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一、合同管理概述
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。《中華人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利關系的協議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業生產經營管理主要涉及產、供、銷三個環節，其中大多數經濟行為都通過合同體現。合同是企業經營管理基礎工作的重要內容，是企業通向市場的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結算安排、執行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統計分析的全方位管理，合同管理水平的高低對企業內部管理及外部往來的規范性非常重要。
合同管理工作對項目的進度控制、質量管理、成本管理又有著總協調和總控制的作用，可以說是項目管理的核心和靈魂。通過提高合同管理水平，規范企業合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風險、優化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時掌握履約狀況、快捷統計和分析等，都是困擾合同管理人員的問題。
二、傳統合同管理模式的現狀和不足
傳統的合同管理模式一般采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于合同標的物種類繁多、業務量龐大、涉及內部業務部門眾多，很容易造成信息不集中，實時性不強，導致各部門間協作、業務流程組建、監控合同執行等方面存在效率不高、費時費力等問題，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。主要體現在以下方面：
1.合同執行管控能力不強
企業業務規模大、專業分類細、經辦合同多時，傳統合同管理模式不便于企業內部監督管理部門全局掌握單位全部合同實際履約狀況、項目進度、經費執行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經常需要追溯相關信息或進行統計和分析，采用手工管理合同時，由于企業內部各部門對合同的關注點不同，數據格式不統一，數據的匯總工作需要耗費大量的時間。
3.缺少預警機制
財務部門的付款依據與合同執行進度密切相關，傳統合同管理模式缺少對合同進度、經費支付等關鍵節點的預警，不能幫助企業進行財務規劃，掌控現金流，更好的發揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規范化、標準化合同管理按照規范程序、固化流程、加強監管、強化服務、透明信息的原則要求，強化各級管理部門的職能分配，做到職權清晰，責任明確，嚴格按規定程序審批辦理，并能建立相關部門與崗位之間的相互制衡和監督機制。記錄、控制企業合同管理各重點環節和關鍵節點，可實現企業總部對項目合同管理的動態監控。便于企業領導和各管理部門實時、全面掌握項目進展情況，實現信息共享，并為及時收集、分析項目數據信息打好基礎，為領導決策提供準確有效的數據支持。
通過合同管理信息化系統，可以實現企業對總包合同的計量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實現對分包合同、物資設備采購合同的招議標、簽訂、執行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統合同管理的復雜性和隨意性。
合同管理信息系統能為企業合同管理工作帶來極大的便利，其優點主要體現在以下五個方面：
1.增加管理透明度，提高管理監督能力，防止不正之風。
合同所約定的交易涉及企業物資、產品或技術，與企業資金的流出、流入緊密關聯，只有進行有效監督，才能防止不正之風與職務犯罪。合同管理信息化通過網上辦公與信息流轉，將提高監督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護企業財產不受侵占，還能凈化企業環境，樹立良好風氣。
2.優化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實現了由傳統的手工經驗式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變，合同管理的重復工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進企業管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經濟效益。
合同管理信息化能提高企業對成本消耗情況的控制和監督效能，降低庫存占用資金，優化庫存結構，加強對供應商的約束和平衡，促進公司降本增效。
4.加強過程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數量和時間等具體內容反映合同的實際履約狀況，為企業內部監督部門開展過程監管、同步監管提供了有利條件，可以提高企業內部流轉審核效率、強化過程監管能力、加強數據處理能力，使企業合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項信息真實有效。
通過信息化管理，合同信息能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬收集合同數據信息的渠道，確保合同數據的真實性、有效性，為合同招標談判及成本預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
四、如何建設合同管理信息化平臺
合同管理信息化必須以合同為主線，以費用為中心，以解決實際業務管理中的問題為主導，實現對合同全周期的管理，實現對合同執行狀況動態跟蹤，實現預算管理、成本控制、資金收支實時監控，將企業合同管理動態化、智能化、網絡化，為企業提供合理的流程和業務約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺建設，將合同的訂立、計價、支付及查詢等管理要求有機結合，有利于迅速掌握各合同的執行狀態，為決策提供基礎性信息。主要包括合同擬制會簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項目進度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統計分析管理等分項建設。
合同擬制會簽審批管理：系統平臺提供合同樣本，合同起草人從樣本數據庫中選擇對應的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項和可選項，確定合同草案時，系統自動檢測合同要素必須項是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統對保存后的合同，根據合同編號規則進行編號，完成合同文本擬制和項目立項。合同進入企業業務流程中的審批流程，根據審批人員的權限及順序劃分，保留審批過程中各個審批人員的審批意見，完成合同草案審批會簽。
合同文件管理：將與合同相關的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術協議、變更文件等內容，按照規定格式輸入電子版文檔，導入信息化平臺進行存檔，相關人員可在權限范圍內查閱合同文本相關資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據作為附件導入系統，從而實現合同變更過程管理的有據可查、權責清晰。合同變更管理分項可根據原合同與變更后合同的信息自動生成變更清單，生成變更詳情表，并及時反映變更后的合同費用、項目進度要求、技術條款變化等變更情況。
項目進度管理：明確記錄合同規定項目進度，并與實際進度情況進行對比，在項目重點環節和關鍵節點的前期提醒，實現了控制關口前移，使合同管理由事后被動防范轉為事前主動防范，便于項目管理人員、技術人員及時了解合同執行情況，做出相應進度調整。
合同收付款管理：包含發票登記管理、支付節點安排、智能提醒收付款等子項，根據合同信息細化合同支付方式、資金來源、預算安排，幫助企業進行財務規劃，掌控現金流，更好的發揮資金的作用。
統計分析管理：自定義統計條件，根據不同的查詢和統計方式，從不同角度對系統平臺中的數據進行收集、整理、統計分析，自動輸出統計結果，輔助經營決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業經濟運行、經營管理、防范經營風險中，發揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設工作，除按步驟精心組織外，還需關注以下幾點：
1.做好管理平臺首期上線之后的持續優化
管理平臺首期上線運行一段時間后，各相關業務部門對操作界面和細節會提出不少優化建議，應將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業務部門需求，又兼顧合法合規性，持續開展優化工作。
2.實現信息化軟件之間數據的關聯性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點，就是實現海量數據和信息的共享。如果不能實現這一點，將是對信息化管理平臺資源的極大浪費。一般企業除了合同管理信息化外，還有財務、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺開發時需注意和其他系統信息化軟件的對接，不同系統的信息化軟件數據相關聯，有些數據可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數據的準確性和及時性，提高軟件的管控作用。
參考文獻
[1] 高蘇.國內企業信息化建設現狀及發展策略.山東工商學院學報，2005（6）.
[2] 李桂花.企業合同管理信息化建設.中小企業管理與科技，2007（8）.
