時間：2023-05-24 08:58:11
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（一）人事檔案材料的鑒別工作是人事檔案管理工作的首要環節。對于收集起來的雜而亂的人事檔案材料進行清理和鑒別，確定和進行取舍，是人事檔案整理工作的基礎。假如略去這一環節，不該歸檔的沒有清理出去，該歸檔的又沒有收進來，就會直接影響后面的環節，甚至造成整個工作的全部返工。
（二）人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環節工作有著緊密的聯系。例如，通過鑒別工作，可以發現哪些檔案材料不齊全，以便及時收集，同時還可以提高收集工作在來源上的質量，不應把―些不必要的、沒有價值的材料都收集起來。再比如，鑒別工作的質量高低，直接關系到人事檔案保管工作，通過鑒別，把那些不需要歸檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節約館庫面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進人事檔案利用工作的開展。鑒別工作中取舍恰當、合理，就能保證人事檔案的真實性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復得了，會給黨的事業造成不必要的損失。
二、鑒別工作的內容范圍
（一）判斷材料是否屬于本人。鑒別這個問題的主要方法是：
1.辨認姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。
（1）同姓同名。這是最容易混淆也最難發現的一種情況。對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同。主要經歷是否―致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結論有可靠的依據和基礎。
（2）同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。
（3）一人多名。有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名（或叫小名），上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等等，如果不認真辨認，就很容易使以個人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第―，核對后期材料姓名欄內曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內是否有更改姓名的報告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經歷等情況是否相同。
2.辨認材料的內容和作用，其主要方法是：（1）看內容。即審核材料的內容是否與該人員的問題有關，比如政審材料中所反映的內容與該人員的結論是否有內在聯系，是否是結論的依據。（2）看用途。比如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰？如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。
（二）判斷材料是否屬于人事檔案
一個人的檔案材料包括人事檔案內容的材料及非人事檔案內容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業務考績、案件等檔案內容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉送有關部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內容的材料另加處理。
（三）判斷材料是否真實、準確
做人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發現內容不屬實，觀點不明確、言詞不達意或詞義含混的情況，應立即退回原單位重新改正。
（四）判斷材料有無重復
要保持人事檔案的精煉，重份材料或內容重復的材料必須剔除。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫了許多份入黨申請書，鑒別時可以只選取其中內容最完整、手續最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。
