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1.檔案管理人員專業素養參差不齊
醫院檔案需要專業人士來進行相關的管理，但是目前大多醫院所聘用的管理人員一般都不是該專業畢業的，普遍存在檔案知識不夠豐富，對知識的駕馭能力不夠強，在管理的過程仍然會出現相當大的失誤現象[1]。
檔案管理人員的素養問題往往是醫院管理過程中容易被人忽略的一部分，加上管理人員在學歷、文化素養、專業素養等方面存在比較明顯的差異，造成了檔案管理的過程中出現不太均衡的現象，如部分人員表現較好，而小部分人員缺乏專業導致部分工作完成不夠完美，嚴重影響了管理工作的順利進行。
2.檔案管理的模式不夠完善
絕大多數的醫院在檔案管理這一塊上并未制定出符合自身醫院檔案管理的合理制度。通常醫院都采用各部門負責自己部門檔案的處理方法，如人事檔案由相關的人事部門負責，醫療病例方面的檔案由相關的醫療病例部門負責，而并未成立單獨的檔案管理部門來進行管理，失去了檔案管理的完整性。這樣各部門在某一環節上的脫節不僅會導致信息資料收集的效率不高，而且往往會造成信息的遺漏和資料的不全，不利于整個醫院的管理。
3.醫院管理者檔案管理意識較差
在醫院的管理過程中，醫院的發展和經營模式是醫院管理的側重點，而管理者對于檔案管理往往缺乏意識和重視度。管理者對檔案管理意識的淡薄會嚴重影響工作者對于檔案管理工作的積極性，很多工作者常常采用敷衍了事的態度，在處理檔案上不夠重視，工作馬馬虎虎，這也是很多檔案出現資料的不全的主要原因。
4.檔案管理水平低下，檔案缺失嚴重
用房緊張的問題時常會造成醫院一再縮減檔案管理室的面積，大多數的醫院檔案管理室比較狹小，空間往往不夠用，使用起來不方便。管理水平的低下制約了檔案管理的發展，嚴重影響了醫院現代化的發展。目前大多數的醫院收集整理檔案資料仍然采用手工的形式，電子計算機的普及并未在醫院檔案這一領域被完全推廣。手工收集資料，不僅會造成效率較低，而且會導致資料缺失嚴重，完整度不夠。
二、新醫改下改善檔案管理的措施
隨著新醫改的日益深入化，傳統的檔案管理模式已經不能很好地適應醫療事業的改革，在這樣的新時代新背景下，我們該如何改進檔案管理的方式，以適應并幫助醫療事業更好的發展是值得深思的問題。
1.加強檔案管理人員專業知識和素質的培養
檔案管理人員專業知識和素質很大程度上影響著檔案工作的進行，專業知識的匱乏和素質的高低不齊會導致檔案管理工作不能順利的進行。醫院應盡量的采用具有檔案管理專業知識的人才，也要加強部門成員有關知識的培訓，不斷地提高人員的專業知識和素養，使其工作和管理能力與時俱進，創建強大的檔案管理隊伍。在培訓的同時還應重視激發工作人員對于檔案管理的喜愛，培養他們的興趣，并在工作中適當的增加鼓勵和獎勵的政策以提高工作的積極性，創建強大的檔案管理隊伍。
2.改善現今檔案管理的模式
檔案管理受到原來越多人的重視，因此，建立一個專門的檔案管理部門是十分必要的。創建一個新的檔案管理部門，可有為檔案工作者提供一個良好的工作環境和氛圍，有效的提高工作效率。在檔案管理部門中可以根據其他部門的區別和需求分為病例檔案管理、人事檔案管理等幾個不同的小部門，形成獨立化，系統化的管理，同時也可以避免資料的缺少安全性的問題。在成立檔案管理部門的基礎上，要學會進行管理模式的創新，根據醫院發展的需要適當的做出相應的調整，如在檔案人力方面的管理和檔案開發等方面進行全方位的創新，以促進醫院更好的發展[2]。
3.加強醫院管理者的檔案管理意識
管理者的一舉一動牽動并影響著工作者的行為，當管理者重視，加強檔案管理時，工作者也會落實要實處。因此，管理者的檔案管理意識就顯得尤為重要。普及檔案管理的重要性，強化管理意識是改善檔案管理不可或缺的。
4.更新管理方式，實現管理的信息化
如今，信息化已經漸漸滲入我們每個人的生活中，信息化讓我們的生活更加的高效化，系統化。隨著時代的進步和發展，醫院的需求已經強烈的要求檔案管理方式要做出相應的調整，實現檔案管理的信息化。以醫院自身而論，建立一個強大的檔案網絡體制是實現檔案管理信息化的第一步[3]。同時也要加強信息化的建設和檔案資料保密性的建設。當然，在這一環節中，對管理人員電子計算機方面的有關培訓也是不可缺少的。
三、總結：
在新醫改的背景下，檔案管理必須隨著發展做出相應的改變才能更好地幫助醫院朝著現代化的方向發展。由于現在的檔案管理仍然存在著相當多的問題，醫院應學會緊跟時代的步伐，做出有效的改革，使檔案管理工作進入新的發展階段，從而更好地保證醫院整個發展管理的順利進行。
參考文獻：
中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)02(c)-0000-00
所謂醫院檔案，指的是為醫院服務的醫療文件材料、以及醫院建設發展的歷史資料，它是醫院在工作活動中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料。這些醫院檔案記載了各自醫院發展史上的優秀成果，可以用來研究醫院的經營業績、同時也對醫院的科學發展方向提供了第一手資料；科學系統分析醫院檔案利于在今后的醫療事業中揚長避短，是醫院的寶貴財富。醫院檔案管理工作可以對醫院的行政管理工作、學術研究、科技交流以和法律糾紛等方面起一定的指導作用。
當前，根據新時期醫院發展的特點，如何加強醫院檔案管理，最大限度地發揮檔案的作用，對促進醫療事業的發展具有決定性的作用。所以我們應該以新醫改為導向，研究醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，力求醫院檔案管規范化、信息化、完整化、現代化。
但隨著新醫改的推進，醫院檔案管理也暴露了一些問題。
1制度不健全性與收集效率低下性
檔案管理都是各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，缺乏科學性與系統性。而且大部分醫院對收入檔案管理的內容沒有明確的要求，也缺少統一的管理標準與模式，更沒有制定統一的收檔制度；同時醫院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標考核，導致檔案收集效率不高，檔案不齊全。
2檔案管理人員素質參差不齊
在醫院的各項管理中，例來只重視醫療技術人員素質的提高與繼續教育，尚未對檔案管理人員的素質提出計劃和要求。大部分檔案管理人員專業出身的較少，知識面較窄、學歷普遍偏低，檔案管理知識貧乏；甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的。從而導致他們在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊。而且在平時的工作當中，檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。
