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美國的一位相關工作者曾經闡述過這樣一個觀點，即在關于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個系列中第一關鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎上。從這里就已經可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。
從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。不過實際上并不是每一份檔案都具有重要的價值，每一份文件的價值都是不盡相同的，文件的價值也不是一成不變的，可能會隨著時間的推移而改變其所包含的價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進行甄別。
檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當檔案價值鑒定判定檔案已經沒有保存價值的時候，檔案就會被銷毀。所以在進行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質的提升，是提高檔案質量的重要途徑。
當今檔案不僅有紙質的，還有電子的。對于紙質檔案，檔案數量的急劇增加，會導致庫房的緊張，設備短缺，經費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業務水平，實現優質服務。
二、檔案價值鑒定存在的問題
雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發展，但是由于政策理論和法規等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。
（一）檔案價值鑒定理論研究混亂
在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準確的定義。在某些相關教材里對于鑒定有一些相關的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會導致文件的鑒定出現問題和一些失誤，最終文件的價值鑒定出現混亂的局面。比較明顯的表現就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。
（二）檔案價值鑒定隊伍建設急需改善
我國的檔案工作隊伍存在著不穩定，缺少檔案價值鑒定人才的現象。檔案價值鑒定人才的缺少導致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕擔責任的心理，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值的相關鑒定標準難以達到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關鑒定人員不具備專業的理論知識，對相關的鑒定工作缺乏足夠的認識。
（三）檔案價值鑒定質量不能夠令人滿意
隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在這一系列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于多種原因，很難準確的對檔案價值鑒定的重點進行準確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，導致工作的質量不能夠讓人滿意。在現在的檔案管理工作中還存在著有些已經失去保存價值的檔案仍被繼續保存，原有檔案保管期限劃分不清的現象。形成這些現象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。
三、加強檔案價值鑒定的措施
有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當前檔案價值鑒定工作的意見。
（一）加強理論研究
做任何事想要成功都必須要靠理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應該將其作為一個完整的、系統的工作，并組織專人進行攻關。既然我們國內的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優秀成果，并在此基礎上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創造經驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實踐材料；此外，相關的研究人員不應該脫離實際，應從實際入手，多多調查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實際相結合，最終得到一個比較完整的體系。
（二）完善檔案價值鑒定隊伍
首先我們應該培養出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機構。檔案價值鑒定機構的主要任務有以下內容：提出職能范圍內檔案價值鑒定工作的總的規劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導性文件及標準，監督檢查和指導所轄各類檔案的價值鑒定，并負責鑒定業務咨詢。
如今隨著信息化社會的不斷發展，檔案的保密與利用工作在如今已經成為了業界人士所關注的話題。對檔案的成果利用以及保密工作進行分析和探討，有利于檔案工作的有效開展，同時也有利于保障機密檔案的安全性。因此現階段的檔案保管部門應該對檔案的成果利用以及保密工作給予足夠的重視。
1 檔案保密的重要性及現階段存在的隱患
1.1 檔案保密工作的重要性
檔案作為記錄組織或個人重要信息的載體，在人們的日常生活當中有著極為重要的作用。首先對檔案的有效保密能夠保證個人信息不被他人非法竊取[1]。個人信息的重要性現在已經被人們所熟知，一旦個人信息被他人竊取，他人就可以利用受害者的信息從事非法活動而自己能夠從中獲利，給受害人造成不可估量的損失。其次，企業或組織的檔案中所記錄的是企業或組織發展過程中的核心機密，一旦出現泄密的情況，就可能給組織或者企業造成不可估量的損失，輕則是企業或組織蒙受巨大的經濟損失，嚴重的甚至可能導致組織或企業的倒閉；最后，對于國家而言，機密檔案的丟失可能會威脅到國家的安全，一些重要的軍事或生物方面的科技一旦被其他國家非法竊取，可能會使國家的科技發展受到巨大打擊，從而威脅國家的安全穩定。綜上所述，檔案的保密工作無論對于個人、集體還是國家都有著至關重要的作用，因此現階段的檔案部門應該加強對檔案的保密工作。
1.2 現階段檔案保密工作中存在的隱患
如今隨著科技的發展，檔案部門對檔案保密工作做的也越來越好，但是在現階段檔案保密工作的發展過程中，還是存在著以下幾點問題：首先，隨著科技的不斷發展，網絡入侵系統也不斷升級，但是現階段的部分檔案部門的網絡安全防護還沒有進行全面的升級，這就是檔案管理部門所保管的機密檔案有著很高的安全隱患；其次，在當前階段，由于部分年分比較久的檔案是以紙質檔案袋的形式進行保管，這就導致在檔案的保管過程中可能會因為外界氣溫、濕度等變化使文件損壞，從而使文件失去了保密的意義；最后，在現階段的檔案保密工作中，由于部分檔案管理人員沒有經受過專業的培訓，這就是著這一部分檔案管理人員的安全意識以及崗位責任意識沒有得到有效加強，一旦檔案保管的網絡遭受到不明攻擊，可能就會出現檔案管理人員不能及時發現攻擊來源以及破解方法而導致檔案丟失的情況。
2 檔案保密的有效措施
2.1 做好開放檔案的審查工作
由于部分檔案由于年代或者其他方面的原因，已經失去了其保密的意義，因此需要對公眾進行開放。在這一過程中，檔案的有關管理人員應該對需要開放的檔案做好審查工作，確保所開放的檔案是已經過了保密時期的檔案[2]。因此，在開放檔案之前，檔案管理人員應該對即將開放的檔案進行嚴格的審查，確保沒有還處于保密期的檔案暴露在公眾的事業之下。例如，檔案保管部門應該建立完善的開放檔案審查體制，在所開放檔案的審查過程中應該建立“三重審查”，即首先有基層檔案保管人員對檔案進行初步審查，在審查的過程中基層審查人員應該做好相關檔案的審查記錄工作，隨后將檔案以及記錄表遞交上級的審查部門。上級的審查部門在接到基層工作人員送來的信息后，應該對照表格信息對檔案進行復審，并將基層工作人員再審查過程中出現的失誤進行彌補，隨后將整理好的檔案送交最高領導。最高領導通過自身對檔案信息的了解，對檔案進行最終的審查，并在表格上簽字蓋章后，該檔案才可以處于開放的狀態。通過這種三重審查的審核流程，能夠在最大程度上確保處于保密時期檔案的安全度，從而提升機密檔案的安全系數[3]。
