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中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01
加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映[1]。
1 醫院人事檔案管理的重要性
醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫院人事檔案管理的好方法，醫院領導要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫院領導決策等提供檔案信息服務。當前醫療體制改革在不斷深化，作為改革核心內容的人事制度改革也在不斷深人進行，醫院人事檔案管理是醫院人事管理的一個重要組成部分，它為醫院建設提供各類人才信息和用人依據，是醫院人才開發的重要資源，是醫院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務和開發利用上下功夫。
2 建立醫院人事檔案管理制度
醫院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎工作。建立健全檔案管理的各項規章制度。加強人事檔案管理，促進檔案規范化，發揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。
3 加強檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員要對檔案工作細致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發檔案信息資源和加速管理現代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫院建設服務，都具有積極的促進作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業心、責任感，加強學習，提高業務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。
4 加快人事檔案管理的現代化
在人事檔案管理領域，須按照國家標準和行業標準來實現人事檔案管理現代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學化、現代化包括管理手段和管理理念的科學化、現代化。充分借助計算機技術這一現代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。醫院人事檔案管理數據庫、人事信息系統的建設是一項長期的任務，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫院人事檔案管理，加強檔案管理的現代化手段，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績?？傊胶庥嫹挚ㄍㄟ^指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
一、煤炭企業人事檔案管理的作用
1、為企業選拔人才。在當今各個企業激烈的競爭中，起核心作用的就是人才的競爭。而在企業的人事檔案管理工作中，人事檔案管理不僅是人事管理工作中的重要組成部分，同時它也是企業發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。因此，煤炭企業人事檔案的管理，能為企業提供了人才的信息，還對今后企業的發展有著重要作用。
2、有利于企業的管理。在煤炭企業的生產活動中，企業的工作人員由于工作的性質，人員的流動性大，同時企業人員交替頻繁，因此，就要求企業的人事檔案管理部門能充分的發揮出其應有的作用，對各個崗位上的工作人員，都應仔細的對其檔案進行核對、管理。以便在今后企業的生產過程中，能及時的對工作人員的詳細信息進行核實，從而實現企業對人才的挖掘，在有利于企業發展的同時，還能保證企業生產的正常運行，還有利于企業在生產管理的過程中對其進行有序的管理，為今后企業的發展奠定結實的基礎。
二、煤炭企業人事檔案管理存在的問題
1、煤炭企業人事檔案模式單一。在我國大部分的煤炭企業人事管理中，人事檔案管理的模式比較單一，這樣不符合企業職工層次的多樣性，例如：固定工、合同工的檔案管理；干部檔案與技術人員檔案管理等都混為一體，使檔案管理出現混亂，不利于人才的管理與資料的查找。同時在管理的過程中，單一的檔案管理，僅僅限于本機構的人員，方便查找和使用，但由于檔案涉及的面比較狹窄，在一定程度上有利于檔案的保密。然而在很大程度上，煤炭企業的人事檔案管理已經不能適應企業職工類型的多樣性。
2、煤炭企業人事檔案的內容不夠完整。由于市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大的改變，而煤炭企業在對員工進行招聘的過程中，只會過多的注重人員的能力，因此企業在對其進行管理、束縛的過程中，主要依靠的就是所簽訂的合同、協議，而不是人事檔案。因此在對檔案的管理中，就會造成檔案的不完整，由于煤炭員工的流動性比較大，很多人為追求自己的利益，不斷的跳槽，因此就會在一定程度上出現“死檔棄檔”以及“人檔脫節”等現象的發生。