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經成為一個現代化企業管理的重要工具。為了適應現代化管理的需要，增強建筑施工企業的競爭實力，國有大中型企業逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉變，在這個過程中，對企業的信息化建設提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業管理的核心，承發包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內容、質量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。
2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業對合同管理全過程的掌控。
3.合同的網上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節約了合同的管理成本，也節約了企業上下級單位業務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。
4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業工作中，進一步提高了管理人員的工作質量和工作效率。
5.實現了數據的網上采集，便于數據收集、整理和不同數據間的對比、分析，更容易發現風險，總結經驗。同時，也方便了其他業務部門查詢和使用數據，減小因數據傳遞時間長、傳遞環節多而易產生錯誤的概率。
6.合同在網上評審，加強了各業務部門之間的聯系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統，組織管理人員培訓，系統試運行，跟蹤、完善系統，正式運行系統、系統信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現，要特別關注以下四個方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業務流程和技術規范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環節標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網上評審，合同執行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統一的合同管理標準。標準規范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執行的各級單位應充分利用統一的合同管理辦法，實現合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執行過程中的記錄等。如果沒有規范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。
3.通過良好的技術保障，建立穩定、易操作的管理系統來實現軟件功能。技術人員會根據管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環節再分解，優化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現系統功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環節流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個階段，明確不同階段間的相互聯系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環節流程則明確了某一項事務中環節活動間的流轉過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優秀的合同管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統的使用，以確保合同管理各階段記錄、數據的準確性。合同管理人員要端正工作態度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優勢所在
合同管理信息化的優勢主要體現在四個方面：
1.實現了合同信息的網上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網路內循環、多次使用，實現了信息的共享。同時保證企業中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質量、工程安全部門的數據統一，各級管理人員在相同數據的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。
2.實現了合同網上評審。參與合同評審的上下級單位的業務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節約了評審時間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內控條件也要隨之調整，以保證合同目標的實現。通過合同信息的網上跟蹤，針對付款、變更索賠、現場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發展。
4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內，成本的支出也在受控狀態。為了減少施工過程中風險的發生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產生的風險源，對風險產生的原因和狀態定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現了突發事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態的擴大。
四、結束語
為了實現企業合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內控管理制度。合同管理的信息化實現了企業合同管理水平的提升，使得企業向精細化管理大步邁進，企業良性發展的同時也減少了資源消耗，為節約型社會貢獻了一份力量。
參考文獻：
關鍵詞：
事業單位；合同管理；信息化
一、事業單位合同信息化管理概述
合同對于企業的經營成敗有著密切的關系，對于規范和約束公司的經營行為，維護公司的合法權益，杜絕經營風險隱患具有重要意義。合同管理主要是指通過合同進行企業之間的經濟往來，涵蓋了合同的起草、提交、審核、審批、簽訂、蓋章、登記、生效、履行、變更、終止、解除或廢除等，在整個公司經營過程中，合同管理具備系統性、動態性、全過程性的特點。事業單位的合同管理旨在合理保證實現單位合同目標，降低合同風險，有效提升行政事業單位服務的效率效果，同時，防范合同舞弊和預防腐敗。在全面深化改革和全面依法治國的國家戰略布局下，依法行政的正在深入推進，事業單位作為獨立享有民事權利并承擔民事義務的法人單位，其簽訂經濟合同的數量正在逐漸增加。目前，伴隨著計算機技術的快速發展，無紙化辦公逐漸被人們所接受，事業單位合同管理信息化也逐漸被提上議程。
二、事業單位合同信息化管理的目前狀況
1.合同管理項目的系統性要求越來越高
過去我們單一去管理一個靜態的合同文本，無論是風險防控還是合同管理的難度都是相對較低的。隨著社會的發展，事業單位合同管理出現了許多復雜的項目類合同，如工程項目合同。此類項目合同較以往單一的合同變量多、周期長、管理難度大，具體表現在：一個項目可能會有幾十上百，甚至成千上萬個合同，合同主體眾多，事件紛雜，需要統一管理；各個合同之間又存在相互關系，一個合同可能會制約另一個合同的執行；項目合同資料多且復雜，在進行查閱時就會產生一定的難度。
2.合同實施需要及時有效地動態性管理
隨著合同的執行，彼此之間會存在大量的不可預見的信息內容，從而對合同管理產生影響。財務方面需要對財務事項做到及時公開，對合同進度、結款等關鍵節點進行預警，準確地預測近期可能的收支項目，幫助事業單位進行財務規劃，項目報批，更好地掌握項目開發進度。實時統計匯總合同中的金額，基于預算科目、業務活動類別等維度進行預算控制，并提供相應的查詢和統計報表。
3.合同項目需要全過程性的監管執行