3檔案缺失嚴重，安全性能差
由于長期以來的歷史原因檔案管理設施不全又缺乏現代化檔案管理，以及醫院管理的要求，醫院設立了管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物、音像檔案的綜合檔案室。而各個科室管理各自醫療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案，就形成了多部門管理檔案的格局。醫院檔案管理不夠規范，設施不全，設備陳舊、技術落后等問題，制約了醫院檔案管理工作的發展。
在新醫改不斷深入中，必須探索一條適應醫院檔案管理工作發展的新思路，對醫院檔案工作提出了新的要求。為了搞好檔案管理，促進醫院檔案事業的發展，醫院檔案管理應如何改進？
（1）以學習為第一任務
加強對檔案法的學習，增大對檔案法的宣傳，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識，領導重視是做好檔案管理的前提。將檔案管理納入醫院管理中，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使全醫院從領導到職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。
（2）重視人才培養，提高人員業務素養
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要實現檔案管理工作的可持續發展，則應不間斷提高檔案管理隊伍的綜合素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃。不斷總結檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提升。檔案管理人員也要主動培養自身業務，在工作與學習中必須以主人翁的姿態為醫院的各項活動統籌安排和服務，使檔案管理工作與醫院醫學科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密，為臨床醫療、教學、科研工作服務。要有不斷創新的意識，要不斷解放思想，拓寬思路，開拓創新，增強對新生事物的敏感度和接受力。同時，可積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為使用者提供多方面、有實效的信息。
（3）大膽改革，實現檔案的現代化管理
檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的。通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫院業務、日常管理及患者服務。同時，合理利用檔案可以為醫院創造良好的社會效益和一定的經濟效益，從而提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。
要實現檔案現代化管理。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；二是要加強檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質量和效率。注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經驗，使醫院檔案管理更加現代化、規范化。
（4）積極調研、獻計獻策、合作共享。
醫院檔案工作者要深入臨床一線進行調研，了解各科室醫療工作對檔案信息要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領導決策提供主動服務。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強管理，提高檔案利用率。打破院與院之間的界限，加強與各級醫院的信息聯系，互通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研需要，逐步實現檔案信息資源共享。
（5）加強病案的規范化建設。
檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理抓落實。實行監督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量低下，很可能由此引起醫患糾紛。
（6）制定相應的考核制度。
檔案管理是一項長期工作，建立相應的考核制度，必須層層嚴格把關，責任到人。醫院應將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領導管理、使醫院檔案管理工作步入新的臺階。
隨著時代的不斷進步與發展，與人民群眾生命健康息息相關的醫療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，對醫院的管理工作提出了更多的要求。醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業作出貢獻，總之，我們要把醫院檔案管理工作當成是一個專門的學問，調動全員意識來共同配合，以達到新醫改預期目標。
參考文獻
[1] 樓穎;開發檔案信息資源為醫院建設服務[N];中國檔案報;2000年 .
[2] 洪新;檔案需綜合管理[N];健康報;2002年 .
[3] 哈君泓 徐萌;病歷檔案在醫療服務中的作用[N];中國檔案報;2003年 .
[4] 周秦;提高檔案管理人員素質的幾點思考[N];閩東日報;2010年 .
說到系部教務檔案的形成，我首先要談到系部教務管理過程。一般在一個學期里，我們要經歷開課計劃、教學任務、教材征訂、教學安排、教學計劃、實驗計劃、補考、重修、教學督導、期未考試、成績收集等等教學管理過程，而在教學管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教務檔案，系部教務檔案是系部教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學活動不可缺少的依據和參照，是改進教學工作、提高教學質量、促進學術交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質量及管理水平的一個重要標志。因此學院一般都會要求系部將這些文件材料妥善保管。
二、系部教務檔案在管理過程中存在的問題
1.學院沒有制定專門針對系部檔案管理的制度和措施
