時間：2023-06-26 10:18:44
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進入數字時代以來，整個世界在激烈的競爭中不斷前進，信息化的程度包括信息技術水平的提高、信息產業的發展、對信息資源的占有和利用，已經被當作衡量一個國家綜合國力的一個重要尺度，也是衡量競爭能力的核心要素。因特網的快速發展和計算機功能的增強，變革信息存取方式的時機已經來到，用數字處理方法能簡便地實現用模擬技術很難實現的功能，這使得“數字化”概念更易于為人們所接受。“數字網絡”、“數字音頻”等與數字有關的名詞逐漸成為人們現代生活中的常用名詞，“數字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢，檔案館的形式也因此發生了重大變化。適應這種變化的需求，“數字檔案館（Digital Archives）”的概念應運而生。隨著技術的日臻成熟，數字化辦公的日益普及，數字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會實踐，我國部分中心城市已經創建了數字檔案館。鑒于此,筆者認為有必要對“數字檔案館”進行概念性的分析。
一、概念的對比
近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關術語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。
但人們在使用這幾個術語時常常混淆不清，以下就是幾種表述：
“電子檔案館”亦可稱為“數字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個實體機構、一個存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個有序的信息空間”、“一個信息系統”。①
數字檔案館（Digital Archives）實際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術發展而產生的一種新型檔案館。②
虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環境。③
從這些定義中不難看出，我國檔案界對數字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個名詞混同使用，因此，本文先對這幾個概念進行辨析：
1. 無墻檔案館
無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學中對“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網絡化的特征，網絡的信息傳遞方式突破了時間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個沒有圍墻，沒有借閱的時間限制的圖書館一樣。在這個方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個概念主要強調了在檔案信息利用上時空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。
2. 虛擬檔案館
在很多場合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實在”或者“虛擬技術”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對虛擬檔案館的定義都以虛擬實在技術作為主要用詞。實際上，虛擬檔案館應該是與實體的傳統檔案館相區別而提出來的，“虛擬檔案館實際上是‘利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對分布于各地、各種檔案信息進行動態搜尋相聯結的存在。虛擬檔案館與實態檔案館是兩個相對的概念，虛擬檔案館是一個動態的，開放的網絡信息環境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強調的側重點稍有不同。
3. 電子檔案館
電子檔案館是個使用頻率相當高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響?！半娮訖n案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術性質，電子檔案館指針對有永久保存價值的電子檔案進行保管、控制和利用的一種專門機構，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態：電子檔案館是存儲以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統，其物理意義上的實體是計算機硬件設備，特別是存儲設備，包括可與計算機暫時脫離的磁盤、光盤等存儲設備以及與計算機相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。
4. 數字檔案館
人們總是把電子化和數字化當成同一概念來使用，并不對它們進行仔細的區分，然而，從嚴格意義上，電子化和數字化兩個概念是有區別的。在計算機科學中，電子信息包括了模擬信號和數字信號，所以，數字信號是被包含在電子信號這個概念里的，電子化的內涵大于數字化。由于數字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數時候，電子檔案館和數字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術的發展，數字信號完全有可能不再依賴電子技術，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數字檔案館”這個概念中的“數字”強調的是電子媒介上信息存在形式。數字檔案館是指依附于數字化技術，把文字、聲音和圖象轉化為數字形式，采用數字方式進行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統。正因為這樣，數字檔案館是目前應用最為廣泛的一個詞。
二、數字檔案館含義的界定
數字檔案館是一個正在不斷發展的新概念，我們可以先對數字檔案館進行預測性的討論，勾畫出它的主要特征，應避免下定義過早導致概念的固化。
所謂數字檔案館，是指二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術等現代信息技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現超大規模資源共享的數字信息系統。它是一個有序的信息空間，一個開放的信息環境。從廣義上講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎之上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。
在圖1中反映了數字檔案館的概念構成。
圖1
與傳統檔案館相比而言，數字檔案館具有以下主要特征：
1. 數字檔案館的文化性質沒有改變
同樣，數字檔案館的的文化功能依舊保持。數字檔案館的建立使得檔案館實現由完全的實體保管模式向智能管理模式的改變。在數字檔案館的環境下，檔案館將特定區域范圍內的所有檔案歸入其管理范圍，對各種各類的檔案進行監督和控制，不僅包括政府機關行政檔案，也包括企事業單位、私營企業、社團、甚至個人的檔案，使檔案館真正成為集中統一管理具有社會價值的各類檔案的文化事業機構，實現保存社會記憶的功能。因此，數字檔案館的文化性質不可能改變，也不會改變。