3、檔案管理人員素質薄弱。在煤炭企業人事檔案管理所存在的問題中，檔案管理人員的素質薄弱也是其中之一。由于檔案管理人員的素質薄弱，因此認識不到檔案管理的重要性，沒有充分的重視檔案管理工作，甚至在一些企業中還會出現檔案人員的頻繁更換，因此就造成了檔案內容脫節、丟失、損壞等。同時隨著企業規模的不斷擴大，企業員工的不斷增多，與此同時檔案數量也在不斷的增加，因此就需要管理者在對其進行管理的過程中，制定完善的管理措施。
三、針對所存在的問題提出的策略
在現實中，人事檔案管理往往容易被企業單位所忽視，隨著新時期黨的新要求部署，對干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，更高的標準，越來越重視人事檔案的管理，現行的一些人事檔案管理和檔案利用方面的不足逐漸凸現出來。
一、干部人事檔案，管理與利用中主要存在的問題
（一）始終未能認識到檔案管理的重要性。長久以來，檔案管理人員甚至企業未對人事檔案管理予以足夠的重視，認為檔案管理不過是保存曾經的歷史信息記錄，甚至個別的新員工不知道有個人檔案的存在，也不知哪些該歸檔，從領導到具體的管理人員也存在得過且過的思想，導致長期不重視人事檔案，管理制度不嚴，人事檔案工作長期處于不被重視，被動應付的狀況。
（二）管理人員配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員平時沒有時間整理檔案，只在需要時才會去檔案室查閱，加之長時間的無專人管理，致使企業或單位的檔案管理工作根本無法達到標準化的要求。檔案存放凌亂、部分檔案內容缺失等問題更是常見，甚至有部分材料根本未經專業處理，只是機械地放入歸檔，入檔不及時，沒有分類、歸檔、鑒別。在平時工作中也常出現以往檔案歸檔不及時，導致部分檔案在使用時所查無據，影響工作中的使用。
（三）檔案交接方面的問題。首先，檔案交接不及時，部分單位根本未對檔案交接工作給予足夠的重視，領導也未能做到嚴格把關。于是，常常出現人員離崗，其檔案仍在原單位的情況出現。此外，由于未能及時辦理檔案交接手續，致使檔案數量、檔案真實性等問題責任不清，長此以往便會產生歷史遺留問題，更是無法得到有效解決。其次是檔案交接手續的不規范。根據檔案管理的相關規定，檔案交接是一項責任極其重大且不容一絲馬虎的工作，且應指定專人負責檔案的交接工作。然而現實是，由于基層單位檔案管理人員職位的頻繁變更或離崗，為方便起見，管理人員的交接未能按照規定程度來執行，該查不查、該簽字不簽字等現象更是屢見不鮮。再次是對檔案交接工作的監管不嚴格。按照檔案管理的相關規定，檔案交接過程必須接受領導的監督，待領導確認并簽名后方可生效。然而部分單位領導將檔案交接的監督工作視為其他事務，認為這是檔案人員之間的事而與自身無關。從而面對檔案交接工作，往往只是簽個字，沒有遵循首問負責制，甚至從不過問檔案交接的準備工作。1.人事檔案內容失真。在人事檔案審核工作中，經常發現個人檔案內容中出生年月公歷、農歷隨意填寫，有的出生年月隨意更改，有的檔案中甚至有多個年齡，嚴重影響檔案質量。又如：參加工作時間填寫不一致，由于本人不負責任地隨意填寫，給相關部門帶來不便，使得相關部門需投入人力、物力、時間去甄別鑒定。2.人事檔案材料不全。由于人們對人事檔案不重視，覺得履歷表、年度考核表經常填，有的人在填寫表格時，不根據要求填寫；有的人不知道應及時將學歷、培訓、職稱等材料存放單位的人事部門人事檔案中，導致個人檔案材料內容不全。
人事檔案是個人參加各種社會實踐活動的歷史記錄，是個人成長經歷的客觀反映,是個人社會生活的“伴生物”，一直以來，人事檔案是人事管理的重要依據,也是一種全國通用的人才評價工具。社會由人組成，更突出地表現為復雜交錯的社會關系。人的活動創造了社會，而社會又不斷地影響著人。對于一個人來說，社會是他生存的環境，對他的生存與發展都存在著很大的影響。社會的發展，又有賴于人的努力。是人類的活動創造了社會，推動了社會的發展。因此，對人的研究成為了哲學、管理學、社會學等眾多學科的要務，社會管理從某種意義上講也可以被看作為人的管理。
一、人事檔案管理研究趨勢展望
通過梳理現階段我國人事檔案管理研究的理論成果，筆者認為，未來一段時間內的人事檔案管理的研究，需要在以下幾個方面進一步加強。
（一）加強人事檔案工作改革的研究
我國的人事檔案工作是在戰爭時期人事檔案管理的基礎上建立和發展起來的，人事檔案的作用在很大程度上表現為管理人、控制人。這種歷史遺留下來的特點很突出地反映在人事檔案的內容上，重政治歷史、輕工作實績，重思想品德、輕才能成就，無法全面、完整地反映一個人的真實面貌。在當今競爭愈加激烈的信息化時代，傳統的人事檔案內容明顯不符合時代潮流，無法在人事工作中發揮應有的作用。因此，人事檔案內容及其管理到了非改革不可的時候。關于人事檔案改革的研究，已有不少學者提出了一些改革思路，譬如，陳兆祦提出要改革人事檔案的“終身制”，王英瑋提出要改革人事檔案的管理機制，等等。筆者認為，還需要進一步加強人事檔案改革的研究，研究內容主要應集中在人事檔案管理體制的改革和人事檔案本身的改革等方面。
（二）加強人事檔案的“三化”研究