教務檔案的管理分院、系（部）兩級管理，院級管理由教務處負責。教務處是學院教務管理的中心，它統管著學院所有系部的教學管理，但在長期的教學管理過程中，教務處只對系部要交教務處的那一部份文檔有附帶的要求外，其它的文檔，哪些是重點保管的對象，哪些只是臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，沒有系統的制定出專門針對系部檔案管理的制度和措施。勢必會造成系部檔案管理的自由性和隨意性，也會給學院教學管理、領導決策、教學改革等所需數據資料帶來不便和隱患。
2.系部檔案管理沒有指定有相關專業經驗的人員進行管理
在系部教務管理過程中，一般系部都不會安排專門的人員對教務管理過程中產生的有關資料進行管理，這跟學院的人事管理體制指定的系部教務人員配備人數有關。因此，系部工作過程中產生的資料一般是誰產生的誰就負責，而這些教務人員往往都沒有受過專門的檔案管理相關知識的培訓，他們只滿足于完成現有的工作任務，沒有積極認真的去思考如何提高檔案管理工作的水平和效率以及它的重要性，也就難以發現在教務管理過程中存在的不足，更談不上提高教學質量，拓展教學思路了。
3.系部教務管理人員更換頻繁對系部教務檔案管理不利
系部教務管理人員處于學院工作的最基層，他們的工作量大，工作時間長，責任重。而學院配備的系部教務管理人員人數有限，待遇也沒有提高，系部一些教務管理人員身心不堪重負，紛紛要求調換工作崗位，致使系部教務管理人員更換頻繁。頻繁更換系部教務管理人員又沒有完善的接換制度，新舊教務管理人員的接替使得系部檔案資料的完整性不能很好的銜接，遺漏丟失現象嚴重。
4.系部檔案管理的條件有限
開展檔案的保管工作，必須有一定的物質條件作保證，否則是難以作好這項工作的。其基本條件如下：
（1）檔案庫房:檔案庫房建筑為檔案管理保護提供了最基本的物質條件,檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護條件。
（2）檔案裝具:a.檔案箱；b.檔案架；c.檔案柜。
（3）包裝材料:檔案經過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機械磨損。事實上除學院有專門的檔案室外，一般系部沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務資料都是存放在系辦公室有限的資料柜內，或亂堆在某個有空的地方。這樣就難免不操成一些有用的資料丟失，由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有進行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴重。
三、不良的檔案管理可能造成的后果
一般，一個系部通過一個學期的教學管理過程會產生大量的文件資料，長期以往，系部文件資料不僅會數量眾多，而且內容和成份復雜。不同的時間，不同的內容，不同的來源，不同的性能和作用等等文件資料，存在兩種情況：一種是純粹事務性或其它只有臨時作用的文件，處理完畢了事，對日后的工作或評估等項活動沒有查考價值。這種文件，不需要立卷歸檔保存起來，也就不會轉化為檔案。另一種是處理完畢后對日后的工作和科研、評估等項活動還有查考利用價值的文件資料。這類文件資料，必須立卷歸檔保存起來。就是說，文件資料要轉化為檔案是有條件的，并不是“有文必檔”，只有處理完畢又具有查考利用價值的文件資料，才能轉化為檔案，這些檔案，如果不按照一定的原則和要求，采取比較科學的方法，對檔案進行分門別類的整理，那就會使系部檔案資料雜亂無章，丟失、損壞，無序可查，嚴重時會影響到系部以及學院正常的教學管理。
四、系部教務檔案管理的重要性
1.系部教務檔案是院系教務管理工作的依據
教務檔案文件是進行教學分析的重要數據來源。教師和教務工作者如能充分利用教務檔案資源，則可以及時發現教學中存在的不足，從而提高教學質量，拓展教學思路。適時的查詢教務檔案資料對于任課老師或是教務管理人員制定新學期的工作計劃無疑具有很大的參考價值。
2.系部教務檔案是系部教學評估的參考依據
如果系部進行某項專業教學質量評估，對教學質量進行跟蹤調查和分析，而教務檔案就可以為此提供比較完整、系統真實的教學質量的有用信息、各種數據等等。
3.教務檔案是專家組作出符合實際評價的依據
專家組進校考察評估，除了看、聽到現實情況之外。大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解學校的情況。比如要衡量一個系的教學管理水平，我們就要對被評估單位所提供的教學文件，如教學大綱、課程、實綱、課程安排、教學指導、參考書目、試題與試卷分析學生成績以及學籍、學位管理、學風建設等各方面的材料進行分析。如果一個單位能夠完整無缺地提供這些檔案材料，我們通過對這些檔案材料進行分析，輔之以調查走訪、民意測驗等，就可以對這個系的教學管理水平做出基本的估價。反之一些單位不注意平時檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時歸檔而遺失掉了，那么做出符合實際的評價是難以辦到的。
五、如何管理好系部教務檔案的幾點思考
1.系部領導要對系部檔案管理高度重視
要想在單位做好一件事情，如果沒有得到領導的支持，是很難成功的。系部教務檔案管理也不例外，要想管理好系部教務檔案，系部主管負責人首先必需指定專門的領導參入管理，并經常檢查并具體指導檔案工作。
2.建立一套適合系部教務檔案管理的制度
俗話說：“沒有規矩，不成方圓”。要想管理好系部教務檔案必須建立一套完整、合理、科學、規范化的管理制度，教務檔案管理完整、合理、科學、規范化主要是以相關的檔案管理法律、法規為依據，制定嚴格的檔案管理制度或實施細則，明文規定教務檔案管理范疇、檔案管理人員責任制、科學整理文檔資料的方法等。
3.加強系部檔案管理人員檔案管理水平的培養
資料與方法
構建硬件網絡：按照城市社區衛生服務中心和衛生服務站的標準要求，江夏區作為遠城區試點單位，合理規劃布局、統一標志標識、保證房屋面積、添置醫療設備、購置網絡設施等。網絡系統充分利用現有設備，在區衛生局建立中心服務器，區財政局、各服務中心、各服務站等終端都通過VPN方式連接到區衛生局，實現日常業務動態管理。
更新服務內涵：首先通過宣傳教育，廣泛發動，調動醫務人員和農民參與的積極性；其次制定新型的醫療衛生服務標準；動員村鄉兩級醫務人員，責任到人，分片包戶，逐步入戶體檢調查，建立全覆蓋的農民家庭健康檔案（包括農民身份證號碼、醫保號碼、電話聯系方式，健康體檢資料、就診記錄等）；將農民的健康資料輸入計算機，按村、組、戶建立起樹形結構的農民健康檔案，作出農民健康診斷，評估農民的健康情況，預測農民的健康支出，預約提供健康服務。
優化分析方法：利用同步遠方社區軟件，將農民的健康資料自動化匯總分析，采用縱向到底〔省、市、區（縣）、服務中心、服務站、村、組、戶〕；橫向到邊（衛生、財政、醫保、農合、疾控、婦幼、政府等部門）的原則，實現網上實時監控、動態管理、網上評估等功能，從而提高管理效率，增加管理透明度。
