時(shí)間：2023-06-28 10:03:02
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對(duì)工程檔案進(jìn)行管理控制，主要目的是為了更詳細(xì)的記錄工程施工的全過(guò)程。工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來(lái)說(shuō)，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機(jī)、料、環(huán)境以及方法這五個(gè)方面，而通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度和輔助工程建設(shè)的“機(jī)”，通過(guò)檢測(cè)報(bào)告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過(guò)拍照和錄像反應(yīng)場(chǎng)地“環(huán)境”的變化，通過(guò)記錄施工日志反應(yīng)工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見(jiàn)，檔案管理是工程建設(shè)質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。
（二）工程檔案能防范災(zāi)害破壞及破壞后維修恢復(fù)建設(shè)
工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，客觀反映了各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)的具體細(xì)節(jié)，對(duì)工程后期檢測(cè)、改擴(kuò)建、維護(hù)、拆除以及其他工程建設(shè)都具有十分重要的指導(dǎo)意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)的一個(gè)重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價(jià)值和活力。
二、強(qiáng)化工程檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化檔案工作者的崗位技能培訓(xùn)
工程項(xiàng)目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對(duì)檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲(chǔ)知識(shí)、檔案管理知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)等。可以加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的崗位技能培訓(xùn)，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學(xué)習(xí)專業(yè)理論知識(shí)。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精通、會(huì)管理，而且要針對(duì)檔案管理的一些基本知識(shí)進(jìn)行綜合考試，實(shí)現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)如果單位內(nèi)部無(wú)法完成，可以請(qǐng)專門的外訓(xùn)講師來(lái)做，重點(diǎn)針對(duì)各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細(xì)培訓(xùn)。
（二）進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性
加強(qiáng)工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設(shè)以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔同時(shí)，確保檔案資料內(nèi)容的真實(shí)性。具體來(lái)說(shuō)，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)清查和摸底分析，對(duì)于一些特大型或意義重大的工程項(xiàng)目，在深入現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí)也要與建設(shè)單位一同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，待了解實(shí)際情況以后才能進(jìn)行檔案編制。
（三）通過(guò)計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)資源，強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
利用軟件對(duì)檔案實(shí)行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對(duì)檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進(jìn)行編號(hào)，不同性質(zhì)的資料要?jiǎng)澐珠_(kāi)進(jìn)行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。
（四）合理實(shí)行崗位責(zé)任制
檔案的真實(shí)性與檔案工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度是密切相關(guān)的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過(guò)“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過(guò)程，整個(gè)環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會(huì)影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個(gè)檔案編制及管理的準(zhǔn)確性、完整性。筆者認(rèn)為，可以實(shí)行檔案管理崗位責(zé)任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問(wèn)題，需要針對(duì)問(wèn)題責(zé)任到人，且要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人予以嚴(yán)厲懲罰。
二、當(dāng)前檔案管理改革中存在的問(wèn)題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠(chéng)信度不高。近年來(lái)，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動(dòng)人員大幅度增加，結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時(shí)有發(fā)生，誠(chéng)信度大大降低，這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無(wú)法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會(huì)就是誠(chéng)實(shí)信用，這也是檔案存在的基本價(jià)值，所以真實(shí)性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，是認(rèn)識(shí)檔案的生命。
