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隨著信息化社會的到來，信息科學的迅速崛起，信息技術的廣泛應用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動了人們的生產(chǎn)、生活、學習和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學化，從而促進整個檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進行改進，為實現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準備。
1并存時期的檔案管理的模式
紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對象，按照長期總結(jié)的工作流程進行。現(xiàn)在不少企業(yè)、機關在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機關內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機關將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案。現(xiàn)階段，大多數(shù)機關已經(jīng)認可了電子文件不可或缺的功用，主張應該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場面，在未來會有更多的機關逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過渡。20世紀中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機關、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學、更實用以及更經(jīng)濟的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準確、簡便、靈活的信息服務，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應盡可能的保證檔案的真實性和準確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機關可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實。在檔案保護方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術水平，在對原件進行數(shù)字化時可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。
2電子文件對檔案業(yè)務管理的影響
簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學術界關注度很高的一個問題。各種觀點絡繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認可。其優(yōu)點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因為電子檔案可以實現(xiàn)自動完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。
3確保電子文件原始性的管理措施
電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強大的功能，實現(xiàn)檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統(tǒng)可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機構(gòu)設置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統(tǒng)計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時代已經(jīng)來到，分析其共存期的管理問題已經(jīng)成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務于檔案管理工作。結(jié)束語檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊伍密不可分，要適應變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平。現(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實際情況，短時間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會占主導地位，并不斷向電子檔案過渡，已經(jīng)成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應當今檔案管理的大環(huán)境。
參考文獻
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隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制不斷深化改革，農(nóng)村合作經(jīng)濟管理過程中出現(xiàn)了很多全新的問題和趨勢。分析農(nóng)經(jīng)體系建設過程中存在的新問題，需要一個職能明確的專業(yè)管理機構(gòu)。農(nóng)經(jīng)管理部門應該針對實際的檔案管理過程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時間和操作都需要制定詳細的說明和規(guī)定，確保農(nóng)經(jīng)檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實促進農(nóng)村經(jīng)濟管理的發(fā)展，提高農(nóng)民群眾的經(jīng)濟水平，促進農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展。檔案材料具有一定的法律效力，同時也是見證農(nóng)經(jīng)工作開展過程的重要憑證，收集相應的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對于農(nóng)經(jīng)工作開展借鑒過去的辦公經(jīng)驗有著十分重要的作用和意義。但是在實際工作過程中，農(nóng)經(jīng)檔案管理卻不是如此，農(nóng)經(jīng)管理部門對檔案管理的重視程度不高，相應材料的搜集積極性不足，沒有獨立的檔案存放室，導致檔案管理過程中出現(xiàn)了霉變和蟲蛀的現(xiàn)象，因此，農(nóng)經(jīng)工作要想發(fā)展就需要切實解決好農(nóng)經(jīng)檔案管理問題。
