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為有效化解民族矛盾、宗教房產糾紛等敏感性、復雜性等重難點問題的解決提供最大幫助，民族宗教領域的民生檔案工作一方面要以維護民族和睦為主線，尊重少數民族的和風俗習慣，加大服務力度，依法保障他們的正當權益。另一方面要以促進宗教和順為主線，深入落實《宗教事務條例》，在檔案信息資源的收集、整理、開發、利用過程中，做到保護合法，制止非法，抵御滲透，打擊犯罪，為各種宗教活動規范、有序做好服務工作。
對此，要進一步提高對民生檔案工作重要性的認識，必須繃緊“民族宗教無小事”這根弦，切實增強緊迫感和責任感；在具體工作中體現“以人為本”、“關注民生”的工作理念，真正做到察民情、了民意、貼民心，用真心、動真情、見真愛，使民族宗教檔案形成過程的每一個細節，體現出急群眾之所急，想群眾之所想，扎實做好民生檔案的建立、管理和使用工作，充分發揮民族宗教領域民生檔案的資源優勢。
二、以“以人為本”、“關注民生”為著力點，多渠道、科學合理地收集、整理和開發利用民族宗教領域民生檔案信息
（一）把服務民生作為民族宗教檔案工作基本方針，多渠道收集整理民生檔案信息
要與時俱進，本著以改善和服務于民生為重點的民族宗教工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，深入挖掘、不斷整合現有涉及少數民族群眾和信教群眾的民生檔案信息資源，依法履行民生檔案的收集、保管、移交、利用工作。
一要創新檔案收集方式。針對民生檔案管理兼職管理的現狀，為保證民族宗教領域民生檔案的收集完整，要采取收集多層次工作機制，即：實行各業務科室分頭收集，檔案管理人員集中整理的方式，使有歸檔價值的資料得以及時存檔，不斷拓寬檔案收集面，確保檔案資料齊全、完整、準確。
二要創新檔案管理技術。充分發揮檔案應用信息技術，拓展檔案管理的發展空間，不斷應用現代信息技術加強檔案管理，依靠數字化手段，加強文檔信息庫建設。力求做到歸檔文件隨辦隨歸，除密級件外全部實行檔案管理數字化，并建立電子文檔目錄。從而基本實現檔案管理網絡化、電子化，確保工作效率大大提高。
三要創新服務方式。抓住信息化建設契機，積極與有關部門特別是檔案部門的配合，搭建起查閱涉及民族宗教領域的民生檔案平臺，并將查詢終端拓展至廣大群眾。
（二）科學合理地收集、整理、開發利用事關民生的民族宗教檔案信息資源
首先要創建適應新形勢、科學合理的民生檔案信息資源新模式。一方面堅持從“三個圍繞”入手，全方位展開民生檔案信息的收集整理、開發利用等工作。即：一是圍繞領導收集、整理民生檔案，為領導了解民情、開展決策服務。二是圍繞群眾關心的問題開發檔案資源，為公眾服務。三是圍繞本單位中心任務提供檔案，為維護群眾合法權益服務。各級民族宗教部門在檔案信息管理服務過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的文件材料及時、完整、準確、系統歸檔。
另一方面把涉及少數民族群眾和信教群眾切身利益的有關業務工作納入民生檔案監管的重點。要收集、整理齊全如教堂、清真寺等各宗教活動活動場所的房產權屬、改擴建圖紙；各宗教團體機構沿革、核發登記手續及宗教教職人員審核備案登記；信教群眾人員信息庫；少數民族成份變更原始記錄等涉及民族和宗教領域歷史性、群眾性、敏感性問題的依據。
三、建立健全有效的民生檔案管理運行機制，推行必備軟件、硬件設備支持，促進民族宗教民生檔案信息服務惠及百姓
一是建立健全一套行之有效、規范有序的民生檔案管理制，強化對涉及少數民族群眾和信教群眾等有關的文件材料的管理力度，依法及時收集與歸檔。另外檔案部門要會同有關行業和部門，對涉及民族宗教領域的民生檔案加強監管，完善指導、監督檢查。通過執法檢查，增強各級各有關部門的檔案意識，確保民生檔案的齊全完整、安全保管和有效利用。
二是加大檔案工作軟件、硬件設施配備力度，逐步建立民生檔案公共服務體系和檔案開發利用體系。一方面要進一步加強對民族宗教領域民生檔案工作的管理，設立機關綜合檔案室、購置檔案管理專用軟件、計算機、專用檔案柜和符合“九防”要求的檔案庫房。另一方面要堅持以人為本，轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋面向群眾的民族宗教檔案信息資源體系，為廣大群眾獲取民生檔案信息提供便利。除國家規定不宜開放的檔案外，公民持有合法證明，可依法利用涉及自身權益的民生檔案。
三是領導重視民生檔案建設，不斷激勵民族宗教領域檔案工作者的工作熱情
各級民族宗教工作部門一方面要將民族宗教檔案管理工作納入工作日程。明確各責任科室的任務，分工落實，提出明確要求，確保民族宗教檔案信息建設不斷完善。另一方面要高度重視檔案人才隊伍建設，對他們的工作和生活要給予關心、支持和幫助。要盡力創造條件，為他們提供參加業務學習培訓機會，鼓勵崗位練兵、開展學術研討、聯合攻關等檔案業務交流活動，以增強他們在具體工作中的三種意識，即檔案意識、法制意識、責任意識；激勵他們具備三心，即熱心、細心、耐心；做到三勤，即腳勤、手勤、口勤。
四、采取措施，依法推進民族宗教領域民生檔案信息建設
其次，作為檔案的管理和服務者，要充分解放思想，在互聯網普及的今天，應充分利用先進的管理服務技術和先進的服務理念，加強檔案編研工作，開發、開放檔案服務資源，思想上要敢于創新，特別是關系民生的檔案資源，要做好超前服務，使得檔案的利用能充分面向大眾，及時為民眾提供優質的服務。
二、檔案服務在管理體制上的創新