（五）確定材料是否有保存價值
歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業務能力、工作成績、專長愛好等方面倩況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內容不真實、不準確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。
三、對不在歸檔范圍的材料的處理
對不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：
（一）轉。凡是經過鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉給有關單位保存或處理。
人事檔案是整個人事服務工作的依據和基礎，人事檔案材料的收集是人事檔案工作的重點和難點，是人事檔案利用的起點和重要基礎。建立高效、集成的電子文件數據收集交換系統，不斷優化檔案信息資源，為歸檔材料進行實時在線歸檔以及進檔后的數據遷移、數據處理。人事機構要進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，建立、完善綜合數據庫，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，提高人事信息管理的科學性、時效性。
1.2保證人事信息的權威性、及時性、準確性和真實性
為準確地評價一個人，及時反映個人的真實情況，要重視研究人事檔案用戶的多方位需求，除收集考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等常規材料外，盡力收集能反映人事人員業務能力、科研、教學、行風、信用等富有個性特征、有科學的定性描述和定量分析的個性化材料。加強檔案材料的鑒定，完善審核制度，保證人事檔案的權威性、及時性、準確性和真實性。檔案整理的清晰化、有序化，可為快速、準確、及時利用檔案提供保障。
1.3采用先進的數字技術來存儲人事檔案信息
充分利用現代科技，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。充分利用新媒體來實現人事檔案信息存在形態與傳播形式的創新，提供優質高效的人事檔案信息服務，確保方便快捷準確地利用人事檔案信息。
2幾點體會
2.1建立人事檔案管理監督機制我國檔案服務
政策體系的內容框架尚未形成，現有政策整體上“管理性”十分強勢，“服務性”卻相對弱勢，應盡快建立和完善檔案利用服務政策體系，明確人事檔案管理的責任、義務、服務對象、方式與內容，制定開放范圍和程序，同時要制定、完善有關獎懲制度和量化考核指標。不斷優化人事人員的檔案管理程序，引導合理、高效、準確地利用檔案。做到有章可循、有法可依，科學合理規范雙方工作流程和操作程序，建立高效靈敏的信息反饋和檢索系統，使人事檔案工作步入科學、有序的發展軌道。
2.2積極借鑒國外人事檔案管理的先進經驗
隨著社會的進步，人事工作越來越民主、公開、透明，我們應當適度、有效地借鑒人事檔案管理的先進經驗。改變傳統的封閉、單一的管理模式，樹立人事檔案管理的服務宗旨，完善人事檔案管理的服務功能，提高人事人員檔案管理水平。為單位、組織部門或個人提供快速、便捷的利用方式，以便其及時、準確地利用人事人員檔案。
一、高校人事檔案管理的現狀分析
以個人為單位反映和記錄本人德才表現、學習經歷、工作表現等情況的人事材料稱為人事檔案。對于高校而言，由于人事檔案的功能作用不同決定了不同的管理模式，高校人事檔案一般的模式是按歸口管理，如：組織部門來管理干部檔案；人事部門來管理教職工檔案；教務部門、學生部門及系（院）來管理學生檔案。人事檔案是高校人事管理和人員開發的基礎性工作，但單位往往重視程度不夠，意識薄弱，認為管理人事檔案只是一項保管性的工作，做到不泄密、不丟失、能應付外調和查檔就足以了。認為檔案用處不大，所以就造成資金投入不足、檔案室基礎設施落后、管理人員素質相對較低。配備設備時，因地制宜、因陋就簡，將閱檔、倉庫、辦公合用一間辦公室，缺乏安全措施沒有做到防火、防潮、防盜等專業要求。陳舊的管理手段，勢必影響到了檔案的完整性與安全性，檔案內容不完整的原因很多，有的在本人填寫的時候就不準不實，他們只想到個人的私利，在檔案填寫過程中將“工齡填長、年齡填小，文憑填高”。還有一些在具體工作中，將不重要的檔案、可裝不可裝的檔案全部裝進來，造成了檔案內容的繁鎖。
二、完善的必要性