從合同起草開始，需要專業的合同管理人員核稿；合同的審核審批中間一般需要事業單位多個部門負責人審核，還需要單位法人代表審批等一系列程序；合同的執行除了相關部門還需要一定的監督。傳統紙質流轉方式，除了合同文件的閱讀修改，在合同流轉時候很多事業單位還需要一份《合同審批單》與《呈批件》，用于記錄各個流程中審核簽署的意見記錄，同樣需要呈傳，整個合同管理的過程需要花費大量時間。
三、事業單位合同信息化管理的對策
為了滿足事業單位合同管理日益提高的要求，及時引進信息化合同管理對于事業單位具有積極的意義。主要從合同信息管理、合同會簽管理、合同變更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同統計管理、合同預警等方面，實現對合同系統、動態、全面的管理，有助于提升合同工作人員的工作效率和事業單位合同管理水平。
1.通過將合同會簽和審批進行信息化管理，利用信息化線上處理合同審批流程
解析具體的業務并進行信息化設置，同時對于有特殊要求的合同審批能及時靈活地調整，實現標準化管理和個性化管理的有機結合。審批流程中能詳細記錄各個環節對合同文本提出的修改意見，便于合同提交單位對合同進行修改，更便于主管部門適時提出指導意見。
2.通過信息化實現對合同的全面跟蹤和動態監管，提升系統化和動態化管理水平
現代化事業單位的合同管理是一個動態的進程，通過信息化管理可以在系統中直接錄入合同的基本信息、變更信息以及相關附件等，從而進行數據的集中管理，保障事業單位合同信息的集中有序，可以有效地改變過去散亂的現狀。
二、合同管理信息化可以實現工程項目合同管理處于實時監控狀態。
傳統合同管理模式往往僅關注事前審查程序是否完善，合同簽訂前的法律風險，對合同履行過程中、后的管理無人跟蹤和監控。建立合同管理信息化系統，可為項目實現事前、事中、事后，全面、動態監管合同，例如事前審批職能明確，固化各環節審查風險點，對合同中涉及法律問題的如工期、價款及支付方式、違約金、履約保證金、爭議管轄法院的選擇等，都有明確的約定和要求。“事中”實時監控合同履行狀態，合同額是合約人員填入，通過開發設計使系統自動提醒每一合同履行節點，實時自動收集進入系統的合同資料、完善合同資料歸檔工作，“事后”與訴訟、仲裁等專項法律事務系統銜接、實現聯運管理。
三、合同管理信息化，可以實現開發、成本、施工、材料、財務等業務系統的聯動管理。
傳統合同管理模式由于只注重事前合同文本審批，缺乏多角度業務審查以及事中與事后監管手段，導致項目實際成本與計劃成本，資金支出與收入，貨物的入庫與出庫等履行情況未能及時反映到相應業務系統。而合同管理信息化系統可以成為其他業務系統的主要互聯通道，如投資管理系統與招投標管理系統，兩者作為合同管理的前端管理流程，與合同管理系統緊密結合，從投資和招標立項、合同審批到合同正式成立、履行，全流程監控企業投資、招標行為的法律風險，同時為項目成本、財務、生產等業務系統聯動。通過每個合同履行節點，分析出項目計劃成本的實際成本情況，成本的對比也可通過系統實時進行，隨時查看項目成本的控制情況。每個合同的財務數據也可直接采集，并復核產生的財務憑證，使業務數據、庫存數據與財務數據保持一致，達到財務數據的高度統一，每個合同應付款及賬款可以迅速地反應出來，企業債權、債務更明晰，及早發現資金缺口，及時應對，這樣我們可以避免許多不必要的經濟糾紛。
四、合同管理信息化可以提高合同審查、審批效率，節約管理成本。
傳統合同管理模式中一個合同從審批到簽訂，最少都要二、三天時間，項目合同如今雖然也可通過網絡郵件傳輸，消除了物理距離的限制，但在合同審批中各職能部門的風險審查難以溝通，一些合同中發現的問題重復提出。而進行了合同管理信息化后，這些問題都可以解決，合同信息化利用信息網絡實現遠程辦公，不僅提高了傳輸速度，有效節約時間，同時，文本實現網絡共享，實現了部門聯動，減少了部門審查核對時間，提高了工作效率。通過信息系統，相關業務人員可以從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務中解放出來，將大部分時間投入到專業分析等業務工作中，將進一步優化管理，節約管理成本，提高經濟效益。
五、合同管理信息化能夠科學高效管理合同數據，及時反映項目經營狀況。
傳統合同管理模式中由于缺少一個系統的信息化管理手段的支持，很難及時真實反饋相關數據，也無法通過數據反映企業經營管理中一些真實狀況。通過合同管理信息化系統，可以科學高效地管理合同信息數據。項目合同中每個系統都要有預警數據線，項目成本超出報警、項目超付款報警、項目欠付款數額達一定比例報警等等，這些信息數據多角度反映項目合同管理情況，從而及時發現和預警法律風險，能預知風險，及早制定對策，出現糾紛時盡早介入，努力化解矛盾。從而使合同管理信息化在防范經營風險中發揮著重大的作用。
中圖分類號：F270
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產所需租賃設備的業務職能管理部門，受集團委托負責授權范圍內的合同管理，主要負責以下三部分業務工作：一是負責集團9個生產礦綜采、綜掘、巖巷作業設備、移動瓦斯抽放設備的租賃業務;負責設備的固定資產管理、技術選型、更新設備計劃申報、與制造廠簽訂技術協議、生產現場的技術管理和綜采工作面的設備銜接;參加租賃設備的招標和設備的出廠驗收。二是負責租賃設備的修理，其中大修部分由集團統一計劃管理，中小修部分由設備租賃公司按核定檢修費指標控制安排使用。三是負責集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應;負責各礦、選煤廠配件單耗指標和配件儲備資金指標的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質相結合的非信息化方式，由于標的物種類繁多、業務量十分龐大，傳統的手工、紙質合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統籌兼顧，難免發生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，逐步建立了自己的合同管理信息化系統，2012年對系統進行了技術升級。系統運行模式是，根據集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應的采購合同，內容包括配件的型號規格、招標價、入庫價、供應商等，系統自動記錄合同的履行狀態，通過合同臺賬監測合同的簽訂、執行情況;系統憑借計劃管理、供應商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現了合同管理信息化。合同編號、軟件開發、網絡平臺是該合同管理信息系統的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關系到系統運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進行編號，編號規定如下：a、工業產品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業產品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發。合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。
3.網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。
1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變;在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。
2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。
（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行;設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。
（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫;管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關;公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審;公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關;公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。