人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現代化、規范化和標準化。現代化是人事檔案工作在信息化時代的必經之路，是新形勢下人事工作發展的需要，這就需要進一步研究人事檔案的數字化、數據庫建立、管理系統研發、信息網絡化建設等核心問題。規范化是實現人事檔案管理現代化的重要中間環節。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統一、裝訂不整齊、書寫不規范、管理不規范等現象還比較突出。因此，加強人事檔案管理的規范化研究，建立嚴格的管理規章制度，為人事檔案規范化管理提供理論支持與方法指導，已成為迫切需要解決的重要問題。另外，標準化也是實現人事檔案管理現代化的重要基石。加強人事檔案標準化建設研究，特別是要加強人事檔案載體標準、格式標準、管理標準等方面的研究，建立健全人事檔案。
二、計劃經濟體制下人事檔案管理的特點
（一）人事檔案是員工的身份證明,關系個人的切身利益
在計劃經濟體制下,無論是企事業單位,還是政府部門,員工都由干部、工人組成;人事檔案是根據人事管理的需要建立起來的,因此,相應地分為干部檔案、工人檔案;而一般的農民以及城鎮無業人員,即使擁有部分人事檔案材料(如學生檔案),如果沒有獲得干部或工人份,其最終是沒有人事檔案的。可見,人事檔案是員工的身份證明。個人在國家社會、組織單位的地位和權利都由這一身份證明所決定。人事檔案幾乎決定了個人的生老病死，例如，招工、錄干、調動工作、晉升、加薪、公費醫療、福利待遇、離退休等等都由人事檔案中的相關內容來證明或確定。甚至,當事人的家庭生活、子女前途都由人事檔案來決定,例如,領取結婚證,分房,子女入戶、上學、頂職等都須由人事檔案所在單位提供各種證明材料。
（二）人事檔案是單位控制員工的有效手段，員工因人事檔案而被迫依附于單位
人事檔案雖然是個人社會生活的歷史記錄,但是,在計劃經濟體制下,人事檔案由單位建立,由單位保管,主要供單位利用。一般情況下,只有單位組織人事管理部或人員能利用員工的人事檔案,而人事檔案對當事人與他人都是保密的。而且,我國實行人檔合一,檔隨人走的人事檔案管理制度。個人到哪里工作、學習,其人事檔案必須跟隨轉移到哪里。人事檔案不能轉移,個人就無法流行動。離開人了人事檔案,員工就會失去身份證明,其本人和家庭就會前途難卜,命運堪憂。因而,個人完全依附于人事檔案。因為人事檔案由單位所管控,所以,單位憑借對人事檔案的控制權就可以容易地控制員工,員工則因為人事檔案的約束而完全依附于單位,不能隨便調離單位。
三、對傳統人事檔案管理制度與管理方式的挑戰
理念指導制度，制度又約束行為（方式）。由此可見，有什么樣的理念，伴隨而生也就會有什么樣的制度與管理方式。在保守的“管”字當頭的理念下，傳統的人事檔案管理制度和方式猶如一潭死水，毫無生機。筆者查閱了部分單位的人事檔案管理制度，盡管內容上略有差別，但印象最深的就是大多數單位人事檔案管理制度開篇的“保密”二字。也就是在這種略顯“左”的保密思想下，無數人事檔案人耗掉了青春，耗掉了熱情。人事檔案工作逐漸成了一項默默無聞的工作，因為它不像其他工作那樣容易引人注意，發揮不出多少作用，更不容易取得明顯成績。有些單位的領導干部和部分同志更認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，出現那種要用時想到、不用時不要、考核檢查時才突擊整理的現象，平時對檔案工作缺少投入，出現問題后也不積極主動地去想辦法解決。導致了全國上下整體人事檔案工作一直處于被動應付的狀態。結合當前實際來看，比如《干部檔案管理條例》規定“干部檔案實行黨委或行政主管部門領導下集中統一和分級負責的管理體制”。
四、充實人事檔案內容
企業工人合同制、事業單位人員聘用制實行后,單位和個人是平等協商的聘用關系,聘用合同書和各種協議是體現聘用關系的有效憑據,也是約束雙方履行責任與義務的主要法律依據。因此,勞動合同、工作協議、聘用書等文件材料應歸檔,成為員工人事檔案的重要組成部分。此外,考核、辭聘、解聘等方面的材料,也應及時存入人事檔案。
五、結語
新時期，黨和國家的精神要求人事檔案部門要堅持與時俱進，不斷創新人事檔案管理的方式、方法。與其他各項工作一樣，人事檔案管理必須始終堅持與時俱進，不斷改革創新管理方式、方法，只有這樣，人事檔案工作才有持久的生命力。否則，一成不變，不能適應時代的需要，遲早要被歷史淘汰。特別是對人事檔案管理，傳統的做法和功能面臨挑戰，如不再調整、完善，使之始終跟上形勢的需要，發揮積極的作用，煥發新的生機，就很可能會走向消亡，這是我們都不愿意看到的。因此，檔案工作人員要牢固樹立與時俱進，科學發展的思想，加強調查研究，摸清檔案工作現狀，努力探索人事檔案管理的新途徑、新方法，不斷開拓人事檔案管理的新局面。
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人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當前企業人事檔案管理存在的問題
企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：
1.1企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。
目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。
隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。
1.3企業人事檔案的內容不夠完備。
現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質薄弱
由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