檔案，記錄著一個人人生歷史軌跡，關系到本人的切身利益。對于單位來說也是調動、聘用、晉升、工資調整等多方面工作的基礎和依據。隨著社會的不斷發展，人才的交流互動也更加頻繁，高校引進人才通過檔案能夠更快、更詳細地了解本人，充分體現了檔案資源優勢轉化成了人才勢，進而促使和推動了高校的發展。高校人事制度的不斷改革也需要完善檔案管理相關方面的體制，完善管理模式，適應改革步伐。過去人事檔案工作側重于政治服務，現在要側重服務于高校教育事業的發展，服務于高校教學科研；過去注重人才的政治歷史，現在重視人才的德、績、勤、能、廉的情況，為黨和國家培養和選拔人才提供依據。因此隨著時代的發展，完善高校人事檔案，為高校改革和發展提供有價值的服務。
三、完善的途徑
1.加強高校人事檔案科學化、法制化管理
人事檔案工作制度化管理能夠提高工作效率，是高服務質量的前提和保證。如果沒有制度來制約就會無章可循、無所適從，檔案工作是一項繁雜，頭緒眾多的工作，必須統一規劃，嚴格按照統一領導、分級管理的原則進行，在工作中建立工作細則、崗位職責以及各項規章制度，制定相應的標準、保密措施，并且嚴格按照制度辦事，強化管理做到保密，杜絕泄密、竊密、失密等現象。對檔案工作的管理方法、原則、質量等方面做出統一的科學的技術規范以及長遠的規劃，從而使檔案工作由復雜變為簡單、由雜亂變為統一，避免了重復性勞動，同時既節約了物力、人力資源，還保證了檔案工作質量、提高了技術水平。
2.不斷加強業務素質的培養
人事檔案工作人員在管理檔案工作中擔負著繁重的任務，由于整日忙于事務性工作，對工作中出現的新問題、新情況不知如何處理，封閉意識較強。在新形勢下，新問題的不斷出現，要求我們檔案管理人員把人事檔案工作與社會結合起來。由被動服務轉為主動服務，加強培養檔案管理人員的政治素質和業務素質。檔案管理人員需要有較高的政治思想覺悟，嚴格按照黨的各項方針、政策辦事；要堅持原則，秉公辦事、認真履行崗位職責，在實踐中不斷提高自身的政治思想水平；同時，還要加強業務素質的培養，傳統的、原有的管理手段和保護技術是適應不了新形勢的。隨著新問題的出現對檔案管理人員也提出了更高的要求，在工作中要加強業務知識的學習，拓展相關知識面，加強學習人事檔案管理軟件，認真掌握現代信息管理技術，有力于高校人事檔案的快速健康發展。
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄[1]。我國的人事檔案管理歷史淵源，而真正開展起來是在建國后，黨和國家十分重視人事檔案的保管，各級組織和人事部門成立了人事檔案管理的專門機構，經過半個多世紀的發展積累了大量的人事檔案管理工作經驗，人事檔案得到了較大發展，并逐步走上了制度化、規范化、現代化之路。人事檔案自產生以來，一直發揮著不可替代的作用，為人事調動、聘用、晉升等工作提供了很多便利和幫助。但隨著我國政治經濟體制改革的推進，企事業產權制度改革的實施，干部人事制度改革的深化，流動人員大量增加，傳統的人事檔案管理工作出現了較多問題，嚴重影響其作用的正常發揮。加之21世紀人類進入信息時代，信息化技術的快速發展和廣泛應用，檔案事業遇到了挑戰和發展機遇。過去傳統的只注重保管的管理模式，已經不能適應當今社會發展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式，對充分發揮人事檔案在人力資源開發利用中的作用具有十分重要的意義。
1 傳統人事檔案管理模式的特點
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，具有集合性、認可性、專門性、真實性、機密性、權威性、現實性、動態性等屬性，是組織、人事、勞動等部門培養、選拔和使用人員的重要依據。傳統人事檔案的內容單一，材料收集、裝檔、保管、鑒別、轉遞、查閱等所有環節均依靠手工勞動，工作效力不盡如意，再加上人工操作難免會出現一些錯誤，對個人人事檔案的真實性也產生了一定的影響。傳統的人事檔案管理模式具有“重保護，輕利用”的特點[2]，擁有一套規范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。
2 制約人事檔案信息化管理的因素
在現代信息化時代，因傳統的人事檔案管理模式具有“重保護，輕利用”的特點，在個人和用人單位之間不能更好的發揮其橋梁紐帶作用，從而呈現一系列信息化建設滯后，檔案社會利用率低等現象。造成這種現象的原因有很多，主要體現在人事檔案管理人員思想觀念、服務技術和管理人員自身的業務水平等。
2.1 思想觀念陳舊
