于加快推進經辦管理工作的標準化和規范化，有利于促進社會保險事業可持續發展。
其次，由于社會保險涉及政治、經濟、社會、社會、法律等各方面，并且是介于各個領域之間的交叉領域，加之社會保險內容紛繁復雜，涉及勞動者的切身利益，因此，社保檔案管理對社會保險計劃的實施效果，對社會保險目標的實現具有重要的意義。
三、社保檔案管理的具體特點
1.專業性
社保檔案管理工作涉及面較廣，環節較多，專業性強，需要嚴格按照國家法律法規和業務要求開展工作，不允許管理出現隨心所欲，主觀妄為的現象，這就要求工作人員要具備扎實的檔案管理知識，自覺提高社保工作的職業素質，同時要求完善社保檔案的具體管理制度和監督機制，使社保檔案管理工作無處不體現出專業性。
2.嚴肅性
社保工作涉及到單位職工與群眾的切身利益，不允許有差錯和問題，因此要保證檔案管理的嚴肅性，要抓好從采集信息到建檔入庫的各環節，保證檔案信息的正確與規范，每項步驟只有驗收合格，才能轉到下面的環節。同時要抓好平時的檔案維護工作，預防自然災害，盡量減少人為因素造成的損失。
3.動態性
社保工作是運動變化的，從而社保檔案也具有自己的生命周期，它的內容、保存等方面不是靜止不動的，需要管理人員根據實際情況，不斷調整，才能使社保檔案能夠以最科學合理的方式發揮作用，為社保事業提供基礎支持。
4.服務性
社保工作是為人民服務的事業，社保檔案不僅要為社保工作提供數據和信息，還要為人民群眾提供參保工作的咨詢、疑難問題的解答，因此，社保檔案的管理就要提高服務意識和水平，要根據工作要求和群眾的需要，想方設法，提供及時、高效的便利服務；要做好社保政策的宣傳，要把業務術語轉換成通俗易懂的群眾語言，善于舉例說明，借助喜聞樂見的活動，闡明政策，解答疑惑，使群眾能夠了解和支持社保工作，自覺和我們建立聯系的橋梁。
四、社保檔案管理的現狀及存在的問題
1.社保檔案管理的現狀分析
（1）由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，普遍存在。保險業務檔案管理人員積極主動性意識差，保險業務檔案管理的場所小，不能完全滿足辦理保險業務需要。著社會保險業務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬、人三者沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件，有的缺乏專業人才，因而未能發揮出應有的效能。
（2）社會保險檔案管理工作作為加強社保經辦能力建設，提升社保經辦管理工作水平的重要內容，積極推進本地區社保檔案管理規范化、制度化、信息化建設，在為廣大參保人員提供優質檔案利用服務的同時，不斷提升社保檔案管理水平，使檔案管理服務與各項經辦管理服務整體推進、協調發展，保證了業務檔案管理工作的正常開展。
2. 社保檔案管理的問題分析
（1）社保經辦人員科班出身的少，學歷比較低，他們對社會保險業務檔案管理知識和有關國家政策、方針、文件知之甚少。該歸檔的保險業務檔案沒有及時歸檔，業務檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，不能認真執行保險業務檔案管理、使用的具體操作規范，容易發生檔案丟失、或者泄密現象，給國家或者個人造成不必要的損失。另外人的精力是有限的，這樣的管理只能是泛泛的做些表面工作，將管理的紙質材料放入檔案盒，電子文檔直接拷貝入電腦，不能做詳細的分類歸檔。
（2）檔案管理所需工作場地面積不足，社會保險檔案管理部門必須建有專門的、相互獨立的檔案庫區、辦公區、查閱區，并對各個區域的面積有明確規定。部分地區在檔案管理工作場地建設方面都沒能達到標準要求，也沒有做到檔案庫房、辦公、閱覽三分開的要求。
五、社保檔案管理的具體措施
1.提高收集水平，打牢工作基礎。巧婦難為無米之炊，如果沒有材料的收集，就形成不了系統完整的檔案。特別是在簡化整理，強化檔案利用的今天，收集工作已變得越來越重要了。收集工作要有計劃、有目標地進行，才能保證材料的齊全完整。本著“誰經辦、誰收集”的原則，各級社保經辦機構業務科室經辦人員負責業務檔案收集工作，具體收集社保業務經辦過程中參保登記、關系轉移、保費征繳、待遇核定發放、稽核監察、統計報表等資料，按照類別存放，并按辦理時間排序。歸檔材料還要確保真實有效，做到字跡工整、數據準確，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊全，然后向檔案室移交。
