時間：2023-06-27 09:38:27
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前言：
建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。
一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備
1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198（2007）09-0100-02
0 前言
建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。
1 建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備
（1）網絡硬件的發展。
20世紀90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，二十世紀90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
（2）建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
2 建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
（1）由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
（2）雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
（3）在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
3 建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
（1）建立建設單位檔案館網絡化協調機構。 建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
（2）加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
（3）開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
（4）培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。
關鍵詞建筑工程 檔案 有效管理 措施
由于建筑工程檔案的價值，因而，對工程檔案的正確管理和有效利用變得十分重要；但是，在管理建筑工程檔案的過程不是一帆風順的，管理者在對其進行管理的過程中通常會遇到很多問題，例如，員工提交竣工檔案材過晚、提交的檔案材料不夠真實完整、沒有先進的制度和方法來管理檔案資料，以及檔案管理人員業務素質不高等等。對于這些問題，管理者必須采取有效的措施進行改進和提高。本文對在管理建筑工程檔案遇到的問題進行了詳細探討及分析，并針對這些問題提出了有效的措施。
一、建筑工程檔案管理的必要性
建筑工程檔案是在建筑建設活動中形成的建設活動的實際反映和真實記錄，對于企業來說，它的依據作用、憑證作用和信息儲備作用具有非常重要的意義。這些反映和記錄與建筑物實物相符，是建筑物最原始的反映，保存價值很高。建筑工程檔案記載著許多建設活動，例如建筑用料的檢驗、工序工藝、隱蔽工程質量檢驗以及其地下管線的敷設等等。建筑工程的管理內容主要包括建筑物的建設工期、建筑物的總體造價以及建設工程的質量。由于建筑工程的檔案管理是建筑工程項目的不可或缺的一部分，因而，其工程檔案管理的好壞，與建筑工程本身質量具有直接聯系。建筑工程檔案管理不當，在很大程度上導致企業的經濟效益降低，由此看來，規范地管理企業建筑工程檔案不僅是建筑工程本身的需要，也是檔案管理部門應該且必須的工作內容。這就是建筑工程檔案管理的必要性。
由于建筑工程的質量是在感受的過程中進行評價的結果。它是對建筑工程進行的包括工程性能、安全以及品質的一種比較綜合性的表述。隨著社會發展，人們對于建筑的審美觀也迅速提升；這種審美觀同時體現在建筑質量上，這就要求建筑具有一定的特性。建筑的這些特性從建筑工程質量方面來說，指的是建筑工程本身首先應當滿足業主的需要；其次是符合國家法律、法規；然后是建筑必須擁有規范標準的技術；最后是建筑應當專注于文件的設計和滿足建筑合同中所包含的條款。這些所有的建筑工程的特性，都是通過建筑工程檔案呈現出來的，由于在檔案管理過程中的精細化的管理模式和量化分析的采用，才使得在評價建筑工程質量方面有了一套精確的體系。
建筑工程檔案對于建筑工程質量的作用總結起來就是：它使我們對于建筑質量的評價從感觀化的經驗模式上升到以現狀圖紙和數據為依據的體系化模式。它可以是使我們在評價建筑工程的時候以建筑工程檔案為基礎，對建筑質量進行量化統計分析，從而對建筑質量進行綜合測評。這種方法與以往到工程現場視察相比，其發展可以說是一個質的飛躍。