（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂;對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發;合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準確分析和實施動態管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據管理等，為管理人員提供有關查詢、收集有關索賠的各類數據的服務等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數據的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數據有：招標文件，投標書，中標通知書，配件清單，標準規范和其他有關資料、技術要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統模塊：分為合同法律法規檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規檢索子模塊主要功能是對有關合同管理方面的合同法律法規及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準確、快捷;其它子模塊是為了方便系統用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發模塊。
3.加強合同管理信息化培訓，提高人員素質和工作效率。合同管理信息系統用戶一般可分為系統維護人員、系統應用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業知識和技能差別很大。系統維護人員和系統應用管理員數量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業人員組成;因為合同的大部分內容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復雜;而審查審批人員按各自負責審查的內容查看相關選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓，必須針對不同對象編寫培訓教材，采取集中學習與個人自學相結合的方式，讓員工在短時間內了解與本崗位工作有關的系統功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
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1 檔案信息化管理和建設中存在的問題
檔案作為衛生系統的一種基礎性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息化進程，積極開發檔案信息資源，促進檔案信息化建設，促進檔案社會化服務。但是，在衛生系統檔案信息化管理過程中，存在一定的問題。
1.1 工作的繁雜性
隨著科學技術的不斷進步，信息化已經成為時代的主流。在衛生系統中，檔案信息管理部門的工作具有繁雜性，需要做的工作主要有文案的管理、財務的管理、設備的管理、科學的研究、人力資源的管理等，涉及的內容較多。因此，檔案信息管理部門的工作相對繁雜，不利于順利開展衛生系統檔案管理工作。另外，隨著計算機的廣泛應用，各個領域得到了較快較好的發展，但是在深入研究開發和完善系統之前，檔案管理工作依然存在很多難題。
1.2 檔案綜合管理缺乏優秀人才
高素質的頂尖人才是實現衛生系統檔案信息化管理的前提條件。這些高素質人才具備專業的知識和技能，能夠采用先進的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設施，最終形成一套完善的管理規章制度。另外，相關的工作人員應具有管理知識，計算機知識和網絡安全管理的知識，一旦出現網絡異常，這些工作人員能夠及時處理。因此，在衛生系統檔案信息化管理中，優秀的專業人才是最寶貴的資源[2]。另外，由衛生系統檔案管理系統于儲存復雜、信息量大，出現了兼容性問題，這些問題的解決都需要優秀的專業人才。只有引進和培養優秀的專業人才，才能實現檔案管理系統的穩定，促進檔案管理信息化的發展。
1.3 電子文件保密性不強
隨著時代的發展，電子文件的保密性仍然較弱，主要體現在電子文件以不同的格式被復制，嚴重者甚至將電子文件的格式和內容改變了，這些人為的因素在很大程度上影響了電子文件的完整性和原始性。另一方面，電子文件在技術和內容上被隨意改動，最終難以找到原始文件，保密性較差。
1.4 技術支持不全面
檔案信息化建設需要嚴格的技術保證，它涉及計算機網絡技術所需解決的所有問題。一方面，電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限；另一方面，在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案。目前多數單位使用的掃描儀速度慢，無法將原始檔案資料短期內轉化為電子文檔。
1.5 規范體系不健全
檔案信息管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，我國館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
2 解決問題的措施
2.1 完善檔案管理標準體系
檔案信息化管理離不開標準的管理體系，只有達到標準的檔案管理系統才能更好地連續工作和傳播信息，才能兼容其他系統以實現信息的傳遞。所以，建立衛生系統檔案管理系統之前，一定要制定相關的管理標準，并在以后系統的建立和使用中貫徹實施這些標準。
傳統的檔案管理部門對檔案的管理采用的是按年接收方式，這些檔案包括設備儲存檔案、辦公文書檔案、財務檔案、科研檔案、人力資源檔案等等。檔案管理部門對這些來自不同部門的檔案的管理，容易出現部分文書或者合同散亂和遺失。信息化管理則不同，它通過網絡實現檔案的分類管理，這樣的信息化管理不僅有效，而且邏輯性較強。
電子檔案的建立離不開業務處理標準和技術設計標準。在收錄文件時，這些業務處理標準就能發揮作用，能將收錄的文件新型詳細規劃，包括檔案的分類、檔案的前期處理等，確保了電子檔案的標準和有效。另外，技術設計標準，確保了系統具有較好的兼容性和實用性。
2.2 大力培養高素質人才
無論什么系統那個領域都需要高素質的人才。檔案信息化管理的重點因素之一就是人才，這些優秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎設備、檔案管理的內容，能在電子檔案的管理中發揮重要作用。
為了更好地培養高素質人才，可以在工作環境上下功夫，努力創造出一個良好的工作環境，提供最好的基礎設備設施，在留住人才的同時，充分發揮這些人才的能力[3]。
高素質人才的培養離不開培訓。要加強檔案業務人員培訓，定期的培訓有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強對檔案人員進行檔案現代化知識的培訓，積極引進信息化建設人才，培養和造就一批懂信息技術、熟悉檔案業務的復合型人才，促進檔案事業持續快速健康發展。另外，為了強化部門之間的合作交流，可以成立一套交流機制，使人才之間能夠不斷的交流，以達到共同進步的目的，只有這樣才能實現技術和知識的突破。最后，通過便捷的網絡，相關人員要學會自主學習，不斷提升自我。
要積極組織開展檔案信息化建設理論研討和技術交流活動，努力營造學習高新技術知識的良好環境氛圍。
作為檔案管理人員，要樹立較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神，同時也要擔當起檔案信息化管理和建設的歷史重任。
2.3 強化信息化系統的安全措施
為了確保檔案管理系統的安全，在出現安全隱患時，要科學評估危險性，同時重點保護安全隱患處的檔案信息。
要評估數據信息的安全性，結合實際情況找出相應的解決辦法，最終形成一套安全方案。具體做法是為檔案劃分等級，等級的劃分取決于檔案的保密性、價值、來源。另外，為系統設置權限，只有相關人員才能訪問，這樣不僅將安全隱患減少了，而且避免將重點信息擴散出去。
可以在網絡上下功夫，利用先進的技術保護檔案信息管理系統的安全。如用戶信息認證、電子加密、防火墻等。防火墻能夠避免計算機訪問危險網站，減少了中病毒了概率。電子加密也是確保信息安全的重要方式，具體的加密方式有收到數據后加密儲存、加密后傳送等。