人事檔案管理人員的思想觀念對人事檔案管理模式的改革具有深遠的影響[3]。在信息時代，人們認識到了開發利用信息資源的重要性，但在實際工作中，由于管理人員陳舊傳統的觀念和思維定勢仍具有很大的束縛性，始終堅持人事檔案“重保護，輕利用”的原則，認為只要按時收集，妥善保管，提供憑據就行了。很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發價值，并考慮怎樣更好的優化檔案管理，提高檔案利用率等。正因為這些傳統的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發利用的進一步深入，影響了人事檔案管理的發展。
2.2 技術服務落后
目前，很多人事檔案管理室都已經配備了計算機等先進軟件設備。但是由于技術水平及陳舊觀念，大多計算機軟件只用于日常辦公中，而檔案信息的輸入、存儲和開發利用仍處于手工操作階段，缺乏對信息的開發利用，導致了人事檔案信息的利用效率低，這是當前人事檔案信息開發利用中的一個重要問題。隨著網絡、計算機的深入普及，用戶對檔案利用方式及需要也發生了很大的變化，傳統的封閉式管理模式不再適應信息時代用戶的需要。因此，要盡快實現現代化技術，不斷促進現代化建設，改變傳統思想觀念，與時俱進，提高網絡化建設，把先進的信息技術應用到人事檔案管理中，充分發揮人事檔案在信息開發利用價值，開發有效的數據庫與管理系統，以適應時代的發展。
2.3 檔案管理人員業務水平不高
人事檔案的信息化管理如何更快更準的實現，關鍵在于人的管理[3、4]。在傳統的檔案管理系統中，管理人員的整體業務水平不高，缺乏檔案管理的利用意識，對檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會信息化的迅速發展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對檔案管理人員的業務能力水平提出了高標準的要求。檔案管理人員不僅要具有現代化技術管理水平，先進的思想觀念，還要有較高的知識層次和科學的技術水平。加強檔案管理人員的培訓是實現檔案信息化管理的必備條件。
3 信息化人事檔案管理勢在必行
人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現代社會發展的需要[5]，更是事業單位以人為本，科學管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強化創新意識，樹立檔案信息服務理念，形成信息檔案、服務育人的管理模式，才能更好更快的發展檔案事業。人事檔案信息化管理、網絡化具有重要的現實意義[6]。它不僅有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現象發生，還有利于人事檔案的開發利用，提高人事檔案的利用價值，同時可節省大量的人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。人事檔案信息化管理是建立實用性強的微機人事檔案管理系統，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發和經濟建設服務，充分發揮人才信息資源的價值，從而真正為學校各項事業的發展起到提供信息、引導服務作用。
參考文獻：
[1]陳炳亮.人事檔案管理研究.蘭州大學，2003.
[2]唐晶.當前我國人事檔案管理方向的研究.山東大學，2007.
[3]劉宗華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法.管理實務，66-68.
其特點長處主要表現在：（一）有利于本單位人事檔案的收集和管理。本單位內部人事機構對本機構人員、工作內容非常熟悉與了解，人事檔案來源單―，僅限于本機構人員，因此在收集工作中可以較全面系統地收集。又由于本單位工作內容大體相同，因此，對其人事檔案的分類、排列、鑒定可采用比較一致的標準，便于管理。（二）便于本單位領導及時使用其人事檔案。由于本單位保管人事檔案，領導需要了解人員經歷、成果等狀況時，很快就能從本單位入學檔案機構查閱到，不必跑路也不費時費力。（三）有利于人事檔案的保密，因為人事檔案材料是組織上在考察了解和使用人的過程中產生、形成的，它記載著有關知情人為組織提供的情況，這些材料上記載的內容，由組織上統一掌握和使用，對人事檔案的保密具有較大作用。
二、開放式管理模式
（一）開放式管理模式的含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的―種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關。這種模式的含義有以下四點。