2.及時規范整理，防止材料積壓。材料收集上來，檔案人員要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定》中明確的歸檔項目及內容，定保管期限、編號后歸檔，編制檢索目錄。縣級社會保險制度開始于1986年，積累了大量的紙質資料，分散地存在各業務科室。對于這些歷年社保歷史資料，要全部收集歸檔整理，確保社保檔案歷史資料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使檔案收集整理經常化、制度化，防止材料積壓。
3.成立社保檔案管理中心，由分散管理向集中管理轉變。雖然養老、醫療、工傷、生育、失業保險由不同社保經辦機構辦理，但都隸屬于縣人力資源和社會保障局，因此可以在縣人力資源和社會保障局內部成立社保檔案管理中心，將文書檔案、業務檔案、會計檔案以及其他載體的檔案集中統一管理。這樣檔案就由原來的多頭分散管理轉化為集中管理，避免單獨設立檔案室造成的資金、人力、庫房上的浪費，而且提高了庫房的利用率，保證檔案的安全。
4.做好社保檔案的信息化管理
社保檔案建立之后，它需要不斷補充新材料，確保檔案的連續性，以充分發揮人事檔案的效用。社保檔案隨著人員的流動而不斷的轉遞，也就是檔案的管理單位與用工人員的管理單位相一致，否則檔案的作用就不能正常發揮。這樣，才能逐步建立全國統一的、獨立于機關、企事業單位之外的社會保障體系，促進人才的合理流動。規范社保中心和企事業之間各系統的數據接口，實現現行文件和檔案管理信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，節約大量社會的人力物力，也為企事業或社保中心查閱、核對信息提供了方便。
加強社保檔案信息化法制建設，明確各類社保電子檔案的歸檔標準，規范電子檔案的收集、整理、存儲、傳送及程序，保證社保檔案系統的真實性、有效性、安全性。研究制定社保檔案信息安全管理辦法，出臺吸引信息化高端人才、在資金政策等方面保證社保檔案的安全可靠和可持續發展，并著手準備行政復議、行政訴訟、應訴等工作。創新觀念，制定新型網絡化的社保檔案的新法規，開創社保檔案信息化的新局面。 滿足利用者對大量數據檔案信息的要求，就要求具有高素質、高技能的現代化檔案管理人員才能勝任。
六、結束語
通過本文對社會保險檔案管理的分析論述可知，提高信息的收集水平、及時規范整理、成立檔案管理中心、加強檔案的信息化管理對做好社保檔案管理工作有十分重要的意義，因此在以后的社保檔案工作中要加強對這些問題的研究。
1.1 社會保險檔案管理不夠規范。雖然大多數社會經辦機構對社會保險檔案的重要性有較高認識，但是由于沒有科學的管理方法可遵循、沒有先進的管理經驗可借鑒，加之社會保險檔案體系不健全，管理條件落后，缺少相應的軟硬件設施和安全防護設施，致使社會保險檔案管理不規范。同時由于經辦社會保險的機構多，造成社會保險檔案多頭管理，社會保險檔案案卷不統一、不連續、不完整。
1.2 人們對社會保險檔案作用的重要性認識不高。當前，人們對社會保險檔案作用的認識度較低，理解度基本為零，絕大多數人民群眾都未能意識到社會保險檔案工作的重要性，導致了社會保險檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會保險檔案管理分散多頭管理現象嚴重。我國現行社會保障管理體制是分散型的，是多部門多機構管理。公民個人社會保險檔案分散在不同的管理部門中管理。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會保險檔案分屬不一樣的經辦機構，經辦機構內部的檔案存放在不同的業務科室，由于一個人的保險資料保存在不一樣的機構或科室，且管理辦法各異，查找起來相當困難。就當前而言，具體情況是人社部門管理的養老、醫療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經辦部門管理;衛生部門管理著基本醫療保險檔案;民政部門管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金檔案;商業保險部門管理著公民個人補充保障的一系列保險金檔案。這種現狀造成多頭經辦、政出多門、業務交叉、資源浪費、政令難以統一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象，如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金，并且相當嚴重。