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進入新世紀以后，隨著我國社會經(jīng)濟體制不斷改革和農(nóng)村社會經(jīng)濟不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了全面建成小康社會的新時代，加快推進社會主義現(xiàn)代化建設就需要密切關注三農(nóng)問題。現(xiàn)階段，農(nóng)村各項工作面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設的任務十分繁重。新時期，對農(nóng)村各項工作提出了全新的要求和變化，在實際工作過程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項工作的管理制度，認真做好農(nóng)村財務會計管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過程做出的積極的努力，對推動基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進作用。但是，我們還應該清晰的認識到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對農(nóng)經(jīng)檔案進行管理過程中一定要做到與時俱進，這是農(nóng)村管理過程中一個比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財務管理的真實記錄，是農(nóng)村財務管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時也會給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實促進農(nóng)村財務審計工作的有效開展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應該充分認識到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過各種途徑進一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問題分析
1.檔案室建設落后，硬件設備投入較少從總體發(fā)展情況來看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲存檔案的設備都已經(jīng)嚴重老化，很多硬件設備幾乎都沒有更換過，上級部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒有注重對農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對于經(jīng)管理部門來說，其自身有限的資金多數(shù)都應用到部門建設建設中，對檔案室建設的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應設備建設標準較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲蛀等安全問題。檔案室的硬件設備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級的農(nóng)經(jīng)管理部門對檔案管理的重要性認識不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動以及檔案管理意識淡薄，使得檔案材料在移交過程中出現(xiàn)了丟失和無處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務材料無法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來了巨大的困難。
3.制度建設不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應現(xiàn)代農(nóng)村社會的發(fā)展的需求，其未能緊跟時展的潮流合理對制度建設完善。在很多村鎮(zhèn)都沒有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責任和權(quán)限，導致了應該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學，立卷不規(guī)范。同時，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過程中，因為沒有接受專業(yè)的教育和培訓，一直都是依照領導的指示進行檔案存檔和管理，對整個檔案管理的業(yè)務流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應該聯(lián)合起來，依據(jù)國家相應法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營和農(nóng)村集體財產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實際情況，綜合各方面意見出臺關于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設實施意見，強化領導，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹立檔案意識；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進行一次檔案檢查和部門互相檢查，對合格的單位給予鼓勵和獎勵，對不合格的，存在的問題的單位，應該通過各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理條件首先，要保證與獨立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進具有一定保存能力的檔案保存設備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲蛀等安全措施。同時，還要進一步加強對檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項資資金根據(jù)需要配置的設備添加相應的檔案現(xiàn)代化管理技術和設備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對這些檔案進行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時明確檔案管理的范圍和時間限度。農(nóng)經(jīng)工作開展過程中，會形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對檔案進行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實落實好各項檔案管理制度。
參考文獻：
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計算機科技高速發(fā)展，電子檔案的應用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應用的關系就成了檔案管理中非常重要的一點。
1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點
隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點，客觀分析他們的優(yōu)勢和劣勢，善加利用，才能更好地應用到檔案管理之中。
1.1 電子檔案的優(yōu)缺點
電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時間地點的限制，只要能夠找到相應的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過程中不受形式的限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化。
電子檔案是一種高密度的儲存方法。以前有磁帶、磁盤，現(xiàn)在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢。
電子檔案傳遞信息迅速。電子檔案由計算機通過網(wǎng)絡在全球范圍內(nèi)傳播，傳送速度非常快，和以只能通過郵寄的方式來傳輸?shù)募堎|(zhì)檔案相比，可謂是天壤之別。
