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[中圖分類號] G712 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）11-0048-02
文檔管理類課程是高職秘書專業的主干課程，各院校大多開設“文書工作與檔案管理”“秘書文檔管理”“檔案管理”等課程。文檔管理類教材也是高職秘書專業教材建設的重點項目。受制于專業特點、學生就業崗位及教育層次限制等因素，高職秘書專業文檔管理類教材在內容構建上應追求適合于高職秘書專業學生就業實際的模式。本文以實證為基礎對目前出版的高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式做一些分析。
一、“文書工作+檔案管理”內容構建模式
該模式的版本如《文書工作與檔案管理》（吳鳳祥，高等教育出版社2001）、《文書工作與檔案管理》（趙映誠，高等教育出版社2003，2007）、《秘書文檔管理》（汪溢，大連理工大學出版社2008，2010）、《文書與檔案管理》（劉萌，電子工業出版社2010）、《企業文檔管理》（崔淑琴，暨南大學出版社2010）等。
最早的高職秘書專業文檔管理類教材就是采用這種模式，而且一直作為該類教材內容構建的主要模式沿襲至今。這種模式實際上將教材分為前后兩大相對獨立的部分，前一部分是文書工作，后一部分是檔案管理。文書工作部分（實際上主要是機關文書工作）的內容一般包括文書工作概述、文書種類、文書體式、文書稿本、文書形成、收文與發文、整理與歸檔等環節和內容，即傳統文書學的內容。檔案管理部分的基本思路同于下述“檔案管理”內容構建模式，即由檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研及專門檔案和特殊載體檔案結構而成。這種模式的構建主要基于“文書與檔案的特殊關系”，認為“文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結”。各版本在結構上基本沒有太大差別，內容上基本以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理為構建基礎，其中某些內容往往又和秘書（應用）寫作教材中的相關內容交叉或重復，如公文格式及常用文書寫作。
崔淑琴、李艇主編的《企業文檔管理》探索了較為新穎的思路。教材首先突出了“企業”這個定位和特色，基于“檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研、經營和管理等活動的真實記錄，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業運作及管理等各方面發揮著重要的作用”的角度，介紹“適應企業特點、體現企業規范化和科學管理水平的檔案體系”內容，區別于以往同類教材以黨政機關文書工作與專業檔案機構檔案管理內容為構建基礎的做法，介紹了企業現行文書及其形成、企業文書管理工作和企業檔案的收集與整理、鑒定、保管與統計、開發利用、檢索與編研，以及企業檔案現代化管理、企業特殊載體檔案、企業文檔管理軟件應用，還特別介紹了中外合資、合作經營企業與中小型企業檔案管理的特點。該教材在宏觀上打破了以往版本文書工作與檔案管理各占一半的模式，在微觀上著眼于企業實踐，如企業現行文書的形成分別介紹了企業黨群工作和行政管理文書的形成、企業產品科技和基建設備文書的形成、企業生產技術和經營管理文書的形成及國家標準公文格式自動排版系統，明顯不同于以往版本。企業文書管理部分也不像以往版本那樣繁瑣地介紹基于機關特點的收文、發文等各個環節，而是立足企業文書運轉實踐的簡潔說明。還有像中小型企業檔案管理的特點等內容也是此前版本鮮見的。
二、“檔案管理”內容構建模式
該模式的版本如《檔案管理學簡明教程》（王立維，浙江大學出版社2004）、《檔案工作實務》（吳廣平，北京大學出版社2008）、《檔案管理技能訓練》（陳琳，機械工業出版社2009）、《檔案管理實務》（樓淑君，重慶大學出版社2010）、《檔案管理實務》（何屹，北京大學出版社2010）等。
這種模式的內容設定就是檔案管理活動的一系列環節和內容，一般包括檔案管理概述、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供和利用、檔案編研、檔案登記和統計、專門檔案管理（人事檔案管理、會計檔案管理等）、特殊載體檔案管理（聲像檔案管理、照片檔案管理、電子檔案管理）等，其基本思路與一般意義的檔案管理學類教材一致，特別是早期版本。近期版本則結合專業特點等作出了一些調整，如樓淑君、鐘小安主編的《檔案管理實務》采用“項目導向、任務驅動”的編寫模式，除項目一“檔案與檔案工作”（相當于概述）外，項目二至項目六分別是文書檔案管理、科技檔案管理、人事檔案管理、會計檔案管理、特殊載體檔案管理；項目七至項目九分別是檔案保管工作、檔案檢索、檔案利用服務與檔案編研工作，檔案的收集、整理、鑒定等內容則沒有納入；項目十和十一分別介紹了綜合檔案室建設與管理、檔案事務所的創建。陳琳編著的《檔案管理技能訓練》以訓練貫穿全書，但內容設定仍是始于檔案收集止于特殊載體檔案管理，該教材在最后一章介紹了檔案管理軟件操作。
三、“信息工作+檔案管理”內容構建模式
該模式的版本如《商務秘書信息與檔案工作》（劉萌，中國勞動社會保障出版社2005）、《秘書信息與檔案管理實務》（余紅平，外語教學與研究出版社2009）、《信息與檔案管理》（賀存鄉，浙江大學出版社2010）、《秘書信息工作與檔案管理》（王琦，中國人民大學出版社2011）等。
這種模式出現較晚，版本總體數量較少，主要集中在近幾年。這種模式將“文書工作+檔案管理”內容構建模式的文書工作換成了信息工作。信息工作部分一般包括信息與信息工作概述、信息獲取、信息整理、信息存儲、信息傳遞、信息開發與利用服務、信息決策服務與反饋等內容。檔案管理部分仍如常規。這種模式基于檔案是一種特殊的信息資源而構建，體現了文檔管理類課程教學及教材建設在內容選擇上的新探索。事實上，大多數院校在教學實踐中還是傾向于前兩種模式的。
此外，還有將信息工作、文書工作和檔案管理三者合一的。《職業秘書資料與檔案管理教程》（陳祖芬，清華大學出版社2008）也更新了文檔管理類教材的編寫模式，較具新意。
四、兩個需要深入思考的問題
上述三種高職秘書專業文檔管理類教材內容構建模式，既有傳統認知的延續，也有課程改革的探索。究竟哪種模式更適合專業教學，或者說更有利于學生未來就業？由于各院校課程設置、課程目標等不盡一致，難以也不宜作出統一的評判。但著眼于今后的教材建設，下述兩個問題需要進行深入思考。
一是文檔管理類教材內容構建要以學生就業實踐為基礎。高職秘書專業學生就業的主要去向是中小型企業，而非大型企業、黨政機關或專業檔案機構。中小型企業文檔管理工作還不完善，甚至可以說是千差萬別，有的設立了專門機構并配備了工作人員，有的則不是這樣，文檔管理工作往往與綜合辦公室等工作合在一起。高職秘書專業學生到中小型企業就業，很多都是綜合性崗位，文檔管理工作只是其中的一部分。所以，從總體上來講，高職秘書專業文檔管理類教材的內容構建應以中小型企業文檔管理工作實踐為基礎，盡管它還不完善，但這也正是借教材建設對中小型企業文檔管理工作進行深入研究的契機。用大型企業乃至黨政機關或專業檔案機構的工作方法指導中小型企業的文檔管理工作是不現實的，將屬于本科層面的內容簡單橫移到高職秘書專業教材中來也是不切實際的。目前許多高職秘書專業文檔管理類教材雖然篇幅薄了，但內容并未見少，不自覺地還存在追求學科化和系統性的傾向。這值得教材編寫者深入反思。
二是文檔管理類教材中相關內容的組合與銜接要更科學。無論是文書工作與檔案管理組合，還是檔案管理與信息工作組合，都應進行更深層次的探究。如文書工作的內容基于傳統文書學的內容，事實上在追求效益和講求效率的企業管理運行機制下，由于受人員規模等因素制約，中小型企業的文書工作不可能像大型企業乃至黨政機關那樣繁雜，所以目前基于黨政機關特征的文書工作內容其實與學生就業崗位實踐存在較大距離，而且像公文格式、行文規則等內容往往與秘書（應用）寫作類教材存在交叉或重復。同時，組合在一起的內容如何做好邏輯上的銜接目前也做得不夠，如文書工作與檔案管理組合，僅僅說“有了文書才有檔案，沒有文書就沒有檔案”似乎欠妥，因為文書檔案是檔案的主體但不是全部。再如檔案管理與信息工作組合，檔案是一種特殊載體的信息，但如何在一本教材中將二者有機地融合在一起而不是“貌合神離”地單獨“擺放”，這是教材編寫者應該進一步要做好的工作。
[ 參 考 文 獻 ]
[1] 金常德.高職教育秘書文檔類教材建設述評[J].蘭臺世界，2008，11（下）.