2. 館藏內涵發生變化
數字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應該是“實體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內涵要求數字檔案館除了收集數字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實現數字化的轉化和處理，將各種信息以計算機可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計算機存儲設備上。數字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內涵角度來看，館藏一方面包括實際擁有的傳統館藏的數字化形式和各類數字格式的館藏，即“實體館藏”，另一方面還包括連接在數字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對的“虛擬館藏”。數字檔案館勿須存貯龐大的數據庫的備份，館藏不再是實體意義上的集中保管。數字化的館藏可連接成網，用戶通過遠程登錄利用信息，極大地改變了傳統檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復。
館藏內涵的變化，使得傳統檔案館的發展目標也有所不同，原有的旨在構建一個龐大的本地館藏目標需重新考慮；館藏的評價標準也需要重新界定，實體檔案的收集質量不再是決定性因素，大量高質量的數字化檔案將成為評價優劣的重要方面。
3. 服務方式的變化
傳統檔案館的服務方式相對單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯網的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學家D?比爾曼在第十三屆國際檔案大會輔導報告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現之時也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時。”⑤借用圖書館學的用語就是，數字檔案館的服務是一種“用戶驅動”的服務模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統的功能也不再局限于紙質文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統不僅具有靈活的數據組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯機信息處理、資源共享、遠程傳真、電子郵件等多種功能。傳統檔案館的檢索功能是靜態的，而數字檔案館的檢索則是動態的，數字檔案館的服務方式必然發生根本性的變革，從單一服務轉變為多元、多層次服務，從而增強與用戶的緊密聯系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務質量。
4. 業務工作內容的變化
盡管數字檔案館與傳統檔案館在許多任務和業務活動上都很相似，但由于其保管對象的變化，數字檔案館的業務工作幾個環節也發生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動化轉變。傳統檔案館中由人工開展的編目、標引、檢索、統計工作，在數字檔案館環境下，可借助計算機應用系統自動進行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進館。在館藏建設方面，數字檔案館要求選擇合適的數字化信息形式的同時，還要對原有館藏實現數字化，其工作內容包括了數據庫的建立、控制和網絡系統的維護。傳統檔案館在利用服務業務范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關資料，指導用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數字檔案館除了需要實現電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數字信息。另外，數字檔案館的鑒定工作有所擴充，在內容鑒定基礎上又加入了技術鑒定的工作內容，對電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進行技術上的檢測。
5. 社會角色的變動
檔案館員社會職責的變化同社會的發展息息相關。在人類社會逐漸演變的同時，檔案館的社會角色也有所改變。20世紀下半葉檔案館步入自動化發展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會意識，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉向了信息的提供著。而如今，隨著信息網絡技術的大量應用，檔案館員將再度發生重大變化。接收檔案不再是數字檔案館的唯一功能，它將主要實行對分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關注檔案信息的完整、準確和可靠，履行對信息的監督、傳遞、控制職責的資源開發者。
注釋:
① 馮惠玲.無紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學通訊.1998，（2）.
② 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.
《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)是國內檔案界關于電子文件管理最權威、最基礎的標準，各地出臺的有關電子文件管理的地方性標準和法規幾乎都是以此為藍本制定的。在這個標準中，電子文件被定義為：在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計算機中的文件都是電子文件?，F在任何一臺個人計算機中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務器和存儲系統。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項無法完成的任務。
應該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計算機中的文件”是指計算機科學中的文件概念，而不是文書學、檔案學中的文件概念。作為一個檔案行業的標準，《電子文件歸檔與管理規范》中的“文件”確實更可能指向文書學、檔案學中的文件，而非其他學科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風。事實上，我的確懷疑標準中的“文件”的含義更多地來自計算機科學。
在標準中還有關于電子文件分類的規定：
電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數據文件。
如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標準毫無疑問是計算機科學的。只有計算機科學中的文件我們才能嚴格按照這個分類劃分，而一份文書學、檔案學意義上的文件往往是上述多種類型的混合。