由此可見，建筑工程檔案的有效管理對于建筑工程的實施意義十分重大。
二、建筑工程檔案管理中存在的問題
雖然建筑工程檔案對于建筑工程項目十分有用，甚至可以說是不可或缺的。但是，建筑工程檔案的管理卻存在很多問題：
（一）建設工程檔案工作滯后。建設工程具有涉及單位復雜、周期長、階段多和流程多的特點，使得建設工程具有工程周期復雜性和成套性等特點，由于看重經濟效益，人們往往更重視工程實體，而輕視檔案管理，因此，建設工程文件的收集、整理和歸檔工作往往不能同步進行、協同發展，再加上施工單位和獨立分包單位往往為了經濟效益的最大化而趕工期追進度，造成了檔案工作的滯后，影響了工程各方面對檔案資料的利用，工程項目管理文件和技術文件分散、損毀和遺失的情況下，更是制約了建設工程管理工作和企業的持續發展。
（二）檔案材料不完整不真實。建筑工程檔案管理中最大的問題就是建筑工程檔案不完整、不真實。有的建筑企業單位的工程項目歸檔率低，通常情況下，他們所負責的很多工程項目在竣工后就找不到工程的檔案資料了，有的只能找到工程的主體檔案，卻沒有與其配套的分包工程檔案。這些配套的工程檔案材料包括建筑的電梯工程、消防工程、燃氣工程、園林綠化等等。甚至，有些工程信息出現了較大的偏差或是造假。在工程實施過程中，為了使工程盡早竣工驗收，早點拿到工程款取得個人效益的最大化，某些人員會相互勾結，一起隱瞞和造假，甚至出現蓋”蘿卜章”的現象。
（三）檔案管理模式和體制不健全。如今，工程文件的形成和檔案的管理已經全部或部分實現了電子化，但在檔案的安全備份和保存過程中，由于缺乏延續和統一性，使得工程檔案的管理和數據庫混亂，各參建單位工作標準不統一，各管理部門缺乏相互溝通，導致歸檔的工程資料質量不一，格式不同問題，使工程文檔在價值挖掘方面的能力被削弱。也就是說，工程檔案沒有得到的充分和有效的利用。
（四）檔案管理人員素質不高。工程檔案管理人員的素質不高主要從以下幾個方面體現：（1）基層單位、監理單位、總包及分包單位的檔案管理人員沒有較高的專業素質，他們在檔案管理業務方面缺乏專業的知識，在相關的業務方面的技能也十分欠缺。
（2）有些參建單位檔案管理人員流動性大，檔案管理意識淡薄，主要體現在：一是他們十分輕視檔案的價值；、
三、建筑工程檔案管理的有效措施
針對建筑工程管理中出現的一系列問題，我們必須采取有效的措施，予以回應：
（一）增強檔案意識，在系統內開展檔案法律法規及相關規范的學習。正確認識工程檔案的重要性，讓系統內檔案相關人員變被動為主動，與各級領導達成共識，齊抓共管，提高建設工程檔案管理水平。
（二）完善管理體制，建立健全相應的檔案管理規章制度。要求各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備具有專業水準的專職檔案人員，明確各自的管理職責，建立項目檔案管理網絡體系，加強聯系和業務交流，促進生成文件的規范和歸檔整理的規范。
（三）加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案資料管理技術水平。在建筑業不斷發展的今天，建筑檔案的管理也有了新的特點。因此，提高管理人員的管理工作的重要性也隨之增大。增強管理人員的責任意識和服務意識，使之認清自身工作的意義和重要性勢在必行。此外，必須培養專業的管理人員，從而提高檔案資料管理的技術水平。
（四）充分利用現代檔案管理手段，強化檔案材料規范編制工作。科學技術是第一生產力，在科學技術發展如此迅速的今天，在檔案的管理方面，我們必須摒棄那些陳腔濫調，采用新型的管理手段；此外，針對檔案資料的規范與編制工作，我們必須加以強化，一個整潔規范的數據管理系統與數據庫可以使從業者的工作效率大大提高。
四、狠抓關鍵節點，進行全過程管理，促成管理合力
（一）項目前期，建設單位應該根據檔案工作的需要，明確檔案工作分管領導和部門，建立檔案管理機構，并配備具有專業素質的檔案工作人員，健全檔案管理規章制度，檔案相關人員建立管理網絡，暢通溝通和學習交流渠道。
（二）施工階段，項目開工后，進行檔案工作交底，制定檔案工作規劃，在施工過程中，定期開展檔案專業檢查和指導。
（三）竣工階段，在項目竣工驗收前3個月內進行檔案專項驗收，提出審查意見，敦促各參建單位完成整改，在檢查確認整改完成后向檔案管理機構提請檔案移交。
五、結語
我國當前的建筑行業機遇與挑戰并存，建筑業的發展空間十分廣闊，采用建筑工程檔案是我國建筑業的一大提高，是一個質的飛躍。但是，我國的工程檔案的管理存在很大的問題，在建筑行業競爭如此激烈的今天絕不是一個好的勢頭。因而，我國建筑行業管理階層必須采取有效措施使我國工程檔案的管理更加完善。只有這樣，我國的建筑行業才能擁有更好的經濟效益，同時促進社會和諧。
參考文獻：
[1]馮慧玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2001.