2適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
2.2建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容
人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。
2.4引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質
人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。
2.5增強服務意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。
? ? ? ?1.1有利于實現現代化管理
? ? ? ?隨著網絡時代的全面到來，現代生活形態發生了顯著變化，各種信息技術普遍應用于各項生活、工作活動中，智能信息技術的應用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業單位人事管理領域，人事檔案作為重點管理內容，其工作形態理應跟隨社會形態發展變化，加以改進和更新。將信息技術與人事檔案相結合，構建信息化管理體系，能夠促進事業單位在未來市場領域實現現代化管理，對事業單位實現可持續發展具有重要的意義。
? ? ? ?1.2有利于實現檔案資源共享
? ? ? ?信息技術具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術應用于人事檔案管理中，能夠有效實現資源共享。例如，當完成人事檔案信息化管理平臺建設后，用戶完全可以在家或者任意具有網絡的地方，利用電子設備對檔案信息進行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠實現資源共享，進而促進人事檔案信息實現最大化利用。
? ? ? ?1.3有利于實現檔案信息查閱
? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術有效應用于查閱平臺建設中，能夠有效解決傳統查閱體系效率低的問題。利用信息技術建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進行分門別類。用戶可以利用現代化檢索軟件，對檔案信息進行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。
? ? ? ?1.4有利于檔案資源開發與利用
? ? ? ?眾所周知，信息技術與傳統管理手段相比，存在的優勢在于該技術手段具有加強的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術對人事檔案進行管理，能夠實現原有檔案信息基礎上的人事資源有效開發與利用?？梢姡瑢⑿畔⒓夹g有效應用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發展，以及提高事業單位在行業中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。
2新時期人事檔案信息化管理中存在的問題
? ? ? ?2.1意識淡薄，缺乏重視
? ? ? ?目前，國內機關事業單位在人事管理方面不夠重視。很多事業單位在建設與發展過程中，重點關注內部業務開發，以及技術研發與創新，而對于人才在事業單位建設與發展中的作用，并未形成正確的思想認知。事業單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導致內部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導致檔案管理發展受限，這對于事業單位未來發展都是極為不利的。因此，事業單位要想順利實現人事檔案信息化管理，當務之急便是在思想上加以轉變和更新。
? ? ? ?2.2數據庫系統不完善，信息安全建設滯后
? ? ? ?據了解，在信息化環境中，事業單位人事檔案管理工作系統逐漸衍生出一系列問題，由于數據庫系統建設不全面，導致事業單位構建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經常會出現人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數據庫建設不夠系統、完整，導致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導致部分人事信息失真，這對于事業單位實現人事信息資源共享也較為不利。
? ? ? ?2.3缺乏高素質、全能型的管理人才
? ? ? ?目前，在人事管理領域，關于檔案信息化建設效率低下的問題，主要在于在該領域缺乏高素質、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統的檔案信息管理方式，而不重視建設信息化管理平臺。同時，在專業技能與素養方面，管理人員在信息技術方面所掌握的專業技能比較匱乏，信息化管理平臺建設與實施能力比較薄弱，導致事業單位現代化人事檔案管理體系建設遭受明顯阻礙。
? ? ? ?2.4現代化基礎設施滯后