1.4 缺乏統一的社會保險檔案管理規范和標準。目前，我國檔案行政管理部門還未對社會保險檔案工作作出明確規定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉等方面還未制定統一的標準要求。社會保險檔案直接關系到個人的關系流動、轉接，一個參保人員從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節，辦理有關手續，填寫保險卡及有關表格，作為最原始的資料存入個人檔案。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，都將是今后支付社會保險待遇的重要依據。2009年，最后一次國務院常務會議決定在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”;從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。這就要求社會保險檔案管理需要具有相當大程度上的統一性，不僅是市和轄市區之間的統一，而且是全國、省、市、縣從上到下的統一。而目前的實際情況是社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂信息不能共享。
1.5 社會保險檔案管理人員不專且專業知識水平偏低。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業的知識和技術支撐。從社會保險檔案管理人員配備現狀來看，檔案管理人員不專，兼職現象嚴重，而且檔案管理專業知識水平及學歷不高，嚴重影響著社會保險檔案管理的水平。
2 加強社會保險檔案管理的對策
2.1 進一步完善社會保險檔案立法，建立完善的社會保險檔案管理法律法規體系。雖然我國已經建立了一系列社會保險檔案管理的法律法規制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國保險種類的增多，以及對養老方式觀念的改變，應根據新時期社會保險檔案事業發展的客觀要求，結合新時期社會保險檔案工作中出現的新情況、新問題及時加以規定。健全有關檔案管理制度，完善社會保險檔案從業資格管理與培訓等檔案人員的制度，加強對檔案工作監督等內容，完善法律責任的具體規定。
2.2 增強管理意識，加強社會保險檔案隊伍建設，建立定期監督檢查制度。社會保險檔案管理工作政策性強、專業性強，對從事檔案管理的工作人員的素質要求也很高。應增強領導干部和檔案管理經辦人員的管理意識，加強對業務人員的檔案法制教育和專業業務培訓，嚴格檔案從業人員準入制度，建立業務過硬、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責人依法履行對本單位檔案工作負有的職責，并建立定期監督檢查制度，建立檢查結果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規范化、標準化發展軌道。
2.3 加強社會保險檔案信息系統管理工作。目前大多數檔案室仍在沿用傳統的手工操作的模式，查找資料費時費力，數據統計困難且不準確。地方政府應結合本地區的實際情況，利用推廣應用數據庫技術、網絡技術等現代化科學手段，有針對性地開發信息系統，完善社會保險業務檔案信息管理工作，實現信息資源的共享與整合，培養專業檔案管理工作隊伍，通過業務檔案管理信息系統，依靠科技力量提升工作質量和服務水平。確保為參保單位和個人提供檔案信息查詢服務，并接受監督。社會保險業務檔案管理是支撐養老保險制度健康運行的一項十分重要的基礎性工作，只有依法加強和規范檔案管理，才能不斷提高經辦能力和管理水平，以推動新時期社會保險經辦工作的標準化和規范化，實現社會保險事業可持續健康發展。
2.4 正確定位社會保險檔案管理工作。檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。進入后保管時代之后，社會公眾對檔案的認識已經不再僅僅是行政機構的產物，而更多的是一種社會記憶、文化記憶。社會保險檔案正是在個人參與社會保險這一社會實踐活動中形成的記錄，它不僅具有證明價值、參考價值，也是我國社會保險工作開展過程中產生的文化印記，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，也是記錄社會保險事業的有力憑證。
2.5 加強社會保險檔案人員業務培訓。組織社會保險檔案人員參加業務培訓，提升其政治素養、專業素養和文化素養，培養和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現代化進程，為社會保險檔案管理事業可持續發展提供人才保證。