中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為,它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設工程檔案的管理提供思路。
一、建設工程檔案及其管理的含義
建設工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出,重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料,即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標準。可以說,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。
筆者認為,建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發,確定建設工程檔案的外延。
建設工程檔案的管理,是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之,建設工程檔案的管理是一個系統工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關建設進程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案,具有復雜性。
收集、整理和保管好建設工程檔案,做好建設工程檔案的查閱服務,具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據各種線索,到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設審批管理部門,環保消防等部門,也涉及業主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此,一般的建設項目,其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設項目,才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。
建設工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎環節,具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:
第一,應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多,從項目的醞釀提出就會產生動議性文件,之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限,電子文件亦是建設工程的歷史記錄,自應收集。
第二,應當注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產生的時間越長,越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔,亦應依法在規定時限內歸檔。
第三,建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規矩不成方圓,只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進行。因此,單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度,并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任,以保證建設工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設,檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員,了解工程進度和工程基本情況,做到心中有數,在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。
第五,建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設工程檔案在收集時應當有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全,對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設工程檔案的整理
檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容,是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規范,或者不齊全,因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此,單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題,單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規則,不宜以定式常法為據。
單位建設工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。
第一,以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設工程的,其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準日期則因工程批準部門較多,日期一般不統一,難以確定以哪一批文日期為準,容易形成標準不統一的問題。同時,有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標準。
第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數字檔案館建設目標相銜接,故此,應以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。
總之,單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作,應當以高度的責任心認真對待,科學整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應付。
四、單位建設工程檔案的保管
單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。
一般而言,紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真,加之經常性的復制,導致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數字技術保存為數字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是,在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設工程檔案的利用服務
隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要,或因學習建筑設計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務,是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。
第一,利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機構或人員可以查閱,均需要依法進行。
第二,單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用,特別是檔案,應當嚴格按照法律規定的程序,通過申請、核準、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規定。