或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學和檔案學中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計算機密切相關的文件形態，引入計算機科學的分類方式也不無道理。
必須承認，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關于電子文件的定義和分類是否科學。但是這種定義和分類至少在檔案學角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實踐中必須使用的概念、術語是有距離的。實際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術化的傾向，即過于關注電子文件管理所需的計算機技術細節，而忽略了從檔案學角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統檔案管理的關系。這種泛技術化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實踐中則造成了很多的問題。
二、泛技術化傾向給電子文件管理實踐帶來的問題
1、電子文件與傳統載體檔案的關系復雜
電子文件是一個單獨的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統檔案的一種不同形態?
檔案界在最初研究電子文件時是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現在雖然我們已經認識到電子文件與傳統檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨立的編號、獨立的目錄和獨立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統的紙質檔案之間雖然在內容上存在著千絲萬縷的聯系，但彼此之間是補充關系，紙質、照片、音頻、視頻可能同時用來記載一個活動，但是它們的具體內容和表現形式各不相同。但電子文件與傳統載體檔案的內容和表現形式可以完全相同，呈現出一種替代關系。
如何在檔案管理中把握這種關系呢?一個現實的問題是，當我們接收一個單位的傳統載體檔案和電子文件時，電子文件的目錄是應該單獨建立數據庫還是并入傳統載體檔案目錄數據庫?如果單獨建立電子文件數據庫，那么同一份文件既有傳統載體又有電子文件，在檔案統計時如何計算?這些都是電子文件管理的細節問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進行的大量研究中我們很難找到這些細節問題的答案，甚至是解決思路，而這些細節又恰恰是我們開展實際工作必須解決的問題。
2、電子文件管理的指導和實踐之間存在錯位
在所有關于電子文件管理的政策、標準、規定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實踐中，幾乎所有的地區和單位都依然把傳統載體檔案當作真正的檔案(即便它是根據“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統載體檔案經過數字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實質上這個問題關系到我們電子文件管理研究和實踐的重點應該放在哪里。
3、跛足的“雙套制”
現階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學術界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發展。如果說學界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進，那么在實踐中“雙套制”帶來的困難已經開始真正阻礙電子文件管理的發展。現有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強調電子文件的紙質化，而沒有把傳統載體檔案的數字化與之結合起來。這就使得傳統載體檔案特別是紙質檔案和電子文件不是嚴格的一一對應，一方面很多紙質檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質版本。傳統載體檔案與電子文件并存但不能一一對應，這種不徹底的“雙套制”無論對于機關檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。
三、從實踐角度對電子文件管理對象的再認識
電子文件管理是信息時代檔案工作面臨的最嚴峻挑戰，是一項長期而艱巨的任務，對此我們必須有清醒地認識。電子文件管理必須依據統籌規劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據電子文件的不同性質和特點有針對性地開展工作。
我認為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數字信息。
原生性電子文件是指在計算機中產生，并且在實際業務活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當前電子文件管理學術研究中真正關注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們去前端控制、去全程管理，需要我們運用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達百項的元數據來確保其真實性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機提款到各種電子消費，從企業網上年檢到網上申報納稅，這種電子文件在社會生活中發揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數都不在接收進館的范圍內。雖然不進館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術部門有很好的解決方案。
電子檔案存在的現實是檔案法規必須面對的事實。《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)中所稱的檔案應當對電子檔案給以明確的表述?！稒n案法》第二條規定：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。在檔案法定定義中，對檔案的形式列舉了“文字、圖表、聲像”三種形式，雖然也提到了“……等不同形式”，好像也可以將電子檔案包括在其中，但這似乎僅僅是出于立法技術的考慮，以便使法律具有必要的靈活性和穩定性，它并不表明不需要對電子檔案給以明確的表述。因為電子檔案的大量產生已經成為現實，取代紙質檔案只是時間的問題。但是，電子檔案是一種完全不同于以往任何載體形式的檔案。“從遠古的泥板、石刻、羊皮紙、甲骨、竹簡，到近代的紙質記錄，人類世世代代使用的都是人工可以識讀的記錄符號”，“人可以在各種書寫載體上直接寫入信息，也可以讀出這些信息”，而電子檔案的信息是非人工可以識讀的，“電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號――數字式代碼，將輸入計算機的任何種類信息都轉換成二進制代碼，即只用若干個0和1來表示?！薄爸挥型ㄟ^計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，人才能識讀它?！雹匐娮訖n案實質上是一種以0和1的數字代碼形式存儲在磁盤和光盤等載體上的檔案。它既不是文字形式，也不是圖表和聲像形式，而又可以將文字、圖表、聲像等形式全部包括在其內。電子檔案應該是對國家和社會有保存價值的檔案的組成部分，而且將成為主要組成部分。如果還將電子檔案劃入“……等不同形式”中，不在檔案法定定義中給電子檔案以明確的表述，那么將會使電子檔案工作處于無法可依的被動地位，不利于國家對電子檔案的管理和積累。
