時間：2023-06-22 09:12:52
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由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業務檔案的管理
業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強信息化管理
隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會保障管理
檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。
醫院辦公室檔案管理工作經過長時間的發展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發展，辦公室檔案作為醫院多年的綜合性材料，對于提高醫院的綜合競爭能力，促進醫院的穩定發展具有重要的意義和作用；醫院辦公室檔案的管理質量直接決定著醫院檔案的完整程度，對于醫院的綜合進步具有關鍵性作用，隨著社會科技的發展，醫院逐漸采取科學的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術，建立數字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發展和改進，但是醫院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結合相關的問題和應用進行分析，希望能夠提高醫院辦公室檔案管理水平。
1 醫院辦公室檔案管理工作特點
1.1 檔案館內容的復雜性
隨著科學技術的不斷發展，醫院辦公室的檔案管理水平也逐漸發展，在對傳統的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學技術，建立相關的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫院工作種類繁瑣，因此醫院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類型，根相關的調查和分析，我國醫院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類型，首先，醫院辦公室檔案管理的過程中，業務指導類的檔案數量較多，眾所周知，醫院作為基醫療衛生服務建設行業，工作內容復雜、繁重，而且受到醫院自身的原因影響，醫院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務直接導致醫院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發展。
1.2 相關的醫患關系檔案影響性大
醫院作為公共醫療服務衛生機構，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關系的檔案，隨著社會綜合素質水平的提升，社會群眾對于醫療機構的衛生水平和技術問題都有了很大的提升，在進行醫療活動的過程中，患者與醫生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫患檔案不僅與檔案管理水平有關，而且能夠直接反映出醫院本身的醫療技術問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫院要積極做好醫患關系的檔案，加強醫患關系檔案的整理和保存。在醫院發生醫療事故或者引發醫療糾紛的問題時，相關的調查問題和解決處理都會從醫院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據。
1.3 醫生調任、晉升類的檔案處理
醫院工作過程中，醫生會經常出現晉升、離職等問題，作為醫院的主體工作者，加強醫生的檔案管理也是醫院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫院辦公室要積極保證三個方面的醫生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫院辦公室檔案工作人員的穩定才能保障檔案管理工作的完整性和穩定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉變，這樣的發展趨勢也是檔案管理的重要發展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。
2 醫院辦公室檔案管理目前存在的問題
2.1 檔案管理人員緊缺
在醫院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫院領導很容易將醫院的所有重心放在硬件建設和發展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現工作人員的職責不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。
2.2 現代管理軟件水平不足
在電子技術和通信技術不斷發展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫院檔案管理的要求，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現代化的檔案管理模式，從而提高醫院辦公室檔案管理的效率。
2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規范
醫院作為醫療服務場所，檔案數量相對于其他行業的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關資料，檔案管理相當巨大，管理任務很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫院的總體管理水平。
3 醫院辦公室檔案管理的應用
通過上面的醫院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫院辦公室檔案管理工作對于醫院發展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫院穩定發展的重要保障；下面將結合醫院辦公室檔案管理的現狀對醫院辦公室檔案管理的應用進行分析，醫院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應用。
3.1 優質的檔案管理是醫院文化建設的重要部分
醫院辦公室檔案管理是醫院建設和發展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫院的品牌形象，提高醫院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節，能夠積極減少醫患問題的出現，領導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發，提高醫院辦公室檔案管理的強度和力度。優質的醫院辦公室檔案管理能夠積極推進醫院總體水平發展，提高醫院的品牌效應，加強競爭能力。
3.2 完善醫院辦公室檔案管理促進醫院建設發展
辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監督，從而確保整個檔案管理的工作質量。對于一些醫患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發，仔細分析其內部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見。
總而言之，醫院辦公室檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的具有重要作用，醫院檔案管理工作是一項長期的、系統的工作，能夠切實推進醫院的發展，完善醫院內部的建設發展，因此應該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫院檔案管理工作。
參考文獻
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規范
當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業務效率和業務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動化”系統，實現一體化管理
在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.
