時間：2023-06-01 08:55:56
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檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學、休學、復學、退學及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。目前我國高等教育飛速發展，檔案管理跟不上高校發展步伐，在一定程度上影響了高校發展。因此，明確高校學籍檔案管理現況，加強學籍檔案管理改進，已成為各高校關注的熱點。
一、高校學籍檔案管理現況分析
（一）對高校檔案管理意識淡薄
很多高校對學籍檔案管理隨意為之，無人監督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學校將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象，對學生缺乏必要的教育，很多學生對自己的學籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業審查時才發現檔案中出現問題或缺少文件，嚴重影響了學校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業
很多高校的學籍檔案都由教務管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓。加之教務管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導致學生的學籍檔案只是入學時收一下，畢業時發一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學籍檔案管理如同虛設。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學籍管理仍以教務處或學生處為主，缺少專門機構和專業人員，學籍檔案也只是學生入學時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規章制度，有的甚至缺乏學籍檔案管理的規章制度。現今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業的辦學模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學籍管理制度的不健全更加難以適應現在高校的辦學模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計算機技術和網絡技術的普及，學籍管理采用電子技術手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學籍管理方式后，更加忽視紙質檔案的重要價值，學校在補充電子檔案的時候忽視紙質檔案的補充，導致紙質檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網絡化管理也存在瑕疵，如學籍信息都由學生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學籍檔案管理對策
（一）樹立現代化的學籍檔案管理理念
要實現檔案的價值，發揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領導要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構設置到人員配置，到管理機制建設等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設。其次，要提升檔案管理人員的業務素質和責任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉化為主動的信息服務，將檔案庫轉化為人才信息庫，充分發揮檔案信息的價值和作用。
（二）實現高校學籍檔案管理的信息化、網絡化
教育部從2001 年開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發展，保證高等教育質量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業生的合法權益的需要。實施高等學歷教育的高等學校按國家招生規定錄取的學生，所取得的學歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學歷信息數據庫。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊系統聯網，上下聯動，建立一個完整的高校學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始到學生畢業，動態加入學生在校期間全部信息材料，貫穿學生在校期間的整個學習過程，構建一個完整的高校學生電子學籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學生學籍、學歷管理系統”軟件。該系統從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業證書打印、發放、轉入校友數據庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業生完整的電子檔案，學籍管理逐步實現信息化、網絡化。其中“學籍管理庫”是該系統信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況、健康狀況、道德表現、個人愛好以及發展方向等都記錄在內。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學生入學前中學階段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結業結論、學生目前的家庭經濟狀況、學生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統其他功能配合，構成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統的使用規范了全國高校學生管理信息，充分發揮了高校學籍檔案信息資源化管理的優勢。
（三）建立專業化的高素質學籍檔案管理隊伍
很多高校已經開設檔案學專業，培養專門的檔案管理人才。各高校更應該建立專門的檔案管理機構，盡可能的引進專業的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓，提高他們的業務素質，建立高素質的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關心和幫助；學校領導更應加強對檔案管理人員的關心和愛護，調動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學校的檔案管理建設。