第三,在合法前提下,單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務,運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。
第四,單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統,并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢,應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據,方便查閱。
單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能,還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中,應當做到依法、及時、認真和便利服務,促進單位建設工程檔案管理工作。
參考文獻:
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關鍵詞：
榮譽檔案；建筑設計；管理措施
建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業發展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。
一、建筑設計單位榮譽檔案的特點
（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業特色，由各級住房城鄉建設部門、勘察設計協會、土木建筑學會等評選出的優秀工程、優秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。
（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內教育、職稱評定，還是生產經營投標、編寫單位歷程，均發揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優秀工程、優秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業績的憑證，經常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現場，成為競標的重要得分內容。
（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產經營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。
二、榮譽檔案管理工作中存在的問題
（一）對榮譽檔案重視不夠導致管理混亂。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。
（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或將獲獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。
（三）榮譽檔案種類繁多、材質不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。
三、加強榮譽檔案管理的主要措施
（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。
（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發揮其特有的價值。
（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量。具體應做好以下幾個方面的工作：
1.明確收集范圍。可從頒獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發的榮譽；四是單位參加上級或行業組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。
2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據材質分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發文單位、發文日期等；二是證書類，可根據證書上的內容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。
3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態各異，其存放的柜架需區別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。
4.做好檢索利用。為了充分發揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規范化，加強檔案的收集、整理和統一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創造條件，建立一定規模的榮譽檔案陳列室，以更好地發揮其價值和作用。
參考文獻：
[1]崔愛民.加強企業榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.
【關鍵詞】
事業單位；檔案管理；信息化
事業單位檔案管理信息化建設是事業單位發展的必然趨勢，只有在實行了信息化管理才能使事業單位檔案管理工作順應時展潮流，信息化、網絡化技術的應用能夠有效的提高事業單位檔案管理水平，對于社會經濟的發展起到不可忽視的促進作用。
1事業單位檔案管理信息化的優勢
1.1優化存儲環境傳統的檔案以紙質形式保存，隨著時間的推移、環境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴重的威脅，不利于長久的保存，而且其存儲流程相當繁瑣，會造成人力資源的浪費。在實行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關人員錄入到計算機之中，而且還可以對檔案進行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優化查詢服務傳統檔案查詢不僅手續復雜，需要通過多個程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長期保存。檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會對檔案和檔案環境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時間和地點的約束，隨時都可以通過網絡查詢和調用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優勢。
2事業單位檔案管理信息化建設中的影響因素
事業單位檔案管理信息化建設的內容主要有檔案信息化管理平臺建設、檔案管理科學規劃和檔案內容的數字化處理。在實際的工作中，還存在很多因素嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業單位檔案管理信息化平臺系統的更新不及時目前，我國大多數事業單位都已經建立了員工檔案信息系統，但由于領導和工作人員對檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業單位檔案管理信息化平臺系統得不到及時的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業單位人才優化管理工作的實施。
2.2事業單位檔案管理信息化平臺系統的使用率不高事業單位雖然都建立了檔案管理信息平臺系統，但其利用率并不高，使其并不能充分地發揮自己的優勢，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質有待提高由于事業檔案管理部門還存在很多員工其從專業技能水平、信息技術水平等方面都沒有達到一定的標準，有些員工甚至缺乏職業道德素養，不僅嚴重影響了檔案服務水平，也影響了事業單位檔案管理信息化建設的推進。
3事業單位檔案管理信息化的對策