二、“直接形成的……歷史記錄”這一表述檔案概念的術語還適不適合電子檔案?
《檔案法》在表述檔案定義時，使用了“直接形成的……歷史記錄”這一指明檔案最基本屬性的術語。雖然這里并沒有用“原始記錄”和“原件”等概念，但誰都清楚“直接形成的……歷史記錄”指的就是檔案是“原始記錄”，是“原件”而非復制件。如在吳寶康教授主編的《檔案學概論》中把檔案定義為：“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄”，簡述為：“檔案是原始的歷史記錄”，并認為：“原始記錄性乃是檔案的首要的根本的屑性”，“所以檔案注重原本、原稿和孤本，很多檔案往往只有一份?！雹陉愓?、和寶榮教授主編的《檔案管理學基礎》把檔案定義為：“檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存備查的文字、圖表、音像及其各種方式和載體的歷史記錄”，簡述為“檔案是原始的歷史記錄”，他們也認為：“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③盡管學術著作的檔案概念不能與《檔案法》中的檔案概念混為一談，但是檔案是原始記錄、是原件的意思應該是相通的。而且，陳兆、和寶榮教授的檔案定義與檔案法定定義是基本相同的，并在簡述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，電子檔案的出現卻沖擊了這種觀點。電子檔案是不是“直接形成的”，不好回答，但有沒有“原件”的問題，似乎已經有了清晰的答案。不管是物理歸檔還是邏輯歸檔，電子檔案都很難再保持“原件”形式。先說物理歸檔，只要脫機保存，得到的必然是復制件，而不是計算機上原來形成的原件。邏輯歸檔雖然仍保留在原形成的計算機上，但因其可能被隨時修改刪除，而不得不進行數據備份，這數據備份就是復制。而且即便是不進行數據備份，隨著時間的推移，計算機老化或更新換代，仍需要進行數據遷移，而所有的數據遷移，實質上都是復制，結果得到的還是復制件，仍不是“原件”。電子檔案的這一特性，使保持其“原始記錄性”成為懸而未決的難題。它不僅使《檔案法》中的檔案定義難以包容，而且也給其如何表述出了難題。
三、電子檔案給檔案的開放與公布出了難題
按照《檔案法》的規定，檔案的開放與公布是兩個不同的概念?！皺n案開放是指由將原來處于封閉狀態的檔案依法向社會公開，供社會各方面利用，將過去控制在一定范圍內使用的檔案轉變為供社會利用”。“檔案的公布是指由國家授權的檔案館或機關，依法將可以向社會開放利用的檔案的全部或部分原文，或者檔案記載的特定內容，通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子出版物發表、電臺和電視臺播放、公眾計算機信息網絡傳播以及公開出售、展覽、公開陳列等形式，首次向社會公開，使社會知曉的行為?！雹軆烧叩膮^別就在于首次向社會公開。對檔案的開放與公布的規定，很顯然是針對檔案館保管的紙質檔案而制定的。然而，隨著電子檔案的進館和館藏檔案的數字化，情況則發生了變化，使檔案的開放與公布出現了矛盾，電子檔案的開放與公布變得不再好區分而合二為一了。電子檔案信息主要是靠網絡傳播的。對于利用者來說，如果他不是非要到保存電子檔案的所在地去利用檔案，他利用電子檔案的惟一途徑就是計算機信息網絡。而如果人們不是通過網絡利用的話，那么電子檔案的優越性就顯不出來了。然而，這就帶來一個問題，對于電子檔案來說，它的開放與公布是同時發生的。因為《中華人民共和國檔案法實施辦法》(以下簡稱《實施辦法》)第二十三條規定，檔案公布可以“通過公眾計算機信息網絡傳播”，這時，開放即公布，兩者沒有了區別。但是，由國有檔案公布而引起的糾紛是要檔案館來承擔的。在保管紙質檔案為主的情況下，檔案館可以采取消極辦法，不管能不能引起糾紛的檔案一律不公布。但是對電子檔案來說就會出現矛盾和問題：一是利用者不會再出現任意公布或擅自公布尚未公布的開放檔案的現象，但是卻將原來利用者任意公布或擅自公布尚未公布的開放檔案可能造成侵害國家利益和公民合法利益的風險轉嫁給了檔案館；二是檔案館要避免上述風險，即使采取身份認證、訪問控制和聲明開放的檔案是未公布的檔案等措施也無濟于事。因為對利用者來說他利用的是檔案法規規定的檔案公布途徑傳播的檔案信息，是已公布的檔案信息。檔案館惟一有效的做法是不開放這些有可能引起糾紛的應開放的檔案，但這樣做又有違反檔案開放法規之嫌；三是檔案法規關于檔案開放與公布條款的規定，使電子檔案的開放與公布處在兩難的矛盾境地，如果默許電子檔案開放與公布是同時進行的做法，又會使檔案法規關于開放和公布的規定陷入尷尬的境地。
四、電子檔案同等效力的問題
《實施辦法》第二十一條規定：“各級各類檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以縮微晶代替原件。檔案縮微晶和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”。這條規定的出發點主要是為了保護檔案原件的完整與安全，并對提供社會利用檔案應以縮微品和其他復制件等代替原件及檔案復制件的法律效力做出的規定。然而，電子檔案的產生，卻帶來了問題，其一，正如上文所述，電子檔案已難有“原件”的概念，而且不論是物理歸檔還是邏輯歸檔，最后都要脫機進館，也就是說檔案館所保存的電子檔案不可能有電子檔案的“原件”，而都是復制件。即使按照《電子簽名法》的規定被視為滿足法律法規規定的原件形式要求的電子檔案，本身也是復制件，只不過是賦予了與原件同等的效力，從理論上說并不是原件。沒有了“原件”，“檔案……其他復制形式”，“具有與檔案原件同等的效力”的規定對電子檔案就沒有了意義；其二，接收進館的電子檔案和館藏檔案的數字化檔案，實質上它們都是檔案的復制件。而對這樣的檔案復制件，現有檔案法規規定很難使其具有與原件“同等效力”。不論是從檔案室脫機得到的上述電子檔案，還是在檔案館計算機網絡上得到的上述電子檔案，它們都是檔案復制件。對這些檔案復制件，如果要在其上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，按照《電子簽名法》的要求，必須對其進行加密處理，加密與解密都是一個比較復雜的技術問題。而對檔案收藏單位來說，要在電子檔案上加載檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，不僅在技術操作上有比《電子簽名法》的規定復雜得多的問題，還有《電子簽名法》規定范圍之外的電子檔案“同等的效力”的問題，還有如何保證電子檔案就是與原件相同和證明其沒有被修改等等問題。如果不能針對電子檔案的特性，在檔案法規中做出相應的規定，就很難發揮電子檔案“與檔案原件同等的效力”。注釋：
①馮惠玲：認識電子文件《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之一，檔案學通訊，1998(1)
②吳寶康主編，檔案學概論，北京：中國人民大學出版社，1988．1：32-41
[3][4]聶云霞.國家層面數字資源長期保存策略研究[D].武漢：武漢大學，2014.
[5]Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years[EB/OL].[2016-12-27]..