“創新是事業發達的不竭動力”。首先，檔案服務創新要在管理機制與管理體制上創新，這樣才能促進檔案管理水平與服務效率的提高。在創新思想的指導下，要加強檔案工作人員職業道德教育，每個行業都有每個行業的職業道德，檔案職業也不例外，應根據單位的實際，制定符合行業和單位實際的道德規范和實施細則，并對檔案工作者統一進行培訓，使得大家都能很好地遵守。對于各部門的職能，也要有相應的規則，并適應創新服務內容、服務方式、服務范圍、服務職能的需要，使得各部門合理分工，各部門、各個工作者各負其職，加強聯系，密切配合，共同做好檔案工作。此外，還應制定一套獎懲制度，并嚴格執行，定期檢查與評議執行情況，表彰先進，懲罰落后，做到充分發揮每一名檔案服務人員的積極性和創造性，在單位內部形成人人都想爭創一流工作業績的良好氛圍，用檔案管理體制上的不斷創新促進檔案事業的不斷發展進步。
三、檔案創新服務要有超前意識
在當前新媒體時代背景下，檔案的管理服務也要實現信息化、數字化，雖然電子文件、數字檔案已經用了多年，如何確保電子文件、電子檔案移交進館并進行有效整理、保管與利用，已經不僅僅是計算機專業技術部門獨自考慮的問題了。檔案信息化、數字化、現代化建設正在逐步地滲透到檔案管理的各個環節。因此，檔案整理工作必須大膽創新。檔案整理創新應體現在：既要傳承弘揚仍然適用的傳統的手工整理檔案的方法，又要發展超越傳統的檔案整理思維模式與具體整理方法。切不可因創新而丟掉傳統，應利用現代信息處理技術拓展檔案整理思路與方法。
檔案服務創新對檔案整理工作提出了新的、具體的要求，這就為檔案整理以及檔案基礎性工作全面提升提供了更加廣闊的展才華與實施創新能力的舞臺，為檔案工作者開拓出更加廣闊的外部創新環境與發展空間，并促使檔案整理工作構想與方法做到結合實際的調整。可以說，檔案服務創新在促進檔案基礎工作創新中具有不可替代的重要作用。
營造良好的創新氛圍，使檔案工作者能及時接觸新鮮事物，了解檔案工作的現狀及發展趨勢，增加新的知識，逐步形成一種開拓精神和超前意識，強化服務職能。在檔案的服務創新方面，要站位高，考慮全，并對檔案的來源等方面要深入調查研究，挖掘檔案背后的故事，這樣才能提高檔案資源合理利用率，才能為檔案的利用者提供全方位的服務。
四、網絡環境下的檔案創新服務
“民生檔案”既是一個非實體表述性的概念，也是一個整體集合的概念。這是由社會實踐中“民生問題”本身的特點與檔案管理的特殊要求兩方面的因素所決定的：
（二）知識管理和檔案管理的管理目標十分接近。知識服務是在綜合利用檔案信息和其它顯性與隱性知識的基礎上，對檔案信息的內容進行分析、綜合與提煉，所形成的信息成果不僅改變了原生檔案信息的形式特征，而且一定程度上改變了檔案信息的內容特征。同時，知識管理在檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、統計等各項基礎工作環節中。都貫穿著社會需要和提供利用服務工作的要求，檔案的利用服務工作直接體現了檔案工作的目的和方向。知識管理的目標是為了沉淀本單位的最佳實踐、促進知識共享、消除信息孤島。在檔案管理中，檔案管理的目標是為組織的各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求。兩者都是以組織內的知識共享為目標。
（三）檔案的利用服務是整個檔案業務工作環節的重要組成部分。在傳統檔案管理中，檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識，創造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻，因而也就只能“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”。同時，知識服務要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數據庫到建穴知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識需求，為信息、知識價值的實現做出了巨大的貢獻
二、構建知識服務的檔案管理模式探索
（一）構建支持知識服務的知識團隊。知識服務是以信息和知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境，融入用戶解決問題的全過程中，提供能有效支持知識應用和知識創新的服務。由于檔案服務工作的不斷深化對工作人員素質提出了高要求，具備優良的業務素質是做好工作的根本。它包括廣博的科學文化知識、較強的業務能力、豐富的實踐經驗等，工作人員的業務能力不僅體現在運用各種先進的處理技術方面，而且也體現在對文獻內容的掌握、了解、引導用戶利用上，能夠運用多學科的基礎知識，成為利用者利用文獻的向導和顧問。在利用者服務工作中，不斷提高個人的綜合分析能力、研究能力、語言表達能力是十分重要的。信息化大潮的臨近讓信息的價值前所未有地凸顯出來。信息時代需要的檔案管理不僅僅局限于檔案的分類、歸檔和管理，也要求檔案信息能在更高的平臺上為需要信息的人們創造價值。
（二）組織、建立社會組織的知識庫。知識管理的根本目的可以促使人們重視定義檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應該重視檔案的開發和利用；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務，而必須融入組織的核心活動，為組織創造價值、實現效益最大化服務，為提升組織核心競爭力服務。同時，知識庫并不是存儲相對容易獲得的文件、合同、單據或慣例的靜態信息庫，它的內容包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、報告等眾多方面，且擁有動態的結構。隨著我國檔案信息化工作的推進，檔案館管理逐漸采用現代化的管理工具、技術和方法，為知識庫的建立提供了良好基礎設施。
農業院校 科研檔案 管理工作
科研檔案是農業院校檔案的重要構成部分，是學校科研活動的真實記載，是保護學校知識產權的重要依據，因此，搞好科研檔案工作對農業院校來說有著極其重要的意義。