水利水電行業是我國重要的基礎產業，檔案管理工作是水利水電工程管理中一項基礎的、服務性很強的工作。水利水電項目工程量較大，需要分多個階段進行，其中涉及大量協議、資料、采購文件、水文監測數據等信息，這些信息是檔案管理的重要構成部分。在水利水電工程檔案管理工作中，需要緊跟時展步伐，嚴格遵循最新規范的要求。中國電力出版社出版的《水電建設項目檔案管理實務》針對水利水電建設項目中檔案管理工作進行研究，該書編著的目標在于更好地貫徹實施《水電水利建設項目文件收集及檔案整理規范》(DL/T1396—2014)，幫助檔案及相關人員理解與掌握標準，可以作為水利水電行業檔案管理工作人員的培訓教材。全書分為四個部分，分別對規范制定的目的、指導思想、編制原則和主要特點進行了概述，對建設項目文件的收集、整理、歸檔等內容進行了解讀，并對規范的有關條了補充說明。同時，還對水利水電工程項目檔案管理實際工作的操作經驗進行總結，具有較強的實用性，對水利水電工程檔案管理工作的順利開展和繼續完善具有非常重要的現實指導意義。
現代科技的快速發展能夠在一定程度上促進水利水電工程檔案管理的現代化進程，檔案管理信息化對于水利水電工程的發展十分重要。在水利水電檔案管理中，計算機檔案管理系統的優勢十分明顯，能夠有效提升水利水電工程檔案的分類、收納管理水平。在實際檔案管理工作中，運用檔案管理軟件的難度相對較低，只需要簡單地操作檔案管理軟件就能夠有效節省檔案實時管理的工作時間，且檔案資料的管理和交接存檔往往是在一個步驟中完成的。《水電建設項目檔案管理實務》一書強調，水利水電工程檔案管理工作現代化對于水利水電工程建設發展具有非常深遠的意義，檔案信息管理工作現代化需要實現檔案技術的現代化、檔案管理工作組織現代化以及干部專業化。一是檔案技術現代化，主要涵蓋了檔案工作信息化、檔案存儲縮微化以及激光光盤技術、聲像技術、靜電復印技術的應用;二是檔案管理工作組織現代化，涵蓋了現代化管理思想、科學化管理方法、現代化意識培養、專業化檔案工作隊伍建設;三是干部專業化，主要涵蓋了水利水電工程檔案管理人員專業素養的提高。綜合來看，水利水電工程檔案管理現代化是水利水電工程建設的重要組成部分，對水利水電事業的高質量發展和可持續發展有著重要意義。
結合《水電建設項目檔案管理實務》一書中的內容，水利水電工程檔案管理目前的基本工作是水利水電工程檔案信息的收集、整理、歸檔和保存。水利水電工程檔案管理現代化主要從以下三個方面進行:第一，檔案管理工作流程科學化。當代的科學技術和手段對于檔案信息的收集歸納工作具有非常重要的作用，檔案信息資料的收集整理以及歸檔保存工作需要應用先進的計算機技術來提高工作效率，同時保障檔案信息資料的完整性和安全性，作為水利水電工程管理工作重要的參考依據。第二，硬件設備的強力支持。將硬件設備的完善作為促進水利水電工程檔案管理工作現代化的重要手段，從而有效解決紙質檔案管理存在的問題，如紙質檔案易發霉，紙張信息共享能力差等。第三，定時更新檔案系統。基于網絡系統的水利水電工程檔案信息自動化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率，定時更新檔案管理系統有助于系統工作安全，為水利水電檔案信息存儲提供安全保障。同時，還能夠跟上水利水電工程管理對檔案信息的使用需求，讓水利水電工程檔案管理更加高效便捷。
《水電建設項目檔案管理實務》一書指出，檔案管理作為水利水電工程管理的重要組成部分，其研究工作對于提高檔案信息管理水平、節省勞動成本、保障經濟效益等方面具有十分重要的作用。水利水電工程檔案管理工作的現狀不能滿足不斷增長的檔案數量和多元化的檔案內容，甚至不斷涌現的多種載體的要求，水利水電工程檔案管理工作現代化的訴求顯得愈發重要和緊迫。在這種緊張的局面中，水利水電工程管理工作更需要穩健發展，從檔案管理工作現代化的標準出發，從根本上抓好水利水電工程檔案管理工作的質量，針對水利水電工程檔案管理工作中出現的問題，通過先進技術和設備的引進，不斷提高現代化檔案管理水平，完善檔案管理路徑。與此同時，為了實現水利水電工程檔案管理工作的深入發展，需要將科技含量作為目前檔案管理工作的核心，在檔案信息資源管理工作中不斷優化，重視現代化水利水電工程檔案管理人員的培養，鼓勵檔案管理人員發揮自身潛力與特長，不斷學習和自我提升，以實現水利水電檔案管理現代化的目標。
關鍵詞 基建會計 檔案管理 現狀及存在問題 措施
一、基建會計檔案收集管理范圍
根據我國的《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：第一，會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；第二，會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿；第三，財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；第四，其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、基建會計檔案管理的現狀及存在問題
與企業會計、行政事業單位會計等一般的專業會計相比，基建會計具有其特殊性。最主要的特殊性體現在會計主體的特殊上。一般專業會計的會計主體一般均為法人主體，但基礎建設會計則以一個獨立會計核算的建設項目作為會計主體，來反映和監督投資項目的資金來源、項目資產的形成和運用情況。基建會計核算的特殊性及有些單位的主管財務人員對基建項目的業務核算掌握不透徹，對基建會計的核算工作無從下手。根據基建會計檔案管理的收集范圍，會計核算工作的障礙也會給會計檔案的管理工作帶來問題
（一）忽視收集與管理
根據我國的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。然而在實務操作中，一方面由于部分財務人員對基建會計知識、規定較為陌生，一旦企業發生了基礎建設項目，對會計核算業務就無從下手，不能及時與施工隊伍核對往來賬目；另一方面由于財務人員意識上沒有跟上，對檔案管理的重要性認識不足，未能及時收集材料，更談不上最資料進行認真歸檔，對發生的混亂現象聽之任之。兩方面的原因造成基建會計的檔案管理的混亂、不規范，嚴重影響了基建會計的正確反映。
（二）檔案管理不規范
在上文中已經提到大多數企業都沒有專職的會計檔案管理人員，一般均為企業會計來兼任檔案管理人員。一人分擔兩職，導致會計檔案整理歸檔不及時、管理滯后和混亂，欠缺規范性。檔案管理的混亂，最嚴重的后果就是查找困難和會計憑證丟失，對于基礎建設來說，業務支出多數都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項目的真實核算，造成的經濟影響是十分慘重的。另外，《辦法》規定各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損和泄密。這對大部分企業來說，也是沒有做到的。
（三）檔案管理制度不健全
企業基建會計的檔案管理制度主要是參考2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理方法》。雖然《方法》中對我國企事業單位的檔案管理作出了詳細的規定，但在實際運行過程中，許多企業的財務部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個專業的檔案管理人員，會計人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設定專門的檔案室。而對會計檔案電算化管理，也沒有制定相應的管理方法，電子文件、數據等散落在各部門人員的計算機中，沒有形成磁介質的會計檔案。
（四）檔案管理人員業務素質不高
財務人員對基建工程情況了解較少，導致基建工作于財務的鏈接不揭秘，直接影響了基建會計核算的質量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財務人員還沒有收到該項目的工程批復、設計批復、施工合同等材料，那么就只能根據經驗來進行核算，這必然會使得平常的核算與竣工時“工程概預算執行情況表”的概算項目核算不能完全匹配，報表的準確性得不到保證。根據錯誤的報表編制的會計檔案準確性肯定會受到影響，結果并不能準確反映真實情況，項目建設中財務監督的作用沒有得到發揮。
三、加強基建會計檔案管理的措施
（一）提高思想認識，安排專人負責基建會計檔案的管理工作
對企業來講，不管做什么事情，領導重視關鍵。基建企業會計檔案管理工作之所以會出現管理混亂、不規范、業務人員素質低等問題，歸根結底是企業領導對檔案管理的重要性認識不夠，在人力、財力、物力、時間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態。所以，做好基建會計檔案管理工作的當務之急就是提高企業領導和財務人員的思想認識，使其充分認識到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負責檔案管理，同時根據基建項目的規模分配相關責任人的工作，保證會計資料的收集、整理、歸檔有序進行，并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領導重視財務檔案的管理工作，底下的財務人員的檔案意識才能得到強化，工作態度才能更加認真負責，才能自覺的按照企業檔案管理規定，積極主動地做好檔案收集整理工作。因此，提高領導及財務人員對會計檔案管理工作的認識，增強對其的重視程度，是會計檔案管理工作順暢進行的重要保證。