第二，當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問(wèn)題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實(shí)地記錄著人各方面的發(fā)展，應(yīng)該是人最具說(shuō)服力的正面材料，但是事實(shí)證明，當(dāng)前的人事檔案管理部門沒(méi)有及時(shí)更新和補(bǔ)充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過(guò)去式”的材料，信息量嚴(yán)重不足，從材料中根本無(wú)法判斷出人的個(gè)性特征，無(wú)法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價(jià)值。
第三，當(dāng)前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設(shè)備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：其一，缺乏對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個(gè)人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個(gè)人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個(gè)人整治、歷史、家庭、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個(gè)人德能勤績(jī)的歸檔，所以無(wú)法全面真實(shí)地反映出一個(gè)人的性格與成長(zhǎng)經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導(dǎo)致材料的真實(shí)性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，檔案管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問(wèn)題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機(jī)制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來(lái)抓，牢固樹(shù)立以人為本的管理理念，建立適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項(xiàng)基本義務(wù)和職責(zé)，轉(zhuǎn)變管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)建誰(shuí)管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進(jìn)人事檔案信息的有效運(yùn)用，從而為國(guó)家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。
1.2傳統(tǒng)人事管理下人事檔案管理的特征。其特征體現(xiàn)在封閉性上，主要表現(xiàn)為人事檔案主要是領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，不得對(duì)外使用。這樣做有有利的一面也有不利的一面，有利的一面表現(xiàn)為：都是本單位人員，人事部門容易收集整理檔案，管理起來(lái)比較方便；領(lǐng)導(dǎo)使用可以方便及時(shí)的調(diào)用；能夠很好的做到本單位的人事檔案保密。其不利的一面表現(xiàn)為：過(guò)度放大了傳統(tǒng)人事檔案的制度功能，對(duì)個(gè)人和社會(huì)都有很大的強(qiáng)制性，人事檔案工作不是服務(wù)于人，而是在約束人，更不能很好的發(fā)展人。
2、人事管理改革的基本內(nèi)容
2.1對(duì)人才資源的配置要在引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的前提下，堅(jiān)持以市場(chǎng)為基礎(chǔ)。把權(quán)力為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐砸?guī)則為中心，政府應(yīng)該提供合法的人力資源開(kāi)發(fā)、流動(dòng)、競(jìng)爭(zhēng)途徑，成為規(guī)則的提供者，并使規(guī)則透明。還要成為規(guī)則的維護(hù)者、監(jiān)督者，在人力資源流動(dòng)中出現(xiàn)的違規(guī)情況予以制裁，并保護(hù)個(gè)人的合法權(quán)益。對(duì)現(xiàn)有的一些制度予以改革，使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制得以充分發(fā)揮，創(chuàng)造人才無(wú)障礙流動(dòng)的條件，建立人才市場(chǎng)成為機(jī)制靈活、功能完備的體系。
2.2建立競(jìng)爭(zhēng)中擇優(yōu)錄用，公證透明的人才的評(píng)價(jià)制度。人才評(píng)價(jià)制度和指標(biāo)的科學(xué)合理，可以使人才樹(shù)立符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的人生目標(biāo)，使社會(huì)的人才資源結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化。對(duì)人才評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的設(shè)立，使人才評(píng)價(jià)由公開(kāi)、公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制進(jìn)行。
2.3對(duì)公務(wù)員的培訓(xùn)計(jì)劃予以強(qiáng)化，使服務(wù)型政府建立起來(lái)。公務(wù)員的培訓(xùn)教育必須加強(qiáng)，使公務(wù)員的隊(duì)伍素質(zhì)得以提升，這是建設(shè)服務(wù)型政府的重要途徑。政府的服務(wù)水平由公務(wù)員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)的高低決定。加強(qiáng)對(duì)公務(wù)員的培訓(xùn)教育，培養(yǎng)公務(wù)員對(duì)事情負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)的責(zé)任心理。
2.4建立責(zé)任機(jī)制，實(shí)行問(wèn)責(zé)制度，做到誰(shuí)做事誰(shuí)負(fù)責(zé)。公務(wù)員要服務(wù)于大眾，以為人民服務(wù)為宗旨。公共部門的職員就是為群眾做事的，要做到平易近人。對(duì)官員出現(xiàn)的錯(cuò)誤要實(shí)行問(wèn)責(zé)制，真正做到誰(shuí)做事誰(shuí)負(fù)責(zé)。