關鍵詞：
辦公室；檔案文書；管理特點；問題；對策
一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細節進行嚴格控制，進一步強化辦公室人員的文書檔案管理素質，完善文書檔案和其他相關工作銜接的合理性。
一、辦公室文書檔案管理的特點
（一）一體化
文書檔案管理工作主要是在文件運轉、收集、承辦的基礎上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質量與文書檔案質量息息相關，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。
（二）廣泛性
一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協議、文件、責任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些醫院文書檔案由于其自身專業性較強，給相關的檔案應用者帶來了一定的局限，要想尊重醫患關系，需要設定一定的保密要求。
（四）重要性
因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務，這就需要最大化的發揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實實地體現在實際的工作中。
二、文書檔案管理現狀中的問題
（一）認知的不足
文書、檔案這兩項工作起著相互補充、相輔相成的作用，現如今大部分企業仍然將文書、檔案進行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學性，但是由于相關的文書管理工作者在具體工作過程中相關檔案意識還較為單薄，難以切實認清自身職責，致使在對工作內容的理解上還不到位，不會積極主動花費精力去進行指導，最終會給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導致管轄區中文書檔案管理工作出現滯后，難以達到真正的和諧統一[1]。
（二）相關制度的不完善
一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關的辦公室工作者會因為主觀或者客觀上的原因未能切實把文書檔案及時歸檔，通常客觀的個人原因主要是存放檔案受區域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發生問題，各個部門也會相互進行推諉，嚴重制約著管理工作的順利進行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導致職責分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關的管理標準。
（三）管理工作者專業性不足
在文書檔案管理工作中，因為文書檔案的管理工作者在文化程度、專業知識上還存在著一定的差異性[2]。一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養還需要有待加強。而正是由于專業知識的不足致使具體工作中相關歸檔文件材料的質量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責任心還差強人意，未能對相關檔案文件切實地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實性，制約著文書檔案管理工作發展的可持續性。
三、提升辦公室文書檔案管理工作的對策
（一）構建文書檔案管理骨干網絡
要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養具有高度專業素養的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關的立卷工作者需要及時對已經完成的單篇文書，納入至預計案卷的范圍中，在收發文登記的基礎上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實現立卷歸檔相關文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環節、文書處理的結束工作環節有機地結合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎。在初始的檔案管理過程中，相關文書檔案工作者的職責未能明確的給予劃分，工作者的業務素養存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應的設立相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據實際的工作要求以及業務指導展開工作。與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力。而隨著現代科技的不斷發展，現代化的通訊技術也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實現了資源有效共享的目的，強化了溝通的力度[3]。此外，定期舉行業務指導也是一項必不可少的工作，在一定范圍內每年進行文書檔案業務知識的培訓，對最新的檔案制度、規章以及法律法規進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。
（二）保證所制定范圍的實效性
在制定文書立卷的范圍時，需要充分考慮和本部門的工作活動的銜接性，保證其具有一定的參考價值。一般情況下不同的文件資料價值也會不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價值性的基礎上，對保管的期限進行合理明確的劃分。使其能夠科學、有效地對部門主要活動資料進行反映。此外，在經濟建設以及相關研究工作中需要長期查考資料的有效支撐，其資料的價值較大，這就需要較長的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價值相對不高，在保存期限上需要進行縮短。文書立卷本身的因素就是對文件材料價值的區分，同時也被作為文書立卷工作的關鍵要求之一。
（三）遵循規律，實現科學化管理
在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標。現如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實際的檔案管理中，進一步進行檔案的現代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。