電子檔案穩(wěn)定性差。
1.由于電子檔案不受時間和地點的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設備多次復制，這種不受載體限制的相互復制，很難確定哪一個是原件，更無法確定有沒有人為的更改。
2.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會無法挽救，變成廢品。
3.電子檔案依賴相應的技術設備。當存儲電子檔案的設備由于擠壓、磨損等原因損壞時，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設備的存放壽命也遠不及紙質(zhì)檔案，例如光盤的使用壽命已經(jīng)是載體中比較長的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時長。計算機更新?lián)Q代非常快，電子檔案又依賴于特定設備和軟件，如果使用這些及其設備形成的電子檔案需要保存很長時間，而在此期間一旦廠家不再提供相應的技術支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。
1.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點
紙質(zhì)檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案。
紙質(zhì)檔案的缺點也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用。同時，傳遞速率也較差，可以通過郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達，遠距郵遞也是需要以天為單位計算的，和以互聯(lián)網(wǎng)傳遞的電子檔案無法相比。
2 兩者應并存發(fā)展
通過上述對電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的對比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應該相互配合使用，彌補彼此的不足之處。
在電子檔案歸檔保存時將相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案也一并保存，紙質(zhì)檔案具備的長久保存和真實可靠的優(yōu)勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質(zhì)檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理。
2.1 檔案管理人需具備完整的檔案管理知識
由于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對新鮮事物接受速度比較慢，對電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，使其具備完整的檔案管理知識。
而檔案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學習相關知識。在增強自身檔案管理方面的知識的同時，學習計算機應用的基礎知識，并運用到日常檔案管理工作之中。
2.2 電子檔案全過程管理
由于電子檔案非常依賴其設備和軟件，因此要對電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應用等全過程發(fā)揮作用，肀Vさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А
檔案管理部門中應設有專門人員負責電子檔案的存儲和登記，實現(xiàn)辦公和檔案管理相結(jié)合，以便于日后電子檔案的管理和利用。
2.3 同步歸檔
由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對于同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案應當同步接收歸檔。比如，大學畢業(yè)生的檔案移交問題，因為檔案對于大學生之后的發(fā)展起著非常重要的作用，所以在畢業(yè)時，人才市場等負責檔案移交的部門會做到將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步接收和歸檔，不僅保證檔案內(nèi)容的完整和準確，還能使檔案更為長久地保存。
同步歸檔可以讓電子檔案和紙質(zhì)檔案達到優(yōu)勢互補的目的，更能揚長避短，避免出現(xiàn)不必要的損失。
2.4 建立聯(lián)系
電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式能夠更加有效地保管和利用檔案內(nèi)容，為了能夠把兩者配合使用，應當在兩者之間建立相應的聯(lián)系。
如果目前庫存中有大量的紙質(zhì)檔案，而電子檔案內(nèi)容很少，那么在條件允許的情況下，可以將紙質(zhì)檔案中重要的內(nèi)容進行掃描轉(zhuǎn)換，制作成為電子檔案，并把兩者同時歸檔；如果只有電子檔案，可以選擇電子檔案中永久保存的重要部分打印出來，轉(zhuǎn)換成為紙質(zhì)檔案，這樣如果電子檔案的設備不小心損壞，電子檔案失去價值，還存有的紙質(zhì)檔案就可以發(fā)揮作用，挽回一些損失。
在電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以利用數(shù)據(jù)庫和軟件建立通道，使得二者結(jié)合，實現(xiàn)方便快速的檢索和有效的管理應用。
2.5 利用檔案的管理措施
由于電子檔案容易被改動，而且改動之后難以分辨原始數(shù)據(jù)和改動數(shù)據(jù)，使得在利用工作中管理人員經(jīng)常難以控制，并且由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們在網(wǎng)絡上就能更改自己的檔案信息，更是為檔案管理增加了困難。
為了保證檔案的真實完整，有關部門可以采取相關措施，比如更改信息前必須驗證口令和身份，并及時登記，對于非常重要的檔案，必須經(jīng)過有關部門領導的審批才可進行更改。對于更改過的電子檔案應當及時記錄并與更改前的電子檔案保持關聯(lián)，保證檔案內(nèi)容的延續(xù)性和完整性。
比如畢業(yè)生在檔案管理網(wǎng)站上查找并審核自己的檔案內(nèi)容之前，必須登錄自己的賬號，保證查看的是自己的檔案內(nèi)容，在提出修改的過程中必須嚴格按照審核要求，如果需要學校老師和領導的批準和證明，必須出示相關資料才能進行修改，否則不予修改。
3 總結(jié)
由于計算機和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在檔案管理中扮演舉足輕重的角色，但是通過對電子檔案和紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的分析，可以發(fā)現(xiàn)兩者配合使用更加有利于檔案的管理和應用。本文第二部分還為電子檔案和紙質(zhì)檔案配合提出5點建議，希望可以為檔案管理工作提供新的思路和方向。
參考文獻
紙質(zhì)檔案獨特的傳統(tǒng)價值
所謂紙質(zhì)檔案,就是以紙張為信息記錄載體的檔案,它具有獨特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價值。
一、原始性。檔案具有原始性,這是檔案和其它文獻的根本區(qū)別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點,紙質(zhì)檔案完美體現(xiàn)了檔案這一本質(zhì)特征。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實性和純潔性。