2.2 做好檔案的解密工作
國家《保密法》為檔案的保密想作出了三個等級地劃分，即“絕密檔案”、“機密檔案”以及“秘密檔案”，由于三個等級檔案的機密程度不一樣，因此在實際的操作過程中，對檔案的保管措施也不盡相同。隨著時間的流逝，由于檔案的機密程度具有一定的“時效性”，因此在對檔案進行解密時要根據不同檔案的機密程度采取不同的解密手段，為了使檔案解密工作順利展開，在檔案的保管過程中，就應該對不同機密等級的檔案保存在不同區域，同時做好相關記錄，在解密時就可以根據不同檔案的機密程度送交不同的解密人員手中。例如，檔案管理部門可以開設三個等級的解密工作小組，同時在保存檔案的過程中對不同機密等級的檔案實施不同區域的保管，一旦檔案過了有效期，就可以根據不同機密程度的檔案送交相應的解密人員手中。通過這種方式，能夠有效提升檔案保管部門的工作效率，也能在一定程度上增加檔案在保管過程中的安全性。
2.3 強化有關人員的保密與崗位責任意識
檔案的保密與利用工作最終也要落實到具體工作人員的肩上，因此在現階段檔案保管過程中，應該對檔案部門工作人員的專業素質以及崗位責任意識進行加強和培養，確保在檔案保管的過程中，機密檔案始終處于安全的狀態。對于檔案管理人員的培訓，可以采取培訓班的模式，對檔案的保管人員進行相應專業知識的培訓，使其意識到檔案保管的重要性，從而使檔案在被保管的過程中有強有力的安全保障。例如，在檔案部門進行系統升級后，可以聘請專門的信息技術人員對檔案的保管人員進行培訓，提高檔案管理人員的安全責任意識，一旦檔案部門的信息系統遭受到黑客攻擊，檔案管理人員能夠及時做出應對，確保檔案的安全。
2.4 做好檔案利用前的準備工作
在檔案進行公開之前，檔案部門應該對檔案的利用做好相應的準備工作。所謂準備工作，其實就是在檔案進行公開之前，對所公開檔案進行備注、備份以及確認分類等工作，這一系列工作是保證檔案安全性的重要措施，因此檔案的保管部門應該對此加以重視。在當前的檔案利用前的準備工作中，最為重要的就是對檔案的分類保存以及備份工作。檔案的分類保存能夠是整個檔案管理部門的對檔案管理的系統性，而檔案的備份工作是保障檔案在利用過程中不會丟失的重要舉措，因此在現階段的檔案保管部門，有關部門應該加強對檔案的備份和分類工作。例如，檔案保管部門建立自身的數據庫，在檔案利用之前對所有已經無需繼續保密的檔案進行分類保存。同時要對即將轉移的檔案進行備份保存，以保障在今后的工作中如果還要使用該檔案，檔案部門能夠在最快的時間內將該檔案進行提取，以此來提升檔案部門的工作效率，保障檔案保管部門的工作質量。
3 結束語
隨著信息化社會的不斷發展以及大數據時代的來臨，檔案的安全性在一定程度上受到來自多方面的威脅，因此現階段對檔案的保管工作在現階段應該引起有關部門足夠的重視。如今檔案的管理方面還存在著很多的安全隱患，而檔案部門方面還在不斷發展中，因此現階段距離實現檔案的絕對安全看起來不切合實際，對此，檔案管理部門應該加強內部的管理以及優化檔案管理措施，從根本上確保所保存檔案的安全性。
參考文獻
[1]李志宏. 對檔案工作中正確處理保密與利用關系的思考[J]. 內蒙古統計，2014，03：49-50.
[2]劉曉玲. 談檔案利用與檔案保密[J]. 山|紡織經濟，2012，07：119-120.
一、引言
《物業檔案管理》是高職院校物業管理專業開設的主要專業課之一。作為一門兼具理論性與實踐操作性的課程，直接為培養學生的物業檔案管理素質服務，不僅使其能夠勝任現階段的物業管理工作，而且能夠適應物業檔案管理工作在相當程度上發展和提高的要求。通過本課程的教學，要求學生掌握物業管理工作中檔案管理的原則、理論，認識物業檔案管理的意義，掌握物業檔案實體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進行檔案信息資源的開發利用工作。
然而，長期以來，高職物業檔案管理課并沒有沖出學科體系的藩籬：教學內容，還是傳統本科壓縮餅干式教學；在教學方法上，還是簡單的以課堂教學為主的知識灌輸型：在教學重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動上，沒有導向，還是教師主動的在“教”，學生被動的在“學”，等等。沒有突出高職院校培養高層次的技能型、實用型、操作型人才的特點，有礙于對學生應用能力和綜合能力的培養[1]。
高職院校物業檔案管理課程的改革勢在必行，以任務驅動，工作過程導向的學習情境設計，是物業檔案管理學習領域教學改革的創新思路。
二、任務驅動的目標性教學
任務驅動的目標教學，使學生有具體的學習任務和明確的教學目標，是以學習型工作任務為核心來訓練專業技能并構建專業理論知識的教學改革。
任務驅動的目標教學，其核心思想是將物業檔案管理專業知識與學習型工作任務整合進行學習。采用技能知識一體化，理論實踐一體化，教學做一體化的教學組織形式，將知識分布于各個學習任務之中。物業檔案管理學習領域的每個學習情景，布置適量的物業檔案管理工作任務，也就是學習任務，以任務為切入點，明確要獲取的知識、技能和職業素養，使學生有目的的在完成實際的工作任務過程中理解物業檔案專業知識，掌握物業檔案管理技術與技巧，學會物業檔案管理方法與技能，從而構建屬于自己的經驗和知識結構，為就業與將來的職業生涯奠定良好的基礎。
任務驅動要與專業課程的進度相結合，從物業管理工程項目實際出發，收集、管理檔案信息資源，既能促進、鞏固物業管理專業課程的學習，又能完成物業檔案管理學習任務，提高學生的學習興趣、主動性、積極性與自主性。
三、基于工作過程的教學分析
1. 工作過程與職業教育。廣義的工作過程指的是旨在實現確定目標的生產活動和服務活動的順序。狹義的工作過程則是指向物質產品生產的順序。工作過程是“在企業里為完成一件工作任務并獲得工作成果而進行的一個完整的工作程序[2]”；工作過程的特點：“是一個綜合的、時刻處于運動狀態但結構相對固定的系統”；實現工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價[3]。
基于工作過程的職業教育，在教學設計上解構了傳統的學科體系，構建了符合職業能力形成規律的職業教育模式，實現學科體系知識的解構與行動體系知識的重構。基于工作過程的學習情意，通過任務的形式將知識點貫穿起來，知識的總量不變，只是排序發生變化，學生通過多個任務的完成，不僅積累了經驗，而且掌握了知識與工作的技能。
基于工作過程的職業教育，教學實施的六個步驟即基于實現工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價。這是工作過程系統化課程結構相對固定的六步驟，相對而言是不變的，變化的是時刻處于運動狀態之中的構成工作過程的六要素：對象、內容、手段、組織、產品、環境。
2. 職業實際工作過程與任務。物業檔案管理員（職業資格證書稱檔案業務人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統計分析。
物業檔案管理典型工作任務：文件編印與收發；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價值；檔案裝訂、分類、排列、編號、立卷；檔案數字加工；檔案信息化建設；檔案庫房管理；檔案檢索調卷與利用；統計分析。
3.基于工作過程的教學環節。物業檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計劃實施檢查評價。
任務驅動工作過程導向的物業檔案管理教學環節：明確學習性工作任務制定工作策略執行任務調整修正完成任務考核評定。
物業檔案管理專業抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學過程的比較分析見表1。
四、學習情境總體設計