3.1強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設力度要想加快事業單位檔案管理信息化建設的步伐，需要從樹立和強化信息化管理理念著手，從根本上強化管理部門領導和員工的信息意識，提高其對檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實施，還需要有關部門定期組織檔案管理工作人員進行學習和培養，不斷提高管理人員的計算機技術、相關專業管理技術以及職業素養，不斷提高管理隊伍的整體素質。事業單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進有效的激勵機制激發員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設事業單位檔案管理信息系統的建設需要一定的硬件基礎，所以需要相關部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設的順利實施。引進先進的設備可以提高儲存量和系統的運行速度，這樣可以保證事業單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩定的設備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設中還要通過不斷地擴充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實和完善，使其能夠為決策部門提供及時、準確、可靠的文字依據。
3.3加強事業單位檔案管理信息化中的軟件開發除了保證硬件設施達標外，還需要提高事業單位檔案管理部門的網絡意識，并將檔案信息系統的網絡升級納入到檔案管理工作之中。有關部門要加大對檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術和資金支持，并不斷完善軟件升級換代工作，以保證事業單位檔案管理信息化的穩步發展，使其能夠提供更優勢、快捷的服務。
3.4制定科學、具體的總體規劃在建設事業單位檔案管理信息系統時要注重其可擴展性，使檔案信息系統具有更廣闊的發展空間，根據事業單位的實際情況制定科學、合理、具體的檔案管理信息總體規劃和發展措施，建立一個實用的檔案信息網絡系統，能夠為檔案管理人員提供完善的電子檔案整理、網絡查詢、瀏覽和下載等服務，使其成為符合事業單位發展、社會經濟發展的網絡管理模式。另外，還要注重對檔案信息系統進行不斷的更新，只有這樣才能為事業單位發展提供更可靠的技術保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學、規范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設提供有力的依據和保障。事業單位要根據自身檔案管理實際情況制定更詳細、具體、規范、科學的檔案管理規章制度，并將檔案管理信息化建設納入到員工獎勵、職稱評定之中，并對工作中的失誤實行責任追究，這樣更能調動員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進程，保證檔案管理信息化工作的順利實施。
事業單位檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，同時它對于社會發展和科技進步也起到不可忽視的促進作用，同時也能夠為優化事業單位人才結構提供可靠的依據。要結合事業單位自身的實際情況，制定出切實可行的規劃方案，保證對事業單位檔案實行科學、合理、規范、有效的管理，以促進事業單位檔案管理工作的順利展開。
參考文獻：
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檔案管理數字化建設主要是指在不改變原始檔案信息的前提下，對檔案信息以及檔案存儲形式進行一系列的數字化轉換，通過掃描、修正、分類、整合等處理手段形成系統的數字化檔案，方便檔案管理人員通過檔案管理系統對檔案信息進行各種處理。
二、事業單位檔案管理存在的問題
檔案信息不易保存，安全性不高。現有檔案多采取紙質載體，因為紙張在溫度高、濕度大環境中長期保存極易受損，所以往往紙質檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業單位相關部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數據和檔案信息泄密的現象也時有發生。
檔案信息材料分散，管理流程復雜。事業單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關信息間各自獨立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導致大量的重復勞動。
在現有檔案管理模式下，事業單位檔案信息收集后要經過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復雜的業務流程。如果出現有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業務流程將重新進行一遍。這種操作流程耗費大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。
檔案信息收發不及時，使用率偏低。事業單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準確地實現檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準確的信息，為科學決策提供重要的依據了。
在現有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應的檔案架，最后在檔案架內查找本檔案。一旦檔案人工存放出現錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。
三、事業單位檔案管理數字化建設的方法和建議
提高事業單位管理人員綜合素質。隨著科學技術不斷發展，提高檔案管理人員綜合素質十分重要。一是要加強檔案管理人員業務技能。檔案管理人員作為檔案數字化建設的執行者，其數字化思想，數字化操作水平，直接影響到檔案管理數字化建設的水平。二是增強檔案管理人員安全意識。在數字化檔案提供利用過程中，運用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權限。同時，要及時對檔案信息進行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。
完成檔案信息數字化處理，系統化管理。檔案信息數字化處理時進行檔案信息數字化建設的一個重要基礎與前提。目前事業單位檔案信息數字化主要是通過掃描儀、照相機、錄像機等硬件設備將紙質檔案轉換為數字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數字化檔案轉化為系統化的檔案信息庫，完成時間、內容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復雜的紙質檔案信息轉化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統。
建立實時、高效的網絡檔案管理平臺。利用網絡技術與檔案信息系統相結合，以網絡化、數字化為主旋律，打造局域網絡檔案管理平臺。網絡檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網絡及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。
網絡檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據用戶權限通過登入網絡來進行檢索，調用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關的檔案信息等，并進行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務水平，減輕了檔案管理人員的工作強度。