二、安全性。紙質(zhì)檔案相對于電子檔案來說,其安全性更穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后,原件中的內(nèi)容和形成的特征不會發(fā)生變化,在保密方面紙質(zhì)檔案更容易保守秘密,只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到,另外,紙質(zhì)檔案相對電子檔案來說,如果保管妥善的話其保存時間更長。
三、利用的直接性。紙質(zhì)檔案一目了然,無需借助任何輔助手段,這種利用的直接性,使紙質(zhì)檔案和利用者之間沒有任何障礙。
四、憑證作用。紙質(zhì)檔案是以符合證據(jù)性要求而產(chǎn)生并得以保存的,存在唯一性使紙質(zhì)檔案的原始性容易被確定,這也是作為憑證作用的根本原因所在。
電子檔案獨有高新技術的價值
電子檔案是指利用計算機技術形成的,以代碼形式存儲于特定介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤)上的檔案,作為高新技術產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視。電子檔案獨有信息的可變性、信息的共享性、信息的復用性、信息傳遞的快捷性等高新技術特點。
一、信息的可變性。電子檔案相對于紙質(zhì)檔案而言,可以直接由計算機進行處理,省去了傳統(tǒng)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié),使檔案信息的處理快捷、方便,又能節(jié)省時間。電子檔案的可操作性使利用者可以把獲得的信息變活,讓它們?yōu)樽约旱母鞣N需要服務。利用者可以要求計算機對文件中的信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印或復制,將這些信息轉(zhuǎn)換成自己需要的形式,而紙質(zhì)檔案在這些方面不具備這些優(yōu)點。
二、信息的共享性。電子檔案的可共享性,使得檔案可能供所有需要它的人共享,這就打破了紙質(zhì)檔案利用傳統(tǒng)方法實現(xiàn)信息共享的局限。
三、信息的復用性。對電子檔案的重復利用不會在它身上留下老化的痕跡,一份電子檔案無論多少次在計算機屏幕上被顯示,或者有多少次被打印在紙上,都不會導致它的信息受到任何損失和破壞,正當?shù)睦没顒硬粫﹄娮訖n案的信息壽命產(chǎn)生一絲一毫的傷害。
四、信息傳遞的快捷性。電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡進行遠距離傳輸,使異地快速利用電子檔案內(nèi)的信息。電子檔案在現(xiàn)代信息傳播技術條件下,利用極為方便,利用者不用到檔案室來,在任何地方一網(wǎng)的計算機上,都可以利用檔案館的開放檔案,這樣大大提高了檔案的利用率。
目前社區(qū)檔案主要有：社區(qū)黨建檔案、衛(wèi)生服務檔案、低保檔案、下崗再就業(yè)檔案、殘疾人檔案、健康檔案、計劃生育檔案、社區(qū)文化建設檔案、民情檔案、家庭檔案、社會治安綜合治理檔案、居務公開檔案。農(nóng)村檔案主要有：農(nóng)村黨建檔案、土地流轉(zhuǎn)和土地承包檔案、農(nóng)村宅基地檔案、基本建設檔案、農(nóng)產(chǎn)品種植、加工檔案、養(yǎng)殖、畜牧、林業(yè)檔案、地方特產(chǎn)、民間工藝、農(nóng)業(yè)科技檔案、農(nóng)村文化建設、傳統(tǒng)民俗檔案、農(nóng)民養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、特困戶救助檔案以及自我管理村務公開等門類的檔案。這些檔案有文字、圖表、照片、音像、實物、電子數(shù)據(jù)等不同載體形式，生動地記錄著國家最基層的管理活動，反映了黨的領導和國家方針、政策在基層領域貫徹落實的情況，是社會發(fā)展的微觀記錄，對國家和社會具有重要的保存價值。
社區(qū)和農(nóng)村檔案不僅反映社會最基層的管理，而且反映與人民群眾生活息息相關的各種信息，為處理糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、解決下崗再就業(yè)、繁榮社區(qū)和農(nóng)村文化、促進居民村民健康、落實最低生活保障、打擊違法犯罪、保證社會穩(wěn)定，維護社區(qū)居民和農(nóng)村村民的合法權(quán)益，為廣大社區(qū)居民、農(nóng)村村民積極參與自我管理、提升社區(qū)與農(nóng)村管理水平，完善社區(qū)與農(nóng)村各項服務功能，改善民計民生，推進城鄉(xiāng)基層民主政治建設、促進社區(qū)與農(nóng)村物質(zhì)文明、精神文明進步和建設社會主義和諧社會發(fā)揮了重要的作用。社區(qū)、農(nóng)村檔案是社區(qū)居民委員會、農(nóng)村村民委員會行使管理職能，服務人民群眾活動中形成的原始記錄，這些檔案資料貼近百姓，具有較強的服務針對性。
二、現(xiàn)行《檔案法》缺乏對社區(qū)、農(nóng)村檔案管理的規(guī)范
當前，社區(qū)、農(nóng)村檔案管理中還存在一些問題。由于各地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的不平衡，社區(qū)、農(nóng)村檔案的積累和所發(fā)揮的作用差異很大，有不少社區(qū)、農(nóng)村對檔案工作認識不高，特別是一些落后地區(qū)的社區(qū)和偏遠農(nóng)村尚未建立檔案工作，多憑腦子記，嘴巴說，形成的一些文件材料也都散存在個人手中。初步建立檔案工作的，由于檔案工作人員兼職的多，且流動性大，經(jīng)常變換工作崗位，造成檔案業(yè)務工作薄弱，加之缺乏資金的投入，使已形成的檔案資料不能很好地收集和提供有效地利用，難以在社區(qū)、農(nóng)村科學發(fā)展中發(fā)揮檔案應有的作用。
同時，社區(qū)和農(nóng)村檔案工作與經(jīng)濟社會發(fā)展的形勢和要求還不適應，面臨著一些困難。如縣級檔案部門人員較少，農(nóng)村檔案工作的業(yè)務指導力量薄弱。據(jù)統(tǒng)計，全國縣級檔案局(館)平均不足10人，有的地方從事業(yè)務指導的只有一到兩人。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關一般只有一名檔案員，還大多身兼數(shù)職。面向農(nóng)村的檔案信息服務和業(yè)務指導、技術培訓的力量嚴重不足。在全國還有相當一部分經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，村級建檔的任務還很艱巨，檔案保管的基本條件都還不具備。隨著國有企業(yè)改革和政府機構(gòu)改革的深化，企業(yè)剝離出來的社會職能和政府轉(zhuǎn)移出來的服務職能，如職工福利、社會保障和社會化服務等事務，都由社區(qū)組織來承接，社區(qū)承擔的職能越來越多，形成的檔案也就越來越多。由于缺乏檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導，社區(qū)、農(nóng)村檔案管理還存在一定的混亂現(xiàn)象，如歸檔范圍界定不清，應當歸檔的文件材料得不到及時歸檔，檔案管理方式五花八門，不能很好地提供利用服務等。
對于社區(qū)和農(nóng)村檔案管理存在的問題，現(xiàn)行《檔案法》缺少有效的監(jiān)管規(guī)定。縱觀現(xiàn)行《檔案法》，全文對社區(qū)檔案的管理沒有規(guī)定，對于農(nóng)村檔案的管理，也僅在《檔案法》第六條第三款提到“鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。”而對于社區(qū)和農(nóng)村檔案機構(gòu)的建立與運轉(zhuǎn)、社區(qū)檔案人員的配備、村委會和居委會在檔案工作方面的職責以及檔案利用與服務等方面都沒有提出明確的要求。隨著社區(qū)建設和農(nóng)村發(fā)展，檔案工作迫切需要在上述諸多方面取得突破，以更好地服務于社區(qū)建設和農(nóng)村發(fā)展。檔案工作的這一迫切需求也尤其需要得到《檔案法》的支持和保障。