學習領域，是工作過程導向的課程方案（課程名稱），是一個由職業能力描述的學習目標、工作任務陳述的學習內容和實踐理論綜合的學習時間（基本學時）三部分構成的學習單元；學習情境，是工作過程導向的課程教學（實施方案），是在工作任務及其工作過程的背景下，將學習領域中的能力目標和學習內容進行基于教學論和方法論轉換后，在學習領域框架內構成的“小型”的主題學習單元，例如，項目、任務、案例產品等[4]。
2007年以來，以國家示范性高等職業院校引領的基于工作過程化教學模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學習情境設計的載體呈現出多元化的特點，其載體可以是項目、任務、案例、設備、產品、構件、零件、部件、系統、工序、場地、材料、活動、現象、問題、癥狀、業務領域、客源……等等。
1. 學習情境設計思路。檔案工作系統是由輸入、輸出、反饋三個子系統中的八個工作環節即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統計，形成一個結構清晰、功能多樣的檔案工作系統。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個專業性的有序化工作過程。
任務驅動工作過程導向的高職物業檔案管理學習領域學習情境的設計，根據檔案管理職業程序性很強的特點，以物業檔案工作過程為載體設計學習情境，即以物業檔案專業工作的程序進行設計。
基于完整的工作過程來設計學習情境。學習領域是課程的名稱，即物業檔案管理課，它是是完整的獨立的工作過程；學習情境是對學習領域的具體化，根據完整工作過程的思維分解學習領域為各個小型的主題學習單元，每個學習情境也是一個完整的工作過程；每個學習情境都要完成一個以上的學習型任務，每個任務也是一個完整的工作過程。
2. 學習情境總體設計。大多數的物業檔案管理員都兼做文案，所以，在物業檔案管理學習領域學習情景的設計在檔案的工作環節前增加了文件管理，最后增加了現代化管理，因此，基于工作過程的學習情景設計了10個學習情境：學習情境1文件管理；學習情境2檔案收集；學習情境3檔案鑒定；學習情境4檔案整理；學習情境5編目與著錄；學習情境6檔案保管；學習情境7檔案編研；學習情境8提供利用；學習情境9統計分析；學習情境10現代化管理。每個學習情境都有一組，即1個以上的學習任務。見表2。
在學習情境的總體設計上，縱向的學習情境是以物業檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個學習情境之間的順序：除學習情境10之外，從學習情境1到學習情境9，是一個完整的具體的物業檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統計分析；橫向的學習型工作任務，也是物業檔案管理職業中典型的工作任務，同樣是基于物業管理工作過程設計。
參考文獻：
[1] 王雅南.以任務為導向的高職院校信息檢索課工作過程化教學改革研究.圖書情報工作，2009，（23）：91-94.
[2] 姜大源.職業教育學研究新論.北京： 教育科學出版社，2007：18.
[3] 姜大源. 職業教育與課程開發. ，2010-05-01.
注：
隨著社會的發展，人們對檔案的重視程度也出現了不少問題，而在檔案管理部門，由于處于新舊交替的時代，所以對檔案的管理也存在著制度上、管理上、開發利用上和資金投入上的各種問題，這都需要我們廣大檔案管理人員能夠從實際出發，適應當前的形式，在現有的條件下解決檔案管理過程中的問題，以改變當前在檔案管理上的各種弊端。
1 檔案管理工作被忽視
檔案管理工作是一件比較重要的事，雖然隨著改革開放的深入和市場經濟的創新，傳統計劃經濟體系下的檔案管理也收到了沖擊，所以，當前，檔案管理工作越來越受到忽視。無論是大學生檔案，還是企事業單位的檔案，在管理中都存在著一定的問題。這主要是歸結于在企事業單位中很多人甚至一些領導者都認為檔案管理工作就是抄抄寫寫的保管事物性質的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒有意識到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對于檔案信息化資源的開發和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。
這一點尤其在非公有制企業中表現比較突出。由于非公有制企業員工的靈活性，造成了其跳槽率也很高，所以，檔案的管理也存在著更多的問題。好多人員誤認為反正自己也不是國家干部，檔案沒有什么用，所以造成了自己的檔案被忽視，這樣，企業對員工的檔案管理也會產生忽視的現象，而放在人才的檔案雖然不會出現大的問題，但由于員工的不重視性，其檔案得不到更新，也會產生很大的問題。
2 檔案管理制度不完善、不健全
企事業單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責、考核標準等還沒有一套完整的、系統的、嚴格的管理模式。
對于大多數國人來說，誤認為只有公務人員的檔案才是重要的，自己的檔案無所謂，這一點在非公有制企業表現尤其突出。所以檔案管理部門在企業里也往往會成為一個冷衙門，沒有人重視其地位，有的則直接歸屬于人力資源部門或辦公室部門，這就使得各個單位對于檔案管理制度忽視，造成檔案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了檔案管理人員也是人浮于事，使得檔案管理工作十分混亂。
3 檔案管理人員缺乏檔案職業的準入資格
所謂的職業準入資格是指從業人員進入某種職業領域時所具備的基本條件、程序以及要求。準入資格對于進入某種職業領域內起到一定的屏蔽作用。但是目前我國的企事業單位的檔案部門沒有制定這樣的準入資格。現在大多數檔案部門從業人員都是非專業出身。文化知識水平都不高，知識老化，知識面狹窄，思想理念和思想意識都相對落后。
這樣一來，造成了我國檔案管理工作基礎上的不足，后期提高更是不足，對于高考的學生來說，很少會去選擇檔案學來學習，因為這樣會限制他們的就業，這樣就使得每年專業畢業的學生遠遠趕不上用人單位的需求。最終導致了人員的不足。所以，從總的來說，還是要從國家層面重視專業的發展，及基層的發展，加強準入制度，這樣才能夠讓更多的專業人員進入到我們的檔案管理工作中來。
4 檔案開發利用率不高
檔案管理長期以來都是處于封閉或半封閉的管理狀態，一直被人們認為其管理的工作是保密性質的。隨著現代科技技術的高速發展，檔案信息被更快更多的收集起來。檔案信息化的發展讓檔案信息完全可以被開發利用起來。但是由于受到過去思想的影響被整理收集的信息被擱置起來，未能及時開發利用，造成了信息的浪費。
其實，在檔案的開發上，還是有許多可利用之處的，比如許多私營或外資企業就比較重視檔案的管理，他們甚至建立了自己的檔案館，有利于員工和兄弟單位參觀與學習，這就是在檔案管理上一個很好的利用模式。
5 檔案管理資金投入不足
檔案管理部門在很多企事業單位中不受重視，認為其不會給單位帶來經濟效益，致使在資金投入方面不足。資金短缺就不能引進更好的設備。同時也給檔案信息化的建設帶來了阻力。一些企事業單位雖然為檔案管理部門添加了計算機這一硬件設施，但是后續沒有資金的加入，致使一些軟件無法引進和更新。令檔案信息無法被高效快捷的開發利用。
當前，隨著信息化時代的到來，檔案的管理不但要有紙質檔案，還要與信息檔案相結合，并由其注意檔案的備份工作，防止信息丟失。這樣，都需要我們的主管部門，對檔案管理進行投入，以便于有利于我們的檔案管理工作，并能跟上社會的發展，更好的服務于社會。
在新的歷史條件下，檔案管理工作應該緊緊地與時展的需求聯系起來。檔案是社會信息的一個載體。是對經濟文化發展的一個依據。它的信息無論是對某個單位還是整個社會的發展都有著重要的協調索引作用。因此，在新的時展中我們更要重視檔案管理中存在的問題，更應該積極解決存在的問題，使檔案發揮出更大的作用。
參考文獻
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一、積極做好檔案保管利用過程中公文管理與保密工作
在檔案保管利用過程中公文管理與保密,是機關文檔管理的一項重要工作。做好公文管理與保密,對于促進機關工作,確保公文的有效運轉,提高機關工作效率,具有十分重要的意義。
二、提高檔案保管工作人員的職責和素養,加強保密意識