? ? ? ?據了解，當前機關事業單位之所以在人事檔案信息化建設方面存在發展局限，主要原因在于事業單位內部缺乏完善的現代化設施和器材。事業單位因為投入資金有限，所以在計算機硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統功能十分不利。同時，事業單位當前在軟件方面的開發與創新，也存在很大的不足，正是因為基礎設施落后，才導致人事檔案信息化發展受到限制。因此，在新時期，事業單位必須采取有效策略，改善并解決當前信息化建設中存在的問題。
3新時期人事檔案信息化建設的路徑
? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強隊伍建設
? ? ? ?事業單位若想在未來的市場競爭中占據有利地位，必須加強人事管理工作體制完善與創新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業單位領導者一定要加強重視。首先，事業單位應該向內部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據事業單位自身人事管理發展需求，結合信息技術應用條件完善現代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導下，人事檔案能夠實現高效管理，真正實現信息化管理平臺建設。最后，事業單位應該重視內部信息化管理技術開發人才隊伍建設，在招聘環節重點考查應聘者的信息技術操作能力，并加強技術人員專業素質培訓，進而為實現信息化管理平臺開發與建設提供高素質的人才儲備。
? ? ? ?3.2加強人事檔案信息數據庫網絡化建設
? ? ? ?為解決人事檔案數據庫功能不健全問題，事業單位應該重點圍繞數據庫進行運行功能和安全系統建設，加強人事信息數據庫網絡安全，全面提高人事檔案信息化管理的質量。因此，事業單位可以重點發揮網絡服務器功能，將其用于數據庫建設。同時，事業單位應該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數據庫中設定不同管理模塊，以確保內部各個部門能夠高效地實現人事檔案信息檢索和應用。
? ? ? ?3.3加強檔案管理人員素質與能力建設
? ? ? ?在事業單位人事檔案信息化建設與管理的過程中，檔案人員自身素質在很大程度上決定了檔案信息化管理發展的進程。因此，事業單位應針對內部檔案人員進行素質教育和培訓，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進行備份、檢查，避免出現檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應積極學習與人事檔案管理有關的法律、法規，在進行人事檔案信息化管理時，應嚴格遵守管理規章體制，杜絕出現檔案信息惡意泄露問題。
? ? ? ?3.4加強人事檔案管理信息化系統網絡安全
? ? ? ? 在信息化管理平臺建設的過程中，確保網絡安全是事業單位人事檔案管理深入發展的必要前提。因此，事業單位應該重視管理平臺運行環境安全檢測與優化。首先，事業單位技術開發人員，應重點加強安全系統功能建設，在數據庫中安裝安全檢測軟件，即時監測人事檔案管理中可能存在的風險因素，一旦發現，需要及時進行專業操作處理，有效規避人事檔案信息化管理系統中存在的安全風險。同時，技術人員應該在數據庫中安裝病毒查殺系統，并定期進行數據庫垃圾信息清理、系統內部結構功能檢測，確保信息化管理系統運行環境安全，提高系統運行效率，全面提升人事檔案管理質量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設置不同類型的安全密鑰，以及數據庫訪問權限。
3.5加強現代化管理軟件的開發與應用
事業單位在建設人事檔案信息化管理平臺時，應重點關注管理軟件開發與應用，不斷完善數據庫的硬件和軟件設施，全面提高管理系統工作的效率和質量。事業單位應該加大資金投入，引進創新性的技術人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統研發，在做好系統功能安全和運行速度測試之后，將其與內部人事檔案管理要求相結合，完善管理系統內部結構和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質量。
4結語
人事管理在當前事業單位管理領域，發揮的管理作用十分顯著。事業單位為了在未來的市場環境中占據良好的發展地位，應重點加強人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業單位需要合理利用信息技術，構建現代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強信息數據庫、系統安全、軟件開發等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質量。只有在信息技術的支撐下，事業單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進而為在新時期的市場環境中獲得快速發展，提供良好的人才數據依據。
主要參考文獻
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［2］徐輝.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析［J］.辦公室業務,2017(1).