三、修改《檔案法》應與相關法律相銜接。對社區(qū)、農(nóng)村檔案管理提出明確的要求
一是與《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》相銜接，明確規(guī)定居委會和村委會在檔案管理方面的職責。根據(jù)《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和《中華人民共和國村民委員會組織法》的規(guī)定，城市居民委員會和農(nóng)村村民委員會是基層群眾性自治組織。基層群眾性自治組織在自我管理中形成大量的檔案資料，這些檔案資料不僅是基層群眾性自治組織自我管理的記錄，也是法律要求公開的信息，既是接受居民、村民監(jiān)督、查詢的憑證，又是有關政府機關調(diào)查核實的依據(jù)。管理好這些檔案對于城市居民委員會和村民委員會的建設，維護居民、村民的合法權(quán)益將起到重要的作用。建議修改《檔案法》時明確規(guī)定村民委員會、居民委員會應當指定專人按照有關檔案管理規(guī)定管理所形成的檔案，并根據(jù)法律法規(guī)及有關規(guī)定提供利用服務，同時接受鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處檔案機構(gòu)和工作人員的監(jiān)督和指導。這樣才能確保檔案安全和科學的管理，充分發(fā)揮檔案的作用。
檔案管理現(xiàn)代化是十分必要性的，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展過程的必經(jīng)之路。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，無論是檔案的數(shù)量還是種類都急劇增長，這就給檔案的保管和利用帶來一系列問題。同時，使用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。一直被沿用的手工管理的落后狀態(tài)已經(jīng)無法解決檔案管理工作中所面臨的種種難題，如果不及時提高檔案管理工作的效率，就會不可避免的影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。科學技術的發(fā)展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供了可靠的物質(zhì)基礎。
做好現(xiàn)代化檔案管理工作，首先要加強硬件設施建設，提高檔案管理工作效率，病案檔案管理部門要順應檔案事業(yè)的時展步伐，加大對檔案管理經(jīng)費的投入，充分利用現(xiàn)代化科技手段實現(xiàn)檔案全方位，多層次，多功能的現(xiàn)代化管理。電子計算機技術是當今新技術革命的先導力量。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作能夠大大的節(jié)省人力物力。
檔案管理現(xiàn)代化中的幾點思考
保密工作：在享受到計算機給檔案管理工作帶來便利的同時，檔案管理人員更要提高警惕，確保檔案的安全性、完整性和準確性。檔案管理部門要認真強化內(nèi)部管理，建立健全管理制度和崗位責任制，把檔案管理現(xiàn)代化工作落實到人，切實做好檔案信息系統(tǒng)的保密工作。
防毒工作：檔案的現(xiàn)代化管理不僅要求對基本設備的投入，更要加強對配套設施及防病毒軟件等安全性設備的投入。隨著國際互聯(lián)網(wǎng)和許多局域網(wǎng)的廣泛應用，計算機病毒及黑客的入侵成為檔案管理工作亟待解決的問題。運用先進的“防火墻”技術，采用身份驗證及文檔加密等手段能夠有效的防止病毒及黑客的入侵。
建章建制：建立健全管理制度，從建檔初期到最終的提取使用，要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，用健全的制度來規(guī)范管理人員及使用人員的操作規(guī)范，很多威脅并不是以網(wǎng)絡入侵的形式進行的，這些影響檔案信息安全的事件多數(shù)來自內(nèi)部合法用戶的誤操作或惡意操作，增強檔案管理人員的責任感，利用檔案系統(tǒng)的日志功能防止在各個環(huán)節(jié)中發(fā)生信息丟失。對重要的檔案信息資源進行備份，防止由于硬件設備的老化而引起的信息丟失。
庫房達標：由于電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境對檔案管理現(xiàn)代化進程尤其重要。保證電子檔案載體物理上得安全要注意溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到有關標注的要求。
檔案管理人員知識化：提高檔案管理人才素質(zhì)。運用計算機管理檔案工作，須加速提高檔案工作人員素質(zhì)。尤其要不斷更新檔案管理人員的知識素養(yǎng)，使之能與我國現(xiàn)代化建設目標相適應，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕應用的思想，把檔案服務方式從傳統(tǒng)的被動式服務改變?yōu)橹鲃臃铡n案管理現(xiàn)代化對管理人員提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有高素質(zhì)的人才，新時期的檔案管理人員不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神，為了適應新時期的檔案管理工作，工作人員還需要有多方面的知識，需要熟悉計算機、了解數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、計算機網(wǎng)絡和操作系統(tǒng)等。同時，在檔案專業(yè)要有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需要培養(yǎng)更多的檔案信息處理復合型人才，這樣才能適應檔案管理現(xiàn)代化的需要。由于設備的現(xiàn)代化和管理的科學化，現(xiàn)代化的檔案管理工作對相關人才的要求也在逐步提高。
討論
統(tǒng)一歸檔內(nèi)容。鎮(zhèn)黨委統(tǒng)一印制了《**鎮(zhèn)村干部履歷表》和村干部檔案袋。履歷表的內(nèi)容包括村干部個人信息、收入情況、主要社會關系和歷年獎懲情況，以及學習工作簡歷、工作實績等。檔案收集內(nèi)容還包括了村干部的入黨團材料、身份證畢業(yè)證復印件、獎懲文件、任職文件、學習培訓證書、當選各級代表證書、工作實績證明材料等。從今年開始，還增加了對村干部年度考核材料和個人工作總結(jié)的收集。
統(tǒng)一建檔對象。明確規(guī)定建檔對象為在職的村兩委成員及已退職的村主職干部，未擔任過主職的退職村干部暫不列入建檔范疇。對未擔任過主職的退職村干部，該鎮(zhèn)實行聯(lián)片責任制，要求駐村干部協(xié)同村兩委及聯(lián)戶的黨員一起做好思想工作，確保建檔工作順利進行。
統(tǒng)一申報程序。先由村干部本人負責填寫和收集相關材料，報支部會議審核。經(jīng)支部會議通過后，由黨支部書記簽字并加蓋公章，上報鎮(zhèn)黨委進行統(tǒng)一審查、存檔。對不齊全的材料，鎮(zhèn)黨委一律退回補齊，弄虛作假的要追究相關人員的責任，以確保資料的完整和真實。
統(tǒng)一管理模式。鎮(zhèn)里建立規(guī)范的村干部檔案室，村干部的檔案必須經(jīng)村、鎮(zhèn)二級審查無誤后，方能存檔。檔案管理實行按村分類、一人一檔。鎮(zhèn)里安排專人對檔案進行統(tǒng)一保管，并建立村干部信息庫，方便查閱。