2.5建立人才權(quán)益保障制度，要做到法制完備、執(zhí)法嚴(yán)明。保證人才和勞動(dòng)者的人身權(quán)利、政治權(quán)利、經(jīng)濟(jì)權(quán)利，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度予以完善，保證不會(huì)侵害到人才的創(chuàng)新成果。
3、我國(guó)人事檔案管理改革的對(duì)策
3.1對(duì)人事檔案管理理念予以更新。人事檔案重在利用，是為人的發(fā)展服務(wù)的，整個(gè)人事檔案工作要為人力資源開(kāi)發(fā)建設(shè)服務(wù)。人事檔案管理要對(duì)反映個(gè)人成長(zhǎng)、歷史與現(xiàn)實(shí)能力的體現(xiàn)的各類檔案信息進(jìn)行充分整合，使人事檔案管理在服務(wù)于本單位的人事管理與人的發(fā)展的同時(shí)，還可服務(wù)于相關(guān)部門的人事管理和相關(guān)人的發(fā)展。首先，國(guó)家的發(fā)展離不開(kāi)人才，在建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家的時(shí)候，自主創(chuàng)新是核心，人才的保障是關(guān)鍵；其次，科學(xué)發(fā)展觀理論為科學(xué)改革人事檔案管理提供了理論指導(dǎo)，從人民群眾的根本利益出發(fā)，為人民造福；再次，根據(jù)現(xiàn)代人力資源管理理論，人的勞動(dòng)、管理和服務(wù)是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、發(fā)展社會(huì)生產(chǎn)力、創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富、社會(huì)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的重要保障，人事檔案是為人的發(fā)展服務(wù)的，不是阻礙人的發(fā)展，人事檔案的發(fā)展要與現(xiàn)代人力資源管理同步；最后，要發(fā)揮人事檔案管理的功效就要轉(zhuǎn)變觀念，應(yīng)從整個(gè)社會(huì)來(lái)從事檔案信息管理，立足現(xiàn)代人力資源管理，變革工作理念，有效提高人事管理工作。
3.2對(duì)人事檔案管理體制進(jìn)行改革。建立人事檔案的分段管理體制，使人事檔案充分服從服務(wù)于人的發(fā)展。在人事檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，適當(dāng)分離載體管理和信息管理。用人單位保存人事檔案實(shí)體，并將其部分信息進(jìn)行數(shù)字化處理存入數(shù)據(jù)庫(kù)，供授權(quán)單位或個(gè)人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行利用。社會(huì)上流動(dòng)人員的人事檔案利用開(kāi)發(fā)工作，可由當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行脑诂F(xiàn)有基礎(chǔ)上來(lái)完成并實(shí)現(xiàn)。人才交流中心還要收集兼職人員的人事檔案信息，來(lái)完整反映人事檔案中人才的基本情況。
3.3對(duì)人事檔案管理制度予以健全。對(duì)現(xiàn)行的人事檔案管理制度進(jìn)行改革，應(yīng)實(shí)行權(quán)限制人事檔案信息管理，對(duì)具備相應(yīng)權(quán)限的人員，不管是本單位人員還是流出的人員，都有得到利用個(gè)人人事檔案信息的權(quán)利。實(shí)現(xiàn)對(duì)人的發(fā)展的充分尊重。
二、解決國(guó)有企業(yè)人事檔案存在問(wèn)題的對(duì)策
為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。1.檔案管理制度不健全破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對(duì)一些沒(méi)有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營(yíng)或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對(duì)具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊(cè)，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營(yíng)、租賃經(jīng)營(yíng)、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。3.對(duì)寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫(kù)容量對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國(guó)有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺(jué)遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來(lái)堆放紙張的場(chǎng)地，從而避免日后出現(xiàn)庫(kù)滿為患的現(xiàn)象。
2、檔案管理模式的創(chuàng)新需求
信息化時(shí)代，事業(yè)單位企業(yè)化改革在一定程度上推動(dòng)了傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的改革。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠讓企業(yè)及員工通過(guò)該平臺(tái)及時(shí)方便地獲取實(shí)時(shí)檔案信息，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)繁瑣冗雜低效的傳統(tǒng)時(shí)代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，這將讓人事檔案管理更加專業(yè)化、規(guī)模化。在企業(yè)化改革的背景下，相對(duì)于過(guò)去事業(yè)單位單一的人事檔案管理模式，未來(lái)的檔案管理模式需要不斷的順應(yīng)時(shí)展，需要以數(shù)字化、多元化、綜合化趨勢(shì)為主。在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中人動(dòng)不可避免，同時(shí)隨著企業(yè)化改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)員工的綜合能力將越發(fā)受到重視，那么將個(gè)人德行、工作業(yè)績(jī)、主要成果作為檔案記錄的主要內(nèi)容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應(yīng)該在原有的檔案基礎(chǔ)上盡可能詳細(xì)地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業(yè)了解員工信息，使之在員工的業(yè)績(jī)考核、崗位調(diào)整的過(guò)程中對(duì)其作出客觀、準(zhǔn)確、綜合的判斷，以適應(yīng)企業(yè)對(duì)于人才多元化需求。
3、關(guān)于人事檔案管理創(chuàng)新的若干思考
3.1人事檔案材料篩選