1.檔案管理人員的職責。檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案,要及時搶救。不丟,就是使檔案絕對安全,不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊,不僅保證檔案實體安全,也要保證檔案內容的安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中,不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便,甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂,就是要求檔案保管工作有條不紊,檔案排架整齊規范,有規可循,有目可查。
2.檔案管理人員的素養。(1)檔案管理人員要具備較高的政治思想品德和職業道德,認真執行黨和國家的方針、政策。客觀地、辯證地、全面地研究和分析工作中存在的問題,維護歷史的真實面目,懂得黨的路線、方針、政策及黨和國家關于檔案、保密工作的方針、路線、政策、法律和法規。(2)檔案專業人員要有一定的檔案基礎理論和專業知識。檔案是歷史的真實記錄,是極為豐富的知識資源,其內容涉及政治、經濟、外交、科學等廣泛的領域;其知識涉及文、史、哲、數、理、天、地等各個方面。要管好這些檔案。我們需要具有廣博的科學文化知識和現代科學管理知識,要具有一定的古漢語、現代漢語和外事知識、一般法律知識和一定歷史知識,在當今信息社會里更要有一定的計算機知識等。還要有一定的檔案基礎理論和專業知識。(3)檔案管理人員要具備較好的身體素質。 一直以來,人們對檔案工作的認識始終存在誤差和偏見,認為它是“老、弱、病、殘”做的事情。其實,恰恰相反,檔案工作既有腦力勞動,又有體力勞動,工作艱辛而又煩瑣,細致而又嚴格,常年不懈,周而復始,沒有健康的身體和旺盛精力是根本無法勝任檔案工作的。所以,身體健康、精力充沛、思維敏捷是一個檔案人員所必備的條件。(4)加強檔案管理人員的保密意識。就是要維護檔案的完整與安全,因此必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。要通過培訓手段來增強檔案管理人員的法制意識和保密意識。
三、做好檔案利用中的監督工作
檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體說來,檔案利用監督可以從以下幾個方面實施:
1.制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規定不同的審批手續,使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明,便于執行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。
2.隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質。一是政治素質,要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神,熱愛檔案和檔案事業;二是業務素質,要具備專業知識,熟悉所保管的檔案內容,熟悉檔案法規;三是文化素質,要有較高的文化知識,能總結和分析利用工作中的經驗與問題,從中掌握利用工作的規律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現的一般問題。
一、重點工程檔案的特點重點工程是指對國家或本行政區域國民經濟和社會發展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大，工期長，要求高，涉及面廣，參與建設的單位多，是一項龐大的系統工程。重點工程檔案是指在重點工程建設全過程中形成的與建設工程各項活動有關的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點工程檔案具有如下特點：一是時間跨度長。國家重點工程建設時間跨度比一般要長，而重點工程檔案管理的時間跨度比工程建設周期還要長。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設周期為2003~2010年，而國家重點工程檔案管理周期把地質勘探階段包括在內是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學科和專業技術的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質、環保、土建、設備制造、安裝調試、超高壓電器設備等。三是檔案種類多，數量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等種類，載體形式有紙質、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點工程項目，分為若干個合同標段由多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計單位、監理單位、質量監督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設的主要參建單位，包括設備供應商和調試單位就達20多個。
正是因為重點工程檔案具有專業性、成套性、現實性強的特點，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實體管理都有很大難度。
二、重點工程檔案宏觀管理存在的問題重點工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對數十個沒有行政隸屬關系的有關單位的檔案管控，僅靠一個不是獨立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業素質不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門”；檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點工程檔案實體管理存在問題檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗收前突擊整理，接收審查把關不嚴；檔案內容不準確、缺項，由變更、圖紙版本、數據改變引起的圖實不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質檔案；忽視檔案內容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問題的對策1．建設單位，全面負責，同時充分發揮監理的作用建設單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統一領導，統籌安排，執行層要建立起檔案工作網絡和協調機制，檔案部門要牽頭總抓，負責組織、協調、檢查、指導本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時充分發揮監理作用，要求監理對施工單位文件材料的形成情況進行質量檢查把關，統一各施工單位表單，按照監理規程要求，在控制節點進行審核、簽署，發現問題及時令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環節的程序和標準。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協調及時有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規范：分類編號方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責與考核制度，文件（圖紙）收發管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發揮合同的作用，與設計、施工、監理單位簽訂合同、協議時，都應當設立專門條款，明確規定各方應承擔的責任，包括套數、質量、費用、完成時間等內容，監理合同增加對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。檔案人員要參與起草招標文件有關條款、合同談判；檔案管理有關條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項目所有文件材料統一的收發端口，建立所有參建單位統一的文件、檔案編碼體系，統一模版，將文件管理與檔案管理統一起來，對文件材料實施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實現檔案管理系統與工程項目管理信息系統對接，或文件與檔案管理融入項目管理系統。利用檔案信息化管理平臺，對工程檔案材料收集的完整、準確、系統、及時性進行有效監控，對原生電子文件采集、歸檔、存儲進行有效管理，對紙質檔案進行數字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規律，提前采取措施，提出要求，避免被動。可針對具體工程項目制定專門的檔案實施方案，加強培訓指導，深入現場，掌握工程進展，制定歸檔計劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業務程序捆綁，實行節點控制。