（四）建立健全學籍檔案管理制度
很多高校都是學生入學時接收一下檔案，畢業時統一整理一次，在校四年基本不動，學生受到表彰或出現問題也不及時進行檔案的補充，因此學籍檔案管理需要明確的規章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權責明晰，獎懲分明，用制度去規范管理工作，督促管理人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。
總之，學籍檔案是高校和學生的重要信息資料，是學校和學生的寶貴財富，是學校管理工作的重要資料，因此加強學籍檔案的管理和開發利用，才能使高校更好的適應社會發展的需求，更好的將培養的人才推向社會和市場。
參考文獻：
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[3]李偉婧，等.引入營銷觀念，做好企業檔案編研工作[J].蘭臺界，2007，（9）。
現如今，很多高校的學籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設備陳舊、缺少專業管理人員和缺乏專項業務經費的情況，之所以會出現上訴情況，跟領導對檔案管理工作不夠重視有著直接關系。高校學籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領導所忽視。想要加強對學籍檔案的管理是需要進行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領導望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設當中去。校領導對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發展建設當中的重中之重。
（二）管理人員隊伍建設不完整
由于高校對學籍檔案管理工作認識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設的從屬地位，各院校也沒有聘請專業的檔案管理人員來進行學籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內的行政業務人員來兼管的，然而由于校內行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業水平和理論素養，以至于出現了檔案管理隊伍整體業務水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進行學生學籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學生學籍檔案的流失量增大，學生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學籍檔案的利用效率，更嚴重阻礙了高校學籍檔案事業的發展。
（三）檔案管理工作缺乏規范性
因為高校對檔案管理工作的錯誤認識及重視度不夠，使得高校學籍檔案管理工作缺乏一套詳細的、統一的、可以用來約束檔案管理工作的規章制度，這是致使高校學籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規范的管理制度，使得管理人員職責劃分不清，對已出現問題的責任相互推諉、工作協作性差，以至于高校學籍檔案在客觀上缺乏嚴謹性。
二、加強學籍檔案管理的對策
（一）加強檔案宣傳，引起領導重視
學籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學籍檔案質量的好壞直接影響到學校的管理水平。加強領導對學籍檔案管理工作的重視，是提高學校檔案管理工作的關鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學管理部門，都必須充分的認識到學籍檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態中走出來，通過校園網絡媒體、專題講座、宣傳手冊、報告專刊等多種途徑來宣傳和普及學籍檔案的基礎知識，加強校領導、教師、學生以及校工作人員對學籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認識，以確保學生能夠提供真實準確的檔案信息、檔案管理人員能夠認真細致的對檔案進行收集管理，校領導能夠嚴謹負責的加強信息檔案管理建設。
（二）加強檔案管理隊伍的素質建設
想要提高學籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴謹、團結、穩定的管理隊伍是必不可少的。學校應該經常組織開展檔案管理的業務培訓和學術交流活動，積極地為檔案管理人員創造出能夠提高專業能力和業務水平的平臺，使檔案管理人員的業務水平、工作效率以及對現代化管理設備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業道德建設，增強管理人員的責任感和事業心，真正樹立起現代化檔案管理工作人員全新的職業形象。另外，檔案管理隊伍的穩定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應設立恰當的考核制度和獎勵機制，充分調動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進檔案各管理工作與學校各項工作協調發展，更好的為學生就業提供便利條件。
（三）建立完善的規范檔案管理制度
一、學籍檔案管理觀念創新
要想實現學籍檔案管理工作的創新，最重要的就是要創新觀念。而管理創新的實現，觀念創新最關鍵，并且在管理創新整個過程中始終貫穿。然而，在新形勢下，學籍檔案管理工作的發展卻出現了較多的教育改革問題，所以，應站在管理者的角度上，從實際出發，對原有管理理念進行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對檔案管理創新的意義進行深入地認識，并且將成為檔案管理工作的最終目標[1]。
二、學籍檔案管理方式創新
因為經濟條件限制、行政管理條例的制約，所以使得高校檔案管理以及學籍管理模式都十分落后。手工操作會耗費較多的人力物力，并且十分容易產生錯誤，同時，計算機的單機整理不完整而且不及時，在網絡管理平臺中的違規招生問題也很容易出現管理的盲區[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應該對設備與技術進行更新，進而實現工作效率的提升，保證學籍信息錄入工作的質量。在此基礎上，還應該實現辦公系統的自動化，采用現代化的管理手段，并將學籍檔案管理工作同學校核心工作進行有機結合，進而為教學與科研工作提供便利條件。
三、學籍檔案管理內容創新