（二）建立內部相關職能部門網絡平臺，實現基建會計檔案信息化管理
隨著計算機的高速發展，電算化會計在企業的應用越來越普遍，財務檔案信息化和檔案工作現代化是現代檔案工作的大勢所趨。對基建會計而言，規模大、工期長，資金往來頻繁，會計核算不同于一般企業會計，會計核算對基建項目起到關鍵的財務監督作用，因此，做好基建會計的檔案管理是非常重要的。首先，應明確基建會計信息化管理的主要內容：1監督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強會計信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權限設置，要明確哪些人進行維護操作，防止數據和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對檔案的使用情況，一方面可以監督、控制非法操作，另一方面對發生的錯誤進行追蹤，以便對破壞的數據進行及時修復。
（三）根據實際情況，可適當延長基建會計檔案在財務處的保存時間 [2]
根據我國的《會計檔案管理方法》規定，財務檔案在財務處存放時間滿一年后就應該進行檔案移交，而基建項目的特點之一就是工期較長，一般來說一個基建項目兩年之內基本上完工并決算完畢，原財務處可臨時申請檔案室延長基建會計檔案的保存時間，筆者認為基建項目會計檔案在財務處的保存時間可以適當延長至兩年。基建會計與事業會計實行不同的會計準則，在會計處理上表現為分開的兩套賬，在裝訂成冊、編號等問題上兩者互不影響，并且延長基建會計檔案的移交時間也不會對事業會計檔案的移交期限產生影響。這樣一來，不但沒有對企業造成不好的影響，反而方便了基建會計人員的查賬工作，大大提高了基建會計的工作效率，為企業領導提高及時、準確的基建項目財務信息。
（四）建立健全基建會計憑證的管理制度，提高會計檔案管理人員的業務素質
對檔案管理而言，最重要的就是準確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會計檔案管理制度，理應從做好這幾個方面的工作著手。在遵守相關法律、法規規定的基礎之上，基建會計根據基建項目的特點制定適合本企業發展的基建會計檔案管理制度，如基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱保管期限、移交時間等。原則上，基建會計檔案不得隨便對外借閱，未經負責任同意，更不能對外泄露基建會計檔案的內容，否則，應追究相關人員的法律責任。如果由于司法需要或者經負責任同意，需對外借閱基建會計檔案時，必須履行登記手續。
一、資料管理是企業秘書工作的重要內容
資料管理是現代企業秘書的經常性工作，也是現代企業秘書工作的重要內容。資料管理既不是傳統意義上的文書工作，也不是通常意義上的檔案管理，文書工作與檔案管理無法涵蓋資料管理的內容。盡管資料與文書、檔案有著諸多相似之處，但更存在明顯的區別。文書是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性和特定格式的文字材料，其本質屬性是現實執行性，從其形成和使用范圍角度一般分為公務文書和私人文書。檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，作為憑證的文字、圖像、聲音等文書和信息材料，其本質屬性是原始記錄性，從其形成領域的公私屬性角度一般分為公務檔案和私人檔案。而資料則是為協助工作的完成留存備查的一切公開或內部的不同載體形式的文字、圖片、聲像材料等，具有較強的相對性和動態性。資料是現實中最接近檔案，與檔案關系最為密切的概念，但是二者不是等同關系，在某種意義上講，檔案可以被人們作為資料看待并使用，但資料卻不能作為檔案看待并使用。檔案的意義在于存史、備考和社會利用，資料的意義對于組織而言則在于以備查考來協助工作的完成。資料管理相對于文書工作和檔案管理，是企業秘書一項既與其他工作融合又相對獨立的日常工作。
在現代企業秘書工作中，有大量的日常資料需要管理，即對資料進行收集、整理、保管、加工、檢索和利用，使其有利于現實工作的完成。從資料的類型來看，秘書需要管理的資料大體上可以區分為公司公用資料和個人專用資料兩類。前者一般包括:常用的政策規定、條令、制度等;政府頒布的出版物如經濟白皮書等;行業和協會的資料;國家和地區的統計資料;客戶資料;各種業務手冊如國外出差指南等;商業應用文文集;市內飯店、賓館、會展場地、交通等基本資料;重要經濟動態剪報;各種名錄如社會名人錄等;本單位人員通信錄等等。后者一般包括:工具類資料:如字典、詞典，最新飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊、地圖冊，重大紀念日列表等;上司指示記錄:秘書整理并得到確認的上司以比較隨便的口頭指示方式做出的批示;上司的資料:秘書為上司保存的一些往來書信、報告原稿、談話記錄等。很顯然，上述這些資料對于某個企業來講，既屬于文書，也屬于檔案;對于這些資料的管理，既不是文書工作的范疇，也不是檔案管理的范疇，但卻是企業秘書工作的不可缺少的內容。
二、資料管理在高職秘書專業教學中的缺位
但是，當前高職秘書專業教學則大多漠視了資料管理的內容。大多數高職院校秘書專業開設的主干課程秘書實務，仍以傳統的“辦文、辦會、辦事”來結構，雖然越來越加強“辦事”的份量，但專門訓練學生資料管理能力的則不多見。以人們習以為常的名片為例，名片管理其實是企業秘書資料管理的一項不可忽視的重要內容，因為名片是記錄客戶信息的重要載體之一，秘書一般要負責上司和自己在公務和個人交往中獲取的各種名片的整理工作，只要與組織業務或辦公室業務可能有聯系的人員的名片都應當保存并進行有效的管理。但是，在目前的高職秘書實務課程教學中基本上將名片管理的內容忽略不計，所以學生既沒有名片管理的意識，也不懂得名片管理的方法，在上崗工作后無法自如應對這份看似簡單的工作，無法使其發揮更大的效用。秘書實務課程教學講了很多內容，甚至有的內容不符合高職學生的上崗需求，但是對于包括如名片管理在內的資料管理的教學則是空白。
除秘書實務課程教學外，傳統的文檔管理教學(開設文檔管理的課程，編寫文檔管理的教材)也無從談起資料管理的內容。目前高職秘書專業教學中，文檔管理課程的大體思路都是從文書工作和檔案管理兩部分來著眼，文書工作部分著重介紹文書的形成、處理、整理與歸檔等內容，主要圍繞公務文書展開，以《國家行政機關公文處理辦法》及《國家行政機關公文格式》等為依據;檔案管理部分著重介紹檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等內容，主要圍繞公務檔案展開，以《中華人民共和國檔案法》及《歸檔文件整理規則》等為依據。實事求是地講，這種文檔管理課程的內容建構并不完全適合高職秘書專業學生就業上崗的實際需要，也不符合高職教育的就業導向的要求，因為高職秘書專業學生的就業去向基本上企業尤其是中小企業，所以現行文檔管理的教學內容存在著職業指向不清、缺乏針對性和適用性的問題。而工作中需要的資料管理的相關內容則又處于缺位狀態，在一定程度上導致了高職秘書專業教學內容的錯位。
三、高職秘書專業教學要拓展資料管理的內容
資料管理是秘書專業學生就業上崗后接觸較多的工作，應該使學生在專業學習階段系統地學習相關的知識與技能，訓練其資料管理的能力。但資料管理的內容既不存在于秘書實務課程教學之中，又被排除在傳統的文檔管理課程教學之外，基于這樣的事實，我們提出在高職秘書實務課程教學中要拓展資料管理的內容，或者對傳統的文檔管理課程的教學內容進行改革，合理融入資料管理的內容。有三個問題需要特別注意:
一是要重視資料管理的教學。高職秘書專業教學要與時俱進，在教學過程中應該根據高職秘書專業學生就業的去向和崗位需求，適時調整教學內容，有的要刪減，有的要拓展，料管理教學內容當屬后者。我們必須認識到資料管理在現代企業秘書工作中的重要性，認識到科學有效地管理資料的能力是高職秘書專業學生就業上崗所需的基本能力，在專業教學中要及時地予以拓展，滿足企業對秘書人才能力的要求。其實，現在很多企業的招聘啟事中多有“資料管理員”職位的招聘信息，這應該對高職秘書專業教學以有益的啟示。
二是要加強相關教材的建設。教材建設是專業教學改革的基礎和保障，由于資料管理一直被秘書專業教學所忽略或遺漏，所以，以往的秘書實務教材或文檔管理教材往往都不涉及資料管理的內容。到目前為止，對于資料管理做比較系統介紹的當屬陳祖芬主編的《職業秘書資料與檔案管理教程》(清華大學出版社，2008)，這是一個可喜的開端。但此類教材的建設空間還很大，有待于進一步結合企業資料管理的實踐進行開發，或者在秘書實務教材中增加資料管理的內容，或者開發融資料管理于一體的新型文檔管理教材。
三是要注重教學方法的適用。由于資料管理與檔案管理相似，其過程也是收集、整理、保存、加工和利用等幾個方面，眾所周知，傳統的檔案管理教學由于主客觀原因往往無法回避枯燥乏味的問題。資料管理盡管相對于檔案管理要靈活，但教學中還是要強調針對高職學生的學習特點等因素，注意教學方法的適用性，如采用案例教學、實例教學、模擬教學等，應該更能激發學生的主動性和參與性，尤其要加強實訓教學的比重，回避傳統的講授法帶來的癥結，這需要任課教師自身多學習、多思考、多實踐。
基金項目:教育部高職高專文秘類專業教學指導委員會2008年度科研課題“高職秘書實務教學內容的選擇與拓展”(項目編號WJ08021)。
參考文獻
[1]陳祖芬.職業秘書資料與檔案管理教程[M].北京:清華大學出版社，2008.