五、重點工程檔案科學管理思路
1．加強宣傳教育，提高全員檔案意識建設單位要充分認識檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識講座，深入學習《檔案法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律法規。通過開展檔案知識答卷、印發檔案知識手冊等活動，逐步提工程技術人員的檔案意識，使工程技術人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發揮每個工程技術人員的作用，共同做好檔案工作。 2．注重協調，強化制約
建立協調機制，例如檔案工作例會、協調會，對內與單位領導、有關部門、人員進行進行溝通，對外與參建單位進行全過程溝通，還要與外部監管部門比如地方檔案行政管理機關或者上級檔案業務管理部門進行溝通。要善于抓住關鍵部門，主動溝通，協同工作，找準關鍵程序和節點，爭取權重。
3．采用全過程管理模式
全過程管理模式以項目法人為管理核心，以納入合同為管理依據，以監理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監督指導，及工程建設、設計、施工、監理單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后審核、驗收把關的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設的全過程，并與之同步實施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統的檔案管理專家資源，充分發揮既有人才的作用。建設單位要想方設法借助一切外力，包括上級單位檔案主管部門、地方檔案局推動工作。另外可合理利用社會中介提供的專業化服務。
5．宏觀管理要與實體整理齊頭并進宏觀管理上要強化監督指導、歸檔控制，不能被動接收、埋頭整理。同時對文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護原貌，保持文件有機聯系，便于利用和安全保管，要學習掌握檔案業務標準的實質，結合實際靈活處理，避免教條。務實而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建檔案管理綜述
在城市規劃、城市建設與管理活動的過程中所形成的文件材料叫做城市建設檔案，這些檔案包括圖紙、文字、聲像與圖表等各種載體，并且對社會與國家都有保存的價值。從城市建設開始就有了城市建設檔案，此檔案科技含量很高，并且與生產力、社會效益及經濟效益有直接的聯系，城建檔案不管是從收集到保管，還是利用都有行政職能，受到法律的保護與約束，而在實際的過程中依然有很多的因素在制約，對城建檔案事業的發展帶來很大的影響。
城建檔案對于城市的持續發展意義深遠，是非常寶貴的資源，也真實記錄了城市的發展，從一九八零年全國科技檔案工作會議以后，城市社會生活中的各個領域都滲透了城建檔案的管理，完善了每一個環節，從收集到整理，從保管到編研，從利用到執法， 然而，隨著城建事業的飛速發展，有很多新的難題與挑戰也擺在城建檔案管理的面前。
二、現階段我國城建檔案管理所面臨的種種問題
首先，不規范的檔案資源收集與處理。具體內容包括：不均衡的檔案收集來源，太過單一的檔案收集方式，對檔案資源不規范的處理，其次，檔案信息化建設力度不夠，現實需要不能得到滿足。具體內容包括： 在信息化建設中，硬件的投入不先進，不及時，城建檔案信息化對資源共享和快速流轉都有一定的要求，但是，目前的硬件配置及網絡組建還很落后，僅僅靠人力實施檔案資源的收集、整理與保管是不能滿足信息化發展的要求的，在信息化的建設中，系統開發或是軟件開發的速度不夠快，無論是軟件開發還是系統開發對傳統的檔案管理手段的提升，需要分步實施，就是縱向與橫向，這需要從整個系統或地區統籌安排，但是，目前的軟件開發工系統開發都不健全。現有的管理理念需要轉變，信息化檔案不同與傳統的檔案管理，若只靠原來的理念轉變，根本不能滿足城市建設的快速發展，而且也不符合科學發展觀的基本要求，這就要求檔案管理人員在視野上要拓寬，不斷的更新管理知識與手段，目前，這個環節正是城建檔案管理薄弱的方面。最后，城建檔案行政執行沒有深入的落實下去，城建檔案執法細則需要完善，法律法規文件是城建檔案事業發展需要的有力保障，二零零八的一月一日，頒布并實施了城鄉規劃法，從法律條款上對城建工作給了更進一步的支持，同時，對城建的服務地域也進行了拓展，把城市與農村都歸入城建檔案的業務范圍，但是，實施細則并沒有更深的完善。城建檔案的行政執法太慢，目前，城建檔案的行政執法多數還停留在行政檢查階段，行政處罰剛走出第一步，經常發生不移交檔案或是檔案散失等狀況。
三、加強城建檔案管理工作隊伍建設，不斷完善我國的城建檔案管理
城建檔案管理隊伍的建設與工程檔案質量之間存在著密不可分的關系，兩者是相輔相成的關系，工程檔案質量要得到保證，必須把城建檔案管理的隊伍建設起來，關于加強城建檔案管理隊伍建設的具體措施如下：首先，加強對城建檔案管理員的思想教育工作，管理部門對管理人員不但要宣講工程檔案的目的及作用，還要對其進行社會責任、政治理念及公共道德進行宣講，對管理人員的思想素質及行為意識進行有效的教育并深化，使他們對自身的義務和責任有初步意識，從思想上意識到做好檔案管理工作的責任感，把建檔歸檔的意識提高，從觀念上使工程檔案的質量得到保障，也能使他們發揮出自己的宣傳作用，在日常的工作中，要提高工程建設領域對于城建檔案的重視度。其次，在城建檔案管理人員關于崗位培訓上加強提高，管理部門、行業學會與社會其他相關組織應該充分發揮其作用，不但要抓好持證上崗，還要把工作人員的崗前培訓與再教育加強，使他們能真正地適就工程建設的不斷發展，不斷的充實他們的新知識、新觀念，這樣才能命名他們在工程檔案管理工作中不斷創新，使工程檔案的質量得到不斷的提高。再者，對城建檔案管理工作責任制進行強化，城建工程質量要實施五方的責任主體制度，這是城建檔案工作的責任，最后，開展城建檔案執法檢查并且切實可行，依法治檔的具體表現就是執行檢查，這是一種行政監督行為，在保證城建工程檔案的質量中采用強制性的手段，在實際工作中，一是教育與執法結合在一起，樹立正面與反面的典型，通過對優秀的城建檔案管理人中的表場與宣傳，使其他工作人員的檔案管理工作得到鼓勵與帶動，提高工作的積極性，而要依法嚴懲那些工作不負責的管理人員，二是把投訴與檢查結合在一起，建立健全互動的機制，對工程檔案管理工作要進行定期或不定期的檢查，同時，還要對管理者、建設者及市民業主進行鼓勵，讓他們參與監督，并且設立舉報投訴制度，法制單位根據舉報的信息，對事實核定后，對于沒有按照規定建立項目檔案的工作人員以及負責人進行嚴格的追究，情節嚴重者要依法請相關部門立案，用強制性的手法保證工程檔案的質量水平。
四、新時期應當加強我國城建檔案管理的信息化建設