二、初步成效
一、前言
高校的檔案是高校發(fā)展歷程的物質(zhì)載體，在大多數(shù)情況下，高校的教學、科研以及管理都會在高校檔案中有所記載，這對于高校今后的發(fā)展具有極為重要的作用，所以對于這類檔案的完整性和安全性也是極為重要的。對此，下文在基于筆者工作實踐基礎上，重點圍繞于高校檔案管理中存在的問題及其對策展開探究，力圖為做好此項工作貢獻自己綿薄之力。
二、檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理工作得不到重視。很多高校對于檔案管理都缺乏一定的重視，認為檔案管理就是一個走流程的過程，對于用于保存檔案的地點也是沒有任何的保密措施，甚至有的連基本的鐵門都未曾安裝。其次是用于保存檔案的工具相對落后或者保密性不足。紙質(zhì)版的檔案通常會由于年份原因或多或少都會有遺失甚至是錯漏，電子版大多也會因為管理不當而遺失或者泄露。（二）檔案管理人員的專業(yè)不足。由于很多領導對于檔案管理的重視不足，所以相對的，在人員的招收上也是一個隨意的過程，往往這種情況就很容易造成檔案的安放錯亂，導致很多人員的檔案沒有得到及時的清理，也有很多人員的檔案的填寫不夠完整規(guī)范，造成大量虛假偽造的信息。很多檔案管理的人員一般而言都相對輕松，造成了他們自身很容易疏忽大意，又因為絕大多數(shù)情況下，沒有一個相對嚴格的管理，所以檔案的信息泄露也是極為容易。（三）檔案收集的不齊全。很多時候高校的領導者都對檔案不太關注，所以導致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虛假信息，缺乏一個系統(tǒng)的收集程序和一套完整的執(zhí)行標準。這也導致很多檔案在收集這些信息的時候會出現(xiàn)錯漏，很多信息都收集的不齊全，不夠細致，甚至會出現(xiàn)一堆過期信息，導致在人才的選拔方面后知后覺。（四）檔案部門管理疏松。因為職業(yè)的特殊性，很多情況下，對于這部分人都沒有一個嚴格的管理程序，導致很大程度上，檔案的嚴密性，完整性，系統(tǒng)性都缺乏一個重要保障。對于高校來說，檔案的安全性要遠遠高于普通企業(yè)，但是這類單位在很大程度上對于檔案的保護卻要普遍低于普通企業(yè)。很多高校聘用的檔案管理人員在一定的程度上缺乏很大的積極性。這也直接導致檔案信息存在有很大的誤差，不能及時地對一些手續(xù)不全的材料退回相關部門進行補辦，也對檔案信息的采集工作有很大干擾，造成信息滯納，讓人們往往在這方面耗費大量的時間去錄入信息。（五）檔案的現(xiàn)代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的檔案管理相對還是很落后，甚至有的高校只是采用簡單的A4紙進行保存，這樣不單對檔案的嚴密性不足還很容易造成無用信息堆棧，重要信息遺漏，對于檔案的存放問題也造成極大的困擾，這就需科學和信息化的存儲了，可是即使有的高校有條件購買設備也沒有相應的技術人員進行操作，導致工作效率的低下，也導致檔案信息時效性嚴重不足。
三、高校檔案管理的對策及思考
（一）加強對于檔案管理的重視程度。提高對于檔案的管理，對于檔案的保存加大安保力度，對于存放檔案的地方要保持整潔，統(tǒng)一，對于檔案的嚴密性一定要多加防范，存放檔案的地方也要有多重防護。做好防水、防塵、防火、防盜措施。由于時代高速的發(fā)展，使得檔案信息更新也不斷加快，如何準確的保存檔案對于高校來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。（二）嚴格挑選檔案管理人員。檔案是人才一個很隱私很重要的信息，這些檔案的妥善存放和嚴密性對人才來說都是一個很重要的保障，所以對于管理人員檔案的員工也要進行培訓，加強他們的防護意識。要求他們進行信息采集的時候能夠認真、細致，將各種信息都能準確地錄入。要求必要時采取一定的制度，嚴懲那些不太重視的人員。（三）全面完善檔案收集。建立一個完善的檔案管理體系，將檔案資料收集作為一個很重要的流程，讓檔案部門加強這方面的認識，對于每一個收集的資料都要有一定的責任感，對于檔案的存放也要有一定的秩序，讓檔案管理變得全面，客觀，動態(tài)性，對檔案的不同功能進行歸類，加強檔案信息的權(quán)威性、時效性、準確性、真實性。只有完善的管理體系才能規(guī)范檔案員工的行為，從而達到最大的工作效益。（四）加強檔案方面的管理。建立檔案與員工的交流通道，這使檔案能夠得到及時的更新以及能夠剔除一部分無用的檔案，使得檔案管理起來能夠有序高效，也使得資料更加真實有效。（五）實現(xiàn)檔案建的現(xiàn)代化和信息化。想要合理利用檔案，最大限度的發(fā)揮這個資源庫的作用，就必須要進行一個現(xiàn)代化的建設，將檔案通過高科技進行一個整合，不單只可以加強檔案的安全性和完整性，更加能極大的延長檔案的存放時間。充分的利用網(wǎng)路對于檔案信息的處理是相當必要的，加上部門的配合，技術人員的積極工作，就能不斷地提高工作效率，也能在有需要的時候準確、及時地傳輸檔案信息，加強檔案信息的時效性各高校在大力開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時，要加強對館藏開放檔案的全文掃描工作，依據(jù)破損、老化、利用頻繁檔案優(yōu)先掃描的原則進行，并將其放在檔案館網(wǎng)站上加以利用，實行網(wǎng)上全文檢索。各高校要建立全校性的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，有效地解決檔案管理系統(tǒng)與其他各部門管理系統(tǒng)互不兼容的問題，消除信息孤島，實現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。
四、結(jié)束語
總而言之，高校檔案管理質(zhì)量與高校發(fā)展息息相關，尤其是在高校不斷改革的今天，檔案在高校各項工作中的作用越來越明顯，所以，高校師生應當要對檔案管理工作予以充分重視，正視管理中存在的問題，并采取有效的對策進行改進與優(yōu)化，以有效提高高校檔案管理水平。
作者:金愛新 單位:長春工程學院檔案館
【參考文獻】
Pick to: the current file management exists some problems, to solve these problems, to enhance the consciousness of the archives management, file management procedures strictly; File transfer should be in strict accordance with the procedures; We will improve the system of archival management, make records management work systematic, standardized operation.
Key words: file management; The problem; countermeasures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發(fā)展，檔案工作的改革也日益加深。面對各種信息量越來越復雜龐大的今天，檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。檔案管理工作如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加適應新形勢下檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對的首要問題。
一、檔案管理工作存在的問題
（一）對檔案管理工作的重視不夠許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理方面的問題。