在衛生系統檔案信息化管理中，對于信息的使用者、信息的保存者、管理員的有關信息都需要驗證才能訪問，條件較好的可以備份系統文件，這樣能在很大程度上確保衛生檔案信息化管理系統的安全。
2.4 加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設
首先，建立和完善衛生系統甚或整個檔案系統局域網，提高各單位檔案室計算機普及率和應用水平。其次，初步建成全國檔案信息網絡，市及部分縣級檔案網絡依托政務網實現館際相互聯。第三，逐步規范和統一檔案管理軟件，確保檔案數字信息“數據規范、標準統一、長期可用”。
現代化技術及手段在檔案管理工作中的廣泛運用，將為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的繼續發展提供有力保證。配備檔案管理現代化所必需的現代化辦公設備，充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案信息數字化處理步伐。
2.5 建立完善的管理機制，提高檔案信息化管理水平
要提高檔案信息化管理水平，必須建立起一套科學、完善的管理制度。管理機制要明確業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；要有一套切實可行的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；要符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要；要具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。
3 提高信息化建設水平，促進檔案管理現代化
在衛生系統檔案信息化管理基礎工作的各個環節中，計算機數據的準備工作是一個大工程。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案信息化管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進
衛生系統檔案管理的重要目的就是要使檔案為社會所用，實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中，應根據各卷宗的重要程度的高低、利用價值的大小、利用率的高低和是否開放等具體情況，對所有卷宗進行排隊，優先加工整理那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案。這可加快檔案管理現代化的進程和提高社會利用的效率。
3.2 分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3 分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案，如“房檔”、“案件”等可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
合同早在古羅馬時代就受到了法學家的關注，在當代對企業也至關重要。合同是企業對外開展業務的主要依據憑證，無處不在，合同管理水平是企業綜合管理水準的集中體現。[1]合同管理不是簡單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動態管理，合同行為貫穿了企業管理活動的始終，如何管好合同，經常是困擾管理者的難題。
1.現狀
國內企業長期采用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規范、效率低下、成本高、信息匯總與進度控制困難、風險提示缺乏等諸多問題。企業近年來非常重視信息技術應用，2006年中石油實施合同管理系統，2011年中石化推行CMIS系統。企業在信息技術應用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業僅使用通用辦公軟件或單機版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業中，成熟的專用軟件、針對性強的定制軟件或ERP系統合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術應用范圍上，有些企業只是部分管理領域局部使用，甚至還存在手工與網絡同時運行的現象。應用水平較高的則處于全面實施階段，部分企業已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優勢與作用
2.1促進企業合同管理規范化、系統化。它改變了僅由業務部門分管合同的現狀，能夠優化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務，解決了信息分散、進度控制難、管理不規范等難題，合同業務流程相對固化，保障了管理制度的全面落實與執行。
2.2為企業節約管理成本，創造經濟效益。第一，消除了空間距離，大副減少業務人員的異地往來，降低了差旅費等相關支出。據資料表明，中石油長慶油田在實施合同管理系統以后，每年差旅費節約額就在百萬元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數據共享，實現數據集成，避免了不必要的重復勞動與投入。
2.3提升企業管理水平與工作效率。第一，為企業提供強有力的信息數據支持，全面促進企業營銷、采購、制造、財務等領域管理水平的提升。第二，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業務。第三，強大的商務智能報表與電子檔案對管理層掌握合同全局、業務人員履行合同、統計人員查詢統計都頗有助益。第四，實現網上動態監控管理，審計監察等企業管理部門可對合同隨時抽審。
2.4提高企業法律監督與風險防控能力。通過應用信息化技術，健全防控機制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預防合同腐敗行為的發生。通過合同數據共享與集成，能夠動態監管企業合同活動，規范交易行為，有效防控合同風險。
3.主要缺點與發展瓶頸
3.1主要缺點：第一，對內容較多且無電子版的紙質合同，存在掃描時間長、申報上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習慣傳統手工模式，網絡審批不如紙質合同看起來更直觀。第三，存在網絡故障、網絡入侵、數據毀損、系統配置和使用不當等風險因素。
3.2發展瓶頸：第一，市場主體在經濟活動中總是有意無意在創設新的交易方式，信息系統應用程序的相對固定性與市場交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術的應用是受企業現行管理理念指導，并與其它信息系統相關聯，要受到企業整體管理水平與信息化整體發展程度的制約。
4.發展趨勢與管理措施
4.1發展趨勢：第一，采用信息化管理合同是大勢所趨，未來將會有更多的企業全面應用信息技術。沒有管理信息化，就沒有企業現代化，第二，隨著科學技術的進步，新的信息技術將不斷涌現。通過與其他信息系統有效融合，合同管理信息系統功能將更強大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務的快速增長，合同的介質將不僅是口頭、書面、數據電文，還可能會有新的形式出現，合同管理信息技術使企業更易滿足電子交易的需求。第四，通過信息技術將挖掘出合同中蘊含的更多價值，使合同管理從事務性工作層次上升到戰略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業要不斷學習國際先進的經營理念與管理方法，健全完善管理機制，通過狠抓管理出效益。第二，要提高應用水平，將系統效用最大化。目前大部分企業所關注的是合同信息系統的基本模塊，合同風險提示、合同履行監督、合同相關法律法規、合同知識交流和共享等模塊尚未得到企業的重視，而這些恰恰是最有價值的部分。[2]第三，要加強后續開發，不斷增強信息系統的兼容性與適用性。第四，要加強信息安全建設，控制應用風險，保證信息管理穩固有效。
嚴格合同管理是國際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國企業面臨的市場競爭日益激烈。企業要適應市場經濟的要求，在國際市場上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對市場競爭的刀光劍影，企業需要持續提升合同管理水平，增強軟實力，以管理信息化助力企業發展。
參考文獻：