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
（一）電子政務系統檔案管理基本情況
電子政務檔案的出現是伴隨著計算機應用的日益普及和完善而產生的，國際上往往認為從上個世紀60年代起，計算機就對電子檔案產生了深遠的影響。60年代初期召開的倫敦國際檔案會議上，就提出了自動處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會議上，也相繼對電子檔案的產生和發展進行了熱議，提出了在計算機上進行檔案應用的新概念，之后經過了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個發展歷程，近些年逐漸規范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。二十一世紀初，國家質檢部門頒布實施了《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文檔進行了明確的定義，把在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件統稱為電子文檔。
上述概念和定義一個共同的特點就是，認為電子政務檔案是利用計算機設備進行存儲、閱讀和傳遞的文件類型。并且相比于傳統的文檔材料，電子政務系統檔案一般有這樣幾個特征：
一是電子政務檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過計算機網絡進行傳遞，所以相對來說沒有固定的存儲位置，并且能夠經常變換存儲環境，經常更換利用載體，但保持內容和信息形態的固定。
二是充分利用計算機設備。由于電子政務系統中的檔案材料主要通過計算機來進行，所以對其軟硬件設施、操作系統依賴性比較強，無論是電子檔案的制發、存儲、處置，還是分類歸檔，往往均需要利用計算機來完成，所以一旦不依靠電腦設備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務系統中的檔案是依靠計算機來完成，由于計算機中互聯網登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時間就將原電子檔案材料進行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來了一定的現實問題，如果原材料沒有備份，在傳遞的過程中，如果計算機硬盤系統出現了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
（二）電子政務系統中檔案管理存在的問題
如前所述，電子政務系統中的檔案經常面臨著一些薄弱環節，一旦處理不當，就會給檔案管理帶來安全隱患。主要問題表現在：
一是原有電子政務檔案遭到破壞。由于電子政務系統中的檔案資料在計算機或存儲介質中予以保存，所以確保其真實、全面、完整地反映出來，具有很強的技術要求。
二是電子政務檔案安全隱患嚴重。現今網絡應用非常普遍，而互聯網有具有極強的開放、共享和自由特性，誰都能夠非常方便快捷地登陸互聯網，如果電子政務檔案經由互聯網大量的傳遞、、瀏覽，就經常會出現人為地破壞、修改、刪除等情況，給電子政務系統中的檔案管理帶來嚴重的安全風險隱患。
二、解決電子政務系統檔案管理問題的措施
針對上述問題，為了有效地防范電子政務系統中的檔案管理更加安全、科學、規范、高效，結合檔案管理工作實際，可以通過以下措施解決：
一是規范電子政務檔案管理體系建設。隨著電子政務檔案出現的越來越多，檔案管理機構應當充分考慮到這種現實情況，加強電子政務檔案管理體系建設，健全完善統一規范的檔案管理標準，明確電子政務檔案管理流程和主要工作任務，明細歸檔的電子政務檔案材料的類別和技術難點，確保電子政務檔案管理的科學化、規范化和標準化。
二是完善電子政務檔案管理技術手段。在電子政務檔案接收、鑒定、存儲、應用等環節，提前做好各種準備工作，科學防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風險，并且提前做好備份，防止出現電子政務檔案管理技術手段缺失的問題。
“公共檔案館”這一概念是舶來品在世界范同內．公共檔案館的存在和發展已有上百年的歷史。1838年英國頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國的國家級綜合檔案館．負責保管中世紀以來英國中央政府各機關和法院的檔案．這是世界上第一個依法命名的公共檔案館?！矙n案館的概念由此產生。l8世紀末的法國檔案改革確立了國家檔案館向普通公眾開放的原則．使國家檔案館擺脫了王權的枷鎖．開始具有社會共有的性質在我國．“公共檔案館”相當于各級各類綜合檔案館。《檔案法》第二章第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內的檔案?！眹覚n案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構．是永久保管檔案的基地．是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”這兩部法律法規明確了檔案館的性質與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用
在我國．對于我國公共檔案館建設等方面的討論和研究開始于2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學概論》中，我國理論界首次在高校教材中使用了“公共檔案館”的概念理論界對于公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴展和新時期檔案館角色定位等方面．主要是結合檔案工作的外部環境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務、知識管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內涵
l從新公共管理角度來看
自20世紀8O年代以來．隨著經濟全球化、技術革新和國際競爭的加?。畟鹘y的公共行政因其規模龐大、反應遲緩、效率低下、制度僵化受到了質疑，新公共管理由此興起雖然各國學者對新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識：1．公共組織服務應以顧客或市場為導向：2．公共組織應廣泛采用授權或分權的方式進行管理：3．公共組織應廣泛采用私營部門成功的管理手段和經驗：4．公共組織應在公共管理中引入競爭機制：5．公共組織應重視提高公共服務的效率、效果和質量。在這種大背景下，就政府機構而言，公共管理、公共服務、公共責任所體現出來的公共性理念成為政府職能轉型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質和職能如下：