1 農業院校科研檔案工作的現狀
1.1 立卷單位多而分散
根據檔案材料形成單位立卷的原則，一所學校，每年都有上百個課題結題，也就有上百個立卷單位。要對這眾多的課題組進行具體的檔案業務指導，這對于面向全校、統管門類眾多而只有少數人員編制的學校檔案部門來說，其有效指導難免會顧此失彼，從而影響課題的及時歸檔和立卷的質量。
1.2 課題組成員的臨時性與檔案工作的專業技術性產生矛盾
檔案工作是一項專業技術性工作，即使是一個專業檔案員，也需要經過專業基礎的學習，再加上一定的工作實踐經驗積累，才能逐步熟練。由于課題組是隨科研任務的需要而組合的單元組織，其成員的臨時性和流動性使其難以熟練掌握立卷的原則、方法和技能，加上科研人員大多數是雙肩挑的，工作繁忙，確實很難有時間按檔案工作的要求做專門的資料收集。保管，整理、加工等歸檔立卷工作，從而影響了課題立卷的質量和落實。
1.3 科研檔案形成的渠道多
一項科研任務從選題申報，評議審批、組織實施到驗收鑒定，涉及到項目主管部門，學校管理部門以及課題組三個系統，其檔案原始材料產生于這三個系統，歸檔時需要人為地將它們有機組合在一起，否則就有可能造成檔案被分離而欠準確、完整和系統。這也增加了科研檔案工作操作上的困難，例如從立題到實施過程中，課題組處于被管理的位置，項目和成果報批、評審的材料不可能到達他們的手中，因而課題組就無法按基層單位立卷的要求獨立完成科研檔案的全部立卷任務。
1.4 科研檔案材料形成的周期長，集合材料需要跨年度進行
一項科研任務往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范圍廣、參與的人員多，檔案內容復雜，極易產生分割和疏漏現象。由于學校檔案管理部門不直接參與科研管理工作，不掌握全校科研活動的狀況，因此難以做到及時督促歸檔或清楚地知道是否該歸檔的都已全部歸檔了。由于不了解科研的全過程，對各個案卷的內在有機聯系也就不大了解，不易發現遺漏、分割或重復的現象。如課題的研究材料和成果材料，可能會因時間的差別而被分割為兩個檔案。
1.5 科研檔案材料的定級具有滯后性
就單項研究課題而言，其預研期和立項后的前期、后期各階段重要程度可能發生變化，也就是在不同階段，其級別可能發生變化。例如，某個課題在啟動時可能是校級自選，隨著進展，可能升級為省部級項目以至國家級項目，其形成的檔案材料的重要程度和級別也隨著發生了變化。但從檔案材料的系統性，完整性來說，這個課題各階段的檔案材料是不可分割的，這就為確定進館檔案的級別內容和數量造成困難。特別是不掌握科研的動態變化過程，就難以做好立卷工作。
1.6 科研檔案歸檔工作尚未建立統一的約束機制
雖然《高等學校檔案工作規范》中規定凡申報成果獎必須要有檔案部門出具的歸檔證明方可受理。但由于目前檔案工作的領導體制上還存在缺陷，我國有些科研主管部門還未統一制定這一規定，致使有些項目可以不經過歸檔審查便被授予獎勵。此外，申報獎勵的畢竟只是少數，許多已結題而不報獎或暫緩報獎的項目更沒有歸檔的約束，從而有可能造成大量檔案材料長期游離在外，甚至流失。
2 加強學校科研檔案管理的辦法
為解決科研檔案管理中存在的問題，筆者認為應從以下方面進行思考
2.1 堅持依法治檔，強化規范管理，實行集中統一管理
《高等學校檔案工作規范》明確規定：“科研檔案必須集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發和利用。”學校要根據有關法律法規及結合本校的實際，制定相應管理制度和措施，規范科研檔案歸檔的質量、數量，時間要求等細則，明確相應的獎懲措施，做到有法可依、有章可循，確保科研項目檔案的完整性和科技含量。具體措施有在科研項目課題立項之初，項目課題組應指定專人全程負責科研材料和管理，檔案部門應對科研材料的收集，積累。整理進行專業指導：科研項目完成后，由項目負責人將平時積累的科研文件材料整理歸檔，在上報成果、申報獎勵時，由學校檔案部門加蓋檔案驗收專用章，同時審查歸檔材料是否齊全完整，歸檔材料不完整的不予驗收、鑒定、申報獎勵；項目獲獎后，獲獎材料也應歸檔，學校對達到規定級別的獲獎項目進行表彰獎勵時。必須由學校檔案部門出具歸檔材料合格證明，否則，學校不予獎勵。
在日常管理中，要堅持“三納入”、“四同步”。“三納入”即科研檔案工作必須納入科研管理制度，納入科研工作計劃、納入科研人員的工作職責范圍。同時做到“四同步”，即下達計劃任務與提出歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗收，鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步，上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。此外，檔案部門不能“守株待兔”，消極等待科研檔案的自動歸檔，應主動深入到各科研課題組，協助、指導做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，使科研文件材料從形成之日起便進入有序的控制狀態，并將這種有序控制貫穿于整個科研活動。
2.2 加強宣傳力度，增強科研人員的檔案意識
采取多渠道與多種形式廣泛學習、宣傳，貫徹《檔案法》和《高等學校科學技術研究類檔案工作規范》，進一步提高學校各級領導，科研管理部門，檔案管理部門、科研人員對科研檔案重要性的認識，使廣大科研人員了解、熟知檔案法規，增強科研人員的檔案意識，使他們認識到在科研活動中，材料的形成、積累、整理，歸檔是科研活動必不可少的環節，是科研人員不可推卸的職責。