保證社區資金及時到位：各級財政在社區服務中心設置財政專戶，建立資金帳，補助及專項全部直接到中心。社區服務中心建立財務核算管理制度，各服務站通過報帳制，財政和衛生主管單位，利用同步遠方社區衛生綜合管理系統平臺，在網上通過對各基層單位的社區公共衛生項目管理內容實行考核，對各基層社區服務中心和服務站進行綜合評估，得出相應的考核分值。
結果與分析
調整院內科室設置：通過創建新型農村衛生服務社區化管理模式，調整院內的科室設置，將原來科室改成新型的全科診室，設置了處置室、治療室、觀察室、搶救室、健康檔案管理室、健康宣教室、康復治療室、心理咨詢室等科室，有效利用原有的房屋、設備、使科室更加合理，更加適應農村農民新的健康需求。
優化醫務人員結構：由于科室重新設置，服務職能改變，服務內涵增多，醫務人員角色也發生了改變。為適應新的服務職能，醫務人員通過自學、培訓、考試等，成為了新型的全科醫務人員，他們可以全方位地為農民提供醫療、衛生、保健、康復、心理咨詢、計劃生育等方面的醫療衛生服務。
增加公共服務內容：原來的分院、門診部等過去只單純提供基本醫療。創建服務站后，增加了公共衛生服務內容，將傳染病防治、計劃免疫、慢性病管理、健康宣教、婦幼保健、衛生監督、新型農村合作醫療、村衛生室管理等納入了衛生服務站的工作中，將基本治療真正轉入到以預防為主，健康關口前移。
改變醫療服務模式：過去的醫療模式是坐等農民上門就醫，被動治療農民的疾病。由于健康檔案的建立，村鄉兩級醫務人員可以根據健康診斷，上門服務，提前預約就診，這樣進一步融洽了醫務人員與農民的關系。利用新合作醫療保險，憑醫療保險病歷和卡號，直接在農民就醫過程中減免醫藥費用，讓農民直接受益，從而增加農民對醫務人員的信任感和滿意度。
評估預測農民健康：由于建立了農民的動態健康檔案，使醫務人員可以對農民的健康狀況做出健康診斷，評估農民的健康水平，分析農民的疾病構成、預測農民的健康支出，從而為財政投入、醫療保險報銷比率、農村衛生政策提供重要參考依據。
討論與建議
隨著經濟的發展、時代的進步，農民的健康保障系統的建立成為農村實現小康社會的重要標志之一。我們要盡快地建立農民的家庭健康檔案，提供預防式、家庭式、康復式的農村醫療衛生服務，把醫療、預防、保健、康復、心理健康、宣傳教育送到農村，送進村，送入農戶家中。構建和諧農村，維護穩定國策。
系統科學方法是按照系統科學的理論和觀點，把研究對象視為系統來認識和解決實踐中各種問題的方法的總稱。系統科學方法要求我們，把研究對象及其內部要素看作一個整體，運用普遍聯系和永恒發展的眼光將其看成一個動態過程，把握研究對象的內外環境之間的相互關系，以便從整體上，更科學、有效地認識和改造對象。常用的系統科學方法有信息方法、控制方法、系統分析方法及功能模擬方法等。科學研究的方法，是人類長期進行科學研究的結晶。系統科學對方法論雖然產生的實踐不久，但它是科學方法論發展的一種方向，反映了現代科學研究方法的特征。既然現代檔案管理是一個復雜的人造系統，具有系統的各種特性，就應該也可以運用系統科學方法論來指導我們的研究工作。系統學的主要任務是考察系統與系統之間、系統各部分之間必然出現的相互聯系，并試圖確定它們的性質、行為、發展、消亡和再生。系統科學方法論的產生，為發展和提高現代檔案學研究水平找到了一種科學的方法。這些系統科學方法在筆者的檔案管理工作中發揮著巨大的作用。從檔案管理的角度看，檔案工作主要包括檔案的收集、整理、挖掘、保護、規劃及其利用。當我們把檔案管理看做一個系統時，系統的幾個主要特點就是我們在實際工作中必須要注重和遵循的。其中，整體性、層次性、開放性等系統的三個突出特點在現代檔案管理工作中發揮了重要的作用。
一、現代檔案管理
檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案歸現代檔案管理的過程。現階段檔案管理現代化的內涵應包括：檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等五個方面。
檔案管理現代化是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。但由于現代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現代化當以這些特征作為努力方向。檔案管理現代化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。
二、系統的整體性對檔案管理工作的要求
所謂系統，是由若干相互聯系、相互作用的部分（要素）組成的具有特定結構和功能的有機整體。系統是各個要素按一定的方式構成的有機整體，系統是諸要素的有機集合而不是各要素的簡單地機械相加。因此，各要素一旦構成系統，就失去了其作為獨立要素的性質和功能，形成了系統新的規定性，使得系統表現出整體性的特點，從檔案管理工作來講，系統分析方法是為確定系統的組成、結構、功能及效用而對系統各構成要素、過程和關系進行考察的方法，也就是從整體性的觀點來審視整個檔案管理工作，從整體上協調各個檔案科室的相互關系，使其成為具有相互關聯、相互制約關系的有機整體。
哈肯認為：“每個系統都表現出它自己的不可還原的特點”。如果我們想要對它們有更多的了解，就必須把它們當做系統，也就是說，當作擁有它們自己的特性的整體。用這種方式，我們就能并消除這些系統某些方面的問題。在這種條件下它們有什么樣的行為，他們怎樣進化和衰退，在其內部，哪一部分或哪個子系統發揮著控制作用，以及其他問題。檔案的管理工作就是一項系統工程，不同民族、不同種類的檔案資料互相關聯，互相制約，從對檔案資料甚至大量文化遺產保護的角度出發，應該在實際工作中設計和實施系統工程，從整體的觀點去看待對象，處理問題，這將對檔案整理工作實現統籌兼顧，協調發展的效果起到推進作用。為此，我們要看到在檔案管理工作中，每個局部的工作都是全局的一部分，各個局部之間不是毫無關聯的，而是有機整體，并且各個局部工作的順利推進也能對全局結構合理化和功能效用的充分發揮起著巨大的推動作用。
三、系統的層次性對檔案管理工作的要求