（作者單位：保定市衛生監督所）
單位：保定市衛生監督所
姓名：劉亞
論文：事業單位檔案管理數字化建設
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（b）-0184-01
所謂檔案信息化管理，依靠科學的思想和組織管理力法，在滿足法律規章制度的要求前提下，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，在行政主管部門的指導下，來提高企業檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數據的安全問題是由于網絡環境、應用環境、操作系統、應用軟件等存在安全漏洞的隱患所產生。需要得到廣泛關注，并積極實現檔案信息化管理手段現代化。
1 信息化檔案管理安全隱患
1.1 檔案信息化建設基礎較薄弱
檔案網站建設質量重視不夠，且在開展信息化建設的部門、單位和企業中發展也不平衡，一些單位和企業的檔案信息化建設發展不平衡，技術、資金不足，重視不夠，基礎條件薄弱。
1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節
由于檔案工作與其他各生產管理環節相脫節，很難實現系統間的聯系，而且存在檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網絡化管理的發展方向，但是進行文檔一體化管理未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。
1.3 檔案信息建設管理人才缺乏
從目前看，檔案部門缺乏現代高技術、專業性人才，檔案信息化建設需要深厚的檔案學基礎理論，但因經濟原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。
2 檔案管理實行信息化建設的必然性
簡單來說檔案信息化就是為社會進行服務的一個過程。通過學習來滿足檔案管理發展的需要，并不斷改進和加強信息化檔案的服務意識和管理意識。必須要做到的轉變觀念、以檔案的相關數字化信息對實體進行保管的管理方式。檔案管理會隨著科技的不斷進步改變以往被動服務的模式，解放思想、再者就是加強檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時也對檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴大利用、提升檔案工作以及檔案的價值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應用和發揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關單位自身的信息化中，對于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進行數字化轉變，檔案管理中前后并進的理念，要堅持對于信息源頭的挖掘，將復雜轉變為簡單、將簡單轉變為規范，來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關需求。還要加快對于藏書目錄相關數據庫的建設，歸類總結基建檔案、會計檔案、實物檔案、照片檔案、設備檔案、文書檔案等，并進行質量監控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現代化、信息化的條件，要加強實際的系統應用效果實現，對于電子檔案進行電子文件的管理有效化保證長期可讀、完整、準確、真實性。檔案信息化建設總體規劃必須要對于本單位的實際發展目標和自身特點進行分析，有利于今后的發展建設。
3 進行檔案信息網站的有效建設
檔案網站是通過網頁的途徑來進行檔案信息的提供和服務，是對于檔案實行數字化轉變的主要目的，也就是企事業單位的在網絡上成立的信息站點，是信息化檔案發展的重要手段和目標，實施檔案資源的網上咨詢查找電子文件直接提供或者實時歸檔。
（1）對于本單位的相關部門的各項信息進行資源共享和統籌考慮，應該將檔案管理體系納入企事業單位的相關信息管理系統中，在進行信息化檔案建設的時候，實現系統一體化建設，實現系統管理中的綜合效益。
（2）選取適合的具有升級換代功能和開發功能才能夠對于計算機的實際優勢充分發揮，只有符合進行網絡管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實現檔案上網途徑的條件之一，夠使得相關檢索功能變得強大，為不同的用戶提供高效優質的服務。
（3）標準化相關網絡設備，要使未來發展或者現今的主流產品，選擇的產品要符合我國內外的相關標準，能夠確保產品進行及時的更新換代從而有效的提供服務。并且能夠獲得國內外有著雄厚實力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進行檔案管理過程中因為項目、格式、設備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數字化檔案是通過對于先進的技術手段的應用來將各個部門的實體檔案的相關載體進行數字化的加工，從而有效避免重新開發設備配置要科學合理。
（4）進行檔案信息數字化的逐步實現。檔案資源信息的數字化是進行檔案原件保護的重要手段之一，決定了傳統檔案館與熟悉檔案館的互補、共存。是進行信息化建設檔案的基礎和前提，同樣也是進行數字檔案相關業務信息管理體系構建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數據庫目錄，對于企事業單位有著各自不同的需求優勢，全文數據庫在相關網站上進行，進行檔案資源的相關數字化進行整體分析、重點挖掘、逐步解決。對于檔案資源館藏的全文數字化并不是將所有的都進行數字化處理，而是他們都發揮著自己獨特的功能，對于各個設立檔案的相關單位文件和檔案著錄格式、項目、內容和數據庫結構等進行了統一的制定規劃。數字化檔案建立并不會表示傳統檔案的消失。
（5）規范化、標準化是檔案數字化、信息化的主要內容。規范化、標準化對于現代化檔案管理的重要衡量標志。對于其檔案數據庫的文檔格式硬件、軟件數據指標等進行規范和統一，結合自己的實際發展需求和特點進行相關管理標準系統的制定，從而達到方便以后電子目錄實現檔案館管理之后的數據資源共享，并有效避免了因為軟件的差異而導致的數據不能讀取和轉換的問題。進行檔案信息化發展和建設的重要內容，是事業單位可以參考國家進行推薦的一些管理信息化標準。這樣通過實踐過程進行完善才能夠逐步的加強現代化的檔案管理發展速度，在建設檔案目錄數據庫時，要按照我國相關規定執行，并且要方便實際操作，從而有效的起到良好的防范作用。
4 結語
中圖分類號：TP391 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01
信息化的快速發展為事業單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰，傳統的以紙質為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經不能滿足現代社會的要求了。我國檔案管理只有實現轉型，才能符合事業單位實際發展的需要，發揮更大的作用。在我國檔案界已經有很多人開始探索實現檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現這個目標任重而道遠。
一、事業單位檔案管理工作的現狀分析
全球信息化的飛速發展使得大部分事業單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。
首先，事業單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質能力過低。
其次，我國檔案信息資源的開發有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數據庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。
最后，缺少符合事業單位檔案管理工作要求的系統，軟硬件設備不能滿足事業單位大量的檔案信息的要求。
二、事業單位檔案管理信息化建設方式