綜上所述，針對辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點、文書檔案管理現狀中出現的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策，目的是為了有效地實現與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。
作者：楊紅梅 單位：廣東水電二局股份有限公司
參考文獻：
2.基層醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題
2.1全員檔案意識薄弱，檔案完整性流失嚴重
大多數醫院的很多工作人員甚至領導，都嚴重缺乏檔案意識，在實際工作過程中仍然存在強烈的“重經營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，從而忽略了檔案的科學有序管理，導致了醫院發展的連續性和歷史性資料的完整性流失，同時也造成了醫院檔案利用率不高。
2.2檔案管理設備落后，無法與時代要求接軌
隨著現代科技與經濟的發展，很多醫院的檔案管理設施設備都已經相當落后，甚至老化，而醫院在檔案管理工作中硬件投入不足，使得檔案現代化管理水平不高。許多醫院的檔案管理工作仍然存在許多困難：如房屋不足，設備陳舊，資金短缺等，甚至于在這個計算機網絡普及的年代，有些單位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也給檔案的檢索和利用帶來諸多不便。
2.3管理人員水平不高，跟不上現代管理步伐
在現行醫院管理中，目前多數從事醫院檔案管理的工作人員未經專業化培訓，在專業素質、理論水平、文化程度等方面仍需學習改進，存在知識面窄、計算機操作困難、學歷低等問題。而且醫院只重視醫療技術人員業務素質的提高和繼續教育，沒有培養檔案管理人員素質和水平的意識，更未將其納入培訓計劃和要求，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。
2.4檔案管理制度散亂，沒有統一的管理標準
多數基層醫院中，檔案管理制度不健全，導致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統一性。大部分醫院的檔案管理工作中沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更沒有制定統一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價值的資料、數據都丟失了，阻礙了醫學研究的發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而使現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。
3.針對存在問題采取的應對措施
3.1領導班子提高檔案意識，加大硬件設施投入
醫院領導班子應充分意識到醫院檔案為醫院現代化管理提供了可靠依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經營型、粗放型向科學性、集約型轉變，促進了醫療技術水平和服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。同時應加強單位檔案室建設，對檔案管理所需房間、文件柜、電腦等硬件設施齊全配備。
3.2檔案管理人員加強學習，提高自身業務水平
關鍵詞 醫院檔案 管理 問題 措施
在醫院的不斷建設和發展中，很多如管理制度、科研成果、財會活動等信息都是記錄在醫院檔案中的通過實施科學有效的醫療檔案管理，能夠為醫療科研提供必要的資料，為醫院提供充足的資料參考，有助于醫院制定科學的發展方向，對醫院的進一步發展發揮著不可忽視的積極作用。
一、關于檔案管理的問題分析
（一）工作認識度不足
檔案作為醫院發展中的重要信息資源，加強檔案管理顯得尤為重要。但從現階段的檔案管理工作來看，存在著工作認識度不足的問題。工作人員并不清楚檔案管理的重要作用，也沒有接受過專業的檔案管理培訓，工作中既不了解具體的管理程序，也沒有對檔案進行歸類管理，日常的管理工作僅僅局限在資料收集上，更有工作人員身兼數職的現象，不能專注于檔案管理工作，結果導致檔案資料不完整，查找不方便。
（二）工作信息化程度較低
現階段，在大多數的醫院中，檔案的錄入一般通過計算機實現，這一過程中也存在著不少問題。鑒于工作人員并沒有參與檔案管理軟件的設計，只依靠設計者自己并不能全面考慮到軟件的實際功能需求，無法保證軟件的實用性，導致軟件的使用出現了信息輸入困難的問題，電子檔案信息由此就無法得到充分的利用，信息化管理程度不高。而且，就現階段的檔案管理檢索來看，醫學信息檢索程序繁復，不能以一種簡易的方式查找信息，系統先進性不足。
（三）工作效率有待提升
從現階段的檔案收集以及歸檔的這一工作來看，還欠缺高效率及新管理手段的有效應用，與醫院的發展不相符合。同時，檔案管理工作需要對已有的資料進行匯編，以此更好的作為研究參考。但是在實際的工作中，絕大部分的專題資料都沒有通過外界獲取，僅限于醫院內部收集，是不能有效反映社會發展變化的。除此之外，工作人員也不重視日常工作中的資料積累，不具備超前服務意識，一般都是在急需資料的時候才開始進行編制。
二、關于強化檔案管理的措施
（一）實施規范化的檔案管理
檔案管理工作的強化，必須要對現階段的檔案管理制度加以有效完善，主要做到三個方面：一是提高認識，鑒于現階段檔案管理認識度不足的問題，醫院有必要通過培訓、講座等形式宣傳檔案管理的重要性，從思想上加深工作人員對檔案管理的印象，從而為檔案管理的實施奠定良好的基礎。二是實現規范化的日常管理工作，對檔案管理工作中的信息收集、資料整理、歸檔等各個環節的執行制度加以完善，規范檔案管理的日常工作行為，使整體的管理工作向制度化發展。三是實施工作績效制度，將檔案管理科學納入到科室管理責任制中，實施績效考核并通過一定的獎懲手段，使工作人員明確工作責任，促進檔案管理工作的落實。
（二）強化檔案管理工作隊伍
檔案管理，只有在領導層面首先加強重視，才能為檔案管理的有效落實創造必要條件。為此，必須將檔案管理納入醫院管理決策中，在全醫院范圍內加強對檔案管理重要性的宣傳，不僅要讓工作人員明確工作職責，也要加深醫院干部職工的認識，以便提供必要的工作支持，使檔案管理能夠與醫院業務得到同步的發展。同時，還應該鼓勵工作人員積極進修學習，參加專業再教育，以此提升業務素質和知識素養，從而更好的開展檔案管理工作，提升工作效率。