知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，人事檔案需要全面反映的員工個(gè)人的履歷情況。一份完整的人事檔案應(yīng)具有業(yè)務(wù)、任務(wù)及合同等幾個(gè)方面的檔案材料。其中業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全面反映出員工德行、才能、業(yè)績(jī)等情況，任務(wù)檔案方面要表現(xiàn)員工主要的成就、業(yè)績(jī)，合同檔案方面要維護(hù)勞資雙方的權(quán)益。作為負(fù)責(zé)檔案管理的人力資源部門，應(yīng)以我國(guó)相關(guān)法律文件為依據(jù)，保證所保存的檔案材料的真實(shí)性。對(duì)接收放出的檔案材料內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格確認(rèn)，并根據(jù)審查結(jié)果對(duì)材料有針對(duì)性的篩選，保證檔案材料的真實(shí)性、價(jià)值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責(zé)所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時(shí)要熟記檔案材料的相關(guān)各項(xiàng)政策法規(guī)以及材料收集范圍，對(duì)鑒別人事檔案材料的各項(xiàng)規(guī)定爛熟于心，保證材料質(zhì)量以及材料真實(shí)性，提高其使用的價(jià)值。
3.2建立檔案管理新模式
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，人事檔案管理新體系應(yīng)主要依據(jù)我國(guó)的人事檔案管理體系分類、分層次的對(duì)檔案分類管理。結(jié)合我國(guó)當(dāng)前人事檔案發(fā)展情況，綜合健全的檔案管理模式應(yīng)具備宏觀與微觀相結(jié)合、整體與細(xì)節(jié)的結(jié)合。以陜西某地勘集團(tuán)為例，該單位作為國(guó)有大型企業(yè)公司，該集團(tuán)的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一，即在集團(tuán)公司統(tǒng)一的人事檔案管理制度的指導(dǎo)下，各單位、部門根據(jù)自身的特點(diǎn)制定相應(yīng)的部門人事檔案管理規(guī)定。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)可借助網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)公司及下屬子公司人力資源的全面了解。現(xiàn)今企業(yè)人事檔案管理通過(guò)利用多媒體、指紋、聲音等現(xiàn)代科技手段，在一定程度上彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案材料的不足。企業(yè)單位在查看所需人事檔案材料時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)檢索、關(guān)鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，可以為單位提供優(yōu)秀、高質(zhì)量的人力資源信息服務(wù)，同時(shí)提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當(dāng)今信息技術(shù)運(yùn)用對(duì)人事檔案創(chuàng)新管理的又一大優(yōu)勢(shì)。
（一）加強(qiáng)宣傳力度加大我國(guó)人事檔案相關(guān)制度和法規(guī)的宣傳力度，加強(qiáng)我國(guó)政府服務(wù)部門的監(jiān)察力度，貫徹落實(shí)我國(guó)人事檔案的相關(guān)規(guī)定，明確我國(guó)人事檔案管理費(fèi)用支出由我國(guó)財(cái)政部門承擔(dān)，堅(jiān)決落實(shí)人事檔案管理的真實(shí)性、全面性以及實(shí)用性。
（二）設(shè)立流動(dòng)服務(wù)部門國(guó)家理應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的人才流動(dòng)服務(wù)部門，對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行無(wú)償?shù)墓芾矸?wù)，使個(gè)人檔案管理集中到國(guó)家，使國(guó)家真正擁有人才管理資源的重要信息。
（三）擴(kuò)增管理費(fèi)用的來(lái)源隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，政府用納稅人的錢來(lái)完成人事檔案的管理，讓人事檔案的管理成為社會(huì)公務(wù)活動(dòng)。這樣便可解決一些人才流動(dòng)服務(wù)部門借此獲取高額利潤(rùn)的不正當(dāng)收費(fèi)問(wèn)題。
二、人事檔案的人權(quán)保障
我國(guó)人事檔案相關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定：個(gè)人不得查看自己以及具有親屬關(guān)系人員的檔案。根據(jù)我國(guó)以及全球現(xiàn)處于的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，上述相關(guān)規(guī)定暴露出明顯的缺陷，檔案當(dāng)事人無(wú)法知悉檔案內(nèi)容，也就無(wú)法對(duì)可能存在的惡意傷害進(jìn)行合法權(quán)益的維護(hù)，這對(duì)于當(dāng)事人而言是極為不利的。這種忽視個(gè)人知情權(quán)的做法，主要弊端有如下幾種：因?yàn)闄n案的當(dāng)事人不知道自己檔案的內(nèi)容，組織檔案材料的人很可能對(duì)個(gè)人的客觀評(píng)價(jià)并不屬實(shí)，個(gè)人只能被動(dòng)的去接受這一事實(shí)，不僅導(dǎo)致材料失去真實(shí)性，而且可能給當(dāng)事人造成了精神上或物質(zhì)上的損害。人事檔案的記錄主要是來(lái)自于外在因素，而當(dāng)事人對(duì)于自身的最新動(dòng)態(tài)及信息具有較為主動(dòng)的獲取權(quán)，只有通過(guò)當(dāng)事人才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)性和及時(shí)性。而且一些人希望寫傳記或是寫家史也不能找到有根據(jù)的資料，這種人事檔案管理制度給他們?cè)O(shè)置了人為的障礙。除了這些，還有很多不為人知的弊端，所以若是能夠改革這種計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)的人事檔案管理制度，那么也就在維護(hù)當(dāng)事人合理的信息知情權(quán)上有所建樹(shù)。人民群眾對(duì)于自己信息的提供也就有了積極性，同時(shí)提高了人事檔案管理的透明度，和公正性。對(duì)于人事檔案的人權(quán)保障這一點(diǎn)，本文提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)：
（一）完善檔案管理制度修改或刪減掉不合理人事檔案的相關(guān)管理規(guī)定，明確本人可以在跟人事檔案管理者申請(qǐng)后獲得查看自己信息的權(quán)利。