2.5.1 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的政治素養。社會保險檔案人員隊伍應該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應在正確的政治方向、堅定的政治立場、鮮明的政治觀點、嚴肅的政治紀律、高度的政治敏銳性指引下進行。否則，就會墜入社會保險檔案工作的誤區。
2.5.2 加強培訓要注重提高社會保險檔案人員的專業素養。社會保險檔案管理人員要具備相應的專業知識水平，系統地學習和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責和任務，以及歸檔的范圍及整理要求;學習《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，具有較全面扎實的實踐技能。因為檔案是一種知識載體，社會保險檔案管理人員要發揮社會保險檔案的社會效益，只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況，解決新問題。
筆者收集的部分地方管理規定中，對社會保險檔案概念有三種解讀，即社會保險機構檔案、社會保險專業檔案和社會保險檔案。這三種概念正好由大到小兼容。社會保險機構檔案是指社會保險機構形成的所有檔案，包括文書、會計、業務、聲像、電子等門類。例如《山東省社會保險檔案管理暫行辦法》。社會保險專業檔案是指社會保險機構業務部門在經辦過程中產生的基金會計和專業性文件材料，例如《天津市社會保險業務檔案立卷歸檔暫行規定》。社會保險檔案是指社會保險機構業務部門在經辦過程中產生的、除基金會計材料之外的專業性文件材料。如《廣東省社會保險業務檔案管理暫行辦法》。
對于上述概念的選擇，都是地方社會保險部門和檔案行政管理部門基于對本地區實際工作情況的考慮而做出的。第一種概念固然有全局觀，但與2006年年底剛剛頒布的國家檔案局第八號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》相抵觸。第二種概念專業檔案特點突出，但管理難度較大。雖然基金會計材料在社會保險部門產生的專業性文件材料中所占比例極大，理應進行重點管理。但這部分材料明顯屬于會計檔案范疇，其管理方式和歸屬流向理應由國家財政主管部門提出規范要求。僅由勞動保障部門和檔案行政管理部門提出規范要求就不甚合適。因此筆者認為，從國家勞動保障主管部門和檔案行政管理部門宏觀管理的角度出發，應當選擇第三種概念為社會保險檔案概念。這樣，既能夠突出專業檔案管理特色，也能掌握社會保險機構發揮職能產生的特色檔案。
二、歸檔范圍
養老、醫療、失業、工傷和生育是覆蓋面最大的五個社會保險險種。部分地區亦開展了農村養老保險和農村醫療保險。社會保險檔案的歸檔范圍亦應將上述險種業務經辦過程形成的專業性文件材料容納其中。由于地方社會保險機構設置不同，既有“五險分設”的，也有“多險合一”的和“五險合一”的，這就造成各地社會保險機構的歸檔范圍也各不相同。從國家勞動保障主管部門制定政策和地方社會保險機構工作實際來看，各個保險險種經辦程序雖然各不相同，但也有共同的管理環節。例如：五大險種均要求進行社會保險登記，對參保單位的相關情況材料進行留存；而且，五大險種都要進行針對性稽核，對騙取保險金案件按既定程序進行查處。但是，養老、醫療和工傷等險種還要進行個人賬戶管理，醫療和工傷保險還要進行定點醫療機構或個人的管理。所以說，經辦過程形成的專業文件材料既有不同，也有共性。因此筆者認為，社會保險檔案的歸檔范圍既要按不同的社會保險險種詳列形式一致的文件材料，也要指出不同保險險種的特殊內容文件材料。
三、分類整理
從上述歸檔范圍來看，筆者認為應將社會保險分為單位管理類、個人賬戶類、定點監管類和社保稽核類。不同類別的專業性文件材料不宜混合在一起整理。由于各地參保單位和參保者數量各不相同，產生的專業性文件材料數量差別較大，國家勞動保險主管部門和檔案行政管理部門不宜對單位管理類和個人賬戶類文件材料提出統一的整理要求，而應當讓各地根據本地區實際情況做出整理方式規定。相對而言，定點醫療機構、零售藥店定點醫師的數量不多，社會稽核案件數量亦不是很大，這兩類文件材料倒是可以采取規定劃一的整理方法。
四、保管期限
筆者認為，社會保險檔案的保管期限劃定應根據維權需要、保護隱私、便于操作等多種因素進行綜合考慮。
對于參保者個人而言，社會保險待遇事關個人的切身利益。社會保險部門也提出了對參保者跟蹤一生、記錄一生、保障一生、服務一生的理念。因此，社會保險檔案個人賬戶類就必須以賬戶注銷作為計算保管期限的起始點。賬戶注銷既有可能是參保人死亡，也有可能是參保人停保。同理，參保單位類也必須從其賬戶注銷后開始計算保管期限。依照這個模式，定點監管類從定點資格撤銷起開始計算，社保稽核類從案件結案時開始計算。這樣，可以使檔案人員很方便地掌握鑒定時機。