有的科研人員認為自己的科研成果、材料應歸自己所有，這是錯誤的。《檔案法》第十條規定“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”，明確科研人員在科研檔案方面的法定權利與義務，設法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，從而調動其積極性，使其從思想上重視科研檔案工作，并在日常的管理中自覺積累科研檔案資料，推動學校科研檔案管理工作的發展。
2.3 加大開發利用力度，提高對科研檔案價值的認識
中圖分類號:F83文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)28-0088-02
中國住房公積金起步晚,規范管理更晚,全國至今沒有統一規范的管理制度,與之相對應的公積金檔案管理,更沒有明確的規定。各地市住房公積金管理中心憑經驗,制定了一些簡要的檔案管理方面的制度,既缺乏全面性、系統性,也缺乏約束力。
近年來,隨著衛生事業的快速發展和人才流動,在房地產不斷升溫的社會大背景下,公積金檔案管理成為醫院不可忽視的一項重要工作,各醫院每年新職工公積金開戶、職工調進調出、職工退休等公積金匯繳以及公積金提取等,形成了大量公積金檔案。本文結合醫院公積金檔案管理的業務特征,就公積金檔案管理的現狀及如何規范管理談些認識,以促進醫療系統公積金檔案管理的健康、有序發展。
一、醫院公積金檔案管理的現狀
1.領導重視程度不夠,檔案管理存在安全隱患。一些醫院,尤其是綜合性醫院分科細,病員多,醫療用房非常緊張。本著一切為醫療讓步的原則,公積金檔案庫房無法保證,設施及其簡陋不規范,或是閣樓或是地下,根本達不到各種材質檔案對光線、溫度、濕度、氣體、灰塵的控制要求,使得部分檔案在自然作用下出現老化、退色和信息失真。
2.檔案管理人員非專業化。醫院住房公積金檔案管理往往是本單位從事管理的人員來做,鮮有專職檔案員。且公積金檔案管理者常身兼數職,既管理檔案又是單位的公積金經辦人,進行業務憑證及檔案的整理歸集存檔中缺乏檔案管理的基本理論和工作經驗,難以對檔案實施有效的管理和利用。
3.住房公積金業務檔案管理不規范,難以保證其準確性完整性。當前,各醫院除對組織人事、財務審計等檔案資料有專人重點保存外,對住房公積金日常業務檔案的歸檔和保管隨意性較大,只是大體將各項業務憑證按日期順序歸檔裝訂成冊存放,沒有進行科學的立卷和專門的分類整理,造成資源浪費和工作效率低下。
二、如何規范管理醫院住房公積金檔案
(一)公積金檔案管理人員的從業素質要過硬
1.思想素質過硬。要進一步解放思想,提高對住房公積金檔案地位和作用的認識,依法進行管理,變被動為主動,積極為廣大職工服務。加強《中華人民共和國檔案法》和《住房公積金管理條例》等有關法律法規的宣傳,讓職工了解住房公積金檔案工作,并把有關資料及時傳遞到廣大職工手中,方便職工了解有關公積金方面的信息。
2.業務素質過硬。一般來說醫院職工住房公積金經辦人也就是公積金檔案管理人員,不但要了解庫藏檔案內容,清楚檔案成分的構成,檔案的門類、檔案的分類、保管期限、存放位置及多種查找方法,還要有科學的工作態度、高度的工作責任心和熟練掌握住房公積金的有關法律法規,以便在盡可能短的時間內向人們提供最佳服務,以提高工作效率。比如:職工提取公積金,需要了解是公積金貸款、商業貸款還是組合貸款;是住宅還是商用;房產共有人情況等等,根據不同的類型提交不同的檔案材料,準確填寫住房公積金提取申請審核表,順利完成每一筆公積金的提取。檔案人員必須堅持不懈地學習,除需要了解公積金信貸檔案外,還要熟悉計算機的知識與使用技能,掌握復制、縮微、監測等現代技術,不斷適應信息社會對專業檔案人員的要求,做一名合格的公積金檔案管理人員。
(二)公積金管理要規范化
1.公積金檔案存放要規范:安排防火、防盜、防潮、防蟲、防曬的設施;對住房公積金檔案進行集中統一保管。根據職工公積金繳交、補繳、變更、轉移、基數調整以及公積金提取等業務,設置檔案類別、門目、卷號;收集、整理、裝訂檔案資料,以便開展材料文獻檢索和咨詢服務。
2.公積金辦理程序要規范:(1)加強檔案管理,防止憑證遺失,確保信息數據真實準確。對人事部門下達的工資通知單要逐一逐筆予以核實計算,并復印保留,確保每一位職工每一筆公積金數據準確無誤。(2)公積金文件材料及時整理歸檔,做好數據整理和備份工作。住房公積金業務要日清月結,及時做好業務憑證及檔案的整理歸檔和交接手續,在條件允許的情況下,基礎信息數據要按日做好多項備份以防止信息丟失。(3)建立健全公積金檔案借閱制度、公積金領取雙簽字制度,公積金查詢制度,保證業務檔案管理的完整性、準確性、安全性。如醫院職工較多,每月因退休、購房提取公積金的業務量較大,為保障職工所提交材料的安全性,應分別建立退休職工公積金領取登記表和在職職工公積金領取登記表,內含相關材料簽收明細,實行雙簽字,按年度裝訂成冊存檔,方便職工查詢,杜絕管理隱患。
(三)公積金檔案管理要科學化
1.明確住房公積金業務檔案管理的目的,明確公積金業務檔案的保存期限,銷毀程序。住房公積金業務檔案數量多,時效性強。及時、準確地銷毀無效檔案,是有效管理、利用好有效檔案的有效措施。
2.采取住房公積金業務檔案數字化管理模式,將住房公積金業務檔案資料全部制作成電子檔案,利用電子檔案存儲量大、便于備份、利于檢索、隨時上傳、下載的優勢和可還原性,實現住房公積金業務檔案資料的永久性保管。應開辟公積金管理中心的網上電子平臺,擁有公積金繳存管理系統,隨時記錄存儲職工的公積金匯繳變更、公積金基數調整和公積金繳存比例變更資料,以提高工作效率和管理質量。