所謂系統的層次性，—方面是指系統由一定的要素組成，而這些要素又是由更低一層次的要素組成的子系統；另一方面，系統自身又是更大系統的組成要素。它本質上揭示了系統之間縱向的或垂直的有序關系。既然檔案整理工作仍是一個系統，那么就可以分析其內部的層次結構，在縱向的構成性和橫向的相關性關系中理解和把握系統的性質及其變化規律，利用下層系統對上層系統的基礎作用以及上層系統對下層系統的改造、約束作用來控制和改造系統，這必將對檔案的收集和整理研究工作向縱深領域發展起到促進作用。系統論認為：“諸多事物能夠被整合成為一個系統整體，必有互補互利、合作共生的重要性，這是產生有序的基礎。”這點，在檔案管理過程中體現得尤為重要。對檔案的收集，需要檔案館及各級單位積極配合，需要認真整理檔案材料，收集整理歸檔后，移交上一級檔案單位。在收集和整理過程中出現的問題要及時與檔案管理機構溝通協調，保證檔案材料的完善和準確。系統論認為：“外部條件的改變將使系統的某種確定的狀態變得不穩定，并且能夠為一種新的，有時甚至完全不同的狀態所代替。”檔案管理工作要求有序進行，因此，在實際工作過程中就要不斷調整自身以克服系統的確定性，使系統穩定地保持或達到某種特定狀態或者使系統按某種規律變化的過程。在筆者工作中對于—些單位處于特殊工作環境下，譬如沒有足夠的檔案存檔空間，人員編制不到位，人員檔案法制意識淡薄，檔案管理混亂的情況，有必要進行指導及特殊情況特殊對待的人性化管理。另外，建立檔案管理制度和檔案管理的規范化流程，提出其整改意見并同時獲取對方單位的提議及要求。促使檔案管理走向規范化道路，以適應現代化檔案管理的發展要求，也是保持檔案管理系統有序性的必要環節。
四、系統的開放性對檔案管理信息的要求
系統可以分為三種類型：與其環境之間沒有物質、能量、信息交換的孤立系統；與外界環境沒有物質交換但有能量交換的封閉系統；與外界環境自由地進行物質、能量和信息交換的開放系統。檔案管理工作系統與環境存在著信息的交換，因為檔案管理工作的重心就是讓珍貴的歷史和個人資料得以持續存在。可以說，檔案工作尤其是針對珍貴檔案管理工作而言，其管理的目的就是為了使史實資料更好地為現實服務，是一項功在當代利在千秋的事情，檔案管理系統的開放性使檔案工作的“知古鑒今”作用得以更好地實現。
為了適應現代檔案管理系統的要求、檔案管理需要信息化轉變，這已經成為信息化社會發展的一個重要組成部分。今天，信息化已經成為各行各業提升工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項既有著古老傳統又具有現代化需求的社會基礎工作，檔案工作要適應現代社會的發展需要，就要進行檔案的信息化和數字化建設，通過對各種載體形式的檔案信息獲取、傳輸、加工、處理、利用、反饋等過程，實現檔案的數字化管理。加大檔案的接收和征集力度，擴大其接收范圍，把檔案收集作為資源重點，要應用先進的科技手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定和利用，同時對檔案管理系統進行開發、升級和改版，加快檔案數據庫的建設。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式、有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工并轉化、制作成信息產品，在一定范圍實現檔案信息的共享，為檔案利用者提供高效便捷的優質服務，徹底改變“重收藏，輕利用”的檔案管理模式。
從未來檔案發展的角度來看，將常用的系統科學方法應用于現代檔案管理越來越有其必要性和緊迫性。總之，現代的檔案管理是一個系統工程，把系統論的觀念、思想、方法應用到現代檔案管理，能夠讓現代檔案管理更加科學化、規范化，更能夠促進檔案事業適應現代社會的發展，提高檔案為社會經濟建設和文化建設的服務能力。
一、建筑企業檔案管理的意義
第一、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑業基本建設發展提供有效機制。基建檔案真實地反映了基建工程內容、過程和特征,是進行規劃建設和管理學校的重要依據和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實地勘探、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工進程、竣工驗收及各類報告、來往文書、圖表、數據等都有系統的記錄,這些記錄將會是考察歷史和處理問題的科學依據。
第二、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑企業科學發展提供劫機。建筑企業檔案不僅是歷史的真實寫照,同時原建筑工程地質資料和施工設計圖紙是工程改建、擴建,或對破壞后重新恢復的重要依據。特別對那些深埋地下的各種管線及隱蔽工程進行檢查和維修時,地面上看不到、摸不著,不能準確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術人員便可根據相關檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節約時間,也可以節約經費,提高工作效率。
第三、建筑企業檔案管理的意義在于為建筑業維權提供佐證。基建檔案真實地記載了學校房產、地產以及設備產權形成的全過程,是學校界定產權關系的法律依據和法定根據,用好基建檔案可以避免和解決不少產權糾紛。
二、建筑企業檔案管理現狀分析
第一、我國建筑業基建檔案管理意識有待提高。長期以來,建筑業對基建檔案的管理的標準化、規范化、制度化有待加強,存在對基建檔案管理認識不足,抓得不夠緊,管理不夠嚴的現象。使得一些人在工作中,存在著“重建設,輕檔案”的意識,“就地取材”忽視了對基建資料的紙張大小、書寫規范、項目建設跟蹤、資料成套整理等方面的要求,有的學校甚至借用檔案資料缺乏嚴格的審批登記制度,導致基建資料參差不齊,甚至散失。
第二、我國建筑也基建檔案收集難度較大。基建檔案收集難是普遍存在的問題。首先由于基建檔案具有涉及面廣、時間跨度大、成套性強的特點,在客觀上使基建檔案的收集工作具有相當大的難度。其次基建檔案相對應的建筑物除了地面上的以外,還包括隱蔽工程、地下管網等。這些工程多隱藏于地下或墻體內,具有不可見性,這種不可見性往往導致對相關檔案收集的疏漏或缺失。再次檔案部門與基建部門缺乏有效的溝通與合作,使一些已經竣工的配套項目資料或者工程變更、變增資料等未能及時整理歸檔。
第三、我國建筑業基建檔案管理質量有待提高。我國建筑業檔案管理專職人員嚴重不足,還缺乏基建專業知識,沒有直接參與工程項目的建設,而是被動地接收建筑業基建部門移交的工程項目材料。基建部門又沒有專職檔案人員,一般都是兼職做檔案工作,他們中的多數人對檔案知識和技能不甚熟悉,未接受過培訓或進行過短期培訓,達不到檔案管理崗位技能的要求,嚴重影響了基建檔案的成套性、完整性,影響了基建檔案管理的質量。
三、建筑企業檔案管理的思路與對策
第一、提高檔案管理意識,完善基建檔案管理制度。實踐證明,搞好建筑企業檔案管理領導重視是關鍵。如建筑業各級領導重視檔案管理工作,就會把基建檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基建規劃、計劃、管理制度之中;就會在基建工程的目標中,提出對檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責范圍之中;就會明確專人負責、統一管理、健全制度,管理好基建檔案。