（二）檔案交接制度不嚴謹檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是檔案交接時。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。
（三）許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。
（四）當前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化多年以來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導致大量重要的檔案丟失，造成嚴重的后果。
二、檔案管理工作的對策
（一）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發(fā)展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）41-0009-03
俗話說：“民以食為天”，高校食堂歷來是高校領導不能放松的一根弦，也是維護高校穩(wěn)定的重要基礎。尤其是在新形勢下，物價不斷上漲，通漲仍在延續(xù)，因此，當下，必須充分認識到高校食堂工作的重要性。雖然高校食堂工作一直是學校管理工作的重點和難點，如何做好新形勢下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持續(xù)發(fā)展是學校各項管理工作的重中之重。高校食堂的管理千頭萬緒，如何進行科學化管理，就是擺在我們高校管理者面前的一項重要課題。在各項管理工作中食堂的檔案管理是科學管理的基礎和前提，沒有科學的檔案管理，管理就會成為無源之水，無本之木。只有實施科學的檔案管理，才能為科學管理提供信息和依據(jù)。
一、當前高校食堂檔案管理存在的問題
高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租賃制。食堂的員工大多以農(nóng)民工為主，食堂的具體管理者及員工的身份多數(shù)都不是學校的正式員工，他們重視的首先是利潤，對于檔案管理往往被忽略或沒有檔案管理這個概念，甚至許多食堂沒有檔案，更談不上檔案管理，這種狀態(tài)是與高校檔案管理及學校的發(fā)展極不適應的，必須加強食堂檔案建立和管理工作。
1.對食堂檔案管理重視不夠。高校食堂應以服務為前提，不能等同于商業(yè)機構(gòu)，不能以盈利為主要經(jīng)營目的。學校對食堂的管理首先應科學化、制度化，而不是簡單的做好飯菜滿足就餐者一般性需求。科學化管理需要建立在完善的信息系統(tǒng)，管理科學化，就是綜合運用現(xiàn)代管理理論、技術和方法，對食堂的生產(chǎn)過程進行全時空、全方位的科學管理。尤其是對檔案的科學高效管理，對于降低食堂經(jīng)營成本、提高食堂系統(tǒng)運行效率、增強食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建設現(xiàn)代化食堂，必須在食堂的檔案管理上下功夫，進而促進食堂管理更加符合現(xiàn)代管理制度的建立和完善，確保食堂管理的標準化、制度化、精細化[1]。
2.克服對檔案管理的可有可無的思想。加強對食堂食品安全管理監(jiān)督，是管理者的首要任務。在日常管理工作中，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正；對違法經(jīng)營，誘發(fā)事端的食堂經(jīng)營單位或個人，相關單位要及時做出相關處理，要防止與杜絕誘發(fā)事故的苗頭和隱患，食堂檔案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，來不得半點馬虎，必須通過建立完善的檔案資料來完成。忽視檔案管理的經(jīng)營者是不符合現(xiàn)代企業(yè)制度建設要求的，是不可能管理出符合現(xiàn)代高校要求的現(xiàn)代化食堂的。
3.食堂務工人員對建立檔案的重要性認識不清。目前食堂務工人員大多是農(nóng)民工，農(nóng)民工對個人檔案意識和檔案觀念淡薄是普遍的，也是當前農(nóng)民工民生檔案建立與管理存在的首要問題。由于缺乏建檔意識以及自我保護意識，對自己專業(yè)技能的積累沒有足夠認識，甚至連是否簽勞動合同，是否加入社保、醫(yī)保也沒有引起足夠的重視。假如這些合同文件存在，而不能進行有效地保存，致使在發(fā)生勞動糾紛、個人合法權(quán)益受到損害時，無法出具完整的檔案信息憑證或者翔實的檔案信息資料，使得個人合法權(quán)益無法得到保障，同時，也會給未來求職帶來不便[2]。
二、食堂檔案資料的收集與完善
高校食堂檔案的建立是件大事，不僅涉及到食堂的科學管理，更涉及到食品安全以及政治穩(wěn)定。食堂管理工作不僅要做好事前預防、事中監(jiān)督，還要做好事后處理。檔案的建立和完善勢必為食品安全提供了保證，由此可見，檔案建立是件事在當代，立在未來的大事。高校食堂檔案資料來源于與食堂有關的各個部門，產(chǎn)生于與食品生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)，貫穿于食品采購、制作、出售的全過程。食堂檔案的保存和管理，首要的前提是食堂檔案資料的收集，沒有檔案資料的收集，就無法保存檔案，當然也就更談不上檔案管理了。如果食堂資料收集不全面，也就不能全面地保存食堂檔案，而且保存的食堂檔案也不是食堂發(fā)展過程的真實記錄和完整憑證。因此，要進一步加強高校食堂檔案管理，必須首先全面、完整、準確、系統(tǒng)地收集食堂檔案資料，避免遺漏和缺項[3]。
1.檔案搜集要做到全面性。關于檔案搜集的全面性，眾說不一各有所長，筆者認為食堂檔案應從以下幾個方面入手：（1）食堂經(jīng)營許可證、衛(wèi)生合格；（2）從業(yè)人員身體健康體檢證等相關證件、從業(yè)人員勞動合同、人員工資表等；（3）食堂制定的規(guī)章制度、工作計劃、報告、總結(jié)、會議記錄以及管理工作中形成的文件材料和各種會議紀要等；（4）食堂每餐的食譜、價格確定的方案；（5）學生伙食管理委員會的開會記錄；（6）上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等有關于食堂工作的文件和信函；（7）學校黨委、行政的重要文件及學校相關部門發(fā)給食堂的文件和相關文字材料；（8）食堂獲得的榮譽證書、獎勵等文字材料；（9）年終結(jié)算清單及年終總結(jié)；（10）上級領導視察留下的照片及有關對食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同時期建立的水、電、火、中毒等突發(fā)事件應急預案。以上十一項內(nèi)容只是筆者的一孔之見，還不夠完善，還要在食堂的經(jīng)營和發(fā)展過程中，不斷豐富，但目前上述11項內(nèi)容可以說基本上覆蓋食堂檔案的全部內(nèi)容，也是高校食堂檔案不可缺少的重要資料。全面地收集和保存上述檔案資料，確保食堂生產(chǎn)全過程得到生動有效的記錄，才能談得上對高校食堂檔案的科學有效地管理。
2.切實做好食堂檔案資料收集的保證工作。高校食堂檔案的建立和完善，除規(guī)定具體內(nèi)容是遠遠不夠，要保障檔案資料收集的全面性，還必須做到以下幾點：（1）必須建立健全食堂檔案法規(guī)體系，把食堂檔案收集管理納入到學校檔案管理的統(tǒng)一軌道上來。（2）深入宣傳檔案法規(guī)，提高食堂管理者及從業(yè)務工人員的認識，增強主管部門和食堂管理者的檔案意識。加強跟蹤管理和對檔案收集的現(xiàn)場指導，提高對檔案資料的收集質(zhì)量，真實地記錄食品生產(chǎn)的工作流程，保證檔案的原始性、真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。（3）設立獨立的檔案管理人員，提高檔案員的素質(zhì)。加強經(jīng)常性的業(yè)務培訓，實行檔案員持證上崗。