（二）允許當(dāng)事人申請(qǐng)?jiān)试S當(dāng)事人對(duì)自己的人事檔案有根據(jù)的提出異議。當(dāng)事人在準(zhǔn)備足夠的證明資料后可以申請(qǐng)要求修改資料，有關(guān)部門核實(shí)情況之后可更正信息，并留下更改記錄、更改申請(qǐng)和證明資料。
（三）允許當(dāng)事人知悉允許當(dāng)事人的直系親屬和有關(guān)部門在獲得授權(quán)后有查看權(quán)利。可以經(jīng)過(guò)當(dāng)事人的授權(quán)證明，或當(dāng)事人已逝世，檔案管理部門核查查看的合理理由之后，獲得查看有關(guān)部分信息的權(quán)利。
三、人事檔案的管理模式
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的人事檔案管理制度下，管理分散，專職人員少，現(xiàn)代化水平低。從而導(dǎo)致人事檔案信息重復(fù)繁瑣，內(nèi)容陳舊，“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重，而且檔案在逐級(jí)流動(dòng)過(guò)程中，也會(huì)遭成遺失、錯(cuò)檔的現(xiàn)象。人事檔案管理的改目標(biāo)就是趨向于改變這些明顯弊端，健全人事檔案管理制度。創(chuàng)新型的人事檔案管理模式要具有現(xiàn)代化水平，有助于社會(huì)管理，具有公益服務(wù)化性質(zhì)，方便于民，維護(hù)公民信息知情權(quán)，具有多元化管理特點(diǎn)，為不同類型的人事檔案提供管理服務(wù)。因此，改革和健全我國(guó)的人事檔案管理制度必須要及時(shí)實(shí)行，建立新模式、新體制的人事檔案管理，修改后的管理模式應(yīng)該具備以下幾點(diǎn)
：（一）建立多級(jí)化管理制度形成檔案管理中心，進(jìn)行分級(jí)管理，取締計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)的分散管理和多部門管理。建立縣級(jí)人事檔案管理的政府部門，培養(yǎng)專業(yè)的信息管理員來(lái)管理、編研、開(kāi)發(fā)人事檔案資料，同時(shí)，資料的統(tǒng)一管理可以更好實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)人才的管理和分配。
（二）加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理力度流動(dòng)人員管理應(yīng)該隸屬于各級(jí)政府，各級(jí)政府應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)?shù)氐牧鲃?dòng)人員提供公益的人事管理服務(wù)，按照規(guī)定接受移交來(lái)的各種人事檔案。當(dāng)?shù)卣耸鹿芾聿块T也應(yīng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存有價(jià)值的離休人員或死亡人員的人事檔案。
（三）提高檔案管理的透明度提高人事管理的透明度，保障個(gè)人知情權(quán)，而且根據(jù)要求，對(duì)于社會(huì)有關(guān)部門和用人單位，人事檔案管理部門可以提供符合法律的信息服務(wù)。
（四）多部門協(xié)調(diào)合作非人事檔案管理部門也可為人事管理部門提供詳細(xì)可靠的信息。個(gè)人所在組織在國(guó)家政策的要求下，可以反映個(gè)人的真實(shí)信息、工作能力以及誠(chéng)信情況。非人事檔案管理部門也要接受國(guó)家檔案管理部門的檢查和指導(dǎo)。
檔案是知識(shí)的寶庫(kù)與歷史的見(jiàn)證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來(lái)發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過(guò)檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來(lái)教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見(jiàn)”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國(guó)有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無(wú)”。現(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書(shū)，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問(wèn)題。
（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬(wàn)個(gè)國(guó)有和非國(guó)有單位代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬(wàn)“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來(lái)講沒(méi)有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國(guó)有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫(huà)蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國(guó)有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過(guò)程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來(lái)越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無(wú)味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過(guò)這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。
（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國(guó)的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書(shū)面授權(quán)，原單位應(yīng)無(wú)償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開(kāi)、披露個(gè)人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。”這些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。超級(jí)秘書(shū)網(wǎng)
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無(wú)法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?lái)，實(shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開(kāi)放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂(lè)業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).