第二、加強技能培訓工作,提高基建檔案管理水平。無論是建筑業專職檔案人員還是兼職檔案人員,都要樹立與時俱進的思想,加強學習,更新知識結構,特別要認真學習國家檔案局、國家計委制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》及《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》等法律法規,積極參加檔案管理業務培訓。建筑業領導也要為這些人的學習、培訓創造良好的條件,通過學習、培訓和開展業務交流促進基建檔案管理水平的提高。
第三、加強規范化建設,保證基建檔案規范完整。建筑企業檔案的內容多、種類多,收集時間長,牽扯的部門又多,要保障基建檔案的規范完整,就必須建立健全相關制度,明確責任。
第四、提高思想意識,實現基建檔案計算化管理。建筑企業檔案的管理已經進入科學管理時代,由人工管理向計算機化、網絡化管理轉變的階段。必須提高思想意識,轉變思想觀念,順應歷史潮流,使用現代化管理方法、利用現代化計算機技術、網絡技術、數據庫技術,來提高檔案管理的水平,提高檔案管理的效率。
目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業在運用此技術時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
企業在日常生產經營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業管理帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優點，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案；后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）
在當前社會，交通運輸行業發展機會迅速增多，檔案管理的難度也在隨之增大。而在交通運輸行業，檔案管理非常重要。檔案能夠反映出交通運輸的具體情況，包括交通運輸的經濟業務能力、交通運輸的管理水平等等，并且能為交通運輸相關部門和管理人員提供重要的依據[1]。檔案管理工作需要做到保證檔案的真實性和完整性，保證檔案管理工作的質量，最終為我國的交通運輸行業可持續發展提供一定的依據。
1 交通運輸業檔案管理的重要性
檔案管理工作是交通運輸管理工作中的一部分，但是許多人對檔案管理工作認識不清，未認識到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運輸行業的相關信息收入起來，并采用科學合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實際上是保存歷史真實性的一種重要手段，也是作為交通運輸業未來發展的重要依據。此外，相關的檔案管理工作人員或者相關的專業人士需要對交通運輸行業進行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運輸中具有十分重要的意義，一方面我國鐵路運輸方面的相關政策進行了改革，檔案管理需要適應鐵路運輸發展的需要。另一方面，鐵路運輸當中涉及到一些相關的技術資料，做好檔案管理能夠為鐵路運輸業的發展提供極為寶貴的資源。
就交通運輸行業的具體情況而言，當前我國的經濟水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運輸頻繁[3]。在這一過程中也存在許多新的問題，我國交通運輸的壓力在逐漸增大，各部門的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質量也隨之下降。交通運輸業檔案的內容記錄了車輛的一些基本信息以及這些車輛的基本信息，但是目前全國的交通運輸流通極為快速，記錄在冊的檔案的完整性與真實性受到一定的影響，同時也會影響到工作人員的檔案管理進度與質量。當前，我國交通運輸管理朝著信息一體化的方向發展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運輸業發展趨勢與特點下，做好其檔案管理工作。
2 交通運輸業檔案管理的問題
2.1 缺乏檔案管理工作意識
檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業產生直接經濟效益，因而多數交通運輸企業不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎和重點[4]。不少交通運輸企業不僅不重視資料整理歸檔，甚至認為整理和歸檔資料反而浪費企業的時間和精力。由于交通運輸企業缺乏檔案管理意識，不重視資料整理歸檔，許多具有價值的資料丟失或變質，失去原有價值。
2.2 檔案管理工作不規范
檔案管理是一項規范系統的工作，需要專業的檔案管理機構作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運輸企業的檔案管理工作極為不規范，檔案管理工作接線模糊，檔案管理工作缺乏專職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業未設置檔案管理部門。由于缺乏統一的檔案管理部門，檔案管理工作缺乏統一規章制度和標準，各部門檔案管理工作缺少協調，導致工作效率低下。
2.3 檔案管理工作人員的水平不高
檔案管理工作并非由專業人員負責，而是由各個部門非專業人員兼職管理。由于缺乏專業知識培訓和工作經驗，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經驗[5]。這種做法導致檔案管理工作存在較大的主觀性，無法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問題，檔案的保存價值下降。
3 交通運輸業檔案管理方法的建議
檔案管理在交通運輸業發展中具有非常重要的作用，并且隨著社會各方面的進步，交通運輸業的檔案管理工作也應當與時俱進，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運輸業檔案管理工作方法，結合鐵路運輸的實際，提出幾點建議。
3.1 加大檔案的數字化管理
檔案管理工作發展至今，已經累積了大量的檔案信息，如果要快速準確地找到相關的檔案資料，交通運輸業中目前存在的檢索設備以及相關的技術設備實際上已經不能達到現代社會的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價值就不能得以體現。因此，關于交通運輸業的檔案管理可以結合時展的先進科技產物進行管理，利用計算機技術采用數字化管理方法。