1．1公共檔案館的性質：負責公共物品檔案的管理并提供服務的非政府公共文化組織
所謂公共組織．從廣義來說，是指不以營利為目的。而是致力于協調社會公共利益關系、服務社會大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來滿足社會共同需要的物品和服務公共物品主要有以下兩個基本特征：第一，非排他性。排他性是指個人消費被排除在某種物品的消費之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當。人人皆可利用。第二，非競爭性非競爭性是指消費者的增加不引起生產成本的增加．即多一個消費者引起的社會邊際成本為零．或者說．一定量的公共物品按零邊際成本為消費者提供利益或服務公共檔案館館藏檔案的主體是各級政府、社會組織和個人在各類政務活動中形成的原始的信息記錄。政務活動具有公共性．是最重要的公共活動．因此其產生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬于公共物品從內容上來看．檔案具有信息和知識屬性．檔案的利用對檔案內容沒有損耗。從載體上來看，檔案的利用會造成一定損耗．但這可忽略不計．況且這種損耗可以通過檔案的數字化來彌補。
公共檔案館屬于非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身并不具有行政權力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點是非強制性和服務性。公共檔案館屬于公共文化事業單位．本身沒有行政權力。其職能通過國家授權才能獲得。我國檔案行政權主要是由各級檔案局行使。因此，公共檔案館的性質從新公共管理的角度可以界定為：負責作為公共物品檔案的管理并提供服務的非政府公共文化組織。
1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務
“職能”是“工作職責”、“工作范圍”的濃縮用語。管理與服務是公共檔案館職能的兩個車輪．管理是基礎．服務是根本公共檔案館的檔案服務包括以下兩點基本內涵：
1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產生和存在的一個重要目的就是提供公共服務．實現公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質特征最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過程的基本要求這一基本原則有以下規定：社會成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準繩．研究檔案利用規律．并使公眾需要的檔案進入管理范疇．確立檔案工作的管理目標來開展檔案管理工作
1．2．2服務至上。目前．我國處在全面建設社會主義市場經濟時期．市場經濟的核心在于尊重行為主體基本權利尤其是自利權利．通過提供一定的環境或條件．讓行為主體合乎規范的自利行為在實現自身利益的同時增進整個社會利益．因而公共事業管理主體必須順應管理對象的意志和愿望來實施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務的目的也就應由“最大限度地滿足利用者的檔案信息需求”拓展為“實現和維護公民、法人和其他組織的根本利益”
基于此．公共檔案館不但要擴大服務對象．而且要主動服務：主動服務的對象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務的內容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問題分析報告以及建設性解決方案等：服務方式不僅包括實地查閱，也包括遠程查詢、專題服務和咨詢服務等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務．還包括提供已公開現行文件在內的政府信息公開
2從電子政務角度來看
在一定程度上．電子政務是信息技術與政務管理的結合。目前，我國的電子政務總體成熟度還比較低為推動公共服務改革．進一步擴大民主，我國制定了加大電子政務建設的戰略決策電子政務的內容非常廣泛．根據國家政府所規劃的項目來看．電子政務主要包括以下幾個方面：1．政府間的電子政務：電子公文系統、電子法規政策系統、電子財政管理系統、電子培訓系統、業績評價系統等；2．政府對企業的電子政務：電子采購與招標、電子稅務、電子證照辦理、信息咨詢服務、中小企業電子服務等；3．政府對公民的電子政務：教育培訓服務、就業服務、電子醫療服務、社會保險網絡服務、公民信息服務、公民電子稅務、電子證件服務等。
由于公共檔案館不屬于政務系統．因此其館藏檔案信息化不屬于電子政務的概念范疇但是公共檔案館是政務系統檔案的保管基地．而電子政務建設是一項系統工程．信息化應是全面的信息化．如果發生聯系的雙方之間存在數字鴻溝．信息化的建設效果將會大打折扣．因此公共檔案館也要加強信息化建設。究其實質，公共檔案館信息化主要由信息技術革命這一原動力推動
2．1公共檔案館檔案信息化建設不是其工作職能的擴展
公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務的應有之義．其本質并沒有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴展或創新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質決定的．應有一定的穩定性。而信息技術的發展是時代性的．新的技術發現與采用可能會使信息技術貶值甚至走向歷史。
2．2公共檔案館要主動做好信息化建設．并為電子政務建設提供支持
公共檔案館信息化建設主要包括自身的信息化建設，以及為配合其他部門而做的信息化相關工作。
2．2．1公共檔案館自身信息化建設內容。主要包括：檔案館辦公自動化系統、館藏檔案數字化、電子文件歸檔和電子 檔案管理、檔案目錄數據庫、多媒體檔案數據庫和專題數據庫以及檔案網站的建設以及數字檔案安全等在信息化建設中一定要重視與檔案數字化相關的標準化工作．特別是增量電子文件的標準。
2．2．2公共檔案館配合電子政務建設應做的支持性工作。在政府間電子政務方面．公共檔案館應該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉系統的設計．從政務電子文件的歸檔以及長久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務
在政府對企業方面．公共檔案館主要應參與其所產生公務檔案的接收．以及向企業提供經濟政策、法律法規方面的檔案．為企業服務