隨著人力資源在企業(yè)管理中的重要性日益凸顯，人事檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，才能順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。
1 企業(yè)人事檔案管理存在的幾個(gè)主要問(wèn)題
其一是管理方式方法比較落后。很大一部分的企業(yè)人事檔案管理工作仍然采用的是手工操作，重在收集，簡(jiǎn)單地進(jìn)行分類管理，方法繁瑣，操作起來(lái)極為不便，而且效率低，反應(yīng)慢，由于輕視提供增值服務(wù)，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有使用現(xiàn)代化和信息化手段，使檔案信息陳舊，內(nèi)容單一，日常表現(xiàn)空乏，形式雷同。有些企業(yè)配備了計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)庫(kù)，只用來(lái)存儲(chǔ)和簡(jiǎn)單檢索，信息存儲(chǔ)量太少，所以實(shí)用性比較差。從這一點(diǎn)上看，人事檔案管理已經(jīng)嚴(yán)重滯后于人力資源管理的改革。因?yàn)槿瞬诺匿浻煤蜁x升，其人事檔案是重要參考，這對(duì)檔案管理工作的主動(dòng)性和系統(tǒng)性提出了高要求。
其二是檔案材料內(nèi)容不齊全，信息不真實(shí)。企業(yè)員工人事檔案應(yīng)當(dāng)完整，信息必須準(zhǔn)確，這是檔案管理的關(guān)鍵指標(biāo)，但在實(shí)際工作中存在許多明顯不足，比如沒(méi)有完整收集企業(yè)員工檔案中必備的材料，包括學(xué)歷證明、技能證書(shū)等，導(dǎo)致重要材料缺失，再如鑒別不準(zhǔn)確的問(wèn)題，把一些本來(lái)不該歸檔、手續(xù)不完備，甚至存在問(wèn)題的材料歸檔，影響了真實(shí)性。再有就是沒(méi)能及時(shí)整理，及時(shí)按規(guī)定歸檔，導(dǎo)致無(wú)序管理，甚者，一些企業(yè)沒(méi)有配套相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施不配套，材料隨意擺放，檔案管理的環(huán)境比較惡劣，加上不少企業(yè)對(duì)檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴(yán)，執(zhí)行不力，管理混亂，檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱等不按正常手續(xù)隨意進(jìn)行，嚴(yán)重違反相關(guān)規(guī)定。
其三是人員素質(zhì)建設(shè)不足。隨著人力資源管理的不斷深入，人事檔案管理手段也相應(yīng)調(diào)整變化，對(duì)從業(yè)人員提出了知識(shí)化、年輕化、專業(yè)化等要求，但現(xiàn)實(shí)與需求之間存在明顯差距，例如人員配備比例不足，甚至無(wú)人管理，或是兼職管理，檔案管理員的素質(zhì)較低，原則性不夠，不熟悉業(yè)務(wù)，不踏實(shí)，缺少奉獻(xiàn)精神， 整體質(zhì)量不高。
其四是透明度不高。國(guó)家管理的人事檔案只面向組織，個(gè)人都無(wú)法查閱自己的信息，企業(yè)在這方面雖有所改進(jìn)，但開(kāi)放性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這與政務(wù)公開(kāi)、信息公開(kāi)、公正透明的現(xiàn)代法治精神相違背。
2 改革與創(chuàng)新人事檔案管理的幾個(gè)主要措施
首先，企業(yè)決策者必須重視，重新認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層引起高度重視，各部門才會(huì)主動(dòng)支持這項(xiàng)工作，逐漸認(rèn)識(shí)到員工人事檔案的積極作用，用以詳實(shí)記載員工的特長(zhǎng)興趣和工作閱歷，特別是在本企業(yè)的工作表現(xiàn)情況，對(duì)其職業(yè)生涯成長(zhǎng)有極其重要的參考作用，以形成正確判斷，其重要性與員工訪談相當(dāng)，所以，企業(yè)要建立比較完善的人力資源管理體系，必須從人事檔案的整頓和管理做起。
其次，要走制度化和標(biāo)準(zhǔn)化道路，引入現(xiàn)代化的管理理念。檔案管理不能等同于一般的文件管理，這項(xiàng)工作專業(yè)性很強(qiáng)，屬于人事機(jī)密范疇，服務(wù)于人才評(píng)估和運(yùn)用，因此，企業(yè)要樹(shù)立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，建立一整套行之有效的規(guī)章制度和管理?xiàng)l例，嚴(yán)格執(zhí)行，厘定人事檔案的管理范圍和部門職責(zé)，通過(guò)理順檔案保管、查閱、借用、收集、鑒定歸檔等流程，嚴(yán)密監(jiān)管。隨著科學(xué)技術(shù)的深入應(yīng)用，人事檔案管理要采用現(xiàn)代化技術(shù)，大面積使用計(jì)算機(jī)設(shè)備存儲(chǔ)信息，建立檢索系統(tǒng)，方便查閱的同時(shí)，提高工作效率和資料可靠程度，更有效而廣泛地利用相關(guān)社會(huì)資源。
其三，要走信息化和資源共享的路線。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為人事檔案管理的普遍發(fā)展方向。由于這項(xiàng)工作實(shí)質(zhì)上就是信息管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息軟件，把檔案內(nèi)容從書(shū)面文字轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，使用友好的界面進(jìn)行管理，可以迅速地在不同部門或單位之間傳輸數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人力資源共享，大大提高人事檔案的利用率。例如根據(jù)企業(yè)員工的人事檔案信息，建立起一整套包括學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職稱、職務(wù)、晉升、培訓(xùn)、職業(yè)技能、管理能力、社會(huì)關(guān)系、薪酬福利等在內(nèi)的全部信息。而且，該管理系統(tǒng)還能實(shí)時(shí)跟蹤員工動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新其近期工作表現(xiàn)和成果，比純手工的人事檔案管理更準(zhǔn)確、更及時(shí)，記載內(nèi)容更為完整，幫助企業(yè)管理層在盡可能短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確了解員工情況。這種自動(dòng)化管理系統(tǒng)的上線，標(biāo)志著人事檔案管理向現(xiàn)代化管理方式邁出了第一步。
其四是從業(yè)人員必須專職化、專業(yè)化和知識(shí)化。由于這項(xiàng)工作必須向現(xiàn)代化和科學(xué)化轉(zhuǎn)變，所以要求從業(yè)人員在具備敬業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)外，還要能夠靈活使用和維護(hù)計(jì)算機(jī)軟硬件，在文化和歷史知識(shí)上必須具有一定的造詣。在工作中，尤其是人力資源管理人員的任用上，不能只聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)一面之詞，應(yīng)該嚴(yán)格考核，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)選拔，擇優(yōu)錄取，唯才是用，選拔出真正的人才。同時(shí)，要定期對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，及時(shí)更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，并在職位晉升和福利待遇上增加關(guān)注度，解除他們的后顧之憂，專心工作。