（三）引入現代化管理手段
引入現代化管理手段需要做到兩個方面：一是引入現代化的檔案管理設備。為了更好的保護檔案資料，加強檔案庫房建設是十分必要的。通過引入除濕防潮、空調等設備，能夠為檔案的管理創造良好的條件。二是加強檔案管理信息化程度。隨著科學技術的發展，越來越多的信息資料管理都實現了信息化。為了提升檔案管理效率，實現快速、便捷的檔案檢索、整理，現代化的檔案管理軟件應用是必不可少的。因此，應該在工作人員中普及這種信息化的管理手段，避免過多的人工查閱，以此提升工作效率。同時，針對當前軟件使用中存在的問題，應該加強與設計者的溝通，完成對軟件的改進，使其更好的實現檔案管理功能。
三、結語
在醫院發展中，不論是從事學術研究，還是進行人事行政安排，或者是下發科研經費，都需要用到醫院檔案作為有效參考。檔案作為醫院發展的重要信息資源，對于科學化決策起著積極的作用，因此，實施規范化的檔案管理顯得尤為重要。為此，必須盡快解決現階段檔案管理工作中存在的種種問題，加強工作認識，加強人員隊伍建設，引入現代化的管理手段，以使檔案管理得到不斷強化。
參考文獻：
傳統的辦公室檔案管理工作方式，在當今社會主義經濟市場以及科學技術的快速發展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現代化。在傳統的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價值也沒有得到充分發揮，因此許多單位進行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認識到當前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。
1單位辦公室檔案管理工作的現狀
目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進行相應的管理方式的調整，確保檔案得到科學規范管理，利于使用者的使用，達到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問題，需要管理人員和工作人員都進行進一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識是管理人員們存在的一個問題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業的、系統的檔案管理工作培訓，對還管理工作的認識不足，從而不夠重視該工作對單位的重要性。對其認識停留在該管理工作是一個可有可無的輔工作，導致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業精神不足，直接影響了工作效率和質量。其次是管理人員的專業水平不高。一線檔案管理人員專業人員較為缺乏，具備的專業素養較低，辦公室檔案管理無法適應數據時代的發展，無法進行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網絡技術的運用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學高效的檔案利用從而受到了影響。
2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析
進行信息化辦公室檔案管理平臺的建設：信息技術的運用已經成為當前發展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進行信息化建設，無疑是對檔案管理這一繁雜的工作進行的簡化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統的檔案管理工作多為紙質檔案管理，紙質檔案查詢費力，同時容易丟失，不便于保存與管理等。進行信息化建設，構建辦公室檔案管理平臺則能夠有效解決這一問題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數據錄入系統中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據需求將相關數據進行備份，檔案不會被隨意地竊取與破壞。同時構建辦公室檔案管理平臺后，成套的系統管理能夠使工作人員的工作內容得到相應減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進行管理人員的管理意識的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識并不能充分地發揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內容較為繁瑣、復雜，工作人員的工作態度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識，有利于管理模式的創新，傳統的檔案管理模式將會得到改變。工作人員也會受到管理人員的影響，改變自己的工作態度和方式，積極對待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應提高。提高管理人員的管理意識，需要單位對其檔案管理工作的管理者進行有針對性的管理意識與管理方式的培訓，對兼職的管理者進行專業知識技能的強化，提高他們的相關素養，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識淡薄的問題，提高工作效率，促進單位發展。進行專業的團隊培訓：在傳統的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務繁重，檔案資料錯綜復雜，進行紙質的檔案信息整理難度較大。同時該檔案管理工作模式已經不適應目前的單位發展狀況，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個問題，單位可以采取專業團隊人員的培訓計劃，對辦公室檔案管理工作人員進行從工作方式到對工作認知等方面的培訓，改變他們的認知與工作方式，提高他們的專業知識素養和工作水平，組建并培訓出一個專業的辦公室檔案管理工作團隊。進行工作人員的培訓，可以從他們的對工作的思想認知、專業知識技能以及信息技術的運用等多個方面進行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對其工作效率有著直接的影響。因此需要對他們進行相應的培訓，讓他們具有相應的創新思維，在工作中不斷進行新模式、新方法的探究與實踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術來提高辦公效率，促進單位的整體發展。