在政府對公民個人方面．公共檔案館主要應參與對公民的教育．為政府對公民的教育．特別是國情、省情、市情教育方面提供原始資料。
在政府對企業、政府對公民兩個方面，公共檔案館所參與的內容都是在傳統環境下公共檔案館的工作內容?？紤]到系統性．筆者故在此述及。
3從知識管理角度來看
知識管理是近十幾年來興起的一種管理范式．由于利益的驅動，首先應用于企業的知識保護、創新。知識管理是指綜合運用組織、文化、戰略、流程、技術等手段．通過建立基于組織業務內容和職能的知識挖掘和知識共享體系．以最大化對知識及有知識的人的尊重．最大化組織知識的價值．從而提高組織的應變和創新能力．保持并提高組織核心競爭力的管理變革知識管理的興起給公共檔案館提出了新的要求．公共檔案館的諸項工作內容都要深化
3．1加強檔案數據庫建設，建立檔案知識庫．深化公共檔案館管理職能
經濟全球化的發展以及我國成功加入WTO．對我國政府決策的科學性與效率提出了更高的要求．我國政府掌握著全國80％左右的信息資源．其中絕大部分由公共檔案館管理。因此．公共檔案館館藏檔案信息資源對于我國信息資源的開發與利用至關重要。
目前．我國的檔案信息化工作取得了初步成效．很多公共檔案館建立了檔案目錄數據庫．但仍存在不足：1．條塊分割，缺乏宏觀管理和協調。2．類型單一．品種不足。在我國已建成的檔案數據庫中，多以文字型數據庫為主．而其中又多數是目錄數據庫，全文型、事實型、指南型、字典型數據庫相對較少。單機、脫機使用的數據庫多。聯網使用的少，共享程度低。3．規范化、標準化程度不高。由于各檔案館只滿足于自建自用的應用要求．沒有統一的規范．也沒有執行統一的技術標準．從而造成數據庫的應用受到嚴重的限制．各種數據庫軟件的兼容性很差．轉換困難．因而交流的范圍與程度受到較大的制約數據庫的這些缺點成為檔案資源網上建設的不利因素。要解決這一問題．檔案行政管理部門應加強協調、控制、監督職能．而檔案館之間應加強檔案數據庫建設的溝通與合作
從信息資源建設和技術的角度來講．知識管理的一項重要內容是建設知識庫知識庫(KnowledgeBase)是知識工程中結構化、易操作、易利用、全面有組織的知識集群，是針對某一(或某些)領域問題求解的需要，采用某種(或若干)知識表示方式在存儲器中存儲、組織、管理和使用的互相關聯的知識片集合對于公共檔案館來說即建設檔案知識庫．而檔案數據庫是建設檔案知識庫的基礎檔案知識庫要求建設文件級檔案目錄數據庫、全文數據庫．這對于文件的關聯度、結構化要求更高。這樣，知識管理系統對相關內容的檔案才能夠進行數據挖掘．提煉出對決策有利的結論
知識管理不但對檔案的質量提出了更高的要求．對檔案知識庫內的檔案數量也有更高的要求，因為豐富的檔案信息才可以保證決策的全面性和準確性因此公共檔案館除采取網絡實時歸檔以提高檔案的數量外．還要向社會征集相關檔案．以使公共檔案館館藏檔案反映政府職能中經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務的全貌
3．2建立專家系統．提供檔案咨詢服務。深化公共檔案館服務職能
在服務職能方面．知識管理要求公共檔案館提供檔案服務的產品化、智能化。長期以來，我國公共檔案館充當的是“倉庫保管員”的角色．服務停留在“保存備查”的狀態．提供的檔案孤立性強，關聯度及與問題的相關度不大知識與信息的區別在于．知識是與人的行動相關聯的，即能夠直接指導人的行動．這就要求公共檔案館檔案服務能夠提供定型的、綜合的檔案內容．爭取做到“一站式”服務。為滿足這一要求．在檔案信息系統的基礎上，要建立基于檔案全文數據庫的專家系統。專家系統(Expert System)是一個具有智能特點的計算機程序．它的智能化主要表現為能夠在特定的領域內模仿人類專家思維來求解復雜問題因此．專家系統必須包含領域專家的大量知識．擁有類似人類專家思維的推理能力，并能用這些知識來解決實際問題公共檔案館專家系統應具有以館藏檔案為基礎．利用人類專家思維的推理能力，提供知識解決實際問題的功能。
知識管理還要求公共檔案館開展檔案咨詢服務。在我國檔案學論著和教材中有“咨詢”的概念，但僅限于“參考咨詢”的范疇“檔案館(室)的參考咨詢工作．是檔案工作人員以根據檔案解答問題的方式．向利用者提供檔案信息及有關情報的一項服務工作”從定義可以看出，這種參考咨詢工作．具有很強的被動性，且服務深度不夠。檔案咨詢是指在維護國家利益的前提下．檔案咨詢服務機構運用以檔案專業知識、經驗為主的知識、經驗，根據委托者的要求．提出有關檔案咨詢項目的數據、資料、調研報告、建議方案等。供委托者參考。它應包含以下服務：
3．2．1檔案專業基本知識咨詢服務主要向社會提供檔案專業基本知識，如有關檔案、檔案公布、檔案信息資源布局等方面問題的咨詢。
3．2．2檔案信息咨詢服務。根據委托者提供的專題，在充分研究該專題的基礎上．向委托者提供以檔案信息為主，并輔以建設性解決方案的信息服務。
2000年5月，被譽為我國“第一個數字檔案館”的深圳數字檔案館建設正式啟動。2003年8月，青島市數字檔案館率先投入運行。自2002年以后，杭州市數字檔案館、天津市泰達區數字檔案館、江蘇電力公司數字檔案館等項目相繼開展，數字檔案館建設全面鋪開。2010年6月，國家檔案局《數字檔案館建設指南》，從總體要求、系統功能要求等5個方面對數字檔案館建設進行了敘述和說明，為其規范化建設提供了重要依據。2011年1月，數字檔案館建設被列為全國檔案事業發展“十二五”規劃的發展目標。
2004年10月，安徽省在全國率先啟動的省級電子文件中心建設受到各方矚目，被《人民日報》譽為檔案傳統管理向現代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國家綜合檔案館全面建成與電子政務相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運行，成為市級電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國內首家縣級電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設并顯出燎原之勢。2007年4月，國家檔案局在常州和合肥召開了全國電T3C件中心建設經驗交流會，標志著電子文件中心建設達到了一個。
數字檔案館與電子文件中心關系辨析
數字檔案館與電子文件中心建設取得了一定成果，也存在一定的問題。主要問題在于應該研究和明確二者的關系，說明它們在電子文件管理中扮演的角色有何區別，在社會中的定位有何差異?二者的關系理不清，實踐建設就會出現偏差，例如當前存在的缺乏統籌、多頭無序，定位不明、關系不清，模式各異、功能效果各不相同等問題。
1 已有的對二者關系的闡述