數字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內容發生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。
一、檔案管理信息化的必要性
新時期下各行業領域都發生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統管理方法的局限與不足。數字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內容、人事資料、重大舉措及發展狀況等。檔案管理工作有助于協調內部工作、提高工作效率，整理、歸類、統計及保存原始檔案信息。目前企業改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰，相關企業要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創新工作機制。接下來筆者主要分析數字化時代下檔案管理信息化建設現狀及存在問題。
二、檔案信息化建設現狀與問題
數字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經驗將這些問題歸納總結如下。
（一）資金規模有限
檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。
（二）缺乏系統規劃
檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統一的規劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發現多以單機版為主，并沒有聯網功能，不能滿足數字化與網絡化發展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統。
（三）安全意識缺失
檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數字化工作外包給相關信息企業進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監控，容易發生信息泄密和丟失的危險。
（四）業務素質不足
目前大多數檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業素質存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。
三、數字化時代檔案管理信息化建設途徑
數字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質。
（一）拓寬資金渠道
檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規模增加專項資金的規模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。
（二）規范建設方式
需要建立統一標準與規范進行檔案信息化建設，有效整合內外資源，實現資源共享，實現檔案資源的長期保存。信息資源整理、數據庫建設及網絡建設等都需要得到相關標準規范。現階段需要不斷完善與優化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現共享、共用檔案信息，優化檔案業務流程，提高檔案管理整體水平。
（三）保證資源安全
在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網絡的使用，導致網絡安全問題經常發生，對數據庫和操作系統產生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數據的備份處理工作，提高系統安全防范。
（四）完善備份管理
對于企業檔案信息，完善檔案數據的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數據備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數據的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規則，建立數據備份和恢復方案。企業檔案數據的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數據備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數據一致性監控方案。企業檔案業務日趨復雜，業務量也越來越大，檔案數據存在數據修正等情況，或是出現資料類型合并增減等數據屬性變更的情況，從而備份數據和生產數據的結構和數值可能有所不同。
（五）提高人員素質
控制檔案從業人員素質，聘用具有相關從業資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經驗與高素質，在內部形成良好的工作氛圍，人人按照規則辦事，樹立正確的職業觀與道德觀，通過制度規范行為避免發生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質參差不齊，企業在聘用后加強培養，提高檔案管理技能以適應企業檔案管理工作方式。與此同時，企業明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執行工作力度，提升互聯網實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現檔案管理工作與數字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發展。
四、結語
總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優質的服務，這也是現代社會發展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。
參考文獻：
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[摘要]為了充分發揮現代醫院檔案管理工作的作用，使之朝著有特色、有高度的方向發展，進而更好地為醫學研究事業服務，造福于民，本人結合自己的工作經驗，撰寫此文。本文在分析現代醫院檔案管理工作現狀與問題的基礎上，闡述現代醫院檔案工作的創新思考。
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關鍵詞 ]醫院；檔案管理；創新
引言
我們所說的醫院檔案指的是醫院的工作人員在其日常工作中逐漸形成的各種各樣的門類或載體的檔案，可以是電報、圖表、簿冊、書信、盤片等。我們都知道醫院的醫療檔案是一個醫院最寶貴東西，如果能夠將其管理好，不僅可以促進醫院的建設，而且對醫院中的領導進行有效決策起著不可替代的作用。創新醫院檔案管理工作，可準確把握現代醫院的發展趨勢，及時調整醫院發展策略，促進現代醫院又好又快發展。
一、醫院檔案管理工作現狀與存在的問題
1、現狀
隨著社會的發展，醫院中各項工作不斷完善，人們越來越認識到現代醫院管理工作的重要性，日新月異的醫院改革逐步深入。醫院中的工作人員對醫療檔案管理的認識日益提高，與此同時，醫院檔案管理的相關政策不斷完善，不僅對醫院檔案管理加大了工作的投入，而且對相關人員開陣培訓，這都在很大程度上提高了醫院檔案管理水平。醫院檔案管理工作的成績有目共睹，但是它依然存在一些問題，有待我們解決。
2、存在問題
第一，檔案意識弱，檔案利用率不高，醫院中檔案管理的工作人員，尤其是醫院領導，對檔案管理的意識極弱。對于他們而言，醫院的經營更重要，以致很多人忽視對醫院檔案的管理，這促使醫院檔案利用率低，更談不上開發。
第二，檔案管理格局較混亂。一般而言，醫院檔案管理由綜合檔案室負責，但是由于受到醫院行業管理辦法的限制，管理會計檔案、科技檔案、文書檔案、部分音像檔案和實物檔案只由綜合管理室負責，然而，一些重要的、具有代表性的檔案由各個業務部門管理。一個醫院中實行多個部門同時管理檔案的格局，這不僅會導致醫院檔案管理缺乏統一的管理標準，而且會使各部門根據自己的認識與理解采用不同的方式進行管理，最終在整個醫院中營造一種管理混亂的氛圍，不利于醫院的長遠發展。
第三，檔案管理工作人員素質整體偏低。據調查，大部分醫院管理工作人員學歷偏低而且并非專業出身，大部分老師缺乏管理檔案的知識，以此同時，醫院不重視對管理檔案人才的培養，這就使得絕大多數的醫院檔案管理人員的管理素質偏低，主要體現在他們的思想觀念與管理水平落后，不能滿足醫院檔案管理工作的需求。
第四，檔案管理設備投入不足。一部分醫院的用房緊張，他們便擠兌檔案庫房，使得檔案庫房的面積不能使其正常運營。再加上，檔案管理設備陳舊與管理技術落后，不能滿足檔案管理工作的有效開展，嚴重制約著醫院檔案管理工作的進一步發展。