第一，人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。
市場經濟的建立，產生了許多經濟組織形式，這對人才的吸納、流動與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制度應運而生，使人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
第二，人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜吐。
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單―，僅限本機構人員，內容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也是豐富多樣。
第三，利用者對人事檔案需求的多樣性。
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才、選拔合格式優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用者用途等多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用。但人們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
第四，人事檔案管理方式和服務方式的開放性。
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度;與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式，可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
（二）人事檔案開放式管理模式的意義
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，即便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理、與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化和開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
1.對檔案的重要性認識不夠
大中專畢業生大部分應聘到非國有制單位或自謀職業，由于這些單位沒有檔案管理權限，在接收畢業生時沒有接收其人事檔案關系，再加上個人不重視自己的檔案及在工作中形成的檔案材料，有的畢業生在畢業幾年后都不知道自己檔案關系的下落。產生這一現象的原因在于他們認為沒有檔案對他們將來的退休沒有影響，只要養老保險交夠一定的年限就可以辦理退休手續；流動人員只要不在國企工作，按照事業單位的工資制度給他們辦理的定級、升級等人事項目可謂畫蛇添足。
2.人檔分離逐漸成為普遍現象
在大量的流動人員中，尤其是年輕人對檔案的觀念發生了根本性的變化，只憑個人簡歷找到工作已經成為用人單位和應聘者認可的事情，大多數人認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或用途不大。許多非公有制單位在招聘員工時并不關心其人事檔案。許多企業通常采取“合格不合格干了就知道”的方式評價并使用人才。
改制企業中買斷工齡的職工，暫時未落實工作單位，人事檔案仍在原單位存放，在與原單位解除關系后將會涉及到補繳養老保險、出具就業狀況、辦理調動手續、報考研究生、評審專業技術職稱和出國政審等一系列證明時，原單位以已經與其解除勞動合同關系為由不予辦理。人事檔案的嚴肅性、準確性受到挑戰。
3.檔案失實現象嚴重
有些流動人員人事檔案中失實現象較為嚴重，特別是企業工人檔案，由于諸多原因導致檔案材料與實際年齡不符的現象時有發生，有的是因為填表時自己未在場，有的甚至是因為在轉工時實際年齡已超出轉工年齡界限，這些問題最終導致這些人的實際年齡已經到達退休年齡時卻辦不了退休，領不了退休金，有的甚至還得等上三五年。
流動人員在外地打工，畢業一年后不辦理轉正定級、糧戶關系落戶等一系列手續，其工作單位在調其檔案后會以缺少材料為由不予接收。
4.檔案多頭管理現象頻發