例如，在鐵路運輸當中，檔案數字化管理實際上已經實現并在不斷完善改進的過程當中。鐵路運輸管理信息系統已經得到推廣應用，一些基層站段、分局、路局的計算機網絡體系已經形成了一定的規模。通過檔案的數字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質量也有所提升，并為鐵路運輸行業提供了更好的服務。
3.2 建立健全檔案管理制度
在充分利用先進計算機管理平臺下，交通運輸業的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進行，交通運輸業還需要結合該行業特點建立健全相關的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據與基礎，因此，根據交通運輸業的特點，管理制度需要進一步規范化。例如，在鐵路運輸業中，檔案管理制度結合基層站段、分局、路局的實際情況并站在全局的角度，細化、具體化檔案管理工作，實現鐵路各局各段檔案管理工作有序進行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應堅持“以本單位為主”的原則，嚴格以國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》為指導。
3.3 建設高素質的檔案管理人員
在當前社會，檔案管理工作需要高素質的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無私奉獻、甘于吃苦、默默無聞的精神素養。此外，檔案管理工作對管理人員的業務能力和知識水平也具有一定的要求。交通運輸業的檔案管理工作涉及到各個部門，工作量非常大。為此，交通運輸相關部門應當注重檔案管理人員的建設，不斷加強管理人員的業務能力，鼓勵管理人員專研學習相關的技術知識與專業知識。在不斷學習的過程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進而解決實際工作中的問題。值得重視的是，交通運輸業的檔案管理人員的工作環境與條件相對比較艱苦，相關部門需要給予一定的關心與愛護，關心管理人員的工作情況，針對已存在的問題幫助解決，保護檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長久進行。
4 結語
（一）醫院檔案管理人員的管理意識不強。醫院檔案管理中包含醫院工作開展的重要信息，也是現代醫院開展醫療管理的主要途徑，新醫改后，醫院檔案信息管理一體化運行，是推進現代醫療衛生體系轉變的重要舉措，而部分醫院檔案管理人員對醫院檔案管理的重要性認識不足，在日常工作開展中依舊存在粗放式管理，不僅導致醫院管理缺乏科學性，同時也嚴重影響了新醫改環境下醫院信息的整體應用，對我國新型醫院檔案管理帶來思想上的阻礙。
（二）醫院檔案管理體系不健全。我國實施新的醫療管理措施，是為了實現現代社會以醫療為代表的社會福利機構能夠發揮實際作用，完善社會保障體系，但從我國醫院檔案管理的實際出發進行分析，發現現代醫院的檔案管理體系不健全，醫院的信息管理一般主要是醫院所有信息集中管理，由于管理的信息內容較為龐雜，醫院檔案管理缺乏規劃性，導致醫院檔案信息混亂。一方面，醫院內部人力資源檔案管理的困難較大，甚至出現部分人力資源信息丟失，對醫院工作者的個人發展帶來較大的負面影響；另一方面，醫院患者檔案信息的保留時間參差不齊。
（三）醫院檔案管理的技術落后。我國現代醫院檔案管理中，檔案信息管理的技術應用落后，也是影響現代醫院檔案管理水平的重要問題。例如：我國實施新醫改后，逐步實施醫院檔案管理信息電子管理，但由于醫院檔案管理的信息量較大，無法在較短的時間內實現全面自動化；另一方面，醫院檔案管理技術的自動化系統的應用僅僅局限于城市醫院內部檔案信息管理，在我國農村小型醫院信息檔案管理中應用比率較低，依然堅持人工管理為主的醫院檔案管理措施，而從我國現代社會經濟發展水平?砜矗?我國農村小型醫院所占的比重較大，對實現新醫改環境下，醫院檔案管理的技術水平的全面性改革具有較大的阻礙作用。
（四）醫院檔案管理的信息審查性低。醫院檔案管理是醫院工作順利開展的保障，對醫院工作的開展具有直接影響。結合我國現代醫院管理結構體系的發展情況分析，小型醫院檔案管理中存在的不足表現為醫院檔案管理的信息審核效率低，信息管理的準確率低，同時各醫院內部檔案管理的情況是各個科室信息管理獨立存在，醫院全局性檔案管理的實際作用小。
二、實現新醫改檔案管理的改進方法
（一）轉變醫院檔案管理工作人員的思想認識。為了實現我國社會公共服務體系的逐步優化，新醫改中應實現醫院檔案管理的一體化運行，打破城鄉醫療信息管理界限。在實際實施中，醫院檔案管理工作者必須轉變工作態度，提升對醫院檔案管理重要性的認識。例如：采取醫院檔案管理信息的科學規劃，結合新醫改中相關規定，對城鄉信息管理系統的規劃進行合理的預算對比，為醫生提供完整的病人病理信息，同時也為醫院財務支出管理提供完善的經濟報銷數據，從醫院檔案管理角度，對社會醫療事業的完善提供支持。
（二）完善醫院檔案管理體系。我國實施全面性醫療管理結構體系的改革發展，新型醫院信息管理離不開完善的醫院檔案管理體系，一方面，醫院檔案管理體系的完善必須具有流暢的信息管理流程，醫院管理者結合新醫改中醫院檔案管理的發展規劃，進一步完善與落實近代醫院檔案信息管理流程中的不足，例如：某醫院為了積極實現新醫改下醫院檔案管理體系的優化與完善，實現了內部信息管理的流程完美對接。另一方面，實施醫院檔案管理體系建設，建立一套具有實際意義的醫院檔案管理制度，例如：某醫院為了打破傳統醫院檔案管理中醫院人力資源管理信息與患者信息混合無序局面，實施醫院檔案管理的分裂管理，將醫院人力資源檔案管理轉移到醫院內行政管理部門進行管理，而病人的檔案管理實施患者信息整體管理，實現了該醫院信息管理的清晰化發展，這種醫院檔案管理措施能夠實現醫院病人信息的快速查找，提升醫院的工作效率，是解決社會醫患關系緊張的有效途徑。
（三）醫院檔案管理技術的完善對接。醫院檔案管理技術的完善對接是提升醫院檔案管理效率的有效技術支持，新型技術的應用必須解決我國現代大部分農村醫院檔案管理技術落后的局面，政府針對這一問題可以實施農村醫院檔案管理技術的支持，另一方面，可以開展城市醫院與鄉村醫院互動就醫的形式，逐步引導我國醫院檔案信息管理網絡系統的建立，實現全國范圍內醫療技術水平的均衡發展。例如我國新醫改中，對建立農村城市醫院的檔案對接提出相應的管理措施，優化現代醫院檔案管理結構，打破傳統人工檔案管理中存在的信息不完整、農村醫院檔案管理與城市醫療檔案管理對接性低的問題，大大提升了現代社會醫療管理結構體系的信息完整性。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.