至于社會保險檔案的保管期限，筆者認為應當使用標識制，而且不必設多個檔次。筆者建議，社會保險檔案的保管期限分為“永久”和“三年”兩種。單位管理類中，在本地區經濟發展過程中有代表性的民營企業的賬戶為“永久”，其余單位賬戶為“三年”。個人賬戶類中，對本地經濟文化發展做出突出貢獻的參保者賬戶為“永久”，其余個人賬戶為“三年”。定點監管類中，發生過重大醫療事故、重大意外事故、惡意騙保案件的機構或人為“永久”，其余機構或人為“三年”。社保稽核類中，涉案金額巨大的案件為“永久”，其余案件為“三年”。
1.社會保險改革的需求。社會保險改革需要對傳統檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。在傳統社會保險檔案管理中，主要是紙質資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時代下，社會保險檔案的管理工作必然要與信息技術相結合，建立社會保險檔案系統，對傳統檔案管理方式進行革新，確保社會保險檔案的完整性，為社會保險工作開展提供依據。
2.社會保險業務發展的基本要求。社會保險工作的開展十分復雜，社保工作的落實會產生大量數據和信息，如果這些信息及數據資料沒有進行妥善保管，則會造成數據丟失，對社會保險工作的開展產生阻礙[2]。此外，由于各個企業及單位中經常會出現人才流動的現象，保險繳納也會產生相應的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉移，并由新單位予以保管，雙方共同協定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。
二、加強社會保險檔案管理的具體措施
1.加強社會保險檔案管理制度的標準化建設。社會保險檔案管理工作需要進行標準化管理和規范管理，首先需要加強社會保險檔案管理制度，確保社會保險檔案管理規范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并將這些材料進行科學的分類，做到規范化檔案管理。對于不同門類檔案，尤其是社保檔案中的專業檔案、會計檔案、生育、醫療、工傷、養老等社會保險審批材料、證明文件和統計報表等按照保管期限和歸檔范圍進行劃分，確保社會保險工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依[3]。與此同時，還要對社會保險檔案信息資料進行整合，實現信息資源共享，從而提高社會保險檔案的管理效率，規范化的社會保險檔案管理制度，才能促進檔案管理的規范化、標準化與科學化。
2.通過信息技術加強社會保險檔案管理。現代化社會保險檔案管理工作必然會應用到信息技術，大大提高檔案管理水平和管理效率，在傳統檔案管理中主要是以紙質檔案材料為主，在檔案分類、裝訂與存儲等工作中的工作量較大，信息化時代下電氣檔案管理必然會替代手工操作，充分發揮電子檔案信息資源優勢。電子檔案管理工作，需要加大資金投入力度，全面建設基礎設施，購置檔案管理的必要設施，使檔案盒裝置檔案更加完善，確保檔案管理的有序性和安全性[4]。與此同時，采用計算機技術實行一體化的管理模式，通過自動索引檔案信息，編制檔案邊牧，對統計資料進行快速統計，從而快速實現網上互聯。所有參保人員在紙質檔案材料的填報時，需與電子信息條目保持一致，使電子信息系統數據更加完善和完整。
3.加強人員培訓，提高社會保險檔案管理人員的專業技能水平。由于社會保險檔案管理工作具有較強的業務性和政策性，檔案管理人員在從事相關工作時需要對相關法律法規進行充分了解和全面掌握，還要具備一定的計算機操作技能。因此社會保險部門需要加強社會保險檔案管理部門建設，組織相關管理人員定期開展業務培訓，加強檔案管理人員的作風建設和思想建設，建立穩定的社會保險檔案管理隊伍，確保社會保險檔案管理工作的連續性，打造業務精湛、作風優良的檔案管理隊伍，為社會保險工作奠定堅實的基礎。
結語
總之，在現階段，傳統的社會保險檔案管理模式和管理方式已經被規范化、標準化和信息化的檔案管理模式所取代，促進社會保險工作健康發展與持續發展，為社會保險工作的開展提供了充足的依據。
【參考文獻】
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我國新型農村社會養老保險檔案是一種農村養老保險經辦機構運用文字材料、電子文檔及其他不同的載體對新型農村居民進行養老保險參保情況的記載，這些記載內容具有法律效力的特點，有效地將農村養老保險文件、個人投保狀況及經辦投保業務等內容記錄在案，便于經辦機構及投保個人的查詢。具有政策性強，操作性能高；農村居民投保牽涉面廣；農村居民流動性加大等特點。