（一）學生基本信息錄入程序的簡化
在學生基本信息入檔工作過程中，以往的方法都是檔案管理工作人員根據學生升學檔案內容進行轉抄或者是錄入到單機計算機當中，而后，在學生入學以后補充學籍表內容。而這種方式就要求檔案管理工作人員需要定期向學生征集新信息的內容并補充記錄，這樣就加大了工作量，給工作人員增加了較大的壓力。構建網絡學籍檔案管理系統，檔案管理工作人員就可以將招生庫中的信息導入到學生的基本信息中，后期工作可以利用學生主體性來完成。開通學生權限，使其自主登錄到系統中，查看并核對其進本信息，并在不同的學習階段更新或者補充相應的資料信息。同時，相關的管理部門也可以通過網絡學籍檔案管理系統中學生的基本信息，并打印出學生需要的相關證件。
（二）成績信息管理一體化
學生成績信息涵蓋的內容較為廣泛，其中有平時成績、補考成績及重修成績等等，而且在學籍檔案管理工作中，成績管理是十分重要的部分。以往成績管理工作需要教師在校生花名冊中記錄平時成績，并且手工登記期末考試成績，而后將平時成績與卷面成績按照相應的比例來計算出期末的總評成績，最終將成績冊交予教研室，將書面成績上報學籍科，管理工作人員將最終成績錄入。以上原有的成績整理方式需要任課教師根據具體的比例來這算分數，并且在成績錄入的時候也很容易出現錯誤，步驟較為復雜。應用網絡學籍檔案管理系統，管理部門僅需要在系統中輸入所需的課程名稱與類別、學生的名單和具體比例的程序，任課教師在完成期末評卷以后可以登錄系統，將學生的平時成績與卷面成績輸入進去，這樣，系統就可以自動地生成學生的總評成績，在核查后就能夠直接上報給學籍科。
（三）學籍資料統一數據庫資源共享
按照教育部要求，應貫徹并實行高校學生學籍信息的電子注冊，并把教育部信息管理平臺當作重要的基礎，積極構建高效網絡學生學籍管理統一數據庫，最終實現資源的共享。而對于學生來講，就能夠隨時查看自身考試的成績；對于學員的領導而言，能夠對學生選擇選修課的數量及考查的成績進行深入地了解，進而達到課程優化設置的目的；對于學校相關部門而言，則能夠對學生學籍的異常情況進行查詢，并將學生學習資料打印出來。最為重要的就是，網絡學籍檔案管理系統內部還具備學生學歷學位證書管理功能，能夠有效地滿足社會各行業對學生學籍、學歷信息資料的驗證需求。在此基礎上，應實現高校網絡學籍檔案管理系統同教育部和教育廳信息管理平臺的連接，為上級部門掌握學生情況提供便利，更有利于調整并制定政策。同時，網絡學籍檔案管理系統還需要實現資源的共享，進而推動學籍管理工作的規范化與效率化。
四、學籍檔案管理人才資源創新
加快學籍管理工作人員的自身素質建設，定期對學籍管理干部進行培訓與教育，以培養其職業道德并提高業務水平。對先進的教育政策、法律法規進行學習，熟練掌握現代化的管理技術與方法，了解學籍管理的特點，進而不斷拓展自身知識面，提升實際運用的能力與操作的水平。
五、結語
綜上所述，學籍檔案管理工作十分繁雜，并且要求細致，所以，需要學籍檔案管理工作人員付出較大的努力，并具備耐心與責任心。由此可見，高校學籍檔案管理部門的工作人員應在長期實踐中學習并總結經驗，及時發現存在的問題，時刻關注檔案管理的新技術與新動態，找出新的規律，掌握學籍管理工作的發展方向，更好地開展高校學籍檔案管理工作。
參考文獻：
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-0-01
一、我校函授學員學籍檔案中存在的問題
1.檔案管理人員業務素質不高
高等學校檔案人員的素質高低是檔案管理科學化、標準化、規范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專業技術人員的比例相當少，兼職檔案人員頻繁調換，檔案人員的責任心不高，管理意識不明確，業務技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。
2.檔案收集整理不規范
函授學員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車后買票”的學員。什么叫“先上車后買票”呢？就是先在校接受高等學歷教育然后再參加承認高考。這些學員的學籍管理相對就要麻煩得多。檔案管理人員不及時整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節、借閱手續不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現象，檔案目錄和內容嚴重不符等現象。特別是函授學員的學籍跨的年度時間很長，畢業時間一致，入學時間參差不齊，有的學院甚至要很多年才取得入學資格，不及時補充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。
3.檔案管理方式和手段落后
函授學員的學籍檔案需要自動化管理的同時也需要檔案工作人員專業技術和責任心的加強。我校函授學院一直是采用手工管理的方式，難以適應現代化的信息管理要求。很多學員的學籍資料數據不完整，給學員以后的查找增添了麻煩，直接影響學員的切身利益。有的學員學籍變更材料不清楚，學員在校期間的一切活動嚴重脫節。有的函授學員成績總冊有成績，學員卡片又無成績，有的學員畢業了又缺畢業證編號等等問題。沒有現代化的管理就難以開展檔案信息的開發和利用，不完整的檔案就不能更好的發揮檔案的參考和憑證作用。加強計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。
二、提高函授學員學籍管理的措施和建議
1.檔案工作是黨性、政治性很強的工作。為了適應高校檔案工作發展和管理現代化的需要，實現高校檔案業務建設各個環節標準化和規范化，加強高校檔案工作的監督、指導，更好的開發利用檔案信息資源，有效的為高校建設服務。必須提高檔案管理人員業務素質，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專業知識，不僅要學習檔案方面的專業知識，管理知識，還要學習自然科學、這會科學方面的知識，刻苦鉆研業務，以保證工作的順利進行。檔案管理人員要熱愛專業，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務。穩定檔案工作隊伍，一般不要輕易調離檔案部門，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應高校檔案信息化建設和發展的需要。
【關鍵詞】
高校學生；檔案；管理；策儀
就學生學籍檔案而言，其中包括了學生的總成績、學籍卡片、學生名冊、學生變更資料、獎勵材料以及畢業生材料等等，它是衡量學生在校期間總體表現和日常學習情況的一個重要數據。當學生的學籍檔案被收集整理好之后，需要經過歸檔到最終的保存。可是，在這一系列繁雜的過程中，由于學籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉遞、保管和利用過程中時常出現各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學籍檔案管理工作，確保學籍檔案管理工作的整體質量。