［1］《合同管理規范高效操作規程》李杰利著，中國時代經濟出版社，2004年版，P26
一、緒論
綜合管理信息化是將企業的生產過程、物料管理、市場營銷、財務管理等業務過程集成在統一的數字化系統中，通過系統加工、整合生成新的信息資源，提供給各層次的人們了解各類業務中的信息，以便做出有利于生產要素組合優化的決策，使企業資源合理配置，從而使企業能適應瞬息萬變的市場經濟競爭環境，求得最大的經濟效益。
二、中小企業綜合管理信息化的意義
改革開放以來，我國的中小企業得到了迅速發展。據統計，到2007年底，我國中小企業數量超過4200萬家。這些中小企業的信息化存在著一定的普遍特征：員工信息化的知識基礎薄弱、企業管理和生產環節中缺少管理信息化支撐，導致存在著信息不充分、流程不順暢、工作效率低等問題。在市場經濟為主導的今天，信息化管理思想在企業現代化管理中占有舉足輕重的地位，建立以企業行政管理、生產過程管理、市場客戶管理、物料設備管理等為核心的企業綜合管理系統已經迫在眉梢。
三、中小企業綜合管理系統設計思路
本文設計的中小企業綜合管理系統能夠實現企業日常運轉中的行政事務管理，生產過程中的物料、設備、技術管理，以及產品銷售過程中的市場營銷、客戶服務管理等，并且各個業務管理在系統中實現高度集成。，中小企業信息化。通過系統數據中心的建立，使企業工作人員的日常業務處理實現自動化，充分確保業務數據的及時準確流轉和共享，很好的保證了業務數據的唯一性和安全性等，進一步提高工作效率，完善業務管理手段。在設計時既考慮了系統本身的功能實現，也考慮了系統與第三方系統的關系和整合，在系統設計時充分體現以下思路：
1、 減小中小企業在信息化建設成本，做到能解決企業最急迫的信息化問題。，中小企業信息化。，中小企業信息化。
中小企業的資金是有限的，集中解決信息化的關鍵業務點是綜合管理信息系統的重點，旨在以信息化手段減少資源浪費、提高工作效率。，中小企業信息化。
2、 以系統集成為手段實現組織協同和信息整合
系統以業務表單執行控制和管理實現日常業務的協同，以項目管理的方式組織實現各業務之間的協同。，中小企業信息化。系統采用面向服務架構通過標準數據交換接口與第三方系統交換信息，實現系統之間的集成。系統設計為一個綜合的信息工作平臺系統，讓使用者可以在同一個界面完成不同的工作，得到與他相關的任何業務的信息，成為組織協同管理的工作平臺和工具。
3、 業務狀態及時跟蹤
企業用戶可實時跟蹤一個業務流程的進展狀況，查詢錄入單據在流程中的位置，以便及時了解自己或他人的工作進展情況，另外系統還提供流程的可定制功能，能更好地適應企業業務流程變化。
4、 良好可擴展性、可維護性和對企業管理的適應性
系統全面支持XML、SOAP、WEB SERVICE等當前受到普遍支持的開放標準，這就保證了系統能夠與其他平臺的應用系統、數據庫等相互交換數據并進行應用級的互操作和互連性。
系統企業的實際環境具有良好的適應性，充分體現企業管理特色。系統規范企業管理的過程中，是企業適應信息化管理的過程和綜合管理系統適應企業管理特色的雙向過程，系統在設計時充分考慮模塊之間的低耦合度，使得每個業務模塊的功能即可單獨實現并擴展，也可與其他模塊良好集成。
四、中小企業綜合管理系統功能設計
綜合管理系統的功能體系結構整體可以分為四層: 底層平臺層、技術支持層、核心服務層、企業應用層。整個系統主要流程以項目為主線，將客戶、市場營銷、生產、物資供應等業務聯系在一起，根據項目實施的不同階段設計相應的流程以及系統功能。系統依托企業運營總體流程對功能模塊進行了合理劃分。具體功能如下：
1、日常辦公
為日常辦公提供方便的個人日程安排與提醒、工作記錄、通訊錄等功能。
2、人事管理
提供企業各類人員的職工檔案、家庭成員、工作履歷、學歷、職稱評定、獎懲、聘用、調動、解聘辭職、離退等數據的錄入、查詢、統計、報表打印和圖形顯示，還提供考勤和考核管理功能。
3、設備管理
實現設備信息庫的建立，設備前期的選型、采購、安裝測試、轉固；設備轉固后的移裝、封存、啟封、閑置、租賃、轉讓、報廢，設備運行過程中的技術狀態、維護、保養情況記錄。實現設備全壽命周期臺賬查詢、報表功能。
4、物料管理
實現企業的物料需求、采購、庫存和物料供應商的有效信息化管理，規范業務用料流程，銜接好生產的各個環節，確保生產的順利進行，降低原材料成本和運營成本。
5、庫存管理
采用信息化手段掌握庫存量動態，實時記錄入庫、出庫的物料詳細信息，提供庫存情況查詢、盤點、報表等功能。
6、標書管理
對企業招投標書基本信息的管理、招標書相關文件的管理、招投標資料的歸檔、招投標的過程和結果記錄以及招投標過程中的費用管理。
7、合同管理
對企業多種合同分類管理、合同相關資料的歸檔、以及對合同執行流程的控制以及合同資金計劃的管理。
8、生產管理
將企業的生產流程、生產任務的管理納入系統，及時跟蹤并及時安排生產任務、組織物料采購，以提高生產效率。
9、客戶管理
提供分類管理企業客戶，記錄客戶需求，提供售后服務管理，總結售后服務中的各種問題等功能。，中小企業信息化。
10、檔案管理和報表管理
對需要納入檔案管理的各類實物（含紙質）及電子“檔案”實現信息化管理，加強檔案及相關數據管理，提高檔案管理的規范化、信息化化，對企業各業務過程產生的報表作統一管理，提供報表生成、查詢、打印等功能。
五、結語
本文以一般的中小企業的綜合管理信息化需求為出發點，以適應企業信息化需求，減少信息化成本，提高企業信息化程度和管理水平為目的，設計了適應一般中小企業的綜合管理信息系統，將企業的核心業務納入到系統中，能有效解決企業的管理過程中存在信息不及時、效率低等問題。
參考文獻
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中圖分類號： C29文獻標識碼： A
近年來，信息化已成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。然而許多中小型建筑施工企業的信息化建設仍停留在表層，特別是許多中小型企業仍在發展、改革期，企業管理體系、業務流程、業務數據分類搜集及統計應用仍未形成高度標準化、規范化，同時缺乏對信息化建設及建筑施工各業務專業均熟悉的專業人才，若直接引進基于成熟大型建筑施工企業設計成型、動輒上百萬元的建筑施工綜合項目管理信息化系統，不僅需要在一開始就投入大量人力物力去進行需求調研、業務梳理，而且往往因系統與企業的管理模式不一致導致水土不服、舉步維艱；另外又因為該類系統缺乏大幅度優化及變更的靈活性，在企業日后的改革中跟不上改革的變化需求，反而成為企業改革的絆腳石。
2013年，陜西宏遠建設（集團）有限公司技術信息中心通過提出“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”的創新方式，即“在分層次階段進行業務情況及需求調研、業務流程梳理的同時，通過自行二次開發設計出各種量身定制的業務功能解決方案，并不斷在方案實施的實踐中與業務管理同步進行優化”的方式，使信息化辦公系統建設與企業管理改革相互促進、同步優化、逐步完善，保證了信息化建設的順利開展。一年內從零開始，以“小步快跑”的理念，迅速實現了集團的機房服務器、局域網、行政辦公業務、項目管理業務及項目成本管理等信息化建設。并在信息化建設進程中，推動各部門業務流程審批及管理制度規范化、標準化、形象化，業務審批職責及操作明確化、具體化，業務管理數據化、網絡化及統計分析專業化；積極促進跨部門業務流程的整合及協同，推動管理體系、業務流程的環環相扣、層層閉合，使企業內部信息、溝通更透明，各業務決策、管理更高效，為集團進一步推進精細化管理打下堅實基礎。
圖1陜西宏遠建設集團協同辦公系統登陸界面
一、信息化辦公系統軟件平臺的選擇
為實現企業“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”的信息化建設思路，合理選擇信息化辦公系統軟件平臺是關鍵的第一步。選擇的要點是：
1、企業能自行定制表單、流程：表單和流程管理是業務管理的基本核心，而隨著業務管理的不斷優化，表單和流程的信息化方案變更是非常頻繁的，因此企業必須能夠自行定制、修改及優化表單、流程，而不依賴于軟件公司的技術服務支持，確保信息化方案能最真實反映企業自身的業務管理理念及需求，并以最快速度將方案試運行及同步優化；
2、企業能自行利用流程表單產生的數據實現基本的統計分析：通過信息化系統定制的表單及流程，使業務管理信息數據化、網絡化，并根據設定自動分類、積累，其價值在于利用流程表單產生的數據實現基于二維數據結構的統計分析，提高業務管理的精細化；
3、定制的表單、流程能實現跨部門業務流程的整合及協同，如流程之間的相互觸發、數據信息的交互，以便推動業務流程、管理體系的環環相扣、層層閉合；