在城建檔案管理活動中檔案信息化要全面應用現代信息技術，對檔案信息不但要采集，還要管理并提供利用服務，可以理解為檔案信息實現三化，一是將檔案信息數字化，二是將檔案信息的接收、傳遞與存儲一體化、最后是檔案信息網絡化，檔案信息化建設有非常重要的意義，并且有很大的現實意義，首先，使檔案管理工作得到改善，只要使城建檔案信息化得以實現，才能把檔案利用的每一種局限沖破，使檔案信息資源的配置及管理得到實現，為社會提供優質高效的服務，檔案信息化可以一次投入，多次產出，既能遠程服務，又能資源共享，使檔案信息利用的時效性得到很大的提高，計算機網絡技術在迅速發展，并且普及到各行各業，電子商務、電子政務也得到普及，提前介入電子文件與管理工作是檔案人員管理好檔案的前提，電子文件用管理檔案的形式，使信息發揮最大的效益。檔案信息化建設的現實意義具體如下：信息化、網絡化的檔案管理給管理人員及職能部門帶來的效果與收益是顯而易見的。第一點就是對于檔案的管理不再那么費時間費力氣，檔案管理人員手工收集整編，不但工作量很大，而且工作的效率也不高，費時間也費力氣，而實行信息化以后，檔案管理達到自動化、網絡化與實時化，只需要錄入一次數據就可以利用很多次，并且可以在檔案管理內部進行數據共享，使工作效率得到很大的提高，錄入數據后，可以打印相關的匯總表、收發文單據以及檔案的封面、文件目錄、案卷目錄等，檔案中的信息需要統計，形成報表，都由計算機進行處理，使管理人員的效率得到很大的提高。第二點就是更便于檢索查詢，傳統的檢索方式，檔案管理人員要找到所需的檔案，要一本一本的翻查目錄，再根據記錄到庫房中查找，不但費時而且費力，檔案管理信息化之后，可以即時查詢，管理人員通過各種查詢方式，選擇一種最好的查詢方式，減輕了工作人員的負擔，第三點就是使整個部門的工作效率得到提高，施檔案管理的信息化之后，部門管理員工不再從事繁重的手工勞動，從中徹底的解脫了出來，這使整個部門的工作效率都得到了很大的提高。第四點就是提供有效的服務，檔案管理的信息化，使得科技人員能夠在自己的計算機上即時的查閱各類的檔案資料，從而使工作效率得到很大的提高。
五、結束語
總之，伴隨著城市建設的不斷發展，建設進程的持續加快，城建工程檔案的數量也處于迅速增漲的狀態，在城建檔案中，城建工程檔案是其中非常重要的一個組成部分，不管是對城市規劃建設，還是對城市應急管理，工程建設的創新都有非常重要的參考價值，所以，在質量水平上一定要確保，而工程檔案質量的一個最基本的條件就是城建檔案管理隊伍的建設，也是工程檔案質量的首要條件，城建檔案管理隊伍也是對檔案的質量水平造成一定影響的重要因素。所以，我們針對工程檔案質量與城建檔案管理隊伍兩者存在的關系，以及如何保證工程檔案的質量水平展開討論，并且進行了闡述。
參考文獻：
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高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當調整檔案保管過程中的保密程度是相當有必要的。根據國家制定的相關檔案法規，結合招生工作的實際情況，適當調整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理制度，如，閱覽制度、復制制度、保密制度、銷毀制度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用范圍，規定不同的審批借閱手續，由上而下建立嚴謹的監督機制，及時掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案管理的有效性、準確性和完整性。
1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用
電子檔案與紙質檔案有著本質上的區別，是現代檔案管理發展的方向和趨勢。考生電子檔案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉換為符號或數碼進行傳輸、存儲，利用者需要相應的軟硬件技術還原后才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應該參與到應用設計中來，使形成的電子檔案在應用過程中能按政策法規要求并能行之有效。電子檔案形成后的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應用管理，熟練操作系統，熟知在使用過程中發生的各種情況，積累經驗，對檔案管理應用的不足之處提出建議，及時進行合理化修改。
2 管理應用電子檔案中的困難與挑戰
科技日新月異的今天，如何保護和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。
第一，電子檔案的內容易于修改，且修改過后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質檔案的內容發生變化的可能性大得多，在內容的穩定性上并不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個人可根據自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據增添了更多不必要的麻煩。
第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實現。建立電子檔案不一定像建立紙質檔案那樣，必須制定出一份原件來行使其應用職責，有時只不過是制作一個“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，并在需要的時候進行輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上進行應用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。不同時間、不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分“原件”和“復制件”。
第三，計算機的軟硬件技術不斷更新換代，迫使電子檔案不斷適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的變化為代價。
第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子檔案，還需要定期進行載體轉換、復制，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。
第五，目前，電子檔案的簽署技術還不能普及，我們還不能為每一份電子檔案蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子檔案是否為原件。
第六，采集電子檔案的困難性。考生個人電子檔案的建立與管理，不是只懂得紙質檔案建立原則、方法和技術的招生管理人員所能夠勝任的。他們在完成電子信息檔案的存儲形式、傳輸及對電子檔案的管理上，無法達到開發利用電子檔案的目的。也并非是單單懂得計算機技術或數據處理的技術人員所能夠勝任的。其盲點在于不能懂得電子檔案的業務知識、管理環節和管理原則，不能理解保存電子檔案的必要性，也就不可能采取一些必要的技術和措施來規范電子檔案的管理。鑒于此，我們不能盲目認為，凡是從事管理紙質檔案的工作人員都能管理電子檔案；也不能機械地認為，凡是懂得計算機軟硬件技術的工作人員，都可以管理電子檔案。
3 解決問題的思路與對策。
電子檔案與紙質檔案相比有著截然不同的區別，這就造成電子檔案管理凸顯的特殊性，并表現出發展的趨勢和方向。
一是電子信息數碼化。電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等文件信息，轉換為數碼或符號，進行存儲、傳輸，要通過相應的軟硬件技術還原后才能獲知。
二是檔案管理的現代化。當考生將個人信息填寫完整后，信息錄入員便依據統一的程序、標準將考生信息輸入計算機，經過計算機的數據處理、打印，考生對自己的信息進行核對簽字確認后，形成有實際利用價值的二次檔案信息，實現一次輸入，多次、多種形式輸出的目的，為下一步的考生在網上錄取時的信息利用奠定可靠基礎。
三是檔案處理一體化。電子檔案和計算機軟硬件技術及相關設備的應用，有著密不可分的關系。電子檔案的建立必須了解形成電子檔案相關的軟件和設備。電子檔案的形成者和管理者要通力協作，才能確保電子檔案的可存取性、利用性、理解性。因此，在電子時代，檔案一體化管理勢在必行。
四是檔案信息情報一體化。辦公室工作的自動化和檔案管理的現代化，使人們迫切需要社會信息“資源共享”，于是招生戰線電子檔案管理的一體化發展趨勢尤為突出，以計算機為中心的現代科學技術，為檔案一體化管理提供了技術保證。