從現行的人事檔案管理體制來看，人事檔案分別由組織、人事部門、教育部門和企業事業等單位管理，難以形成統一規范的管理。甚至有的企事業單位將人事檔案看作是單位財產，把扣壓人事檔案作為阻止人才正常流動的手段，有的甚至在用人單位與當事人產生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權隨意添加或抽減檔案材料，給當事人造成不良后果。
二、人事檔案的作用
人事檔案對于所有求職者、就業者來說都具有至關重要的作用：
1.有助于人員擇業
畢業生、企業改制職工及自謀職業人員自主擇業，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權限，但有權到相關部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省(市)就業的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調檔，經過審核檔案材料后為其辦理檔案的調轉手續。
2.有助于專業技術職稱的評定
評聘專業技術任職資格對畢業生、企業改制職工、流動人員都是干好專業技術工作能力水平的具體表現，所以初、中、高級專業技術任職資格逐級晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎的。
3.有助于享受各種保險和辦理退休手續
就業人員按一定標準繳納養老保險、醫療保險等各種保險費，在達到法定退休年齡時，經考核檔案中記載的實際工齡、年齡以及與保險有關的證明后即可辦理退休手續。
4.有助于各項日常業務的辦理
除上述幾項外，畢業生考研、流動人員出國留學、企業改制職工辦理婚育等相關事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關證明，然后到相關機構辦理手續。
三、對新型人事檔案管理制度的設想
1.明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質
在組織、人事部門成立人才交流機構之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務。出于深化機構改革和轉變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務機構后，把流動人員檔案管理這類較為具體的事務性工作委托或授權給人才服務機構負責，應當進一步明確人事檔案的公共服務性的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。
2.提高企業決策者對人事檔案管理工作重要性的認識
利用多種渠道向企業決策者宣傳有關人事檔案知識，使他們明白人事檔案是反映員工綜合素質的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據。人事檔案作為評價一個人最基本、最權威的證明材料，具有法律效用，參加養老保險統籌必須通過人事檔案中記載的工齡來確認，因此，人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。
一、人事檔案檔案管理在企業政工工作中的重要性
人事檔案是個人從事政治、經濟、科學、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表等形態的歷史記錄，是政工組織所屬的人事部門，按照黨的干部政策要求，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按照有關人事檔案管理規定進行有序整理和分類后組成的文本資料，是考察、了解個人情況的重要履歷內容，是正確選人、用人，嚴格選拔德才兼備的領導干部的重要依據。
二、以人為本，加強企業人事檔案管理
（1）牢固樹立“以人為本”的觀念是做好企業人事檔案管理的前提。從人事檔案主體的角度來看，所有材料的主體是“人”，離開“人”，人事檔案就會失去存在的基礎，人事檔案管理就無從談起。換言之，是“人”充實了人事檔案管理工作的內容。如果不把依靠人作為提升人事檔案管理的前提，收集的材料就難以做到齊全、完善，人事檔案就不可能完成全部，真實地反應員工德才的使命。從檔案服務的角度來看，人事檔案是企業選拔人才、判定人才價值的依據。良好的檔案管理有助于企業認識員工，制定切實可行的員工職業生涯規劃，提高員工素質，增強企業市場競爭力，同時，良好的檔案管理可為員工個人發展提供優質服務，是員工獲取組織信任，實現自我價值的基礎。（2）深入貫徹“以人為本” 的指導思想，提高企業人事檔案管理質量。首先，把依靠人作為提高企業人事檔案管理的根本前提，多渠道、全方位地收集員工個人信息，通過良好的檔案管理使員工檔案能夠詳實、全面地展示其履歷、特長、思想品德、業務能力以及工作實績。