2人事檔案在現實中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。
3人事檔案管理在現實中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強人事檔案管理的一些建議
隨著醫院規模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事檔案管理的整體管理水平。
增強對人事檔案管理目的和意義的認識。醫院人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發和提高檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人才資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的速度傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源。干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據在各類人吊掛合配、人力資源的合理利用以及行政醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
首先，建立衛生技術人員業務檔案。建立衛生技術人員檔案對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括：
基礎材料：個人基本情況、學歷、學位證明、繼續教育及專業技術進修證明、證書，專業技術工作總結，參加支邊、支家和衛生下鄉等醫療、防疫工作。
專業技術資格任職材料：創作專題研究報告、學術論文（分級），專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。
其它材料：“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料，參加專業學術會議的證書、證明，優秀醫務工作者的業務檔案的建立，為專業技術人中提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
其次，建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理系統。建立有效的人力資源信息管理系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源是實現醫院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分析系統。
2.轉變醫院人事檔案管理模式
提高檔案管理人吊掛服務能力積極主動地為醫院現代化建設主戰場服務，是新時期人事檔案管理工作發展的方向。對此應注重強化三個意識。首先，強化檔案管理工作發展的方向。對此應注重強化三個意識。首先，強化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發和利用，醫院檔案室應對現有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強化開放意識，將編研材料整理成冊，并將一些文件通過計算機整理出專題目錄，提高查閱速度。方便閱檔。第三，強化服務意識將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時呢關需求的信息，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用，不斷提高服務質量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。
加強醫院的人事檔案管理首先必須明確檔案室的管理職責，醫院領導要把人事檔案管理工作列入醫院辦公會議的議事日程，對人事檔案中存在的問題，要及時研究及時解決，要明確管理人員的工作職責，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項制度得到落實。加強對檔案管理人員的培養，造就一支具有現代化管理水平的專業隊伍。加強對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。通過在職學習，短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不提高檔案人員的業務素質，醫院的專職檔案人員應有檔案管理專業的技術職稱資格。
醫院人事檔案管理創新，首先是創新思想，很長一段時間，許多醫院不了解干部人事檔案的重要性，檔案工作人員嚴重不足，存在誤解，導致應對人事檔案工作處于被動地位，難以為醫院提供高質量的服務，醫院為社會儲備人才，人才資源豐富，應該清晰完整的記錄一個干部的自然條件、社會關系、個人經歷和不同時期的道德、能力、工作成績的材料。只有做到及時、完整、準確，有條不紊地完成立卷歸檔，才能方便調閱。因此，只有高度重視人事檔案管理，才能發揮醫院人事檔案的重要作用。
2 人事檔案工作創新的基礎是檔案人員的專業素養