3.公積金檔案管理人員要定期進行培訓,加深對有關法律法規的了解,熟練掌握業務知識和技能,做到收集的檔案材料“數量足、門類齊、內容全、質量好”;保管檔案材料“不壞、不丟、不散、不亂”;服務職工“應其所需,無所不能”。新的行業和領域不斷形成,這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。作為檔案工作主體的檔案管理人員,面對高科技浪潮、全面信息化,要不斷更新管理意識和知識,不斷“充電”,拓寬視野,了解所涉及工作領域的現狀及發展動態,運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作,實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
參考文獻:
1 檔案收集和歸檔
1.1 檔案的收集范圍
檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務過程中，任何人不得將形成的文件據為己有或者損毀。
1.2 檔案收集的質量要求
為了便于保管和利用，檔案人員應區別不同價值和年度，遵循文件形成規律，保持文件間的有機聯系，按照相應質量標準收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。
1.3 整理歸檔的時間要求
為了便于齊全、完整收集文件材料，應采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務、行政管理文件的整理歸檔應在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應在科技活動結束或之后3個月內完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機構保管1年，整理歸檔應在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應在相關活動結束或之后3個月內完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應實時完成，對應紙質文件的物理歸檔在要求時間內完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應在此活動結束或之后3個月內完成；（7）專業文件的整理歸檔在行業主管部門規定時間內及時完成。
2 檔案整理和分類排列
2.1 整理檔案
在堅持尊重和維護檔案本質特性，保持文件檔案間的聯系，便于保管和利用的原則基礎上，認真做好檔案整理工作。
在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進行監督、指導和檢查驗收工作，也要監督和指導歸檔后的統一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務、行政管理類紙質文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關科室整理其他類型的檔案資料。
2.2 分類排列檔案
一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應的標準、規范和辦法，合理運用保管期限、年度、發文機構等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。
應按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。
3 檔案基本編目和保管
3.1 檔案基本編目
檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。
用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關規定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規范填寫卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細則與機讀目錄數據交換格式》等的規定編制機讀目錄。
3.2 檔案保管
檔案保管應嚴格遵守“集中統一管理”的基本原則。檔案人員應對檔案進行科學管理，檔案庫房內非工作人員不得入內。要建立適宜檔案安全保管保護的相應庫房和柜架，容積要符合遠期發展需要，配備“八防”設備并按照規定進行定期和不定期的維護、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規范進行，并設置有指引標識。
要保持庫房清潔衛生，微小氣候適宜，室內不得擺放非檔案物品。要調控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監測溫度、濕度頻次在每周4次以上。
4 檔案鑒定銷毀和統計移交
4.1 檔案鑒定銷毀
檔案管理人員要對檔案內容的現實和歷史作用進行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進行準確認定。這要求單位應成立檔案鑒定銷毀工作領導機構，并負責完成此項工作。按照職責要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。
要根據各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據相關規定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領導機構成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應填寫銷毀清冊，銷毀在主管領導批準后進行。必須在2人以上在清冊上簽字并現場監督銷毀檔案，同時在清冊上詳細記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。
4.2 檔案統計和移交