二、現代醫院檔案管理工作的創新思考
1、管理理念的創新
隨著社會的不斷發展，醫院檔案管理工作的要求也逐步提高，如何建立一個科學有效的醫院檔案管理理論成為我們研究的焦點之一。檔案管理學理論應該在適應當代科學理論的發展規律的基礎上，揭示檔案管理的本質的理論，為了使其升華，可以運用現代化的科學技術，建立并完善醫院檔案管理的制度。創新的管理理念，不僅有助于檔案管理工作人員采用新的觀念解決實際問題，而且可以在很大程度上提高實際工作的效果。
2、管理機制的創新
隨著社會的發展，一些新問題，新情況不斷涌現，一部分現有的管理機制已不再適應醫院的發展，甚至在一定程度上阻礙著醫院的進一步發展。為了進一步提高醫院檔案管理水平，檔案管理人員要認真反思自己的工作，檢查哪些機制是需要完善的，哪些機制是完全不對的，哪些機制有待建立等。例如，在采用電腦管理檔案的情況下，一些卡片檢索已失去其現實意義，我們就沒有必要花費大量的時間去整理，我們可以把大量的精力花到更有意義的事情上；當今社會信息更新迅速，我們是否要堅持滿30年的文件才可以向外開發的規定，結合本人自身的工作經驗認為，在不涉及醫院機密、個人隱私的情況下，很多信息資源是可以共享的，這些信息在一定程度上可以為醫院的發展服務。管理機制創新，不僅可以延伸檔案管理的范圍，而且有助于實現其真正的價值。
3、檔案服務的創新
檔案服務的創新，要求檔案管理工作者樹立起服務意識，改進服務的方法，進而強化服務功能，本人結合自身實踐總結出以下幾種創新服務。第一，做足檔案征集工作。在管理檔案的過程中，要保證數據信息的安全，在此基礎上，整合信息資源，使醫院中的電子檔案、醫療收費系統、醫院的財務數據、醫院積累的病案、醫院相關輔助科室檢查的數據以及醫院附屬下的社區居民健康檔案等電子數據庫都包含其中，使得工作人員查詢相關檔案時更加方便。第二，把工作的重點轉移到檔案服務管理上面來。醫院在重視管理的同時兼顧服務，促進檔案管理在信息管理與服務方面的作用得到充分發揮。第三，主動開展業務指導。把以前接受各部門歸檔的材料變為主動到各部門開展指導檔案整理工作，依據檔案管理的要求適時對醫院的重點項目開展跟蹤調查，及時收集相關材料，預防材料丟失。創新醫院的檔案服務，不僅讓醫院檔案管理工作更加務實，讓更多的人受益，還讓其變得更有意義，實現其真正的價值。
結語
當今，市場經濟迅速發展，醫院檔案管理工作在醫院管理的作用更加重大，只有在充分了解當代醫院檔案管理工作特點基礎上，依據醫院對檔案管理工作的要求，不斷創新工作方法，才有可能發揮其真正的價值，促使該醫院朝著更好的方向發展，更好地造福于民。
江中公司通過狠抓檔案管理基礎設施建設、建立健全檔案工作網絡、完善檔案制度建設、規范檔案管理，以精益求精、一絲不茍的態度系統地開展檔案工作，得到了檔案工作測評組專家的認可，并取得了優秀的成績。公司檔案工作順利通過測評，將進一步促進提高我省高速公路營運公司檔案工作的規范化、科學化管理水平。本文通過介紹公司開展企業檔案規范測評工作的經驗，淺談該如何開展本項工作。
一、檔案規范等級測評工作主要做法
江中公司將測評項目作為提升企業管理規范化水平的重要契機，以“讓檔案走進我們的日常工作，讓檔案規范成為我們的工作習慣”為目標，全力以赴推進檔案規范建設工作。
1.領導親自掛帥，組建高素質工作團隊
江中公司領導高度重視檔案規范工作，總經理和檔案工作分管副總親自掛帥，抽調公司文秘檔案骨干組成核心成員，各部門兼職檔案員全力參與，并聘請咨詢公司提供配合支持，組建一支高素質的工作團隊，為推動測評項目順利實施奠定了堅實基礎。在2011年測評項目籌備初期，江中公司先后組織工作團隊到兄弟單位考察，學習借鑒檔案規范管理經驗。公司重視檔案骨干人員的配備與培養，配備專職檔案員，各個部門另設置1名兼職檔案員，并落實骨干人員待遇，擴寬他們的崗位空間，提升了他們的工作熱情。公司不斷給檔案人員賦予重任，提供各種鍛煉機會，加快培養檔案骨干人員盡快成為測評項目，乃至今后檔案工作中能獨擋一面的業務能手，有效保障了檔案人員隊伍實力。江中公司經營班子以身作則，密切關注測評項目的進展情況，主動參與每次測評檢查工作，及時協調解決重點難點問題。公司總經理親自來到檔案庫房改造現場，為光源的合理設置提出寶貴意見。在經營班子的帶動下，公司上下形成了一股合力，對測評項目鼎力支持，使測評項目得以順利推進。
在項目進展中，江中公司更及時主動向上級主管部門匯報進展情況，積極尋求專業指導。并多次邀請省檔案局、省交通集團和建設公司檔案室領導指導檢查。
2.設立專項經費，保障測評項目實施整改
江中公司在2012年初的董事會上，正式將測評項目列入2012年度重點工作，并獲董事會批準專項預算。在測評項目實施過程中，江中公司先后完成了辦公設備更新、庫房改造、密集架配置及消防排煙系統改善等多個項目。在檔案信息化建設上，江中公司從電腦、復印機、打印機等硬件，到新軟辦公自動化系統（升級版）和檔案管理系統，一應配置到位。為檔案信息化的實施提供保障。江中公司不僅給予測評項目資金上的大力支持，在具體項目實施上亦一絲不茍，務求實效。
3.全面運用新標準，完善公司檔案管理體系和管理制度
江中公司依據《廣東省企業檔案工作規范測評辦法》要求，完善了公司檔案管理體系。明確檔案工作是企業管理的基礎性工作，是各項業務和活動的有機組成部分，納入經營班子工作議事日程，納入公司規章制度及工作流程，納入各部門和全員崗位責任制。并建立了以檔案室為核心，各部門專（兼）職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。
江中公司以新標準為指南，從管理實務中找契合點，修訂適用好用的公司檔案管理制度。目前修訂完成的檔案管理辦法，涉及各業務門類，形成了15個檔案工作操作規程。期間，多次組織制度修編調研活動，向各職能部門廣泛征集意見。例如，召開《檔案文件材料歸檔范圍和保管期限表》討論會提供了不少補充意見；組織檔案庫房消防演練則為修訂檔案庫房應急預案提供了寶貴、直觀的現場素材。
在認真完善制度的基礎上，江中公司亦認識到只有制度的運用到位才能使好制度煥發生命力，助益企業管理。江中公司先后組織了2期檔案知識培訓班和2期檔案園地，宣貫檔案知識和制度。并制作了廣譜性的檔案知識宣傳手冊，幫助公司機關管理人員快速全面地掌握基本的檔案概念和簡易制作流程。下一階段，還將分門類制作檔案教程視頻，共享在OA系統的資源中心。從而掃除檔案業務學習的盲區，使人人隨時隨地都能學檔案，使檔案規范成為員工的工作習慣。因為唯有此，才真正意義助益了企業規范化管理。
4.規范準確完成實物整改，信息化建設提升檔案管理現代化水平
江中公司嚴格按照歸檔流程和規范化的要求，把好檔案收集、整理關，提高了公司檔案的歸檔率，確保了檔案的規范準確。
江中公司全方位、積極地推進檔案信息化，務使檔案查詢利用便捷、快速，范圍廣泛。江中公司積極開展計算機條目錄入與全文掃描工作，建立了庫藏全部檔案的案卷級、文件級目錄數據庫。并對全部文書檔案、路橋建設綜合文件、竣工圖、專項養護檔案進行全文掃描，與檔案系統實現原文掛接。并對辦公自動化系統和檔案管理系統進行了無縫銜接，實現了電子文件整個生命周期的控制。
5.激發員工參與熱情，保持檔案工作的可持續發展性
在整個測評項目實施過程中，江中公司堅持通過培訓講座，檔案園地，知識競賽、廣譜性宣傳手冊等多渠道向員工普及檔案知識，提升檔案意識。使員工明白“檔案與我們息息相關，讓檔案走進我們的日常工作”，“檔案工作并不難懂，讓檔案規范成為我們的工作習慣”。掃除了意識上的誤區和知識上的盲點，員工們的參與熱情有很大提高，自動自覺參與到檔案工作中來。
江中公司還建立了檔案工作考核制度，有效調動起部門及專（兼）職檔案員的工作積極性。公司明確將各部門和專（兼）職檔案員的檔案工作情況與季度績效考核成績掛鉤，與年終獎金掛鉤。考核工作由檔案室組織，重點從檔案工作完成的效率、質量以及檔案業務學習參與度等方面進行考核。
在上述措施的作用下，公司機關員工尤其是專（兼）職檔案員積極參與到測評項目中來。他們的檔案業務技能也得到了鍛煉提升。這不僅有利推動了測評項目的順利實施，亦為保持檔案工作的可持續發展奠定了基礎。
二、開展企業檔案工作規范等級測評的體會
江中公司從2010年開始籌備測評項目，到2012年正式實施并完成自查工作，歷時近3年時間。期間，克服了項目初期員工檔案意識淡薄，檔案人員素質參差不齊，制度不完善等等困難。但在上級領導、專家的關心指導下，和公司全體參與人員的共同努力下，該項工作始終在一個比較好的狀態下進行。今天的整改成果來之不易，我們也有一些切身體會。
（1）測評項目提升了公司檔案工作規范化水平。健全的體系，完善的制度，有章可循的實操方法，明亮整齊的檔案庫房，業務良好的檔案工作人員，可以說，通過測評項目的實施，江中公司檔案工作的面貌煥然一新。其中帶給我們的規范化精髓，并由此延展至公司其他業務領域，令公司管理水平更上一個臺階。