目前我國事業單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發展，事業單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。
1.制定有效安全的檔案管理制度
檔案的作用是為企事業單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內外網的檢測，對上網的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業單位的檔案管理工作。
2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設
傳統檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環境的要求也變得簡單。這就需要事業單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。
3.加強對事業單位檔案管理者的專業素質培養
由于信息化滲入事業單位檔案管理工作，檔案管理的方式發生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業單位應當加強對檔案管理者的專業素質的培養，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業能力的考核。
三、事業單位檔案管理信息化建設的重要意義
1.檔案管理的工作變得簡單
由于傳統檔案以紙質資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網絡平臺，電子錄入的方式即可實現對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統進行定期維護即可。
2.檔案使用者使用更加方便
過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現信息化后，檔案使用者通過網絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。
四、總結
隨著信息技術的全面發展，傳統的檔案管理工作已經不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件公司設計生產專業有效的檔案管理系統。
參考文獻：
關鍵詞：
事業單位；檔案管理信息化；意義；策略
中圖分類號：
F49
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2014）22016402
隨著我國社會經濟的快速發展，事業單位的現代化管理模式也在不斷完善。對于事業單位內部各種各樣的檔案，有些事業單位還沒有做到完善有效的管理。事業單位的檔案管理不僅會對單位領導者的決策產生一定的影響，也影響到單位內部人才的培養和考核。目前，隨著計算機網絡信息化的產生和各種各樣的檔案管理軟件的誕生，我國事業單位的檔案管理工作也逐步邁向現代信息化。所以說，事業單位的檔案管理信息化建設是現代化發展的必然趨勢。
1事業單位檔案信息化管理的特點
1.1比傳統檔案存儲更有環境優勢
企業傳統的檔案管理工作主要就是依靠紙張來對檔案進行記錄，由于紙張自身的因素，很容易遭受蟲蛀，在比較潮濕的環境下還非常容易發霉，所以許多檔案資料都不能實現長久的保存。并且在對檔案保存的過程中，還必須要考慮保存檔案資料的外界環境，時刻保證檔案的完整性，不被各種因素所破壞。這就導致傳統的紙質檔案存儲工序太過復雜繁瑣，對人力資源的消耗量也比較多。如果將檔案管理實現信息化，就完全可以將單位的各種檔案資料直接存儲到計算機電子磁盤中，還可以將各種檔案進行備份，與傳統的紙質檔案存儲管理方式相比，檔案的信息化管理對環境的要求僅僅是干燥無磁場，既保證了檔案的安全性，又節省了空間、人力，比傳統的檔案管理更具環境優勢。
1.2檔案的使用、查詢更加方便快捷
傳統的檔案管理方式中，檔案的整理、分類、存儲工作非常復雜，如果要對一份檔案進行查詢、借閱那么程序也是很繁瑣。而檔案管理實現信息化管理之后，可以迅速查找出我們所需要的各種檔案資料。并且在查詢檔案資料時，查閱流程非常方便，還可以保證檔案資料的完整性，絲毫不會對檔案以及檔案的存儲環境造成破壞。所以說，檔案的信息化管理在使用和查詢上都非常方便、快捷，比傳統的檔案管理方式占有較大的優勢。
2檔案管理信息化對事業單位的作用
事業單位的檔案管理信息化建設對單位的現代化建設具有重要的意義。檔案信息化管理可以更加深入地開發事業單位的檔案信息資源，在事業單位內部實現了檔案信息資源的共享，有利于單位人員對檔案的信息更加方便快速的查閱、檢索，提高了事業單位的工作效率。
2.1檔案管理的信息化建設為事業單位的信息化建設指明了方向
檔案管理是事業單位內部管理中重要的組成部分。隨著現代化計算機電子設備在企業內部的廣泛應用，隨之也產生了許多電子信息文件，如何提高這些資源的共享性，正確高效地將這些資源實現有效的管理、儲存和運用，成為事業單位檔案管理工作必須要面對的重要問題。而檔案管理的信息化可以有效的將這些檔案資源進行逐一的分類管理，不僅保證了單位內部資源的安全性，還促進了單位的信息化管理。
2.2檔案管理信息化建設改變了傳統檔案管理的方式和途徑
檔案管理信息化使檔案有原來的以紙質為媒介、以人工錄入為方式逐漸轉變為以電子、網絡為平臺，計算機錄入的方式；同時，檔案管理的信息化也使檔案管理的職能得到了一定的拓展，由檔案管理傳統的保存與運用職能，轉變為對檔案信息資源的采集、存儲、管理以及提供各種服務。另外，檔案管理信息化還有效處理了傳統檔案管理在時空上的沖突，檔案信息化管理可以使我們在任意的網絡位置，任意的時間快速查詢到我們所需求的檔案信息資源，大大解決了時間、地點的限制，提高了事業單位檔案資源的利用率，起到了服務事業單位和促進檔案管理建設的雙重作用。
3事業單位檔案管理信息化建設的建議
3.1加強事業單位檔案管理的信息化
要想完善事業單位檔案信息化管理的建設，必須要提高事業單位檔案管理人員對檔案管理信息化的認識，不斷提高檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度，深化檔案的信息化管理，使事業單位檔案管理人員充分認識到檔案管理信息化的優勢和意義，逐漸接受檔案管理形式的新轉變，支持檔案信息化管理建設工作。另外，還要對事業單位的檔案管理人員進行定期的教育培訓。通過對事業單位檔案管理人員的計算機技術培訓，快速提高檔案管理人員的計算機操作水平，只有檔案管理人員的計算機操作水平得到一定程度的提高，才能保障事業單位檔案管理工作的順利進行；同時還要提升檔案管理員的信息獲取能力、鑒定能力以及評估能力，促進檔案管理人員各項專業能力的不斷提高，使檔案管理人員在進行檔案管理工作時能夠充分發揮出自身的價值，促進事業單位檔案管理信息化的有效實施。
3.2明確事業單位檔案管理的最終目標
隨著事業單位科學化和現代化管理的逐漸深入，事業單位的檔案管理更應該以信息化管理作為保障，在現代科學技術和網絡信息手段不斷更新的大環境下，信息技術已經成為事業單位檔案管理工作中必不可少的工具。所以，事業單位管理者必須要在單位檔案管理的目標中及時明確信息化管理這一發展方向，通過網絡技術的信息化，對事業單位的檔案管理工作實現徹底的改造，將現代化的信息技術真正融入到事業單位的檔案管理工作體系中，只有這樣，才能更為明確的指引事業單位的檔案管理目標，才能將事業單位檔案管理的各項工作業務變得更加的準確、快捷和方便，從而使檔案管理工作更好的為事業單位、廣大群眾以及社會進行全面的服務。
3.3加強事業單位檔案信息化管理平臺的建設
對于事業單位檔案管理信息化建設來說，信息技術是事業單位檔案管理工作中最核心的部分。信息技術不僅可以提高企業的工作速度和安全性，還逐漸深入到各行各業，成為各個行業工作中不可缺少的工作手段。科學有效的檔案信息化管理手段可以加強單位內部各種檔案的錄入、檢索、整合以及存儲等多項工作，使復雜、無聊的信息數據統計和材料傳送工作變得簡約方便。事業單位的檔案管理中實現信息化管理，可以利用信息化平臺，在事業單位內部實現資源的共享，通過網絡信息平臺幫助單位內部的工作人員共同解決工作中各種問題，使工作人員之間可以經常溝通并交換意見，并方便單位內部人員及時的查找、檢查、調整、檔案信息，使單位的檔案管理工作變得更加系統、科學和規范。所以說，加強檔案信息化管理交流平臺的建設可以有效地加強事業單位的檔案管理工作，將網絡信息化技術及時應用到事業單位的實際的工作中。另外，在事業單位的檔案管理信息化工作中還可以引進先進的計算機技術，將單位檔案進行合理地保管，不斷提高檔案管理和保存的安全性，為現代化信息技術在事業單位檔案管理工作中的逐漸深入利用奠定一定的基礎。