醫院人事檔案管理人員業務素質的好壞直接影響著醫院人事檔案管理工作的質量。因此，要努力提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有創造性、學習性的綜合素質。檔案管理人員必須不斷更新業務知識，適應新形勢的發展要求，提高人事檔案管理業務水平，學習計算機應用等現代管理技術和管理理念，以適應知識經濟時代醫院人事檔案管理工作的要求。從事醫院人事檔案的工作，要有高度負責的檔案意識、認知相對清晰和一定的專業素養，但我們也要清楚地看到，某些醫院檔案管理人員短缺，檔案專業技術人員少，人員素質不能滿足工作的需求矛盾仍然存在。他們不清楚檔案管理流程，專業知識不精通，知識結構不合理、創新意識并不突出等問題。特別適合深入研究和開發檔案信息的檔案管理人才十分匱乏。檔案人員素質制約著檔案管理現代化，影響了檔案信息的開發和研究工作。適應新形勢的需要，必須改變過去管理干部重檔案管理、輕使用的概念，加強服務意識，正確處理保密與利用的關系，充分利用現代手段，改被動服務為主動服務。
3 制度建設是人事檔案工作創新的保障
根據檔案法律、法規，實施制度創新，是干部人事檔案管理重要保證和人事檔案管理標準化的支撐，是醫院干部檔案管理創新的關鍵?！吨腥A人民共和國檔案法》和《干部檔案工作人員檔案工作條例》是當前人事檔案管理的法律文件，以確保人事檔案管理合法化、規范化。
通過了一項法律，以穩定、鞏固和保證人事管理的具體實現，為了維護權威和人事管理的有效性。加強人事檔案管理的過程中，法律監督，實現自頂向下和自底向上的全面監督。醫院應加強人事檔案工作的領導，成立由主管院長領導、檔案室和各部門的協調管理機制，將人事檔案管理工作列入議事日程，列入主管院長的工作計劃，作為一個醫院工作的重要組成部分。與此同時，醫院檔案部門應加強宣傳和組合業務培訓，讓各部門人員和職工人事檔案的組成和基本元素，讓人們可以密切關注有關自身利益，提高管理的意識，確保醫院的人員檔案工作規范化管理。在促進人事檔案管理體系的建設和改革的過程中，相關檔案機構應對檔案人員加強宣傳，提高人事檔案意識，使每個人都能有意識地注意自己的檔案，與有關部門密切配合，完善人事檔案管理。
結合醫院的實際情況，將出現在新時期的新問題和新情況及時總結，建立和完善檔案制度，積極的收集和補充人事檔案。相當一部分原因因為單位不能及時發送檔案材料，導致渠道不通的現象，采用規則和不規則的相結合的方法，加強檔案材料及時收集，以免發生缺乏任命等一些干部人事文件、薪酬或獎金表彰獎勵工資等重要檔案材料，根據計劃定期備案；一些零星的，普遍的材料可以使用定期收集方式，改變被動為主動，注意了解各方面的情況，及時掌握信息，消除收集通道阻塞的現象，加強研究，教育和培訓，晉升考試，及時申請等材料的識別。檔案管理部門不僅要完成檔案建立和完善，形成材料也應該建立一個文件系統，主動發送文件檔案材料形成的部門。
完善監督機制，優化人事檔案管理規定的方式更多，監督和改善醫院人事檔案管理，一方面，建立和完善監督機制，如完善的監督體系和監督的實施人員，監督程序合法化，另一方面將實施監督的具體操作，并通過人事管理的整個過程。首先，人事檔案管理評審過程應嚴格執行，嚴格把關，確保歸檔文件的真實性，合法性，實用性、文件審查標準；其次，在人事檔案的過程中，添加各種各樣的數據真實有效更新，及時接收，咨詢，轉讓材料組織和個人共同監督和限制；最后，認真應對欺詐或故意遺漏檔案材料的現象予以嚴懲。
目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數企、事業的“短板”。
1.人事檔案管理的現狀如下
1.1人力資源配置不足。目前大部分企、事業單位的人事檔管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對于大量的需要裝檔的資料只是機械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。
1.2檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，以致出現檔案數量等問題責任不明、界限不清；其次是檔案交接手續不嚴密。按檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現象，忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求；再次是檔案監交工作不嚴格。按照規定檔案的交接是有領導在場監交，并在交接內容署名的。而某些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，使得檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。
1.3人事檔案管理人員的業務水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續的培訓，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數據不準確。
1.4人事檔案的管理手段落后。目前大部分企事、業單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數據庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。
人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關員工退休、養老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業單位的重點工作。
2.針對上述情況對人事檔案的管理應該做到