五是保管保存技術化。電子檔案的保存要比紙質檔案復雜得多。要考慮電子檔案可存取性、利用性、理解性等，這就要求不僅要保存電子檔案所表述的信息，還要保存相應的軟硬件技術及背景信息和原始數據等。電子檔案所依賴的計算機發展迅速，設備不斷更新，軟件技術日新月異，其存儲載體性也不甚耐久。給電子檔案的保存帶來諸多不利因素，需要電子檔案管理人員認真對待，具有一整套的對策、技術和措施。
4 探索檔案管理規范化的路子
公路工程建設在國家建設項目中占有非常重要的地位，因此公路工程建設檔案同樣具有很重要的作用，它不但記錄公路工程建設的全過程，還有助于公路以后的管理、維護、改建等工作，具有很高的應用價值。
一、建設公路工程檔案的意義
公路建設能夠促進地方經濟的增長，對地方具有非常重要的作用，因此建立齊全的公路檔案，能夠提高公路的有效運用，延長公路的使用壽命，同樣有利于地方經濟的發展。公路建設檔案可以記錄公路建設過程中的多種技術資料，是建設施工的真實反映，不但是公路工
程質量的評價資料，公路以后的改造、擴建、維護都要以此為根據；不但是公路管理的組成部分，又是國家技術檔案的一個分支，檔案管理機關一定要保證檔案的真實性和有效性，并在長期保存。
二、公路工程建設項目檔案的特點及整理原則
1.公路工程建設項目檔案的特點
第一，成套性。工程建設檔案的特點是由公路工程建設項目的特點決定的。因此，圍繞著一個工程建設項目的基本建設活動就自然形成了一個相互之間密切聯系的工程建設項目的整體，共同反映了一個建設項目活動的全貌。
第二，材料形成的階段。 一個公路工程建設項目的形成具備階段性特點。大致可分為工程前期準備階段、施工設計階段、竣工驗收階段、掌握其階段性特點。對工程建設項目檔案的收集和初步整理具有指導意義。
第三，產生時間的延續性。有些公路工程建設項目投資大，工期長，其文件材料的產生也是隨著整個工程的進展而逐漸產生，并一直延續到工程竣工驗收結束。這就構成了公路工程檔案會產生時間上的延續性特點。
第四，工程資料使用的頻繁性。公路工程建設是在先進行圖紙設計，后按圖紙施工的原則下進行的。其文件材料，尤其是工程設計圖紙的利用率很高。從工程施工到竣工驗收，以及以后的大修，改建等都離不開它們做依據。原始資料的使用要求在公路工程建設中嚴格各種檔案管理制度，以確保文件材
料的完整和安全。
2.工程項目檔案的整理原則
第一，集中性原則。集中統一管理工程建設的檔案資料是其建檔案工作的首要要求。堅持專人領導負責、定期收集歸檔。前期工作檔案應以分散的初步整理為主。這一時期應采取哪個部門產生文件材料哪個部門負責整理的辦法，對前期工作檔案進行分散初步整理。然后移交工程項目內業管理人員。
第二，完整性原則。竣工驗收階段的檔案應以集中的系統整理為主。建設工程竣工驗收
階段，應首先組織工程檔案內業管理人員制訂工作方案，進行科學分類，然后進行系統整理工作，最后移交檔案主管部門。要從質量上保證檔案的完整。
第三，準備性原則。要密切注意工程各單位的具體動態。對設計變更、圖紙變更、事故處理、合理化建議審批等工程變動情況要了如指掌，以使收集的檔案材料能夠準確地反映
整個工程項目建設的真實歷史面貌。
第四，系統性原則。要遵循建設公路工程項目檔案的自然形成規律，注意保持檔案材料的內在聯系。
三、做好公路工程建設項目檔案管理的措施
1.公路工程檔案收集要全面而完整
公路工程檔案資料的收集工作是一項復雜、長期、全面的工作，中間會涉及很多管理單位，內容范圍非常寬廣，所以要全部人員共同參與，一同收集，本單位的全部職工都要參加檔案資料的收集工作，并要對所收集的資料負責，對工程的文件、各種數據、音像材料都要指派專人負責，不放過任何工程，對于工程建設過程中的各種技術資料，各種文件資料都要進行收集入檔，做到種類齊全、形式多樣，保證入檔的資料齊全完整。
2.關于公路工程質量資料的記錄和整理
在公路工程建設當中，有很多質量問題不能使用儀器來測量，所以一些關于公路質量的文字記錄材料顯得非常重要。因此，在公路的實際建設中，一定要有齊全的公路建設資料，來證明公路的建設質量，這些公路建設資料要齊備、長期、妥善保管。在公路建設完工后，用戶在對公路進行質量驗收時，根據公路建設資料就可以對公路建設情況有一個全面的了解。
3.保證公路工程技術資料的完整
在各種技術資料當中，容易遺漏的有混凝土試塊（剛性防地面細石混凝土強度試塊、地面基層混凝土強度試塊、抗滲用混凝土試塊、地面面層水泥砂漿試塊）和水泥砂漿試塊強度，因此，在整理技術資料時，要特別注意資料的完整，假如沒有這部分材料，那么在測定公路質量時就會遇到很多困難。如果一個公路工程分包給幾個建筑單位進行施工建設，那么總包單位應對全部公路的質量負責，各個承包單位要依據國家關于公路建設標準進行施工建設，并把公路建設中完整技術材料和各種文件資料及時整理上交到總包單位，由總包單位進行公路質量的評定，并接受用戶的督促與審查。
4.運用現代化的檔案管理模式
原來檔案管理方法主要依靠手工完成，工作人員勞動強度大，操作復雜，有很多檔案資料不能及時入檔。伴隨科學技術的飛速發展，計算機技術與網絡技術的普遍應用，同時有力推動了檔案建設工作前進的步伐，逐步轉向信息化管理，從而大大提高了檔案管理的工作效
率，實現檔案內容資源共享，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。公路建設單位要在檔案建設方面加大投資力度，改善檔案管理工作的工作設備與工作環境，運用現代最新科技手段進行檔案管理，促進檔案管理工作的科學化與規范化。
5.加強檔案人員的專業培訓
公路工程建設項目各施工單位配備的專、兼職檔案員，大多具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業知識的人員卻廖廖無幾，他們對立卷的方法和各類案卷的國家標準都比較陌生，盡管工作很認真負責，也做了大量的工作，但整理出的案卷質量不是很高，離國家標準尚有一定差距，往往在向檔案室移交時，還要返工重整。這樣不僅浪費了人力、物力，頻繁的折卷還不利檔案的保護。
為此，各公路建設項目建設單位檔案部門應加大對各施工承建單位檔案的培訓力度，使他們盡快熟悉公路建設檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目等知識；同時，加大對各施工單位檔案員的業務指導。發現問題，及時整改。為了保證案卷質量，除提高各級檔案員的業務素質外，還應做好平時立卷工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。實踐證明，凡是突擊整理案卷的單位，其案卷質量都不是很高。做好平時立卷工作，還有利于保證檔案的齊全、完整，因為平時立卷時。若發現某些文件材料沒有及時歸檔，還可以找有關人員查尋彌補，若等到竣工驗收時整理案卷，有關人員可能已不在施工現場，缺少的文件材料可能己無法彌補。
四、結語
總之，施工單位檔案管理工作是一項系統工程，是涉及各個專業技術部門的一項復
合型工作。要保證施工檔案的完整、準確、系統、齊全，真實的記錄和反映施工及竣工驗
收的全過程，就必須不斷加強建設單位、監單位和施工單位的基礎管理水平，加強制度建設，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關，充分發揮各級檔案人員的監督指導作用。
參考文獻：
1 國土資源土地工程檔案管理的重要性
隨著我國綜合國力的逐步增強，經濟水平的不斷提高，國土資源管理工作已成為十分重要的工作，在我國國土資源管理中發揮著重要作用。首先，國土資源土地檔案是對前期是對我國前期土地資源經濟發展的記錄，管理好該檔案，用好該檔案，都對我國當前和今后的經濟發展產生較強推動力。因為國土資源土地檔案將直接為經濟的發展服務，為全縣單位和土地用戶、企業提供了有效的法律依據。其次，隨著土地檔案管理工作的進一步信息化發展，我們可以利用網絡等多途徑的方式大力宣傳國土資源檔案工作，提供準確的數據，讓每一個工作者和查閱者都能準確無誤的充分了解國土資源檔案可提供利用的范圍、種類和作用以及提供使用的程序，為工作者和查閱者提供便利。此外，做好土地檔案管理工作，還可以為整個國土資源的發展服務。因為加強檔案的規范化、科學化管理和完善檔案的管理制度， 將會為決策提供可靠的依據，同時也推動了國土資源其他工作的開展。
2 我國國土資源檔案管理存在的問題
2.1 對檔案管理工作人員不尊重