（2）檔案意識的提高是關鍵。江中公司上下現有一共識：讓檔案走進我們的日常工作，讓檔案規范成為我們的工作習慣。通過這次測評項目，改變了以往大家認為檔案與己無關的想法，也改變過去收集整理檔案粗枝大葉的做法。公司內逐步形成人人重視檔案的良好氛圍。
[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349(2010)12-0208-01
白城職業技術學院是由白城職工大學，白城師范學院分院、白城教育學院和通榆師范學院等四所院校合并建成的，并先后進行了四次更名。學校合并、更名給檔案管理帶來了新的課題和挑戰。如何管理好合并后學校的檔案，便成為幾年來我們工作中深入探索和思考的一項重要工作。
院校合并后檔案管理狀況。1999年，白城幼兒師范學校與白城教育學院、通榆師范學校合并，合并后更名為白城初等師范學院；2001年更名為白城師范高等專科學校分校；2004年更名為白城師范學院分院；2007年白城師范學院分院與白城職工大學合并，更名為白城職業技術學院。由于原各校隸屬不同的管理單位，辦學宗旨、理念及服務對象各異，在檔案管理上也各具特色，檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，這就需要把這些以前的檔案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的檔案管理應需注意兩個問題；一是如何處理合并的各院校檔案管理體制及檔案管理方法不統一的問題。如白城職工大學檔案實行集中管理。檔案實行微機化，白城師范學院分院檔案沒有實行分散管理，使用的是手工檢索的方法。這些問題成為院校合并后檔案管理工作開展的重大障礙。二是院校合并后檔案管理怎樣強化全員檔案意識，建立健全檔案管理工作制度，解決全宗劃分問題，合理配備檔案管理人員，確定檔案工作目標。
我認為應該從以下幾個方面加以解決：
一、了解檔案的重要性，強化檔案意識
做好檔案管理工作的先決條件就是較強的檔案意識，只有這樣才能在各部門的配合與全員的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是檔案管理的基礎工作。合校后職業技術學院可讓全校各級領導和教職工學習檔案法律、法規、檔案制度，以此達到強化檔案意識的目標。讓大家知道檔案是事業發展的重要條件、是國家評估的重要指標，每位教職工都有義務和責任支持學校的檔案工作，每位教職工都有義務把合校之前存在個人手中的檔案及時上交，這個《檔案法》的明確要求，也是一位教師，一位公民應盡的義務，同時，針對合校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，要盡快達成共識形成統一的管理制度，使新舊檔案集中保管、利用。
二、加強檔案隊伍人才培養，提高檔案人員素質
建設一支結構合理業務嫻熟檔案管理隊伍，是目前檔案工作的重中之重。今天信息技術的高速發展，對檔案管理人員提出了新的要求，首先要建立一支專門進行檔案管理的隊伍。這支隊伍要在年齡上合理搭配，老中青年齡的人員都要有。這樣可以實現專業結構互補，便于發揮整體效應；其次要實現現代化的檔案管理模式。在專職檔案管理人員的基礎上，每個部門選出一名檔案聯絡員，尤其是精通網絡管理的技術人員，這樣能更有利于檔案管理工作。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，是非常不利于工作的。只有建立穩定的檔案工作網絡，提高兼職檔案員的工作積極性，才能使檔案工作落到實處，為廣大教職員工接受并重視。
三、完善檔案管理制度，使檔案工作有序開展，使檔案工作有可操縱的依據
例行工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是理順檔案管理工作的重點。一是，要用制度去約束檔案管理人員。檔案管理人員的管理一方面要為學校未來的發展提供以往的一些經驗材料，同時涉及到機密的文件，要用制度去約束檔案管理人員的保密意識。二是，要用制度去保障檔案工作，如通過建立健全的《兼職檔案員職責》《綜合檔案室管理人員職責》等一系列配套管理制度，使檔案管理人員職責明晰，權責明確，責、權、利對等，將檔案工作常規化，確保檔案工作有序開展。
四、結合實際，明確目標，走自主發展之路
院校合并后，辦學規模擴大了，辦學層次提高了，檔案管理工作也應上一個新的臺階。有更高的目標要求，新的工作目標和發展戰略應圍繞職業教育特點，能更好的指導檔案工作有效地開展，一方面在明確檔案工作目標的前提下，才會有檔案工作的發展總方向，可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，對檔案管理的日常工作加以控制，又能通過調整局部，使日常工作的開展向著有利于促進總目標實現的方向前進：另一方面，有了明確的檔案工作目標，便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的積極性、增強檔案人員的競爭意識。為此，白城職業技術學院根據確定的新目標，進一步加強自身建設，完善各種管理措施，培養了一批檔案管理人才，并在調查研究的基礎上，總結完善了檔案工作中一些根本性的問題，促進我院檔案工作的發展。并校后，困難很多情況多變，機遇和挑戰并存，在把握機遇的同時，正視認識學院現狀積極面對職業院校改革的新形勢，采取有效措施，促進我院檔案工作的新發展。
[參考文獻]
引言：
水利工程竣工資料是指在水利工程建設管理工作中直接形成的、有保存價值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報告等不同形式與載體的各種記錄。它真實的反映了整個施工過程的歷史，它是工程驗收與工程管理運行的重要技術文獻資料，也是衡量施工質量的重要依據。在建設過程中，工程資料主要用于質量評定、竣工驗收，有時還會對工程索賠與反索賠提供重要的證據性資料。項目建成后，竣工資料對于工程的運行管理具有重要的作用，是工程運行、改擴建等工作的重要依據。因此，作為建設單位，做好工程竣工資料的整編，將為水利工程的建后管理提供可靠依據。下面筆者根據自身多年工作經驗，就工程資料的收集、歸檔與管理談幾點粗淺認識。
一、 系統完整的資料收集是做好整編工作的前提
在一個水利施工項目中，資料的內容涵蓋量較廣，必須了解資料形成的程序，在收集時，明確哪些是應該的以及清楚一個水工項目資料所囊括的內容都有哪些，才能更加完整準確的整理好竣工資料。竣工資料的歸檔范圍包括工程建設項目提出、籌備、勘探、設計、施工到竣工投產等全過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料。歸檔關鍵要注意其完整性、準確性、系統性。一般來說，水利竣工資料歸檔應從項目的立項、可行性研究、初步設計階段、施工圖設計階段施工建設階段、竣工驗收階段及與項目建設有關的批復文件，參考資料等方面著手。對一些中小型水利工程，可在工程結束后，一次收集整理歸檔，而對于大型水利工程，由于規模大，投資大，周期長，就應該按可研前期準備，設計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步歸檔整理。
二、科學規范的資料歸檔是做好整編工作的關鍵環節
（一）應據不同的資料形式建立不同的資料庫（分類）
隨著檔案內容不斷豐富，各種載體不斷出現，應該根據不同的資料形式、載體形式，建立不同的資料庫，包括：對工程建設中的評定表格、檢驗表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應的資料目標（文件夾）;對于照片、圖紙、攝像等資料可通過數碼相機、掃描儀、數碼攝像機傳入計算機，存入相應的資料庫;對于工程文件，如：工程建設的有關單位批文、工程批復文件、征地用地批文等，用掃描儀可對文件原件進行掃描，存入相應的文件夾中。
（二）電子檔案不可缺少
竣工資料歸檔是應有全套分類清晰、過程完整的文件檔案電子版。電子檔案中的工程照片按各階段形象進度、重要會議、現場監理工作照、檢查驗收、領導視察以及竣工后的工程全貌共6類分夾存放，并且每張照片應在文件名后進行標識說明。
三、 嚴謹規范的資料管理是做好資料整編工作的重要保障
竣工資料從完整的收集到規范的歸檔，最后交付檔案管理部門，形成便于今后查詢利用的科技檔案資料，對于工程管理部門，整編工作由此告一段落，但是對于建設單位而言，完整的資料整編并未結束，還涉及到對收交的資料進行系統、規范的立卷和管理。
（一）嚴格遵守資料管理制度，按要求進行立卷、歸檔
水利竣工檔案管理過程中，建設單位須建立健全檔案收集、歸檔、借閱、鑒定、銷毀等各項規章制度，把水利工程技術檔案工作進行分解，責任落實到人，確保水利工程技術檔案的完整、準確、系統和規范，使水利工程技術檔案達到標準化。歸檔的竣工資料應嚴格按照水利部《水利科學技術檔案管理規定》，及時進行分類、編目，對保管期限進行科學合理的劃分，同時加強對水利科技檔案的保密管理，建立健全保密制度。