要及時準確記錄檔案資料的各種統計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進行統計，準確記錄其數量變動情況，真正做到數據準確、真實，帳實相符，不得出現錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規定的時限內完成。調離工作崗位的檔案人員必須按照規定辦理移交手續，交接雙方應清點核對移交目錄，將出現的問題準確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責任、及時處理，順利完成工作交接工作。
5 檔案保密和利用
5.1 檔案保密
為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關規定，不得泄露涉密檔案內容。要嚴格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復印工作，為杜絕失泄密現象的發生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復制和摘抄檔案。檔案利用者應嚴格遵守保密制度，檔案庫房未經許可不得擅自進入，無關的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發現的不安全因素，及時追查責任，嚴肅處理遺失和失泄密事件并采取補救措施。
2、負責物業管理區域內環境衛生，園林綠化及返修施工的監管工作，發現問題及時跟進相關人員處理;
3、負責每日對公共區域進行巡視，并做好日常記錄，發現各種不安全隱患及需要維修的設施設備及時通報相關部門進行處理;
4、負責業主委托代辦服務的咨詢及服務工作，及時反饋相關信息;
5、負責收集客戶、業主信息，建立前期客戶檔案
崗位職責2：物業客服管家崗位職責1、熟悉項目部各項管理制度、收費標準及用戶情況;
2、定期整理客戶資料;
3、協助客戶服務部主管制定項目部清潔設備使用方法及操作規程;
4、負責辦理業主入住手續，裝修審查;
5、負責裝修檔案、業主檔案、項目部文書檔案的管理;
6、負責項目部公共鑰匙的管理工作;
7、負責準時向客戶派發各種費用的交費通知單;
8、追收管理費及其它費用的工作;
9、接待處理業主投訴、記錄，向執行部門反應，并進行反饋、上報;
10、負責對投訴的處理結果進行回訪，并做好回訪記錄統計總結;
11、協助處理突發事件，并負責處理善后工作;
12、制訂一般之文書通告表格等工作;
13、負責項目部的文件收發及傳達等日常工作，妥善保管物業項目部的文件;
14、按上級領導的要求及時與業主溝通，反饋有關信息;
15、負責項目部文件的擬定和整理歸檔工作;
16、負責辦理各類對客代辦業務;
17、完成上級領導交辦的其它工作;
崗位職責3：物業客服管家崗位職責1、熟悉物業公司各項管理制度、收費標準及其它部門的工作職能、工作范圍。
2、熟悉園區環境及各種配套設施的公共設施的位置，各樓宇的外觀結構、單元戶數、入住率等樓宇的綜合情況。
3、與住戶保持良好的關系，定期開展回訪工作，向住戶解釋說明物業公司的有關管理工作細則、管理公約、住戶手冊等，能靈活正確運用國家有關的法令法規和公司的有關規定，巧妙的處理好每件事情，維護公司的利益和聲譽。
4、負責區域內物業管理各項工作的巡查，督查園區內各崗位工作質量，善于發現工作中存在的問題或安全隱患，跟進、處理有關違章整改事宜，認真做好巡查記錄，及時將巡查發現的問題以《工作聯系單》報相關部門處理。
5、全面負責收樓及收樓后的遺留工程以及日常維修工程的跟進完成，受理業主在保修期內的房屋維保修事項，及時聯系或發函施工單位處理。
6、定期檢查空置單元，發現需整改事項及時聯系施工單位處理。
7、受理前臺傳達的工作信息，接受住戶提出的投訴或服務要求，及時到現場實地了解，經有效分析后轉交相關職能部門跟進處理。
8、負責起草對住戶發出的溫馨提示、通知、通告等文件，督促各部門通告按序張告及歸檔，包括文本格式、定期拆撕等。
9、負責跟進《保安日報表》中反映的事項，制定當天工作維修單，及時監督相關部門的維修和驗收情況。每月整理《保安日報表》和公共維修單并存檔。
10、全面負責各區車位管理工作。更新各區車位表及變更資料、催繳車位費，分析車位租賃管理問題，制定管理方案。現場了解各區車位租賃情況，跟蹤噴牌、擦牌等工作情況，處理有關漏費、欠費、逃費等問題;定期更新各區車位表，如半年度或一年度更換一次車位表，視車位表的使用情況而定。
11、負責協助保安部、工程部處理突發事件，并及時上報管理中心主任。
12、協助組織、開展社區文化活動和宣傳工作
13、執行上級所指派的其他工作。
崗位職責4：物業客服管家崗位職責1)負責業主辦理入住的各項準備工作，及入住流程辦理和后續的服務工作;
2)負責物業管理區域內環境衛生，園林綠化及返修施工的監管工作，發現問題及時跟進相關人員處理;
3)負責每日對公共區域進行巡視，并做好日常記錄，發現各種不安全隱患及需要維修的設施設備及時通報相關部門進行處理;
4)負責業主委托代辦服務的咨詢及服務工作，及時反饋相關信息;
5)負責收集客戶、業主信息，建立前期客戶檔案。
6)根進所服務區域的樓宇維保修工作，對每日工作進行跟進、記錄、拍照，并反饋相關部門及業主。
7)對區域內的保潔服務進行業務的組織、指導和管理工作;
（一）收集要完整、準確
一切單位保管的經濟科技檔案，能反映出本單位技術活動的基本歷史面貌，經濟科技檔案完整、準確就能保證本單位生產、建設和科研等技術活動的正常運行。為保證經濟科技檔案的完整、準確，必須從經濟科技文件材料的形成和積累做起，把需要歸檔的收集齊全，核對準確，達到完整歸檔。
（二）整理要科學、系統