二、新農保檔案管理工作現狀分析
在新型農村社會養老保險檔案管理體系中，我國農村參保人數眾多，內容復雜，在農民的養老檔案中涉及到個人參保的詳細個人信息、農民交納的養老保險金額、個人的養老保險賬戶中基金的轉入轉出的管理以及保險關系因變動產生轉移發生接續等內容，都要全面細致地記錄在案，但由于農村人口流動大，情況較復雜，不及時將變動信息提供給社保經辦人員，造成檔案資料一次錄入或缺項，就從此不再有所更改的現象。在檔案信息采集過程中，檔案信息采集不全，使檔案管理資料不詳細，對農村居民養老保險檔案對象統計不全，管理規范和標準也不統一，對資料的歸檔口徑、分類標準、分級管理以及檔案管理的保存期限等事項，經辦人缺乏熟知程度，無規范、無要求地處置檔案資料。
三、加強新農保檔案管理工作的建議
1.制定法律法規，依法治檔
新型農村社會養老保險檔案工作，要依據國家的法律法規，求真務實，統一標準，吉林省政府先后頒發了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》等文件，由社會保障局統一領導，各地區的鄉鎮領導負責，對檔案資料的收集渠道、方式及分類歸檔管理，設立規范管理的檔案管理庫，添置檔案柜、檔案袋及其他相關檔案整理工作的管理要件，進行集中管理并制定相關的檔案管理制度，包括檔案的查詢、保管及銷毀制度，都要有章可循，使檔案工作真正地服務于廣大農村民生。
2.加強宣傳力度，強化檔案管理人員的素質
通過新農保的普及宣傳，參保人員更加了解新農保的政策及信息，知曉參保的重要性，促進新農保深入人心。吉林省社會保障局每年舉辦一次組織全省新農保業務檔案培訓，加強社會保障人員的素質，時間定為1-3天，旨在提高檔案管理人員素質，掌握熟練的檔案管理方法和操作技能，使檔案管理人員在管理意識中改變原有的觀念，明確自身所在位置的責任及重要性，意識到養老檔案管理是民生期盼的“放心屋”，提高管理好新農保的責任心，增加他們為民謀福的幸福感，為新農保資料內容完整做好服務工作。同時，減少檔案管理人員的調動頻率，保持檔案管理隊伍的穩定性。
3.加強現代化信息管理，實現檔案信息共享系統，提升檔案管理水平
新型農村各具特點，人數多且分散，參保繳費的方式各有不同，且參保期限及享受的待遇保障周期相對較長。農村居民向城鎮流動頻繁，工作單位也處于變動之中，尤其是農村女性由于結婚嫁到男方所在地而將戶口進行遷移，養老保險檔案也隨之變動，提供的檔案信息變動情況不及時，要保證檔案資料完整、準確性，工作量很大。積極推崇通過與政務網絡連接，各地檔案資料通過數據信息平臺實現檔案管理的現代化，完成對農村居民的信息檔案的變更、增加及查詢等功能。檔案管理人員將真實有效的養老保險檔案輸入計算機，在檔案資料管理庫進行統一管理，實現養老信息辦公、資料存檔及對外查詢一體化，保密性強，安全性高，可以有效地防止不法分子對養老保險數據信息進行非法修改，以免農村居民的經濟受到損失。
作為社會主義和諧社會建設過程中的一項重要內容，社會保險檔案管理意義重大，其不僅與廣大勞動者的利益緊密相關，更是國家經濟與社會穩定中一項不可或缺的工作[1]。社會保險檔案的完整、安全與有效利用，可讓廣大勞動者的合法權益得到切實維護，有利于社會的和諧穩定。不斷深化的社會保險改革，逐漸擴大了社會保險覆蓋面，也使社會保險業務量與檔案數量呈不斷上升趨勢。因而，檔案管理部門的當務之急便是做好社會保險檔案管理，使其更加科學化、規范化。
一、新形勢下加強社會保險檔案管理的必要性
（一）是深化社會保險改革的需要
做好檔案管理工作，是改革傳統檔案工作的必經之路，只有完善的檔案管理體系，才能高效開展社會保險工作。社保檔案中對資料信息有完善的記錄，若將原始資料丟失，要想補回就非常困難，以致于無法繼續進行保險工作。因而，加強社保檔案管理是一項非常嚴格的工作，傳統檔案管理的范圍局限于紙質檔案資料，沒有真正運用到信息化技術。不斷發展管理技術，促使社保工作也開始進行改革創新，而這就需要完善的檔案信息為其提供支持。
（二）是社會保險業務本身的必然要求
社保工作具有復雜的發展形式，隨著工作的落實，也會有大量的信息數據產生，若缺乏有效管理，就會造成數據丟失，進而使保險辦理工作受阻。加之各單位經常出現人才流動的情況，保險繳納單位也相應的發生變化，嚴格管理檔案，就不會使社保繳納因為人才流動而出現混亂的情況，保證工作的持續發展。人才流動期間需要轉移部分信息資料，由新的用人單位繼續保管，雙方共同協定社會保險繳納情況。保險行業本身就具備嚴格的制度體系，加上檔案管理與社保工作特征相符，也可保障后期工作的順利發展。
（三）有利于社保部門提高業務質量和辦事效率