4結束語
總而言之，隨著我國社會經濟進步與科技技術發展，檔案管理信息化成為事業單位現代化管理的必然趨勢。檔案管理的信息化保證了單位檔案的準確性和安全性，使事業單位的管理更加科學有效。所以事業單位的管理者必須要緊跟時代的發展，采取必要的措施，完善檔案管理的信息化建設，明確單位檔案管理的目標，將傳統的檔案管理與信息化管理相結合，并采用先進的計算機技術與網絡平臺，對單位的檔案實施數字化信息管理，不斷提高檔案管理工作完整性和時效性，不斷提高事業單位的現代化管理水平。
參考文獻
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中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、行政事業單位檔案管理實現信息化建設的必要性
檔案管理的信息化實際上就是指改變以往單純保存檔案實體的形式，實現以檔案實體的信息化建設向人們提供服務的方式。對檔案實體進行信息化建設，能夠有效的對檔案信息資源進行分析、分類、加工和提取，從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統的檔案資料相比，它能夠實現檔案的修改、保存和查詢，并且可借助于計算機實現快速傳遞，大大提高了檔案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了檔案的管理成本。
但是，當前的行政事業單位還沒有真正將檔案管理的信息化建設工作落實，還是比較習慣于傳統的手工操作，部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統”但經常習慣性的只把一個人的資料輸入計算機中，在進行資料檢索和調閱檔案時，仍然是手工操作。因此，我們現在經常所提及的“無紙化操作”只是流于形式，而未得到真正落實。所以，新形勢下，為了順應時展的要求，行政事業單位在對檔案的管理上必須改變以往的單一傳統模式，必須朝著信息化的方向建設發展。
二、目前我國行政事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題
檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的規劃、管理平臺的有效建設以及
對檔案內容的數字化處理。但在當前我國的行政事業單位檔案信息化管理中，許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質不高等問題，從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發揮。
（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢
目前我國許多行政事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響行政事業單位人才的優化管理。
（二）檔案管理信息化建設平臺使用率較低
行政事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發揮。
（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低
在行政事業單位檔案管理的信息化建設中，許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機技術缺乏足夠的認識使得他們的知識貯備和專業技能較低，同時由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。
三、行政事業單位檔案管理信息化建設的總體規劃
在制定檔案管理信息化建設的總體規劃時，應該立足實際，應最大化程度的滿足行政事業單位的發展需求，從行政事業單位自身的特點和發展目標出發，經過不斷地調查和研究，從而制定檔案管理信息化建設的長遠規劃和近期目標，從而能夠在網絡模式下，促進檔案管理信息化的建設發展。
（一）實現檔案管理信息資源的數字化
檔案信息資源的數字化是檔案信息化建設的的重要內容，也是對檔案文件進行保護的重要方式。檔案的數字化應該通過利用先進的科學手段，將檔案的物質載體形式轉化為數字化的信息，從而建立檔案的目錄數據庫，以提供服務。檔案的數字化管理辦法應與傳統的檔案管理辦法相結合，通過相互補出的形式，以此來推動檔案的信息化建設發展。
（二）檔案信息化應做到標準化和規范化
標準化和規范化是衡量當代檔案管理水平的重要標志，它是檔案信息化建設中的一項重要內容。因此，行政事業單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家頒布的信息化管理標準，然后根據實際的發展需求來制定內部的管理標準體系，通過不斷的實踐來完善檔案的管理制度。其中，檔案目錄數據庫的建立不僅應該滿足實際操作的簡便性，還應該符合國家的標準。其中，應該對檔案及單位文件的著錄項目、內容、數據庫架構和格式等作出統一的規定，同時還應統一規范檔案數據庫管理的軟硬件的數據指標、文檔格式等。
四、加強和推進我國事業單位檔案管理信息化建設的策略
（一）加強檔案管理人員與網絡技術人員二者之間的合作與工作協調性
要保證高效的檔案管理的信息化建設不僅需要網絡技術人員對檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對信息平臺建設的及時維護以及為他人提供優質化的服務。因此，在事業單位的檔案管理信息化建設中要通過有效互通機制的建立
來加強檔案管理人員與網絡技術人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及
時性，促進信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中，還要加強對管理人員服務意識的培養，讓他們在工作中更加注重信息管理的規范化，從而為他人提供更好的服務。
（二）加強信息化建設平臺推廣模式的構建
事業單位檔案管理信息化平臺的建設目的在于為廣大的信息需求者提供更優質化的服務，因此，在實際的工作中，事業單位的相關管理部門要加強對檔案管理信息建設平臺的推廣與宣傳，以提升信息化建設平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業檔案信息管理的先進經驗，通過信息化建設平臺使用效率的提高來更好地促進事業單位的人才檔案管理信息化建設。
（三）加強對工作人員專業技能的培訓，促進他們綜合素質的提高
檔案工作人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設
進程。因此，事業單位在進行職工檔案的信息化管理中要加強對相關工作人員專
業技能的培訓，讓他們在計算機和信息平臺使用技能的不斷提升中促進自身綜合
素質的提高，從而有效地推動檔案管理的信息化建設。
（四）強化服務意識，提高檔案檔案管理服務水平
檔案管理人員應樹立檔案管理的服務意識，把“主動服務”作為工作的出發點和落腳點。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設過程中，要把檔案管理系統與行政事業單位的管理系統緊密的聯合起來，構建一個一體化的管理系統，將各個部門的信息綜合的統籌進去，實現資源的共享，使得檔案的管理能獲得來良好的系統效益和綜合效益。同時，對于一些較為復雜的檔案信息要做到合理的分類、標引和管理，使檔案信息能夠最大程度的發揮其利用價值。此外，工作人員應注重檔案的數字化管理，才能滿足當今社會科技和發展的需求，進而提高服務水平。充分發揮好檔案信息資源的作用，提高服務質量，已成為當今檔案管理工作者職業發展的必然要求。
結語
綜上，在新時期內檔案管理工作必須緊跟時展的步伐，轉變管理觀念，提高服務意識，采取創新的手段，積極的探索新的管理模式，從而來不斷提高我國檔案信息化的建設水平。
參考文獻
[1]于明明. 淺論事業單位人事檔案管理創新[J]. 城建檔案. 2013（01）