4、因中小型建筑施工企業的人員普遍信息化技能水平偏低，要求信息化系統軟件必須是容易上手的操作界面及方式。同時要求信息化系統的管理及方案定制是基于模塊化、圖表化的平臺，以降低對信息化管理人員的軟件編程能力需求。
二、通過推行行政辦公業務，培養使用信息系統的概念及習慣
有許多企業在信息化系統建設的時候，急于求成、希望一步到位，要求在建設初期即完成所有業務的信息化方案的制定，這是很不合理的。因為企業推行信息化的初期，企業的管理決策層、業務部門管理人員，甚至企業自身的信息化建設管理團隊，對信息化系統建設的概念、所采用的信息化系統的認識仍很模糊；而許多企業此時的管理體系、業務流程、業務數據分類搜集及統計應用仍未形成高度標準化、規范化，因此這時候定制出來的業務流程信息化方案對企業來說，往往缺乏可操作性、可實施性，而且大部分僅僅是把紙張工作變成電子化而已，未能真正體現信息化建設對業務管理提升促進功能。
因此，信息化系統建設初期的關鍵任務是通過逐步推行一些企業內部各部門通用、操作頻繁、流程已相對清晰明確的日常行政辦公業務，實現一些基本的統計分析功能；并結合多輪專題培訓、跟進優化、跟蹤指導，使企業上下掌握信息化系統的基本操作，提高信息化使用技能，初步認識信息化系統、協同工作及其便利高效的概念，接受并認可信息化系統建設。如2013年3月，宏遠集團技術信息中心首先在集團總部推行如請休假及考勤、費用報銷、差旅費報銷、付款申請等業務流程，大大減少了各級人員在辦理這些業務時拿著單據到各部室找人、等人簽字的情況，使信息化建設在建設初期即建立了良好口碑及群眾基礎。同時培養大家“按信息化系統流程辦事”的習慣、建立基于表單及流程管理業務的思想，使各級人員在隨后參與更深層次的業務流程與信息化辦公系統協同結合、創造管理新模式的企業改革成為可能。另外通過這些過程使企業自身信息化管理團隊對所采用的信息化系統的各種界面、功能及局限，軟件的設計思路有深入了解，并能在下一步定制業務管理的信息化方案時充分利用信息化系統軟件平臺的各種功能。
三、“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”
綜合項目管理是建筑施工企業信息化建設的核心，涉及招投標、合同、資料檔案、質量、安全、進度、造價、物資、設備、收入、成本、人力資源等多方面的業務。要實現所有業務的全部功能，就要求各業務表單、業務流程、業務數據分類搜集及統計應用已經達到一定的標準化、規范化；要實現數據的統計分析，就要求對業務數據、信息的結構、分類方法是明確的；要實現各業務流程、管理體系的之間環環相扣、層層閉合，就要求各表單、流程之間的邏輯因果關系、數據交互需求是明確的。顯然，在推行綜合項目管理信息化系統的初期，要企業先梳理并解決這些問題再行整體定制綜合項目管理方案是難以實現的。
然而自2013年4月起，宏遠集團技術信息中心通過“梳理業務與方案實施同步進行，業務管理與信息系統同步優化”的方式，實現了對上述難題的分散化解，在短短半年內即建設完成并成功推行實施了招投標聯系申請及登記、合同審批及登記、項目施工組織設計、專項施工方案、項目人員及專業工種的資質審批、現場質量安全隱患整改發放-回復-驗收-評分、工程進度管理、工程款及工程費用收支、精細化項目預算-成本-物資-資金管理等業務功能，其該解決方案的核心設計理念包括以下三方面：
圖2陜西宏遠建設集團項目管理業務示例
（一）、建立工程項目的信息數據檔案，作為業務流程的數據信息交互中介平臺
傳統的綜合項目管理實施方案，采取流程與流程直接關聯來實現流程的閉合及數據的交互，這就要求在建立項目管理實施方案時必須嚴格按照各業務流程的上下游邏輯關系，逐個梳理及定制方案（如先要實現了投標申請流程、才能實現有開標及中標登記、然后是合同會審、合同登記等）；也因此在推行一個業務流程時，不僅要求該流程的所有上游流程都已經定制并推行，并且要將所有上游流程的實際業務數據都整理、補充錄入系統完畢，該業務流程才能在使用時有相應的流程表單關聯或數據進行調用，否則無法投入使用。而業務流程的梳理、信息化方案的定制及優化是往往無法一步到位的，一旦在已經完成上游業務流程定制及大量人力進行數據錄入后，在下游業務流程定制時才發現上游業務的流程、數據信息結構、分類存在問題或者有優化空間時，就會出現需要從問題業務流程開始往后重新定制所有流程并重新錄入所有相關流程數據的尷尬局面，而且也嚴重打擊了相關業務人員配合信息化建設的積極性及信息化管理人員對于不斷優化業務方案的主動性。
宏遠集團技術信息中心在建設綜合項目管理信息化業務功能的一開始，首先確定有哪些信息、數據是綜合項目管理的各核心業務流程都需要用到的、并作為關鍵信息數據在核心業務流程之間交互的（如項目名稱、項目編號、項目經理、工程合同價格、合同工期、分公司、地區等），迅速組織相關信息數據的首先發起部門（經營部）整理相關信息的清單、與其他部門統一信息數據的分類及編碼標準及規范，并完成核對。然后以此清單為依據，在信息系統上建立工程項目的信息數據檔案，作為隨后定制推行的所有項目管理業務流程的數據信息交互平臺（即信息數據寫入保存及調用讀取的底表），并隨著業務流程及數據結構、分類標準的逐個梳理、定制及不斷優化，不斷將需要跨業務交互的數據信息項目在整理形成標準化、規范化后逐步增加至項目檔案的樣表中。
這種以項目檔案為業務流程之間的信息數據交互的中介平臺，并將同一項目的不同業務流程通過項目檔案進行中介關聯閉合的方式，使業務的梳理及信息化方案的制定僅僅需要根據流程與項目檔案表的數據交互關系的梳理明確來制定，因此企業可以根據自身需要及標準化、規范化程度，優先選擇核心業務來逐步梳理、定制并推出信息化方案。并且在使用時，可以直接由各業務流程的使用者，在第一次發起某個項目的某個流程表單時，在發現當前表單讀取該項目檔案中缺少相關數據信息記錄時，才進行該項目的相關缺失數據信息整理并填寫至該業務表單中，再由該表單寫入對應項目的檔案中，并在下一次其他業務流程調用時由其他業務人員進行核對確認的方式。若在方案投入使用后，對方案重新定制優化，則僅僅需要在項目檔案樣表修改或增加數據信息項目，然后在實際使用并調用項目檔案數據信息時，再行按需實時補充即可。這樣就實現了分散式業務數據的梳理并健全完善各個項目檔案上不同業務所需保留利用的交互數據信息，這樣就避免了在每個業務推行開始就要求相關部門投入大量人力進行數據梳理及整理的尷尬。
（二）、充分發揮信息化管理優勢，定制高度信息化的業務表單及流程
在各業務表單及流程的梳理及方案制定時，更需要充分利用信息化系統的顯示方式多元化、流程管理智能化、數據處理自動化等優勢，深入定制業務管理功能。比如在施工質量安全管理中的隱患整改業務功能中，宏遠集團技術信息中心將傳統的現場質量安全隱患整改要求單、隱患整改回復單、隱患整改驗收單整合在一張隱患整改單上，確保整改要求、回復、驗收各環節的一一對應及閉合；通過圖文并茂方式增強隱患整改各階段信息描述的具體性及針對性；通過預先制定流程判斷，使表單根據表單中的項目部信息，將隱患整改自動發放至對應項目現場質量、安全責任人賬號，并根據隱患整改信息是否完畢，符合要求自動判斷是否允許提交回復；通過預設列表選擇的方式進行隱患嚴重程度、隱含整改落實情況的信息錄入，及自動計算項目月檢得分，加強了月檢評分制度及項目之間比較的客觀性及有效性。
圖3項目管理業務：隱患整改管理示例
2013年7月，為配合集團試點精細化項目管理需求，宏遠集團技術信息中心設計并開發了精細化項目成本管理業務解決方案，該方案同時實現了工程款收入及支付、項目費用付款及報銷、項目資金管理、材料工具設備進出場、出入庫、使用消耗、及盤點等精細化管理所需的表單審批及登記流程。
［關鍵詞］
信息化；合同；管理
在現代企業框架下，信息與通信技術的進步帶動著企業快速發展，而合同管理作為企業管理工作的重要方面，其有效性不僅關系到企業的工作效率，更關系到企業的經濟利益，因此不容忽視。
1合同管理信息化的價值分析