參考文獻(xiàn)：
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（一）檔案管理制度不完善。從現(xiàn)階段的發(fā)展情況上來(lái)說(shuō)，雖然我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院都有了屬于其自身的檔案管理部門，同時(shí)也相應(yīng)的制定了一系列的檔案管理制度，但是實(shí)際上這項(xiàng)制度還沒(méi)有得到相應(yīng)完善。現(xiàn)在很多醫(yī)院為了對(duì)付上級(jí)檢查，才決定出臺(tái)相應(yīng)政策和制度，這就使得醫(yī)院檔案管理不能得到充分發(fā)展，流于形式，更難以得到有效落實(shí)。還有一些醫(yī)院由于其搜集檔案的效率比較低，因此在實(shí)際管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作的散漫和重復(fù)現(xiàn)象發(fā)生。這都是由于相應(yīng)制度不完善造成的。
（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。很多醫(yī)院檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)管理工作的開(kāi)展并沒(méi)有引起重視，并且沒(méi)有建立起相應(yīng)的責(zé)任心，這就導(dǎo)致其在進(jìn)行檔案管理交接時(shí)，容易出現(xiàn)漏洞。管理人員責(zé)任心、工作意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)相應(yīng)交接手續(xù)也沒(méi)有進(jìn)行妥善處理，因此缺少相應(yīng)審核的流程。在這種工作模式下，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就將對(duì)其他后續(xù)工作的開(kāi)展產(chǎn)生十分不利的影響。甚至還有一些醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中聘請(qǐng)非專業(yè)的兼職人員進(jìn)行檔案管理。由于這部分工作人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，因此缺少相應(yīng)技能，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展就將造成十分不利的影響。
二、醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施
（一）充分完善醫(yī)院檔案管理制度，提升醫(yī)院檔案資料的利用效率。在新的歷史時(shí)期，想要將醫(yī)院檔案管理水平得到進(jìn)一步提升，提高醫(yī)院檔案資料的利用率，就應(yīng)該對(duì)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行研究，在此基礎(chǔ)上建立起更適合醫(yī)院發(fā)展的制度，通過(guò)對(duì)檔案管理制度體系的相應(yīng)完善，更好的實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化和科學(xué)化管理。在這項(xiàng)工作的開(kāi)展過(guò)程中，可以適當(dāng)對(duì)原有分散管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將重復(fù)管理的落后局面進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資料的集中統(tǒng)一管理。將醫(yī)院中檔案管理工作變得更為系統(tǒng)化和科學(xué)化。通過(guò)這種方式，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的流程進(jìn)行完善，進(jìn)一步提升資源的利用效率，為其他工作的開(kāi)展奠定穩(wěn)定保證。
（二）提升檔案管理人員的能力和綜合素質(zhì)。在這項(xiàng)工作過(guò)程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)將對(duì)其工作效率和成果產(chǎn)生十分重要的聯(lián)系和影響。所以，各個(gè)醫(yī)院都應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作引起重視，通過(guò)對(duì)其專業(yè)能力的提升和綜合素質(zhì)的發(fā)展，同時(shí)對(duì)管理人員也要定期組織其參與培訓(xùn)和再教育工作，只有這樣才能保證管理人員不斷收獲到新知識(shí)，通過(guò)這種方式將自身工作理念進(jìn)行提升，進(jìn)一步加強(qiáng)其管理效率。當(dāng)前社會(huì)作為信息化的重要階段，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員對(duì)相應(yīng)信息技術(shù)和現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)，在對(duì)管理人員進(jìn)行視野開(kāi)闊的同時(shí)，不斷加強(qiáng)其工作競(jìng)爭(zhēng)性，使得醫(yī)院在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得到更穩(wěn)定的進(jìn)步和提升。
新形勢(shì)下的檔案管理，對(duì)檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學(xué)校檔案每年遞增，檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發(fā)突出。因此，建立健全規(guī)范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質(zhì)，實(shí)行檔案科學(xué)管理的同時(shí)充分利用信息化管理，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)、和諧、可持續(xù)發(fā)展尤為重要。
一、強(qiáng)化檔案管理制度的意義
1.1，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，做好學(xué)校檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。
1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實(shí)施檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。
1.3加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是推行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。
二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理急需完善的相關(guān)制度
檔案管理制度，是學(xué)校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實(shí)就不容易，必須認(rèn)真執(zhí)行才能出成果。
2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。
2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。
2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。
2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。
2.5檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。