Key words: construction engineering; archives management; importance; measures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
一、建筑工程檔案管理的重要性與必要性
經濟與社會的快速健康發展推動著建筑業的蓬勃發展，這有利于社會的發展，人民生活水平與質量的提高，對和諧穩定社會的建設和發展同樣意義重大。因此檔案管理的重要性首先必須得到認識，然而要做好檔案管理工作并不能單單靠一部人的微薄之力，這需要相關主體以及工作人員全部投入其中。
保持建筑工程檔案的齊全性和完整規范性，首先要做到對檔案管理工作的統一指導與管理。工程檔案是城市建設的產物，也是重要的成果。它能作為累積經驗被加以運用和借鑒，也是城市建設的技術儲備手段，同時更是城市規劃建設工作進行的理論與數據基礎，是城市建設和管理的重要依托。城市所有的建筑物、構筑物維修、改擴建工作都要以建筑工程檔案為依據，城市建設經濟效益的提高必然也要以建筑工程檔案為重要支柱，同時城市防范災難、災難救護以及災后戰后的重建工作也要依據建筑工程檔案。
建設工程檔案不僅指導著城市的救災與災后戰后重建工作，而且是防災與減低損失的重要途徑。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反應建筑施工過程各個環節的本質、規律與聯系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關活動具有指導借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學術研究的進程。工程檔案活力和價值主要還體現在以下兩個方面①建筑工程檔案與工程使用管理息息相關，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導；②建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設計建設參考與借鑒，甚至被反復地屢次地利用。它引發著建筑科學技術研究的發展。
二、工程檔案管理中存在的缺陷與弊病
.鑒于各種原因，工程檔案的質量及管理中依然問題重重：
.（一）施工管理文件原件缺失。存在設計監理建設單位下發復印件形式的施工管理重要文件的現象，不符合工程資料檔案管理的標準與要求。
.（二）工程質量驗收簽證資料缺乏完整性。由于工期緊張等原因，建設方在現場驗收后未能按國家相關規定舉行簽字儀式。
.（三）竣工文件編制不規范。原始資料很少能能做到分門別類的歸檔成冊，即使部分成冊的也存在無目錄或者目錄錯誤的現象，甚至還有的存在分部使用代用圖的現象，而竣工文件中明確要求具備竣工圖一分部工程組卷，這就催生了圖紙大量缺失現象的產生。
.（四）施工驗收原始簽證資料格式有失規范。原始施工驗收簽證資料在開工前沒有做到統一規范要求，卻是在施工過程中不斷更改和完善，這導致資料在格式內容方面失去統一性，給統一裝訂成卷的工作帶來極大的麻煩和困難。
.（五）施工原始資料書寫不規范。字跡潦草、字體不規范甚至錯別字的現象比比皆是，大量文件甚至沒有加蓋印章或者當事人簽名，這給后期的編制及歸檔工作帶來諸多不便。
.（六）缺乏統一的管理模式。從檔案管理的部門分析，有單獨的工程檔案管理室的單位在這方面工作比較認真負責。但是還存在大多數的單位沒有專門的檔案存放地點，沒有專職專業沒有管理人員，造成檔案管理材料缺乏專業性與統一性。
.（七）缺乏復合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業務知識和專業技能，遠遠不能滿足檔案管理工作的種種要求。
.（八）工程資料移交不能保證及時性。工程資料及竣工資料移交過程中普遍存在拖沓情況，造成延誤檔案的統一管理時間，有甚者會造成資料的丟失。
三、有關完善健全建筑工程檔案管理的意見與建議
.（一）建立健全現場辦公的管理制度。工程檔案管理人員要親自深入到工程中去，實地考察現場施工情況和進程，參加相關工程技術例會并做好詳盡客觀的記錄，針對性地收集檔案對象并了解檔案形成時的具體情況。并借鑒前期檔案管理中總結的相關工程建筑經驗，及時參與解決遇到的種種問題和困難。這要求檔案管理人員不僅要對所在的工程做實時檢查、檔案接收以及理論指導，同時要對登記在冊的項目進行調查及分析研究。尤其對比較成功的有影響力的建筑工程項目要著重分析。在進行現場指揮過程中，檔案管理人員與建設單位在思想上要達到統一，以應對建設施工過程中遇到的種種疑難性問題，并根據具體情形制定檔案編制方案，做好項目檔案的示范樣本，逐步創出重點工程服務的新途徑，能得到建設單位的普遍認可和一致好評。
.（二）要做到統籌部署，不斷健全管理體系。建筑工程檔案囊括工程中的全方面內容，并且貫穿與工程的整個進程，這就要求檔案管理必須包含工程的方方面面并做到全程跟蹤指導。尤其建設初期，工程檔案管理人員必須積極及時地加入到工程中，這才是遵循項目建設和檔案形成的規律，有利于及時收集檔案管理材料并做到統籌管理。在工程施工進度中，盡快組織形成企業檔案館、項目檔案室、施工資料員的三級管理體系，并保證檔案管理與建設進度的同步性。項目申請立項時便要積累文件資料并整理核查，項目竣工驗收時文件資料的驗收工作也要同期完成，以避免存在遺留問題，從而保證歸檔工作的效率與質量。
.（三）加強工程檔案管理隊伍建設。在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質，首先，要配備檔案管理專業水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩定。并且對檔案管理人員進行大量業務指導和培訓，使其掌握建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。
.（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。
.四、結語
.綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視。我們應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環的軌道。
參考文獻：
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[2] 曹曉濱.做好公路建設工程文件歸檔工作[J].科技信息.2010年15期