闡明數字檔案館與電子文件中心的關系，首先要基于定義基礎之上。但二者尚未形成精準的、被普遍接受的定義。對數字檔案館屬概念的定位，有信息系統、網絡系統、一種信息獲取方式等，所述內涵與外延偏差較大，缺乏科學定義的應有之義。實踐上基本“停留在館藏數字化和建立檔案網站階段”，例如深圳數字檔案館真正實現的是館藏的數字化及其管理，缺乏電子文件管理的應有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產生的電子文件數量急劇增加的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心?！痹撁枋鰶]能揭示本質內涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關系。
在定義尚不精準的前提下，目前關于數字檔案館與電子文件中心的關系有如下一些主要觀點：數字檔案館是檔案信息化建設的高級形式和中長期目標。在不能一步建立數字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎建設數字檔案館；電子文件中心是數字檔案館的前端和入口，是連接數字檔案館與電子政務各系統的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務辦公自動化系統和數字檔案館的中間過渡階段；我國數字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問題，有望通過電子文件中心的出現得以解決。
2 筆者對二者關系的認識
筆者認為，從核心本質上看，從長遠發展上看，數字檔案館與電子文件中心從內涵到外延并沒有什么差別。它們都是電子時代的新型文檔管理機構概念，其實體除了人物之外還包括電子文件管理系統并且該系統是其建設的主體，建設的最終目標都是為了解決電子文件的管理問題。作為新型文檔管理機構，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統檔案工作領域，成為跨領域的、能夠實現全程管理功能的整體運作的系統。
既然二者沒有差別，為什么會存在名稱上的差異呢?筆者認為，是源于從不同角度對于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數字檔案館是在文獻機構強調面向社會服務的過程中、尤其是數字圖書館取得較大進展的推動之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動化、電子政務建設和政務公開政策的推動之下形成的名稱。從實際運作情況看，數字檔案館強調通過公眾互聯網絡以數字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務網中，承擔著保管政府機關電子文件以及網上文件信息的功能。數字檔案館側重于面向社會服務；電子文件中心側重于為電子政務服務。無論如何，二者的本質是相同的，只是實踐中根據建設需要所選用的名稱不同。數字檔案館易于得到社會公眾的關注和認可，電子文件中心是為了向電子政務靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對象推廣新型檔案理念，以求得到相關發展經費，獲得更多的發展機遇。
在未來的建設中，數字檔案館與電子文件中心這兩個概念理當二而存其一，保留一個淘汰另一個，從字面上看，筆者更加認同電子文件中心這個概念，它簡單明了，既表達了以電子文件管理為核心任務又體現了與電子政務的天然聯系。其定義應該是：以電子文件管理系統為主體，通過網絡對電子文件等數字化檔案信息實現全程管理與社會化服務的新型文檔管理機構。
數字檔案館與電子文件中心未來發展
1 理順文件與檔案管理流程
探索數字檔案館與電子文件中心的未來發展之路，必須克服當前的外延式技術應用模式，對其內涵和價值進行徹底的思考和追問。電子文件中心(數字檔案館)要想最終解決電子文件管理問題，首先要建立在理順國家整體文件流程的基礎之上，克服當前文檔分治的局限，實現真正的文檔一體銜接。
理順文檔管理流程要從整體上進行根本陛思考，對電子文件管理活動進行系統分析和科學整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個流程全面而系統地管理起來。筆者主持的一項國家社科基金項目中提出的“保存即歸檔模式”，對電子公文的管理過程進行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設。這種思考付諸實施的結果將導致政務流程的再造。機構由傳統的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機構文件活動，提高機構的整體績效。為此，電子文件中心不應該是檔案機構的改良，而應該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機構。
2 兼具管理、技術與服務功能
當前數字檔案館與電子文件中心建設在功能上都不完善：數字檔案館側重于面向社會服務，前端管理薄弱；電子文件中心側重于為政府服務，長久保管功能薄弱。在未來發展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來真正的電子文件中心應是建立在整合了當前傳統檔案館、信息中心、數字檔案館和電子文件中心等機構基礎之上，兼具管理、技術、服務功能于一體，同時面向社會和政府進行服務的機構。它一方面要實現政府信息資源共享，對國家中產生的、具有保存價值的電子文件進行集中收集、歸檔、統一管理；另—方面應堅持檔案化的思想，使電子政務過程中生成的電子文件如同紙質文件一樣得到永久保存并為社會公眾查詢提供—站式服務。
3 建立起整體運作體系
我國數字檔案館與電子文件中心建設多是以原有的檔案機構為實施主體，對傳統檔案機構的部分功能進行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設仍囿于傳統檔案領域內，并沒有真正地“走入合作圈”。這是我國數字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當前建設缺乏統籌、多頭無序的關鍵所在。
未來的建設要打破舊有行政理念的傳統思維模式，理順各方關系，建立起整體運作體系。從宏觀上、整體上統一管理策略，為所用應用軟件系統及其平臺、數據庫、網絡、接口等制定原則和標準；構建全面一體的網絡，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統一管理機構，合并機構職能。
4 成為一體化管理中心
未來的電子文件中心對于電子文件的管理，應該既是保存、交換中轉，又是歸檔，同時進行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現行政務信息與歷史政務信息于一體，集政務信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