三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求
3.1檔案管理對(duì)管理人員的要求。隨著學(xué)校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時(shí)還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。
3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。
3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；能堅(jiān)持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴(yán)守強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，掌握過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識(shí)和技能。
四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異
4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時(shí)候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。
4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過(guò)程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對(duì)電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，其電子檔案文件即可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤，學(xué)校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學(xué)校各個(gè)部門之間、科室各個(gè)工作人員查閱使用，大大提高工作效率。
五、提高學(xué)校檔案管理的措施
二、新醫(yī)改下完善醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)及建議
隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院的檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越大，只有不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，創(chuàng)新改進(jìn)出一條適應(yīng)當(dāng)下檔案管理工作的新方法，才能適應(yīng)時(shí)展。
2.1加強(qiáng)日常學(xué)習(xí)
醫(yī)院的檔案管理人員在日常的檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該有意識(shí)地加強(qiáng)對(duì)日常工作內(nèi)容的學(xué)習(xí)，積極地對(duì)檔案法的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行宣傳，這樣可以有效地促進(jìn)醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作觀點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，從而提升他們對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展。此外，還要將檔案管理工作納入到醫(yī)院整個(gè)的管理工作之中，使得檔案管理工作能夠同醫(yī)院的建設(shè)保持同步，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳，促進(jìn)這項(xiàng)工作的科學(xué)落實(shí)和有效組織。
2.2促進(jìn)資源共享
醫(yī)院的檔案管理工作不但要對(duì)醫(yī)院日常的一些重要資料進(jìn)行常規(guī)的管理和收集，還要展開(kāi)各種不同形式的調(diào)研活動(dòng)，這樣可以對(duì)醫(yī)院內(nèi)部不同科室對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際需求更好的加以了解，將檔案資料的使用價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。還要積極地開(kāi)展和組織編研的工作，加強(qiáng)對(duì)于檢索工具的編制，這樣可以更好地為臨床提供有效的信息和資料。將醫(yī)院內(nèi)部各科室以及不同醫(yī)院之間存在的界限打破，加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系和交流，從而真正地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源和信息的共享，更好地提升醫(yī)院檔案資源的利用效率，為醫(yī)療以及科研工作的展開(kāi)提供必要的保障。
2.3積極制定相應(yīng)的考核制度
檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要使各級(jí)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。筆者所在醫(yī)院將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化。
2.4對(duì)病案的管理工作加以規(guī)范
在醫(yī)院的檔案管理工作中，制度化的建設(shè)是至關(guān)重要的，在檔案管理工作中，病案管理是其中一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，急需得到管理人員的重視。因此，醫(yī)院的工作人員要加強(qiáng)對(duì)于病案書(shū)寫能力的全面提升，真正地實(shí)現(xiàn)對(duì)病案的科學(xué)管理。此外，在進(jìn)行病案書(shū)寫的時(shí)候還要嚴(yán)格地按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，組織專人來(lái)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行檢查和負(fù)責(zé)。加強(qiáng)監(jiān)督和日常的管理工作，可以采用病歷抽查等方式來(lái)端正醫(yī)院工作人員的工作態(tài)度，促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的有效提升，避免出現(xiàn)醫(yī)患之間的糾紛。病案管理人員要以自身素質(zhì)的提高促進(jìn)新醫(yī)改的落實(shí)，共同推進(jìn)病案管理向電子信息化網(wǎng)絡(luò)化共享的方向發(fā)展，樹(shù)立起全新的電子病案管理理念。病案管理也應(yīng)滿足社會(huì)需求增強(qiáng)在醫(yī)療保險(xiǎn)中的作用。
2.5實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化
充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、病案管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)等分門別類地輸入計(jì)算機(jī)，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)，變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問(wèn)題。這樣既是人類勞動(dòng)能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍。加大電子檔案管理相關(guān)規(guī)范的宣傳教育，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。