其次，把尊重人作為提高檔案管理的根本準則，認真落實材料的核查工作加強企業人事檔案管理。材料核查主要是對材料的真實性和完整性進行判定。真實是員工檔案可靠性的前提和基礎，對材料真偽的鑒定是對組織和檔案利用者的尊重和負責。完整性包括：一是各類材料內容上的完整。比如：九類一中工資材料中的《崗位工資變動審批表》是否連續，九類二中的《干部任免審批表》是否齊全；二是每份材料手續完善。比如要求上報機關備案或審批的材料是否按要求完成，手續尚未完善的應提交相關部門，按規定完善所有手續后再歸入員工檔案。再次，把為了人作為提高企業人事檔案管理的根本目標。檔案工作具有很強的服務性，企業人事檔案服務質量的優劣取決于材料的真實性、正確性和完整性。因此要把材料的鑒別工作作為嚴格檔案管理的必要程序。材料鑒別除了上述的真偽鑒別和完整性鑒別外，尤其要注意核對材料與檔案主題的一致性，同名同姓人員要利用ERP系統的人員編號從年齡、性別、籍貫等基礎信息入手，避免張冠李戴，給企業提供錯誤的員工信息。
三、加強人事檔案ERP管理工作，以高科技手段引領人事檔案管理邁上新臺階
人事檔案管理，作為企業政工管理的重要組成部分，隨著信息技術的廣泛普及和ERP管理系統的不斷應用完善，正在體現出，利用高科技手段，更好地為政工工作服務，進而滿足企業不斷發展、壯大的目標和需求。進入21世紀，高科技、智能化、信息化，正在逐步影響人們的日常工作和學習生活。而對于人事檔案管理工作，也正逐步由傳統模式向現代化模式轉變，由繁鎖的、大量的原始工作方法逐步轉向簡單的、方便的智能化信息整理和檢索，從而，快速提升人事檔案管理水平，為人事任免和管理提供有效、全面、可信的依據。工作中，通過大量的原始數據資料的采集與整理等基礎工作，形成了有效的電子檔案系統文件，通過ERP系統檔案管理模塊的逐步推廣，從2007年的單一采集導入檔案目錄信息到滿足日常檔案管理的查詢、創建、目錄導出、轉遞檔案信息等用途，以高科技手段促使人事檔案管理工作不斷提高效率。加強人事檔案管理，必須具備與時俱進的意識和心態，要以發展的眼光，準確把握人事檔案管理的時代性和創新性，要緊緊圍繞黨政工作管理制度，以人為本，加強政工工作的全局意識和服務意識，以高標準、嚴要求的工作態度，認真履行人事檔案管理工作要求，以扎實的工作基礎，為政工工作保駕護航。
參 考 文 獻
[1]王玉萍.《企業政工檔案管理創新芻議》
一、信息時代高校人事檔案信息化管理中所存在的問題
1.不夠重視信息安全建設
傳統型的檔案管理會產生泄密的狀況，并且黑客、電腦病毒的侵入，使得檔案的安全性遭到了極大的威脅。
2.落后的人事檔案管理方式
當下的高校人事檔案管理中，無法有效的應用計算機技術，所應用的一部分硬件在配置上會顯現出落后的趨勢，需要不斷的提升現代化的管理水平。此外，還存在較低的信息化檔案管理，缺失無紙化的閱檔體系，不能夠和信息化的管理需求相符。
3.缺乏綜合素質型管理人才
現如今，大部分的高校人事檔案管理人員，因為對知識的嚴重缺乏，限制了管理人員的業務水平，對檔案信息利用的深度有所影響，同時對檔案利用率上也會直接受到影響。一方面能夠對業務知識精通，另一方面又對計算機管理了解的人才較為缺乏，導致人事檔案的創建受到延遲[2]。
4.不夠深入的檔案資源開發
因為開發檔案信息資源的意識薄弱，對信息的內在意義不能夠得到有效的發揮，局限了人事檔案資源的有效利用，與檔案管理發展規律的相關需求不能夠有所適應。在保障信息安全的條件下，怎樣強化檔案資源的利用，成為了高校檔案管理的重要課題。
5.較差的信息數據庫質量
高校人事檔案信息的數據庫是進行檔案管理的重要組成部分。現如今，大部分高校中，人事檔案數據庫在建設過程中會產生或多或少的問題，例如：形式化的應付了事、將較為基本的數據臨時性錄入、不夠完整的數據體系等。還會存在審核環節的忽略，不能夠根據自填的內容進行檔案的錄入，以及不夠準確的檔案數據。其中數據還會存在不夠新穎的局面，導致數據庫的質量方面不能夠得到確保，將檔案信息的可信度和使用效率降低。
二、高校人事檔案信息管理所存在問題的解決對策
1.檔案信息數據的管理需要嚴格關注
安全管理檔案信息方面，擁有的信息化程度在較高的情況下，就更加要多角度統籌檔案的信息安全與實體安全。也就是要將保密意識相應樹立，實施優質的信息技術方法，有效將數據的加密技術提升，有效根據制度進行檔案管理，合理的將泄密、失密狀況有所防范。針對較為縝密的檔案材料，提倡實施紙質文件和電子文件的共同歸檔，對于系統服務器的管理一定要和計算機等信息網開展相應隔離，并要在數據庫當中將備份做出，從而將檔案信息安全有所保證[3]。