一、學籍檔案所具有的作用
（一）學籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學生學籍檔案可以真實有效的反映出一個學生在校期間學習的基本情況、社會實踐以及體現他們德、智、體美等多方面，學籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學生整體思想素質以及品德表現。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學籍檔案還將學生的成長情況等資料記錄在內，是學生將來就業、升學或者留學的根本憑證。
（二）學籍檔案具有參考作用
除了上述內容之外，學籍檔案還詳細記錄了學生的轉學情況、退學情況、升學情況以及品行的優劣等等，為學校以及將來的用人單位提供了學生更加詳細的個人資料，方便學校或今后的用人單位更加全面、細致的了解每一位在校學生的整體情況，為學生綜合素質等各方面提供參考。學籍檔案同時也是社會選拔、培養、教育、上任人才的一個重要依據。
（三）學籍檔案具有評估作用
一個學校的辦學理念是否能適應社會需求，是否能夠幫助社會培養出更多優秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學水平的重要指標。而學籍檔案則有學生就業方面、招生方面的內容，可以切實有效的反映出該學校生源的多少、各門專業受歡迎程度以及畢業生的就業傾向等等。對于學籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學校的教育質量以及教學水平，是評估教學、專業的一項重要內容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學校的好壞。
（四）學籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優秀人才，而眾多的學籍檔案則可以組成一個強大的學生資料數據信息庫，這種數據庫可以有效的為將來用人單位提供學生的各種數據以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學籍檔案可以有效地發揮出人才信息庫的作用。
二、當今我國學籍檔案現存的缺陷
（一）正是因為學籍檔案的特點，決定了管理方面的困難
對于學籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學生接受的教育形式相對復雜，其中有學歷教育，但同樣也存在非學歷教育。而單從學歷教育上講，又分成了脫產學習以及業余學習等等。非學歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學籍檔案的收集、轉遞以及歸檔等過程復雜，所花時間也相對較長。正是因為學籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現困難。
（二）學籍檔案管理渠道較多
現如今，我國很多高校在學籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務處只負責學籍的變更以及成績變更；學生處只負責學生的獎懲情況；學生在日常學習生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導員負責，正是由于這樣的原因，致使學籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領導以及管理人員對學籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現在還有少數部分的校領導以及檔案管理者對學籍檔案工作不夠重視，因為對于學籍檔案而言，其發揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經濟利益，因此并沒有得到校領導或管理人員的重視。
三、提高學籍檔案策儀
（一）讓學籍檔案受到足夠重視
對于學籍檔案管理人員而言，尤其是教學管理部門以及黨政部門等，要切實提高學籍檔案工作的認知度，加強學籍檔案管理工作，使高校學籍檔案發揮出自身應有的作用。
（二）不斷對學籍檔案進行規范化管理
要想切實做好學籍檔案管理工作，那么就應當加強學籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規范化。要對在校每一位學生的學習成績以及學籍進行“文檔一體化”管理。根據規律統一編訂學生的學號，嚴格遵循學號唯一性原則，杜絕重號情況發生。在此基礎上，根據高等教育統一招生錄取名單，對剛如學的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應當使學籍異動管理逐漸規范化，對每一位學生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學”的情況發生。最后，要根據教育部頒發的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業要求的畢業生進行畢業證書電子注冊號。
（三）當學籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應有的安全防范工作
現如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經成為了我們日常辦公中必不可少的一項重要設備。當學籍檔案管理工作逐漸實現自動化過程中，我們一定要嚴加重視學籍檔案保密工作。當學籍檔案入網之后，一定要對利用者進行權限設置，因為學籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學籍檔案管理者要對檔案使用者進行權利限制，從根本上確保學籍檔案的安全性。
參考文獻：
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將學生學籍檔案數字化對于提高學籍檔案管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學生的學籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學生在學校期間的思想、學習、生活等方面的具有參考價值的資料，同時還包含有學生在學校的教訓和管理活動所形成的具有參考、利用價值的資料，而且其所記錄的時間跨度相當的長，信息量是否的龐大。同時，隨著現在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數量，學籍檔案管理工作的效率已經越來越受到重視。進行學籍檔案數字化管理，不僅僅能夠減少學籍檔案管理工作人員的工作量，同時還能夠減少他們出錯的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學籍檔案信息