嚴格管理社保檔案，可規范基層員工工作開展形式，更高效地服務于社會群體。通過查看總結檔案內的信息資料，可以從中發現工作中的不足之處，并通過整理探討制定有效的解決策略。
二、加強社會保險檔案管理的設想
（一）提高全民的社保檔案意識
做好社保檔案管理工作，第一步便是要促進群眾檔案使用意識的增強。與基層檔案工作人員相互配合補充檔案內容，核實檔案中的基礎信息，及時整改不完善的內容，如此才會更加真實有效的開展檔案管理工作[2]。另外，還要提高工作人員的積極性，對檔案管理職業予以明確。保障基礎設施的完善，更換使用時間較長，存在嚴重老化問題的設施，將提升使用安全性為目標。定期檢驗檔案管理情況，及時解決發現的問題，以得到群眾的認可。檔案管理在注重安全的同時，更應該將檔案的使用價值發揮出來。
（二）加強制度標準建設，實現規范管理
做好新形勢下的社會保險檔案管理工作，就要在社會保險檔案的科學化、標準化建設上加大力度，以制度規范管理。加強各個工作環節的研究，如社保檔案的收集、歸納、整理、保管和利用等，對各項規章制度予以建立健全，保證社會保險檔案管理的規范有序，只有這樣才可完整收集文件材料，并將其科學分類，做到規范整理[3]。對于門類不同的檔案，特別是社保檔案中的會計檔案、專業檔案以及醫療、養老、工傷、生育等各種審批材料、統計報表、證明材料等不同載體、不同內容，要對歸檔范圍與保管期限進行劃定。制定社保檔案管理規范，但要注意科學統一，確保具有較強的操作性，讓社會保險檔案工作有法可依、有章可循。同時，要進一步整合和共享社保檔案信息資源，促進社會保險檔案管理效率的提高，讓其作為一種有力工具保證社保工作的順利開展。只有具備了規范的檔案管理制度，才可使檔案管理走上科學化、規范化和標準化方向的道路。
（三）利用技術，推進社會保險檔案信息化建設
要科學管理，以現代化方式進行檔案管理。針對紙質檔案材料，要在分類、存儲與裝訂上分別做到科學化、標準化與規范化，并要以電子化操作代替過去的手工化操作，將電子檔案信息資源的作用充分發揮出來。為做好檔案管理工作，還要在資金上加大投入，對基礎設施建設進行優化，根據要求購置必須的檔案管理設施，以標準的檔案盒裝置檔案，使檔案管理更加有序和安全。同時，采取計算機一體化管理模式，自動快速編目檔案，自動索引檔案信息，快速統計資料，讓系統的網上互聯得以實現。另外，要求所有參保人員在填報紙質檔案材料時，一定要和電子信息系統條目相一致，保證完整錄入電子信息系統數據。經辦人員在審核時要嚴格，在錄入時做到細致認真，保證錄入的都是合格的，每錄入一批就要立即進行管理，針對一些殘缺不全的材料，嚴格補缺補差，使紙質檔案與電子檔案的完整性與正確性得到保障。
（四）搞好人員培訓，提高社保檔案管理隊伍的業務技能
社會保險檔案工作具有很強的政策性與業務性，作為檔案管理人員不但要將相關的法律法規與業務知識做到了然于心，計算機實際操作能力也是不可缺少的。因而，社保部門應加強和檔案行政管理部門的聯系，積極組織社保檔案管理人員參與相關業務培訓，相互交流經驗，并針對檔案管理人員的思想、作風建設做進一步加強，穩定隊伍，以使檔案工作的連續性不受影響，打造一支作風優良、業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。
（五）加強服務，深化社會保險檔案的開發利用
各級社會保險經辦機構，應針對社保業務檔案制定相關查閱利用制度，根據規定向群眾提供檔案查閱利用服務，并將查閱利用記錄在冊，以為有關人員提供準確、便捷的查詢服務。作為一個服務窗口，社會保險是為廣大人民群眾服務的，每個保險檔案人員的言行舉止不但代表著自身素質，也代表著單位與社會保險部門。為此，社保檔案管理人員必須進一步增強自身的服務意識，將文明禮貌用語用到平時的工作中，把服務承諾制與責任追究制落到實處。每位社會保險檔案管理人員都要以熱情的態度對待群眾，針對確定不了或政策中沒有做出明確規定的問題，切忌擅做決定，一定要在向主管部門請示后，再清楚的解釋給利用者。只有為檔案利用者提供有效的利用服務，才可將社會保險檔案應有的作用發揮出來，服務利用者，讓廣大利用者滿意。隨著我國社會保障工作的深入推進，陳舊的管理模式逐漸被人性化管理、網絡化管理以及規范化管理所取代，若要保證社會保險工作的發展更加健康、有序，使其充滿生機與活力，社保檔案工作就必須同時展保持一致，致力于改革創新。需知，社會保險檔案管理的好壞與千百萬人的利益以及社會的和諧穩定有著直接關系。社會保險檔案有利于社會保險經辦機構更好地開展社會保險工作，促進社會保障體系的建立進一步加快，讓社會保障事業朝著健康、穩定的方向發展。
參考文獻：
[1]王淑敏.如何做好新形勢下社會保險檔案的管理工作[J].企業改革與管理，2016，06：29-30.