經濟科技檔案整理的科學、系統就是指經濟科技檔案的分類系統化，符合檔案學的基本原理，符合學科的分類規律，保持經濟科技檔案的內在聯系，反映本單位工作特點，使經濟科技檔案便于管理，便于利用。
（三）保管要安全、條理
保管安全是指通過科學的管理，必要的設施，做好防火、防盜，避免人為的破壞因素。同時采用檔案科學保護技術，防止自然破壞，最大限度地延長檔案的“壽命”。重點保護價值大的重要經濟科技檔案，建立健全檔案保管制度，把安全責任制落實到個人。條理是指經濟科技檔案保管存放有科學規律，便于調卷、回卷、檢查、核對，并要保持檔案、檔案庫房、檔案設備的整潔、美觀，以及保持二個優美的環境和良好的秩序。
（四）統計要簡便、準確
對檔案數量的統計（歸檔數、移出數、銷毀數、實存數等）和保管期、密級的統計應簡便、迅速，對檔案利用情況的統計（利用效果、查閱量、采用率、借用人次等）應全面、及時，并根據不同利用者的要求，提供準確的數據，并對統計的數字與成果進行分析研究，從中找出規律，不斷改進和提高統計工作的質量。為保證統計精確性，需建立統計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具，包括登記簿、統計簿、登記表、記錄簿和利用效果登記簿等。
（五）鑒定要制度化、標準化
制度化就是要配備專人，定期進行檔案的鑒定工作，對失效檔案文件必須嚴格履行銷毀審批制度；標準化就是必須根據國家制定的經濟科技檔案管理標準，鑒別經濟科技檔案的保存價值，把有效檔案和無效檔案分開。
（六）服務要迅速、有效
利用者查閱經濟科技檔案時，無論從什么角度查找（按項目、專業、階段等），都能迅速而準確地查到其所需的經濟科技檔案。
（七）設備要先進、配置合理
“廣、快、精、準”是信息化社會人們對經濟科技檔案信息需求的特點，為了滿足這一要求，在很大程度上還必須借助于先進的技術設備和手段，即運用計算機技術、遠程通信技術和網絡技術實現經濟科技檔案的現代化管理，實現檔案信息保存無紙化、檔案信息傳遞網絡化和檔案檢索的自動化。
二、經濟科技檔案科學管理的主要措施
（一）必須有一支過硬的科技檔案干部隊伍，這是實現經濟科技檔案科學管理的主導因素
科學管理十分強調人的作用，所以，經濟科技檔案的科學管理，必須有一定數量懂科學技術的科技人才，必須努力學習和研究檔案管理知識，以檔案學理論為指導，結合本單位工作性質和專業特點，不斷總結經驗，提高自身的素質和檔案專業技術水平。要培養經濟科技檔案專業隊伍的應變能力，以適應錯綜復雜的市場經濟發展環境對經濟科技檔案工作的影響。另外，還要創造條件提高經濟科技檔案工作人員的待遇和地位，調動他們的積極性和主動性，保證經濟科技檔案干部隊伍充滿活力，從而最大限度地發揮科技檔案的經濟效益和社會效益。
（二）建立健全經濟科技檔案工作的各項規章制度，是實現經濟科技檔案科學管理的重要保證
1、上半年，共收集檔案1512卷，整理檔案2244卷。
2、對全市63家單位及在建市政工程進行業務指導275次，發放《工程竣工資料講座》、《竣工資料目錄一覽表》100多冊，對市區范圍內的報建及在建工程的業務指導率達100%。
3、嚴格檔案的行政執法，下發《限期整改通知》18份，《行政處罰聽證告知書》3份，草擬處罰決定書1份，對不及時移交檔案的單位查處率在90%以上，收取檔案服務費55萬元，其中通過執法收取的服務費為5.24萬元。
4、半年來，接待查閱利用檔案100多人次，復印資料3500多頁，給相關單位產生可測經濟效益150多萬元。
5、及時跟蹤拍攝了我市重大建設活動，對市區范圍的重點工程和市政基礎設施工程定期進行了現場拍攝，拍攝素材達360多分鐘，建立了重點工程聲像檔案資料。
6、完成檔案目錄錄入微機1233卷，改柜號5640卷。
7、檔案庫房“九防”管理，落實到了責任人，每日進行溫濕度記錄，定期對庫房的設施進行維護和檢修，保證了檔案的安全。
8、對城建檔案館網頁進行了全面改版、升級。并保證了及時更新。
二、采取的主要工作措施
一是積極協調各職能部門的關系。我們與局報建科和市質安站加強聯系，加強感情交流，及時了解報建情況和工程備案情況。在局聯動機制下，局報建科和市質安站在工程報建和工程備案兩個環節上為我們把關，保證了受監工程檔案入庫率達100%。為抓好市政工程檔案收集，我們與城建投和各項目部保持密切聯系，以宣講檔案重要性、加強業務指導、上門幫助整理檔案、簽訂檔案代管協議等辦法爭取支持和幫助。現在，我們已爭取市城建投在市政工程檔案移交方面為我們把關，做到了所有城建投投資的工程，必須將檔案移交我館，由我館在工程驗收表上簽字蓋章后，才給予結算，保證了由城建投投資的市政工程的檔案移交率達100%。
二是嚴格實行目標管理考核。首先，我們按照年初制訂的工作計劃，將各項工作任務落實到人到天，細化崗位職責和各崗位每天、每月工作任務，制定了**年目標管理考核細則；其后我們對每個人的工作按月進行驗收，按照細則規定分工作完成情況、工作紀律、工作態度、廉政情況四個方面進行考評，獎罰兌現，極大地調動了干職工的積極性。:
三是狠抓了工作作風。一方面抓了制度建設，我們將服務承諾、《限時辦結制》、《一次性告知制度》、《責任追究制》等制度張掛上墻，將提高工作作風、改善服務態度的要求制度化、長期化；另一方面加強了服務意識的培養，提出了接待來訪要做到“四個一”，即一張笑臉相迎、一杯清茶解渴、一張凳子請坐、一系話語解疑；解決問題要做到“三心”，即誠心、耐心、細心的服務要求。再者是把對違反了有關工作作風制度的行為進行處罰的規定寫入了考核細則，保證了制度的落實。
四是實行了科學民主決策。不搞“一言堂”，重大決策前做深入細致的調查研究，充分聽取群眾意見，很好地發揮了集體智慧，比喻目標考核細則的制訂，我們先由班子成員議出初稿，再將其印發每個干職工，先后召開了三次全館會議聽取大家的意見，多次修改才最后定稿，這樣的定稿就比較科學，考核細則成了我館抓好工作的一大有力工具。