學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現在的學籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業、班級為單位來裝訂成冊的，有的學校還會將學生的學籍發生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數字化存放到統一的數據庫中，雖然學生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數據庫中的存儲卻能夠讓這些信息統一的呈現出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。
（三）實現資源共享，方便管理
學籍檔案信息數字化是各個高校學籍檔案管理工作的一個重要的發展方向。將學籍檔案管理數字化建設納入到學校檔案管理信息化建設中，可以有效的實現資源共享，利用學籍檔案的管理，同時還能夠對學校的管理環境進行優化，使得學籍檔案管理工作真正的為學生、學校，乃至整個社會服務。
二、當前高校學籍檔案數字化建設存在的問題
（一）數字化程度不足
高校雖然將學籍檔案管理數字化建設當中工作中的重點，但是當前仍然存在著數字化程度遠遠不夠，現行使用的數據庫與網絡技術還沒有跟上時代的發展步伐。長期以來，學籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現代化的信息技術手段來進行，手工操作面對如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學籍檔案管理工作很多地方都不規范，不規范的管理工作大大的降低了學籍檔案管理工作的效率。而現在一些已經采用了先進的網絡硬件設備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現象。這些高校只注重了硬件設備的建設，忽略了各種應用軟件的開發，學校還沒有意識到要在網絡硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環境，使得先進的硬件系統得不到充分的利用。
（二）當前的學籍檔案管理系統無法滿足學籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學籍檔案管理工作，或自己開發或者和其他公司合作進行開發了一些教務管理系統，這些軟件的開發對學籍檔案管理的數字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經驗。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應性不強，每個高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結合每個高校的自身當前的情況所開發的，因此就不具備很強的適應性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學籍檔案管理工作的各個環節。
（三）學籍檔案管理工作人員的計算機水平不夠高
現有的學籍檔案管理工作人員基本都只是對自己的業務知識很熟悉，卻對各種計算機技術不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題。現在的高校都急需既精通學籍檔案管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型人才。之所以現在很多學籍檔案管理系統或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發人系統的卻又不高所造成的。
三、高校加強學籍檔案數字化的措施
（一）引進功能較為齊全的學籍檔案管理系統或者晚上現有系統功能
高校應該根據自身實際情況，建立起一個完善的網絡學籍檔案管理系統，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數據共享。為此學校可以根據自身情況，對現有的軟件系統功能進行完善，使之能夠完全的適應學校學籍檔案管理的要求。或者學校去引進符合學校現狀的先進學籍檔案管理系統，以此來積累經驗推進學校學籍檔案數字化的進程
（二）加強學籍檔案管理軟件開發人員與學籍檔案管理工作人員之間的溝通
學籍檔案是記錄學生學習經歷的重要資料，是學生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學籍檔案管理工作是發展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學籍檔案資料的應用，值得我們進行思考和探索。
一、高校學籍檔案管理存在的問題
（一）學籍檔案不受重視
在高校檔案管理工作中，學籍檔案工作僅限于收集學生的學籍資料，歸檔保存，在學生離校時加入個人檔案轉移走。檔案工作內容非常簡單，有些學生的學籍檔案存在歸檔不及時，導致學籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴重問題。
（二）學籍檔案缺乏嚴謹的管理制度
高校學生的學籍檔案管理基本上沒有統一的規章制度，學生來自于不同省市，不同學校，每個地區的學籍檔案記錄的內容以及詳細程度不一樣，高校在應用檔案過程中存在困難。但是，由于學籍檔案利用率低，管理制度不嚴謹造成的使用困難也并不突出。
（三）學籍檔案管理方法陳舊
高校學生的學籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區教育質量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導。但是，這些價值并沒有表現出來。學籍檔案管理仍處于“保管――轉移”的管理狀態，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應用的主要問題。
二、高校學籍檔案管理問題產生的原因
（一）管理觀念沒更新
檔案管理工作常常出現“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現象”，認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把學生檔案管理工作與學生培養規劃分開來看，導致檔案管理工作缺乏應有的支持。
（二）管理制度建制不完善
學籍檔案管理需要相關的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內容統一、檔案收集時間統一、檔案流通的基本路徑以及檔案應用的基本狀況規定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