關鍵詞 信息時代；辦公室檔案管理；創新研究
檔案管理工作對于事業單位的發展是極其重要的，它能夠展現一個單位的成長過程，并能夠對其單位的未來發展以及決策進行有效的指導，而檔案管理的工作效率以及質量直接影響著辦公室的工作。各個單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠對單位的實際情況進行全面地了解，才能夠為日后單位的發展以及決策提供可參考的依據，從而促進單位工作的有效進行。
一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程
黨的十四大會議中已經明確將檔案工作列為政府工作的六項職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國對檔案管理工作認識上一次重要的轉折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經驗，通過各項匯報以及單位領導的指示來進行檔案工作，而這種工作模式已經不能夠適應經濟市場的新形勢，會直接影響工作質量，導致領導不能夠進行科學的指導和決策。
然而作為事業單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質，將其列入工作計劃中，從而落實到行動上。領導的決策需要將檔案管理工作作為依據和基礎，同時，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項主要職能，可以為各級行政領導在決策時作為一項可靠的依據。最重要的是檔案管理工作并不是一個獨立的部門，他需要各相關的部門進行統一的協作，為行政領導服務，進而為社會服務，使檔案工作能夠更有效地發揮最大的作用。
二、檔案管理在辦公室工作中的地位
根據檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經將檔案管理工作列為重點工作，并進行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優勢，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動工作的質量，這就促進和協調事業單位能夠穩定有序地發展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對檔案管理工作編制的相應的激勵措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵辦公室工作的效率與質量。
（一）檔案管理是辦公室領導了解情況和實施決策的重要依據。曾這樣說過：“領導機關的基本任務需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關系。其一了解情況就是對事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據才能夠制定相應的政策來作決策。隨著我國制度的不斷改革，特別是在機關事業單位中，要加強檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實地記錄了事物發展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對其進行查詢以及評價的重要依據。同時辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對事業單位的決策以及管理有著重要的作用。
（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個決策部門發揮著重要的指導作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務，還需要及時地對檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業機關的日常工作中發揮著重要的作用時，需要進一步建立檔案數據網絡來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動化的建設，使事業單位對一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財務等后勤工作都逐漸走向現代化、數字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動中解放出來，既能夠節約相應的人力和物力，也能夠提高事業單位的工作效率，更好地為人民服務。
（三）檔案工作是維護事業單位穩定發展的保證。由于事業單位的檔案種類相當的繁雜，紙質的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業單位檔案的內容和性質各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對于內部機密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的正常進行。檔案在辦公室工作中主要是加強對檔案的管理以及對于事業單位未來發展的重大影響。另外，辦公室檔案是對某一業務的指導，是業務部門的工作思路和方法，那么加強對此檔案的管理就保障了單位的發展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運用計算機來進行工作已經成為必要，這不僅能夠節約存放檔案而花費的資金，還方便任何地方對資料的查詢，當然我們可以對檔案查詢設置權限，以保證檔案的機密性。
綜上所述，隨著信息時代的不斷發展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關的事業單位要想讓檔案管理工作更好地服務于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現代化的信息、技術結合相關管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應社會的發展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。
參考文獻：
1 電子檔案特點
（一）是一種信息化的檔案管理模式
隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統的紙質時代，逐漸向信息化方向發展，電子檔案是信息化時代的典型代表。與管理模式落后的紙質檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進的設備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統，檔案管理工作不斷向信息化方向轉變。
（二）內容更加豐富，模式更加多樣化
近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發展，檔案管理的范圍不斷擴大，管理方式更加多樣化。相對于傳統的紙質檔案管理，電子檔案的內容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。
（三）歸檔復雜，存儲信息更加準確安全
3、傳統的檔案管理是靠紙張來記載和展現信息，存在管理繁瑣，存儲信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質文件的歸檔比較復雜，即要經過數字簽名、信息確認、身份驗證以及加密保護等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發生。
2 辦公室電子檔案管理中存在的問題
（一）辦公室檔案管理組織不健全
據調查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時沒有根據本單位自己發展的獨特優勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創新思維和獨特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點的檔案管理工作相當困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進行表面工作，缺乏內在管理，導致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應用檔案時效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。
（二）辦公室人員對檔案信息的安全意識缺乏
隨著科學技術的不斷發展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實現了質的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發展給辦公室工作人員工作的效率，激發了工作人員工作的積極性，節省了大量時間。但也有不利的一面，網絡黑客猖狂，一些破壞分子對辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統遭到破壞，信息泄露，將會對本單位造成巨大損失。但辦公室里的監管人員，他們沒有深刻認識檔案信息泄露的嚴重性，缺乏專業知識以及安全意識，對檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強對他們的專業培養。
3 做好辦公室電子管理工作的措施
（一）電子檔案收集方面
檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內容，屬性多方面進行分析。內容方面：根據內容的重要性來對他們進行時間的保存以及材料是否和內容一致來確定移交時間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數據庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內容，計算機的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。
（二）電子檔案整理和歸納方面
自動化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學會使用新科技產品，在信息交換是避免發生丟失的意外。防止信息泄露，是每個工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。
（三）電子檔案管理方面
1、保障系統標準化
電子檔案的管理系統必須標準化，為了確保管理系統的標準化，必須要規范計算機的應用，建設完善的數據庫，確保各項設施使用的標準化，實現電子檔案信息的共享，保證檔案的監管質量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設施是電子檔案管理系統重要部分，要有極好的計算機硬件，較完善的檔案庫，于此同時，要制定統一的使用標準以及使用方式，能夠及時對檔案管理進行分類，盡早的實現檔案管理系統的標準化。要針對軟件使用統一標準和檔案記錄過程產生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內容實現最優化。提高電子檔案管理系統的標準化信息。
2、加強保密工作
除了確保系統標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術的發展讓人們的保密意識不斷增強，人們必須充分發揮信息技術的優勢，增強檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應用計算機對檔案進行管理時，必須確保計算機相當安全，要創造安全的環境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識，小心使用外網，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環境的安全，必須定期對計算機進行檢查，重要的文檔必須要進行多層保護，設置使用權限，強化安全監控，確保檔案信息絕對安全。
3、進行數字化建設
電子檔案管理也離不開數字化的建設。現在是一個網絡技術時代，管理部門儲存了眾多的信息資源，計算機在有網環境中，檔案的儲存量越來越大，因此，管理部門必須加強數字化的建設，實現數字化管理和自動化管理。從而實現檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關的法律，適當結合管理檔案的要求，不斷實現檔案的規范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實化，集體化和數字化，充分發揮其使用價值，建設數字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。
4、進行標準化信息建設