目前，局外人總是對檔案工作人員的檔案管理工作存在認識偏差。認為該工作檔不必考慮專業知識，十分清閑，只需要將檔案歸類整理好，以便能及時查找到就可以了，非常簡單容易，就類似于圖書管理員一樣，只需要有一定文化水平就可以了。然而，熟不知人們的這些觀點都是大錯特錯的，也是對檔案管理工作人員的不尊重，都是對該工作沒有正確的認識了解。國土資源土地檔案管理工作十分繁瑣、復雜并且十分重要，所以工作人員一般都是具備足夠的專業知識和技能，并且要有耐心、認真負責的工作態度。
2.2 檔案收集欠齊全過程
當前，我國國土資源土地檔案管理存在一個嚴重的問題就是檔案的收集不齊全。對于有些檔案缺乏足夠的重視度，沒有及時歸檔。或者是工作人員在最后整理檔案時，有些檔案的附件找不到，導致檔案無法歸檔。上級領導也只注重業務質量，對工作中檔案收集時漏洞百出沒有及時解決，沒有較強的檔案意識。
2.3 檔案管理人員素質有待提高
國土資源土地檔案管理工作，不僅要求工作人員具備較強的專業知識和技能，同時也要求具備良好的專業素質。在某些地方的檔案管理工作中，仍存在檔案管理工作人員的責任心不強的現象。首先，工作人員缺乏對該工作的重要性的正確認識，存在敷衍了事的情況。其次，上級領導對國土資源土地檔案管理工作檔案工作沒有高度重視，這就使得工作人員在進行檔案管理時往往掉以輕心，導致工作中不斷出現錯誤。此外，培訓力度不夠，工作人員的專業知識和技能沒有得到及時提高。由于社會是不斷發展的，那么檔案管理工作也在不斷發展，而工作人員缺少學習培訓的機會，專業知識和技能不能得到及時更新，工作水平和效率低下。而且他們缺乏創新，管理水平只停留在原來的基礎上，思想觀念陳舊，不能及時滿足現在檔案管理工作的要求。
3 完善國土資源土地檔案管理的措施
3.1 全方面做好國土資源土地檔案管理基礎工作
首先，檔案管理工作內部要明確分工，充分發揮工作人員的能力。在對工作人員聘用時，要選擇認真負責，具有愛崗敬業精神和高度的奉獻精神的工作人員，以便發揮工作人員的骨干作用。要明確職責，各司其職，做好管理工作。此外，工作人員要學習國土資源檔案管理的相關法律法規，增強法制觀念，要認識到土地檔案管理在國土資源管理中的重要性。
并且把樹立檔案意識變為做好國土資源檔案工作的實際行動。要運用國土資源管理工作中的典型事例，廣泛宣傳國土資源檔案在土地權屬調查、建設用地征用、土地登記發證、違法用地查處、違法采礦行為的處理、礦產資源開發利用等工作中的作用，擴大國土資源檔案的影響。此外，按照各地土地檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規范化，檔案的整理要系統化，檔案的保護要科學化，檔案的管理要現代化。
3.2 加強國土資源檔案管理信息化系統建設
首先，充分網絡技術的作用，加快檔案信息系統建設。建立電子影像檔案數據庫，實現對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統之間的數據接口，通過土地登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成地籍電子影像檔案，同時形成紙質和電子兩套檔案數據。不僅要分類科學，而且要組卷合理。其次，要堅持立卷制度，實行檔案管理規范化。立卷時要實行“三查三看”制度，即：一查，材料收集是否齊全，看立卷是否規范；二查，卷內是否有金屬物，看裝訂是否整齊美觀；三查，分類是否符合要求，看卷內目錄、頁號、備考表填寫是否準確無誤。并實行集中統一管理，使檔案管理走上規范化、制度化、法制化的軌道。再其次，要強化檔案長效管理，提高檔案利用效率。檔案管理人員特別是專職檔案管理人員要樹立為經濟建設和國土資源工作服務的思想，不斷開拓國土資源檔案的潛能，創造出靈活高效的檔案利用方法，積極地為本地區和相關單位提供國土資源檔案信息，不斷提高檔案利用的社會效益。
3.3 大力培養工作人才，為土地檔案管理工作添加動力
國土資源局要加強對工作人員的及時培訓，不斷提高工作人員的工作能力。隨著檔案管理工作要求的提高，要多組織員工培訓活動，使員工不斷學習新的科學管理方式方法。培訓方式不僅要次數多，更要有效率，方式和途徑要多樣。要通過專家培訓與個人自學相結合，在集中培訓時還要進行分類指導，并且要把別人的先進經驗與自身實際相結合。并且各地區之間的國土資源局之間也要相互交流、相互學習，提高檔案管理人員的工作能力和水平，共同在交流學習中取得更大進步。
在培訓工作外，還要對工作人員進行思想政治教育。工作人員要敢于吃苦，樂于奉獻，要團結合作、自強不息。在工作時，要認認真真、兢兢業業的做好每一件事，始終把檔案管理工作放在第一位。認真履行好自己的職責，做好自己分內的事，嚴格保守機密。時時刻刻秉守為國家和人民負責的原則，為人民服的態度。自覺做到自律，自警，自省，把認真工作形成正氣之風放在首位，促進檔案事業的健康發展，為經濟社會又好又快發展提供最佳服務。把檔案管理工作當做目前的一項重要工作進行夠落實。做到全力以赴，認真工作。不斷促進檔案工作走上法制化、規范化、科學化的管理軌道。
4 結論
根據以上分析研究，我們得知，國土資源土地檔案管理作用日趨重要，盡管在檔案管理過程中存在一些問題，但是我們應根據具體問題使用相應的措施及時解決，促使檔案管理科學化、規范化，推動我國國土資源整個工作的發展。
【參考文獻】
關于學校檔案管理工作中存在的不足，首先是?碓從諶鮮凍潭鵲牟蛔恪S捎誆皇苤厥櫻?學校檔案管理工作長期沿用傳統的管理方式，效率較低，比如關于學校檔案資料的整理，大部分管理認為只是單純地對資料進行收集和存放，缺乏后續的整理和利用，導致檔案資料的管理工作與學校其他部門的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無法利用檔案資料對學校的評建創優作出貢獻。
檔案管理工作是一項系統性的工作，需要工作人員掌握科學的管理理念與方法。但實際上，很多學校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專業，基本上都是從其他崗位調到檔案管理崗位上來，缺乏專業的檔案管理知識，無法做好檔案管理工作。或者很多學校是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現檔案缺失、遺漏等問題，有時工作人員為了完成任務不會過多地追究這些問題，導致學校檔案管理的質量難以提升。
在這些因素的影響下，學校檔案管理工作中存在著兩個比較突出的問題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監督機制，很多部門對于檔案資料的收集并不重視，對于一些比較復雜的資料得過且過，收集不完善。比如對于學校在學年之內的活動，很多學校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒有詳細記錄活動的具體內容和具體效果，這對學校后續的活動和工作無法提供幫助和指導。另一方面，由于學校檔案資料的來源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務，很多學校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴重破壞了學校檔案資料的完整性。
二、提高學校檔案管理質量的具體途徑
首先，為了充分發揮檔案管理工作促進學校評建創優的作用，學校相關領導者和管理者需要加強檔案管理相關知識的學習，充分意識到檔案管理工作的重要性，促進檔案管理部門提高檔案管理效率，為學校評建創優提供充足的檔案資料和信息。學校需要召開相關會議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質量為主題，號召學校其他部門的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。
在此基礎上，學校需要針對檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關于檔案收集，學校需要制定硬性規定，并將內部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關管理人員的年終考核與評價標準。其次，對于檔案資料的內容、格式等，學校需要做出統一的規定，不同部門均需要按照統一的格式框架進行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準確性與完整性。