現代檔案管理研究為檔案管理工作的發展提供了大量的管理指導，包括檔案應用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應的檔案管理工作者來實施，高校學籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應用性都比較差，致使學習檔案的使用價值難以發揮。
三、高校學籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學籍檔案管理的重視
高校應該對學籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學生培養、再到學生的檔案資料保管和應用，都應該樹立先進的檔案管理意識，認識到檔案資料的使用價值，并注意開發這些價值，使學籍檔案成為高校學生的身份證明和學業記錄資料，能夠通過檔案管理工作發現高校學生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內開展學生學習檔案管理工作的學習和創新管理實踐活動，以檔案資料應用的積極價值展現為途徑，使高校各部門加強對學籍檔案的重視，為學籍檔案管理工作的發展打下基礎。
（二）建立完善的檔案管理制度
科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時向學生的學習檔案轉交給學校檔案管理部門進行統一管理；同時，學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發展的實際需要，建立一套健全的管理規章制度，明確規定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標準；其次，應做好部門的協調、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規范化、有序化、盡量提高學籍檔案管理的效率。
（三）引進人才實現信息化管理
學籍檔案管理的發展需要現代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業能力發展出發，對現有的檔案管理人員和進行職業技能培訓，從檔案管理專業畢業生中發掘人才，通過人才引進，引發管理方法的改革，使人工管理逐漸轉為信息化管理，使學籍檔案從死的資料轉為活的數據，提升學籍檔案的服務價值。
四、結語
綜上所述，高校學籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學籍檔案管理的實用價值。
參考文獻：
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隨著畢業就業人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：
首先，憑證價值。畢業生學籍檔案從形成規律來看，它是畢業生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業生全貌，評判畢業生優劣，選拔優秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業生學籍檔案服務于學生就業、企業招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。
二、畢業生學籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。
三、畢業生學籍檔案管理的相應對策
1、培養檔案意識，注重法規學習。首先，培養學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。
中圖分類號：G647 文章編號：1009-2374（2015）13-0040-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2015.13.021
高校學籍檔案是指高校在招生、教學、畢業等過程中對學生個人情況和學校考核的原始記錄，一般包括高中學籍成績、體檢表、黨團關系、評優評先材料、大學考核成績、獎勵處分等內容。學籍管理不僅是對學生成長軌跡的真實記錄，也是學校教學管理工作的重要組成部分，是保持學校正常教學秩序的重要途徑。隨著現代科學技術的發展，信息技術管理方法在高校學籍檔案管理中得以應用，克服了傳統檔案管理的諸多弊端。其應用主要表現在內容管理、載體管理、使用管理三個方面，下文進行具體論述。
1 內容管理
隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。
學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等，建模后的體檢元數據與數據的關系如表1所示。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，表1進行檔案元數據的存放，圖1進行關系型數據庫系統的管理，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供
服務。
表1 體檢表檔案元數據建模
屬性名 屬性分類 說明
Student ID 數字字符 學生學號，如20030541022
Student Name 字符型 學生姓名，如張明明
Registered-r Date 日期型 入學時間，如2003/9/1
Major 字符型 專業，如臨床護理
Class 字符型 班級，如預防醫學001班
圖1 體檢結果管理建模
通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。
2 載體管理
我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制。可見，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。
在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。
此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。
3 使用管理
在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。
檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。
基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表； （2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。
同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。
4 結語