在企業的管理工作體系中，合同管理占據了重要的位置，從工作總量的角度看，合同管理的比重不容忽視。從概念的角度看，企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同，依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。從這一描述中可以看出，合同管理工作具有全局性和微觀性兩個層面的表現，既關系到合同確立和執行整個系統的始終，具有系統特征，同時又深入到合同訂立與執行等諸多細節。除此以外，合同管理工作還具有較強的動態特征，即密切關注合同執行、修訂等相關變更等變化，隨時保持警惕，發現隱患并及時排除。然而在傳統的合同管理工作領域，一邊倒的狀況十分突出。相對而言，合同管理工作比較傾向和注重合同訂立之前的相關事宜，對于相關法律以及經濟方面的風險規避較為注重，而對于合同履行過程中的監督和管理相對不足。這種狀況在一定程度上增加了企業所需要面對的風險。從合同自身的生命周期的角度看，以合同的簽訂作為界限，其后的履行占據了合同生命周期的大部分，如果忽視這項工作，其隱患不言而喻。在實際工作環境中，當前偏重于前期管理控制的狀況，在很大程度上是源于企業的傳統管理工作體系對信息控制力度較弱的特征。由于在合同訂立之前，相關信息及資料比較容易獲取和控制，而在合同履行的過程中，信息相對凌亂瑣碎，難以收集整理，因此合同的訂立，常常成為歸檔的標志，甚至在某些企業環境中，合同訂立幾乎成為了合同管理工作結束的標志。隨著信息和通信技術在企業管理體系中的運用，合同管理工作也發生了巨大的變化，更多信息能夠被追蹤和控制，并且在信息反饋方面，移動設備的普遍應用在很大程度上改變了信息錄入較慢的狀況，在數據時效方面也有大幅提升。除此以外，信息化的介入，使管理領域相關人員能夠進行更為密切的監督，及時獲取相關信息。這些信息是管理工作展開的必要依據，而傳統合同管理工作無法有效展開，尤其是在合同履行階段無法進行追蹤，成為一直以來合同管理工作無法落實到位的主要阻礙。
2切實推動合同管理信息化深入
當前經濟社會環境下，企業作為經濟主體其活動十分頻繁，合同作為諸多經濟行為的重要保障，必須與時俱進，保障企業有序發展。而在信息環境下，如何使諸多信息化手段成為合同管理得以深入發展的重要力量，成為當前共同關注的問題。具體而言，有如下幾個方面，可以作為加強合同管理信息化的著手點。
2.1加強風險管理信息化建設
合同管理工作體系下，風險的規避和管理是重點。對風險的管理有效衡量一直都是風險管理與控制的核心問題。從企業的經營角度看，合同風險來源于各個方面，難以一概而論，也難以實現有效的信息獲取。在信息環境之下，首先各個方面的信息采集相對于傳統環境而言有了很大的改善，網絡的廣泛應用能夠為合同風險管理提供更為全面的保障；其次，信息系統能夠給合同管理提供沿時間軸更大跨度的主體資料，便于對合同另一方歷史行為，以及經濟整體發展歷程展開深入控制，完善風險管控體系。
2.2加強合同履行信息化
合同管理工作體系下，企業對合同履行的管理與控制都相對薄弱，尤其在合同訂立環節更為薄弱，這種狀況對保護企業的經濟利益，規避法律風險而言極為不利。在信息時代下，一個突出的特征就是移動終端的大量應用，在這樣的技術背景之下，參與合同履行的相關工作人員，完全可以通過移動終端或者物聯網等相關技術，將合同履行的實際情況錄入數據系統中，從而實現信息化合同管理。
2.3加強信息開放平臺建設
信息時代環境下，合同管理相關的信息收集工作比傳統工作環境更高效、便捷，但是信息的價值，不僅在于能夠有效收集和處理，更在于對其進行消費和使用。對于合同管理而言，讓合同管理工作獲取到諸多信息尤為重要，而信息也只有在使用和讀取的過程中才能體現其價值。針對此種情況，企業應當為合同管理信息體系建立端口，并且授權給不同的用戶群體，從而推動信息的流動與消費，實現合同管理工作信息化的價值。
3結語
合同管理的信息化建設，對推動企業的發展而言意義重大。實際工作中企業必須密切關注領域內相關技術應用狀況，切實分析自身合同管理特征與需求，才能有的放矢地引入技術和管理思路，取得良好效果。
作者：王放 單位：大唐甘肅發電有限公司碧口水力發電廠
主要參考文獻
中圖分類號TN91 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2012）68-0045-02
精細化管理它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，它是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的關鍵一步。現代管理認為，管理有三個層次，一是規范化，二是精細化，三是個性化；它是崗位責任人應用已優化的崗位業務流程，全面、具體地完成崗位責任工作任務。精細化管理就是將管理責任具體化、明確化，它要求每個人都要第一次就把工作做到位，對工作負責，對崗位負責，人人都管理，處處有管理，事事見管理。
河南黃河通信精細化管理的主要工作內容，一是在全局通信職工中貫徹學習精細化管理的核心和靈魂，培育精細文化；二是做好上級下達的目標工作任務的分解，確保全年任務的完成；三是梳理業務流程及工作流程，優化改進核心的以及關鍵節點的流程；四是強化績效管理，提高績效管理水平。
河南黃河通信管理工作實施精細化管理，其實質就是在日常管理工作中，做到“八化”：1）細化。即任務分解要細化；布置工作要細化；制定計劃要細化；指揮、指導要細化；2）量化。即績效衡量標準要量化或行為化；3）流程優化。本著復雜問題簡單化，簡單問題流程化和規范化；4）協同化。即工作流程的上下游、工作單元之間、長途電路全程的銜接配合要協同；5）模板化。即核心業務流程的關鍵節點的操作程序要模板化。包括管理工作的文檔格式、數據格式、內容結構等都要實現模板化；6）標準化。即統一通信管理標準、設備規格技術標準、業務技能操作標準、服務質量標準；7）實證化。即績效評估實證化。以事實為依據，對照目標責任要求和績效標準進行事實結果核對比較，強調日常數據（包括日常管理、設備運行、績效考核等各種記錄）及事實的收集；8）嚴格化。即執行的標準和控制偏差的標準要精細。
根據河南黃河通信的現狀和具體情況，結合精細化常規管理工作的三個層次以及日常管理工作中的“八化”措施，對河南黃河通信系統實施精細化管理，其具體實施步驟是：
1 通信管理及設備運行維護工作
1.1通信網實行統一調度、分級管理
河南黃河通信網的資源和運行管理實行“統一規劃、統一調度、分級管理、下級服從上級、局部服從整體”的原則。在日常的管理工作中，要突出全程全網、聯合作業、協同配合的工作特點。河南黃河通網的調度由河南局信息中心負責統一調度。
1.2落實通信設備運行維護崗位責任制
河南黃河通信網由多種通信設備、設施構成，為確保通信網可靠的運行，必須對運行的通信設備、設施實行定崗定人。
1）河南局所轄的通信設備（施）由河南局信息中心負責運行維護，責任部門為河南局信息中心通信管理科；
2）局屬各河務局所轄的通信設備（施）由該局信息中心負責運行維護。
1.3對通信設備實行檢測檢修
通信設備（施）的檢修是提高通信質量，確保電路正常運行的重要手段，各責任部門應按通信設備（施）運行管理規程對所轄電路或設備（施）進行檢測；對所轄線路要定期巡視檢查和汛前檢修及雷雨季檢修。
1.4制訂年度防汛通信工作意見
為落實通信為防汛服務是第一要務這一宗旨，保證黃河水、雨、工、險情及防汛信息準確及時傳遞，確保汛期通信暢通，每年4月底前擬《xxxx年汛期通信工作意見》的專題文件，部署全局年度汛期通信工作。
1.5修訂完善各級《黃河防汛通信保障預案》
為確保汛期各級防汛部門《黃河防汛通信保障預案》的實施啟動運作，使其更具有針對性、實用性、可操作性，各單位根據黃河通信網絡、通信設備的現狀以及充分利用地方通信資源的前提下，每年4月底前認真做好《黃河防汛通信保障預案》的修訂完善工作。
1.6加強汛期通信值（帶）班工作
每年6月前擬《關于加強汛期通信值班帶班工作的通知》專題文件，部署汛期全局各級通信值帶班工作，實時了解所轄黃河防汛電路的通阻情況，出現問題及時處理。
1.7落實年終通信考核及標準化通信站復驗工作
每年5月底前，對全局各級通信部門汛前通信設備檢修及檢查初驗收工作進行檢查驗收。
每年12月底前，對各級通信部門落實規章制度情況、通信設備維護、管理和運行情況的考核及標準化通信站的抽查復驗工作。
2 建立健全通信工作管理制度
實施精細化管理，明確細化各部門、各崗位的管理職責和工作流程是規范、創新管理制度的核心。要做到 “凡事有人管、凡事有人監督、凡事有章可循、凡事有據可查”的原則，做到崗位人員管理職責明確、辦事程序清晰、業績便于考核。
2.1建立健全崗位職責制
落實通信為防汛服務是第一要務，保證黃河各種防汛信息準確及時傳遞，確保汛期通信暢通，各級通信部門要于每年6月10前落實并制定《通信人員抗御大洪水全員崗位責任制》。
2.2建立健全機房管理制度
修訂完善程控機房、電源機房、話務機房、監控機房等各項機房管理制度。
2.3建立健全交接班制度
交接班工作是保持電路和設備連續穩定運行的重要手段，交接班工作必須準時、嚴肅、認真、詳細，做到手續清楚、前后銜接、責任分明，防止錯交、漏交。
2.4上崗考核及人員培訓制度
通信管理和運行維護人員均須經上崗前考核合格后方可上崗；通信運行維護及管理人員須具有通信專業理論及業務技能；通信人員的培訓工作應堅持統一規劃、分級負責的原則；對業務技術骨干新技術培訓要保證經常性的培訓。
2.5通信報表制度
1）月報以責任班組為單位編報，主要對運行的通信設備分析為主，統計范圍為責任班組所管轄的通信設備、電路的運行情況；
2）年報以統計為主。內容包括報表目錄、表式、填表說明、有關建議、年終小結及下一年度工作計劃和要點。