3.食堂檔案資料的整理。檔案資料了的收集僅僅是檔案管理的第一步，更重要的是對所收集到的資料進行有序的整理。加強高校食堂檔案資料管理工作是一個承上啟下的重要環(huán)節(jié)。食堂檔案有別于其他檔案管理，必須按照時間順序，生產(chǎn)流程，不同類別進行排列編號，以便檔案資料的保存、管理和利用。為此，食堂檔案管理必須堅持完整性，真實性、時間順序性。為了便于日后查找和利用，食堂檔案整理大致可歸納為以下幾類：（1）政策法規(guī)類。具體包括各類許可證件；上級文件；規(guī)章制度；勞動合同；勞動保險；管理機構(gòu)組成人員名單等。（2）原料采購類。原材料采購是保證食堂飯菜質(zhì)量的重要關口，采購的主要食品要保證質(zhì)量，避免“三無”產(chǎn)品進食堂。為此，包括采購人，供貨單位，每天采購的食品品種和數(shù)量、價格等都要一一存檔。（3）生產(chǎn)過程類。食品安全是食堂經(jīng)營第一要務，食品的生產(chǎn)過程必須嚴格遵守生產(chǎn)程序和制度。各種食品的名稱，食品加工生產(chǎn)過程要記錄到人，確保責任到位。（4）務工人員的個人檔案。主要包括個人履歷，學歷，專業(yè)特長證書，工作以來的鑒定及考核材料，社會關系，錄用、聘任、獎懲材料，工資級別，對組織有保存價值的材料等。
三、加強和完善食堂檔案管理的途徑和方法
高校食堂檔案資料的收集和整理是高校食堂檔案管理的重要前提和基礎，然而，所收集的資料能否得到妥善的保存和利用，其關鍵是能否做到科學的管理，科學管理檔案要從以下幾個方面入手。
1.檔案管理人員應具有專業(yè)素質(zhì)。管理是一門科學，搞好管理必須具備專業(yè)的管理知識，檔案員也是如此。檔案管理是一門學問，不僅僅限于簡單的資料收集，更重要的是對收集到的資料進行科學專業(yè)的管理。建立食堂檔案的過程是件繁雜、勞心、費神的工作，保存高校食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發(fā)和利用食堂檔案的信息資源，為提升食堂服務質(zhì)量服務。檔案資料的搜集及整理十分重要，資料收集不全會影響對食堂全貌的記載和有效利用；資料整理不規(guī)范會影響到今后的查詢。要科學規(guī)范的建立和管理以及有效地利用檔案，檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)格外重要，沒有業(yè)務素質(zhì)作保證，檔案的作用就無法發(fā)揮，從而也就失去了建立檔案的意義。另外，除業(yè)務素質(zhì)要求外，還要選擇政治上可靠，具有較高的政治素質(zhì)、高度的責任心、作風正派的人員，因為檔案管理具有嚴格的保密性要求[4]。
2.要強化檔案管理者的服務意識，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。建立食堂檔案，保存食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發(fā)和利用食堂檔案的信息資源，為廣大學生服務好，保障學生有一個健康的體魄，把旺盛的精力投入到學習中去。為此檔案管理人員要明確服務方向，端正服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量。服務的質(zhì)量如何是衡量檔案管理者職業(yè)道德標準，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，是檔案管理者義不容辭的責任。在某種程度上說，目前，我們許多單位檔案管理只限于管，而往往忽視了如何利用，也就是說檔案的管理大多處于“重管輕用”的狀態(tài)，從而使食堂檔案資料利用率非常低，甚至長期“閑置”在書架上、庫房中，使高校食堂檔案管理工作總是在低層次上止步不前。這種狀態(tài)嚴重地背離了建立檔案的初衷。為此，食堂檔案管理必須堅持“管、用”并重的原則。檔案的利用不僅是被動的調(diào)來調(diào)去，檔案管理者應為檔案信息資源的利用提供主動服務，要結(jié)合食堂工作的不同時期、不同季節(jié)的不同特點，及時向食堂管理及經(jīng)營者提供有針對性的檔案信息服務。
3.建立、健全檔案管理制度，是充分利用檔案資源的保證。檔案管理是件嚴肅認真政策性很強的工作，檔案工作的管理要嚴格遵守檔案法的有關規(guī)定，同時還要結(jié)合不同行業(yè)的不同特點，完善管理機制，結(jié)合工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷加強檔案制度建設。首先，要建立健全崗位責任制，使目標管理任務分解到位、落實到人；第二，建立健全檔案借閱制度，保證檔案安全；第三，建立檔案保密、利用制度，工作中嚴格按制度辦事，保證檔案管理的制度化、規(guī)范化[5]。
食堂檔案管理對于未建檔案的食堂來說是一件全新的工作，而對已建立檔案的單位還有不斷完善和充分利用的必要。面對現(xiàn)在食堂管理模式及食堂就業(yè)人員組成的復雜性，作為管理者要高度重視食堂檔案管理工作，要克服建檔和管理的為難情緒，全面認真的收集經(jīng)營過程中留下的有保存價值的各種資料，科學地整理和保存檔案資料，充分和有效地利用檔案信息資源，必將為高校食堂現(xiàn)代化建設打下堅實基礎。
參考文獻：
[1]孫忠柱.高校食堂管理的幾點體會[J].科教平臺，2008，（6）：1-4.
[2]田艷艷.農(nóng)民工檔案管理的問題與對策研究[J].檔案學研究，2012，（4）：1-5.
[3]趙金鵬.高校學報編輯部檔案管理應在三個方面下功夫[J].管理與改革，2008，（1）：1-2.
人事檔案工作是一項基礎性工作，搞好人事檔案管理，對于全面的了解干部，正確選拔使用人才具有重要意義，我們應清楚的看到，由于人事檔案工作是一項內(nèi)部性，保密性很強的工作，是一項并不引人注目的，默默無聞的工作，因為有的同志常常看不到這項工作的重要性，這些情況表明，相當一部分人員對人事檔案工作的意識還是不強的。長期以來，相當一部分人包括領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫，保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要'守好攤'，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)，查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現(xiàn)在的管理需求。
二、管理機制滯后
目前的人事檔案管理還是沿用長期以來行成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚，缺少應有的生機與活力，機制滯后，已不能適應干部工作發(fā)展的需要。另外，對離任審計，任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識培訓，對檔案的重要性，管理要求，檔案材料的收集，整理，歸檔，裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時，準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反應本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。
三、管理方法滯后
目前的人事檔案方法落后，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現(xiàn)代化管理水平不高。在檔案管理水平上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能合理應用。因此，必須圍繞新《條例》要求，適應形勢需要，更新觀念，強化檔案規(guī)犯化和信息化管理，進一步加強管理人員隊伍的培訓，為檔案工作提供更好的服務。
四、檔案渠道不暢，收集歸檔不及時