近年來，我國社會保險事業發展迅速，這些社會保險檔案真實地記錄社會保險制度從開始建立到逐步完善的過程。隨著參保人數的增加，社會保險檔案數量也日益增長，給社會保險的管理工作人員帶來了挑戰。所以，建設和諧社會，更好地完善社會保險檔案的管理工作勢在必行。
一、社會保險檔案的含義
社會保險檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個機關、各社會團體、企業、事業單位為員工辦理社會保險、醫療保險、生育保險、工傷保險和失業救濟保險等各類保險項目過程中形成的記載各個員工參加各項保險統籌繳費多少、時間長短、計發養老待遇、因工作變動而至保險統籌關系轉變等情況，具有實際工作查考的檔案材料。
二、社會保險檔案的歸檔范圍
（一）政策依據類。國家和地方出臺的社會保險制度以及相應的政策法規，社會保險繳費、經辦機構和待遇支付辦法方面的規范性文件。（二）業務憑證類。各種社會保險費用的繳費憑證、扣費憑證、轉接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報銷憑證和理賠給付憑證等。（三）結算賬卡類。各類社會保險費用繳費花名冊、參保人員的保險手冊支用給付賬冊、單位各項社會保險費用管理手冊、匯繳賬冊以及保險統籌關系轉接清手冊、職工各項保險管理卡片和轉接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊等都應統一立卷，做到人手一份社會保險檔案案卷。（四）電子檔案類。社會保險工作實現辦公自動化和以后形成的各種信息和數字檔案等。（五）統計報表類。支用給付統計表、參保人員工資變動情況統計審核表和各類社會保險費用匯繳統計表等。（六）離退休人員的社會化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調整養老待遇、遺屬待遇的申報表。
三、社會保險檔案管理存在的問題
（一)社會保險檔案的管理制度不夠規范。目前，從我國社會保險檔案管理狀況來說，各地的社會保險經辦機構能夠按照國家檔案管理的有關規定管理的并不是很多，由于各個地方的社會保險存在一定的差異性，更沒有統一的社會保險檔案管理的文件，所以各個地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應用和管理上有很大差別。（二）社會保險檔案的管理意識不強。社會保險檔案的管理意識薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因為對社會保險檔案管理工作的認識缺乏，很多社會保險經辦機構單方面注重資金投入和社會保險工作的領導，最終輕視了對其技術支持和資金支持，所以，使社會保險檔案管理工作增加了難度，社會保險檔案的管理的工作效率大大降低。（三）社會保險檔案管理的工作人員難以落實。對于不健全的社會保險部門檔案機構，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經過培訓，使社會保險檔案的質量受到嚴重的影響。（四)社會保險檔案管理條件不合格。因為沒有專門的場地，缺少管理經費，所以社會保險經辦機構對社會保險檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會保險檔案只好讓經辦人自己保管，使社會保險檔案存在很多不安全因素，對日常經辦工作帶來諸多困難。（五）社會保險檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計算機技術迅速發展，很多社會保險管理部門在工作中逐漸的使用信息技術，但是由于設備、資金、專業技術人員等限制，社會保險檔案管理的信息化難以實現，很多社會保險機構都是采用紙質材料，所以社會保險查詢訪問的難度大大的增加，容易造成社會保險檔案資料的丟失。
四、社會保險檔案管理的合理化建議
（一）加強業務能力，實現社會保險檔案管理的系列化和規范化。社會保險業務具有涉及面廣、專業性突出、政策性強和工作量大等特點，所以，社會保險檔案管理要合理布局、統一規劃、分步實施，制定出規范的社會保險檔案管理業務，使社會保險檔案業務工作有依據可查，把工作的總體目標納入到相關人員，有計劃、有監督、有懲罰地進行。（二）社會保險檔案管理要立卷整理。對于紙質檔案，根據檔案的形成規律和特點，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進行整理和分類。對于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規范入檔。（三）社會保險檔案管理人員整體專業水平要提高。社會保險檔案管理人員的業務水平低，社會保險部門要引進檔案專業人才和對現有的管理人員進行培訓，使社會保險經辦機構整體素質得到提高，實現社會保險檔案管理規范化、精細化和標準化。（四）建立合理的檔案管理制度。針對管理工作的現狀，應該建立標準化的工作流程、檔案查閱、檔案接收等級制度、電子檔案管理制度和檔案室工作制度，加強完善社會保險檔案管理工作制度