2.建設檔案信息化管理團隊需要強化
建設檔案管理團隊在檔案管理方面是非常核心的成分。不同形式的檔案部門需要嚴格關注觀念的不斷更新，關注培訓檔案管理隊伍的綜合素質，尤其需要強調的是信息安全、網絡技術、計算機技術等要素的提升，也就是要對人才成長的規律要有所遵守，引用、培養高校人事檔案人才，對擁有潛質的青年人才更要相應挖掘，用最快的速度培養出一批遵守制度、堅持原則的管理團隊。在進行系統維護和開發的過程中，若擁有綜合素質型人才，能夠在一定程度上給予檔案信息化管理有效的人才支撐。
3.檔案信息化建設需要加大投入力度
對于高校的人事檔案管理和建設工作需要嚴格關注，要把工作的進展融入到學校的預算以及議事日程中，同時要強化檔案信息的設施創建，并將經費投入增強，對信息的技術設備妥善添加，從而將人事檔案的網絡化、信息化管理系統建立健全，并建立起檔案網絡的應用型平臺，對信息的傳輸、加工、存儲、收集等環節要加大其相關力度，同時對現代化建設和檔案信息化加快開展[4]。
4.對檔案信息的數據庫建設標準要有所規范
檔案數據中的真實性、完整性以及標準化，會直接影響到數據庫的總體質量，同時能夠讓信息化轉化為網絡化的共享模式。同時，有必要對檔案信息的技術保護、安全傳輸等問題嚴格解除，并對人事檔案材料的相關歸檔和收集不斷強化，就能夠將檔案的著錄有所規范。通過數碼照相、計算機掃描等方式，能夠在建設全文數據庫以及目錄數據庫方面加快速度，還會將開發進程和人事檔案的數據化建設不斷加快。
三、信息時代高校人事檔案安全管理的現實意義
1.能夠永恒的保護高校人事檔案載體
最為傳統型的證據材料就是紙質的人事檔案載體，其中所記錄的主要內容，會與高校教職工的個人發展有著密切的聯系，具備著法律性、證據性等特點，在處理人事糾紛、工資晉升、評審職稱方面都會擁有一定的參考作用。所擁有的必要性展現出其使用的較大頻率，因此對人事檔案紙質的載體需要嚴謹的保存。那么，最為便利的方式就是運用檔案信息化建設作用在利用率頗高或者易損的紙質檔案中，會將人為的磨損情況有效減少，便于利用和保存紙質人事檔案載體[1]。
2.能夠對高校人才的潛在優勢充分開發
高校人事檔案的管理，主要是高校教職員工作業績、業務能力、品德作風、政治思想等方面的實際寫照，能夠反映出個人的綜合素質與成長經歷，是作為主要的憑證存在的，同時也能夠在挑選干部中作為具體的依據，是高校建設師資團隊以及人才開發的重要資源。對高校人事檔案進行信息化的管理之后，利用相應的檢索方式，能夠有效的對數據信息有所樹立，在有效的分析之后能夠成為直觀的信息分析圖表。
總結：
信息化在當今社會占據著重要的地位，對高校人事檔案的信息化管理變得尤為重要。進行充分的管理一方面能夠創新傳統型的人事檔案管理，另一方面還能夠和高校人事制度信息化的發展需求相符。要力求做好檔案信息的利用和開發，從而將自身競爭力有所提升。
參考文獻：
[1]鄧大平.科學化與信息化――高校人事檔案管理的新取向[J].現代經濟：現代物業下半月刊，2013，12（09）：123-124.
1、本人戶口證明(戶口卡或戶籍證明)、居民身份證(出國人員指護照)。所使用的姓名必須一致，如不一致，須由派出所更正并加蓋印章;身份證或戶口卡丟失者，須持由派出所出具并加蓋派出所印章的原身份證號碼證明或戶籍證明。
2、證明信。
內容包括：姓名，性別，出生日期，何時何地與何人辦理結婚登記，雙方至今是夫妻關系;因結婚證丟失，同意前去補辦夫妻關系證明書，單位蓋章。由本人的人事檔案所在單位的人事或勞資部門出具，證明書《夫妻關系證明書》。沒有人事、勞資部門的單位可由代管人事檔案的部門出具;軍人由部隊團以上政治機關出具;城鎮居民由所在居民委員會或街道辦事處的主管部門出具;農村村民由所在村民委員會出具;出國人員由我國駐外使、領館出具。
3、查檔證明。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
一、檔案管理改革新模式含義
這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才世界秘書網版權所有,的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
1.3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
二、檔案管理改革新模式特點
2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式
市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