如何更加科學高效、安全穩妥地對檔案信息資源加以開發和利用，是檔案管理人員面臨的重要課題。抓好落實高校學籍檔案工作并非易事，除了統一認識，制定嚴格的規章制度外，還應利用科學的管理方法，開發適用于各院校具體實際的管理系統，形成一個完整的控制鏈。相關工作人員必須解放思想，銳意進取，增強信息服務意識，提升信息服務能力，開拓高校學籍檔案管理與開發利用的新局面。
參考文獻
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學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
高校學籍檔案是指學生在校學習期間成績、思想表現、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學校教務處或者學生處保管，學生畢業后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內容主要包括學生報名注冊登記表、個人基本情況表、學習的課程、考試成績以及學籍異動情況記錄等。學籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學校檢查、審核畢業資格的重要依據。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學生學籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學籍檔案管理制度
戰國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規矩，不成方圓。“沒有規矩不能成方圓”是句俗語，常強調做任何事都要有一定的規矩、規則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學籍檔案管理制度，有的是制定的標準有所不同，缺乏專業的學籍檔案的管理標準和規范。這就導致人員以及部門之間在收集整理數據時相互推諉，特別是出現問題時，更是相互指責。因此健全學籍檔案管理制度、劃分責權就顯得非常重要。
二、必要的專業檔案管理崗前培訓
高校的學籍檔案管理人員大多數人員都身兼數職，普遍缺乏檔案管理的專業知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學習難以迅速達到目前學籍檔案管理標準，對上崗之前管理人員進行專業的扎實的培訓是非常有必要的，如今計算機被廣泛應用到學籍管理中，計算機新技術掌握就顯得非常重要。因此對學籍檔案管理人員進行專業的培訓是非常有必要的。
三、管理工作人員應提高對學籍檔案管理的認識
學籍檔案管理工作人員應該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學習新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術在檔案管理中的應用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領導也應對學籍檔案保存形成規范性的意識，有效的管理機制、人員培養及激勵機制等相關體系，激發學籍檔案管理人員工作積極性。還應利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學籍檔案的意識。
四、及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發展，檔案管理工作者也會出現人員流動，并且人員流動情況比較復雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導致學籍檔案出現偏差或者信息不完整、不準確，有的甚至導致檔案信息丟失。所以及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領導牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監收人當場清點數量，核對清楚后交接人、接收人以及監收人應在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執一份。這樣及時的做好學籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學生的學籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學籍檔案的真實性、精準性以及完整性
學生的學籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內容必須真實，不能造假。例如：學生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續，要讓出現錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準性，管理學籍需要準確，更深層次的來說需要的是精準，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴格按照國家招生規定對錄取的新生進行學籍電子注冊，即當年錄取結束后，教育部在網上公布各大高校經省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網核對名單，網上有的學生進行注冊取得學籍，網上沒有的要及時與學生來源省級招辦復核更正。這就需要學籍檔案管理的工作人員核對清楚學生人數，必須做到精準無誤，否則待學生畢業后數據錯誤將會直接導致學生發不了畢業證書。由此給學生以及學校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學生的學籍檔案主要包括下面幾個內容：學生報名注冊登記表、注冊學習專業、學習的課程、考試的成績記錄表以及學籍異動的情況等。學籍檔案作為學校以及各部門查詢、檢查、以及學生畢業資格審核的標準。畢業生畢業后，在其學籍檔案內放入畢業生的報到證，師范的學生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業生進入單位后學籍檔案轉變為人事檔案。因此學生的學籍檔案管理必須要完成，每一個學生一袋，必須完整。
隨著社會的進步，高校學籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學籍檔案管理工作是一項涉及學生切身利益的工作，學生的就業、提干、學歷的認證等都離不開學籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現代管理技術、遵循檔案管理的規律，健全高校學籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業的檔案管理知識。真實、準確、完整的收集整理好學生的學籍檔案資料才能使學籍檔案管理工作適應學校教學發展以及社會發展的需要。
參考文獻
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