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個人事政策實施的實例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關系、人事檔案的管理環節這兩個日常檔案管理的角度，表達對提升檔案服務能力問題的認識。
先介紹檔案服務成功的實例。由于注重提升檔案服務能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險的實施辦法》。縣級轉發，并對年齡認定、勞動關系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴格依照原始檔案，省審批也準確、完整地依據縣送原始檔案（復印件）并及時反饋，故檔案服務水準不容置疑，檔案服務能力倍受尊重。求助檔案服務、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當事人對上級人事政策理解不深、有關部門操作經驗不足，似乎與檔案服務能力沒有關系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學透相關人事政策文件精神，提升檔案服務主導能力，引導其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學習，甚至要了解一些非檔案專業的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務能力的提高，相關知識都可以學習。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務能力得到了提高。
再介紹一個檔案服務不盡如人意的實例。是有關“清退的公辦、民辦、代課教師”的統計、待遇問題，由于各種原因導致檔案服務能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發了關于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發了補充通知，不可謂不重視。統計時間跨度大，節點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當嚴格和浩大。縣（區）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應人員的統計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴重，無法準確摸底統計。檔案服務能力的弱化引發了相關人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據悉，有的學校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質的材料都呈稀缺狀態。檔案如此缺失，怎么能指望相關人事政策順利實施、有關人員待遇政策及時落實？
人事檔案與文書檔案的關系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規規范。
可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務能力；要提升檔案服務能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務對象的積極引導、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務能力得到了提升。
以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務能力”的問題。
一是：要加強身心修養，增強體魄，提高道德水準。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規定期限內完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應急性的檔案服務，必須多一點義務思想、雷鋒精神，不斤斤計較經濟待遇，以高質量完成檔案服務為唯一追求。這是提升檔案服務能力的主體保證。
二是：要重視協調人際關系，包括與領導的關系，與其他部門的關系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領導臨時安排協助查檔人員。檔案服務過關，緊接著是干部、財務部門的流水作業，這就要與這些部門協調時間安排。良好的協調能力，是提升檔案服務能力的劑。
三是：要引進現代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務能力不提升？
一正一反，兩個檔案服務的例子，體現了提高檔案服務能力的必要性及部分實現途徑。追本溯源，提高檔案服務能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環節抓起。
人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環節，每一個環節都關系到檔案服務能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務能力的關系。
收集能力。筆者平時注重主動出擊，養成定時專項通知催收材料的習慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉正人員材料、年度考核材料等常規材料有關。每年的相應時間即通過寬帶教育網專線發出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務能力的提升打下了物質基礎。