（二）加強檔案人員培訓，提高檔案人員業務技能
目前，按照統一領導，分級負責的管理原則，許多建設單位建立了綜合檔案室專職檔案員和各部門兼職檔案員各負自責的管理體系。在實際工作中，往往存在檔案專業與工程技術專業的知識對接不夠理想的情況。對于專職檔案員來說，在工程技術專業知識方面有所欠缺，在立卷歸檔時對保管期限等要素的劃分上容易憑主觀或經驗而定，影響了立卷歸檔的科學性。而對于兼職檔案員來說，欠缺的可能是檔案專業知識，在資料收集時容易遺漏，資料整理時雜亂無章。因此，需要根據檔案管理的實際情況，進行檔案整理實務操作培訓及各層次檔案專業技術培訓，對專職檔案人員加強計算機應用、軟件操作等業務知識培訓，加強檔案編研、基礎數字匯編等業務能力的學習培訓;對兼職檔案人員進行檔案收集、立卷整理等方面的知識培訓，使專職和兼職檔案人員逐步實現專業的對接，提高檔案人員的實務操作能力和電子檔案管理技術水平。
（三）注重對檔案管理硬件設施的投入和維護
首先檔案庫房的設計與建設應該滿足資料存放的防火、防盜、防曬的標準要求，配備必須的通風設施、防潮機或去濕機，保持庫房溫度、濕度等各項指標均達到標準要求;其次添置檔案專用柜。目前，有相當的建設單位的檔案柜還是老式的木質柜，不符合檔案資料管理的要求，特別是防鼠、防火的要求無法保證。因此，需要加大經費投入，購置符合檔案存放要求的鐵皮柜或者密集柜，包括存放聲像檔案資料的防磁柜，存放圖紙資料的底圖柜等。第三，應該配備檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、刻錄機等辦公設備。隨著計算機和網絡技術飛速發展，原有的傳統檔案管理工作的調整勢在必行，應該充分利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加強電子檔案的管理，實現檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程的標準化、數字化、網絡化管理。
四、 結語
水利水電工程施工資料全面體現了工程實體質量狀況、過程管理與質量控制情況，是工程永久性技術文件，是工程竣工驗收的必備條件，是工程交付使用后進行維修、改建、擴建的重要依據。隨著城建檔案數字化管理工作的逐步推進，水利水電工程施工資料的記錄、計算、統計等工作將逐步應用計算機進行，這就對施工資料編制和管理提出了更高的要求。因此建設單位管理層、資料管理操作層要高度重視這項工作，使水利水電工程施工資料的收集、整理、著錄、歸檔等編制和管理工作達到規范化、標準化。
專業核心能力：法律文秘操作技能。
專業核心課與主要實踐環節：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務、訴訟法概論、應用寫作、法律文書、秘書學基礎、檔案學基礎、社會學基礎、網絡技術與辦公自動化、電子信息管理、社會調研、應用文寫作、秘書業務訓練、辦公自動化設備使用、文秘業務綜合實訓、畢業論文等，以及各校的主要特色課和實踐環節。
就業面向：國家機關、企事業單位、法律服務部門的文秘及相關崗位。
本專業培養具有必備的法學和文秘專業的基本理論知識和法律職業崗位文秘工作技能的復合型高等應用性專門人才。
主要課：法理學、憲法學、刑法學、民法學、文獻檢索、司法筆錄訓練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓練、現代漢語與基礎寫作、秘書理論與實務、計算機與應用。
修業年限：基本學制三年，最長修業年限五年。
培養目標：本專業主要培養具備法律事務執業能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應用復合型人才。學生畢業時，要求取得國家秘書職業資格證書。
主要課：大學英語、英語視聽說、專業英語、秘書實務、檔案管理、企業管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經濟法、公司法、稅法、電子商務、商務談判、溝通技巧、多媒體技術應用、網頁制作等。
專業特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學環節，培養學生復合型多元化的職業能力。
職業前景：學生畢業后，既能勝任各類企事業單位的法務助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業，還能從事各類企事業單位的行政助理和商務管理工作。本專業就業面廣，適應性強，并有潛力成為高級管理人才。
培養目標和要求
(一)培養目標
培養擁護黨的基本路線，法律文秘專業第一需要的德、智、體、美全面發展的高技能人才和高素質的勞動者，學生應在掌握專業必備的基本理論知識和專門知識的基礎上，重點掌握從事本專業領域實際工作的能力、技術和技能，具有良好的職業道德和敬業精神。
(二)素質、知識和能力基本要求
1. 素質基本要求
堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結合作，遵紀守法，愛崗敬業，具有高尚的社會公德和職業道德;具有本專業的基本理論知識，掌握本專業的高新技術和技能;養成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認識美、欣賞美和創造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調控、建立和諧人際關系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養成良好的衛生、生活習慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質達到國家大學生體質健康標準。
2. 知識基本要求
(1)掌握語言文學類、政治哲學類等基本知識。
(2)掌握法律專業知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學、秘書心理學的基本理論和基本知識。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規則和法律法規。
(5)掌握公共關系、社交禮儀的基本知識和基本規則。
(6)掌握法律公文及其它常用應用文的寫作知識。
(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現代化辦公設備進行法律文秘事務運作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。
(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。
(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。
(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。
(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關活動策劃能力和人際溝通、接待協調能力。
(9)運用計算機進行辦公事務處理、法律秘書實務活動的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應的普通話等級證書。
2.獲取全國大學生英語應用能力考試B級以上證書或大學四極以上證書。
3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。
4.秘書資格證書。
5.爭取獲得汽車駕駛證書。
6.爭取獲取法律秘書相關等級證書。
就業崗位(群)
高職院校法律文秘專業是為司法行政機關，檢察院、法院、基層法律服務部門及社會輸送熟練掌握法學基本原理、具備文秘業務能力、富有創新精神的“應用型”、“技能型”、“管理型”等職業人才。本專業學生應在具備文秘專業知識、法學基本理論和專業知識的基礎上，重點掌握從事法律文秘業務的基本技能，具有較高的思想政治覺悟、良好職業道德、優良的警務素質的綜合職業技能人才。
畢業生主要從事行政機關、企事業單位的秘書，文書處理，檔案管理和公關工作，辦公室事務工作，會議組織和服務工作，協助領導處理政務、商務及日常事務工作。亦可從事公檢法等部門的法官助理、檢察官助理、書記員、公證員，律師事務所的律師助理，法律服務所、企業法律顧問處的司法文秘，鄉鎮、街道辦和社區的法律服務人員，也可從事國家機關、社會團體的法律秘書培訓和法律文秘教學工作。
主要課介紹
1.秘書學概論
該課為專業必修課，在整個學科體系中居于提綱挈領的地位。主要講授秘書職業的性質、特點、能力要求和工作內容，及秘書職業的國際發展情況。目的是讓學生熟悉秘書日常工作程序及相關工作方式、方法，具備較強的實際操作能力，成為從事秘書工作的實用型人才。
該課的前修課為《管理基礎與實務》;相關后續課為《秘書實務》;后續教學環節是參加中高級秘書資格證考試。
2.秘書實務
該課為專業必修課，以培養學生辦會、辦事、辦文、辦活動為核心的管理服務技能為目的。主要講授秘書工作的實際操作的技能與技巧，通過秘書案例教學和項目載體教學，以能力本位精神貫穿教學過程，從而使學生全面掌握秘書實務的各項內容、工作程序、方式方法，強化學生的各種現場處理技能，以適應企業、商務、機關使用單位專職秘書崗位的工作需要。
該課的前修課為《管理學》、《秘書學概論》，后續課為《辦公室實務與管理》;后續教學環節是參加中高級秘書資格證考試。其中80%的學生須考取初/中級秘書資格證書。
3.文書學概論
該課為專業必修課，以培養應用型、操作型文秘人才為目標。通過文書學基礎理論知識的講授和相關技能的訓練，使學生掌握文書和文書工作的基本知識，并按照公務文書的形成、運轉、立卷、歸檔的工作程序，使學生掌握文書工作的基本技能和非紙質公文的基本知識，具備在基層黨政機關、企事業單位從事公文處理、信息管理的業務素質和工作能力。
該課系《秘書學概論》、《秘書實務》相關后續課，是對秘書學的專業細化。
4.管理學基礎
該課為專業基礎課。主要講授權市場營銷的管理、戰略和策略，結合營銷實踐，進行具體的操作和策劃活動，提高學生的理論和實踐能力。并使學生了解現代企業管理中的組織設計與流程管理、決策、計劃、控制、創新管理以及管理溝通與管理信息活動的組織等，逐步使學生樹立起重要的現代企業管理意識和管理觀念，提高管理的決策能力。
該課為《秘書學概論》、《秘書實務》、《檔案管理實務》的基礎
5.法學概論
該課為專業基礎課。主要講授一般的法，特別是當代中國社會主義法的產生、本質、特征，形成作用、發展、制定和實施等概念、原理和知識。通過該課的學習，幫助學生掌握法學的基本概論、原理和知識，幫助他們增強社會主義民主和法制觀念，使學生形成關于現代法律的基本理念和價值，具備對法律以及法律現象進行較深層次的分析思考和判斷能力，為在實踐中準確理解和運用法律打下良好的理論基礎。
該課為后續課《法律文書》打下基礎。
6.法律文書寫作
該課為專業必修課。主要講授各類法律文書的概念、功能、內容、格式和寫作要領等基本的寫作知識。包括公安類法律文書、檢察類法律文書、法院審判類法律文書、監獄執行類法律文書、公證類法律文書、仲裁類法律文書、司法鑒定類法律文書以及訴狀類法律文書的相關內容。通過學習使學生在具備法律和寫作基本知識的基礎上，熟練掌握公安、檢察、審判、仲裁和監獄工作以及律師業務工作中各種法律文書的寫作方法和技巧，培養學生的應用法律操作技能。
該課的前修課為《基礎寫作》、《應用文寫作》相關課。
7.民法原理與實務
該課為專業必修課。主要講授民法的調整對象，民法的理念，民法的基本原則，民事法律關系，民事法律行為，，訴訟時效，人身權，物權，所有權，共有權，用益物權，擔保物權，債權，民事責任。培養學生熟練掌握民法的基本概念、基本理論和主要制度，受到法學思維和民法學實務的基本訓練，具備運用民法學知識分析和解決民事法律問題的基本能力。
8.刑法原理與實務
該課為專業必修課。主要講授刑法的概念、性質、體系、解釋、制定根據、任務、基本原則和適用范圍;犯罪的概念、構成、特殊形態以及正當防衛、緊急避險;刑罰的概念、目的和種類，量刑和刑罰制度;類罪、節罪特別是種罪的概念、構成特征、罪與非罪、此罪與彼罪的界限、法定刑。培養學生運用刑法理論并根據刑法規定分析和解決實際刑事案件問題的能力。
9.辦公自動化
該課為專業必修課，以培養現代秘書計算機信息運用技能為目的。主要講授辦公自動化的涵義、辦公自動化系統的功能和模型，以及Windows 98、Word20xx、Excel20xx、Powerpoint等軟件實際應用技能。通過課堂講授和實際操作，使學生在網絡上進行各種操作并建立簡單的局域網技術，具備運用網絡處理信息技能，掌握現代化通迅技術和文件處理之電傳、復印、自動檢索、微機處理、電視攝錄及中英文打字等技能。為他們將來進入中小型企事業單位能迅速適應辦公自動化環境打下良好基礎。
該課終結考核要求是通過省計算機一級考試。
10. 知識產權法
該課為專業必修課。主要講授國際及我國知識產權法發展的現狀及相關規定，講授著作權法，商標法和專利法的有關理論和知識，尤其是商標專用權的法律保護以及專利權的法律保護。通過學習，使學生了解知識產權法的基本知識和理論，國際、國內知識產權的現狀，掌握著作權法、專利法、商標法的調整范圍和特征和知識產權法的主要法律規范，增強他們分析和處理有關知識產權問題和案件的能力。
11.行政訴訟法學
該課為專業必修課。主要講授行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本概念、特征，理解行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原則、制度與規則，掌握行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原理，培養學生能夠運用相關原理解決和處理行政事務及行政爭議的能力。
12.勞動法
該課為專業必修課。主要講授勞動法學的基本理論、基本知識和基本概念，尤其是我國現行的勞動法的基本理論、基本制度、基本原則，培養學習者運用所學的勞動法理論和知識以及勞動法律、法規、政策來分析和解決現實生活中的實際問題的能力，能運用所學的知識保護勞動者的合法權益，維護社會主義市場經濟的勞動制度。
（一）對檔案管理的完善，首先是檔案館員要有對檔案管理工作的熱愛之情。“干一行，愛一行”，想要干好這項工作，先要熱愛檔案管理工作，有了這份熱情，才會自覺不自覺地為之付出和投入。否則敷衍了事，得過且過，檔案編碼將成為一堆亂碼，查找檔案將成為大海撈針，以這樣的態度是做不好檔案管理工作的。
（二）對檔案管理的完善，還要具備檔案學的專業知識。這是做好檔案管理工作的前提條件。
對檔案管理的完善，光有熱情是不夠的，還要完善檔案館員的專業知識，這樣才能科學地管理檔案，確保檔案管理工作有質有序地展開。檔案館員要認真學習和熟練掌握《檔案法》和《檔案法實施辦法》，能夠按照本部門檔案管理的各項規章制度辦理檔案管理事項。這樣才可以熟練運用各項制度處理工作中的管理事項和突發事件。
（三）隨著科學技術的發展，檔案管理手段更加先進和多樣化，檔案館員更要具有熟練應用現代化設備的技能，其中能夠熟練運用計算機是最基本的一項技能。
計算機的運用已經取代了絕大部分的手寫工作，檔案的檢索方式也由原來單一的手工檢索變為手工檢索與計算機網絡并用的方式。檔案館對檔案的整理、編目、保管、外調等方面實行計算機管理，既省時省力，又減少了檔案的損毀和滅失率。檔案管理運用計算機網絡進行管理，更加方便、快捷，是檔案管理的一項突破性進展。部分檔案館還開展了網上共享、網上閱讀、網上導航以及在線咨詢等業務。網絡在檔案管理中發揮著舉足輕重的作用。
四、現代社會是知識的時代，知識是社會發展的動力，所以檔案館員還要具備多學科知識，這樣才能更好地完成檔案管理工作。
檔案館是以檔案信息服務于社會各界的科學文化事業機構。檔案的涵蓋面廣，學科涉及各個領域，這就要求檔案館員盡可能多地了解和知道相關的知識及其發展動態，才能對網上的信息進行準確的鑒別，有針對性地提供所需的相關檔案和信息，自如地應對參考咨詢工作。隨著與國際交流和合作的機會日益增多，對英語的掌握也是必需的。外語是當今檔案館員知識結構中不可或缺的重要組成部分。掌握英語是時代對檔案館員提出的一項基本要求，以保證檔案館在知識日顯重要和網絡迅猛發展的時代與時俱進，不斷提高和發展。
檔案管理不但對檔案館員提出了要求，對檔案館員的需求也要有相應的安排和宏觀的考慮，要制定規劃，立足長遠。
二、對檔案管理人才的需求
（一）檔案方面管理人才的引進也是檔案管理應該考慮的一項重要問題，要有長遠目標，制定系統、全面的人才培養與引進機制。
（二）對于檔案管理的崗位，要根據實際情況，按需設崗，根據人員的學歷、擅長、知識結構、素質安排具體的崗位，擇優錄取，以達到人盡其才。
（三）檔案館員的分工要向專深方面發展，以滿足深層次服務的需要。檔案館員的知識更新是要不間斷地進行的，需要不斷地改進和推進，在工作實踐中不斷改革和創新，這樣才能滿足不斷發展的新形式，才能按需提供服務。
（四）要給予檔案館員學習和交流的契機，可以根據不同需求有計劃地進行在職培訓和脫產學習，參加學術科研活動，這樣可以擴大視野，提升檔案館員的科研水平和學習水平，使理論水平和學術水平得到升華，提高檔案館員自身的服務意識和素質，不斷更新觀念，以一種投資少、見效快的方式，進行全面提升。還可以對檔案館員進行崗前培訓和輪崗培訓，補缺和拓寬檔案館員的知識層面。
對檔案管理水平的提高就是對檔案館員知識水平和服務水平的提高，這是館員一個自我提高和提升的過程，除了注重自身的學習和修養，用知識豐富自己外，還要有創新意識，以更好的服務對檔案進行管理，以便檔案管理工作更好地展開和完善。
【參考文獻】
[1]何屹.檔案管理實務.北京大學出版社.
[2]王英瑋.專門檔案管理.中國人民大學出版社.
