時間：2023-03-08 15:36:16
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（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（六）建議檔案主管部門參與全區各類重大活動
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象
“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達971臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占17％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區
攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
二、數字化聲像攝錄設備介紹
新型數字化聲像攝錄設備具有攜帶方便、便于操作、畫質優越等特點，如現在較為廣泛使用的ARRIALEXA、REDSCARLET、CanonC300系列，CanonEOS5DMARK系列，尼康D800系列等，目前已在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化等領域普遍應用，成為聲像檔案管理中重要的攝錄設備。“工欲善其事，必先利其器”。隨著數字化攝錄設備的廣泛應用，聲像檔案工作在短短的幾年間發生了翻天覆地的變化。數字化攝錄設備在檔案工作中的應用，使聲像檔案的保管利用有了更加廣泛的發展前景，也使數字聲像檔案成為重要的檔案門類。需求的驅動促進了技術設備逐步更新和普及，筆者在多年的聲像檔案工作實踐中發現，近5年來隨著聲像設備的更新換代，聲像檔案的價值發揮已達到全新的高度。為做好數字聲像檔案管理工作，需要對其拍攝流程和載體形式有更加清晰的了解認識，正所謂“知己知彼，百戰不殆”，以更好地掌握聲像檔案的前期形成特點，為進一步做好聲像檔案的長久保存、開發利用工作打下基礎。
首先，數字化聲像攝錄設備繼承了傳統聲像攝錄設備的優點，彌補傳統聲像檔案在采集成本、保存介質等方面的不足。如傳統攝錄設備的膠卷寬度為35mm，感光面積為36X24mm，相較于早期的數字設備，傳統聲像設備在畫面質量、色彩上具有明顯的優勢；而隨著數字化攝錄設備的發展，如文章前面提到全畫幅CanonEOS5DMARK系列、NikonD800系列等設備，均能達到甚至超過傳統聲像攝錄設備的參數要求。新型數字化攝錄設備具備2000萬以上的像素，其高清的畫質可以高品質地記錄下事件發生中的細節。此外，傳統拍攝設備的體積大、質量重，往往需要3人以上協同進行工作，而現階段的數字化攝錄設備大多都具有體積小、質量輕的特點，在使用過程中感覺更加輕便，操作也更加人性化。其次，利用數字化聲像攝錄設備采集的聲像檔案文件格式轉換更加靈活方便。雖然數字化攝錄設備形成的如MOV、R3D等文件的存儲方式較為少見，但通過計算機和攝錄設備自帶的軟件插件等，能夠靈活地進行各種格式的文件輸入輸出。通過制定統一的聲像檔案制式和規格標準，能夠統一規范來自不同設備的數字聲像檔案格式，便于對其進行收集、保管和利用。如在全高清數字化編輯和利用平臺上，完全可以實現備份1份、開架利用1份、長久保存1份的專業要求，有效保障了聲像檔案的價值體現。
三、數字化聲像攝錄設備應用對檔案工作的影響
通過對新型數字化聲像攝錄設備的介紹可見，利用數字化攝錄設備采集的數字聲像檔案，具有生成成本低、格式可轉換、便于保管利用等特點，在聲像檔案管理中具有廣泛的應用價值。同時，數字化攝錄設備的應用給聲像檔案管理工作帶來了良好的促進作用。
1．促進了檔案價值的顯現
數字化聲像檔案真實而清晰地記錄了事物發展的特定場景，其清晰、生動的聲音和畫面，使檔案的價值更加顯現。尤其是在檔案資源的開發利用中，聲像檔案以聲音、畫面同步的展示方式生動地再現了歷史事實，給人以真實可信的聽覺、視覺感受，使人如同身臨其境，這是其它門類檔案所不具有的利用效果。
2．促進了檔案意識的提高
隨著數字聲像檔案利用價值的顯現，人們對檔案工作的認識逐步由“為保存而保存”逐步向保存檔案以開發利用為目的觀念轉變。過去的聲像檔案管理大多只是為了保存而拍攝，很少有人關注其利用價值；而現階段的聲像檔案管理工作，更多地是基于對聲像檔案利用價值的需求。因此，聲像檔案工作得到了管理部門、業務各部門的重視。人們檔案意識的提高，也為聲像檔案工作的開展贏得了良好的氛圍。同時，聲像檔案管理在做好項目檔案、文書檔案等門類的檔案管理中也具有重要作用，如《國家重大建設項目文書歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）中，明確提出了聲像檔案的收集和歸檔工作。
3．促進了檔案管理現代化
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
聲像檔案能夠將鮮活的現實場景原貌地保存下來,傳諸后世,再現于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優勢。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,現就目前聲像檔案的管理現狀及對策談談個人的粗淺之見,
1 聲像檔案在檔案中的特殊價值的和特點
聲像檔案是隨著科學技術的進步而產生的一種信息記錄。它是指國家機關、企事業單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應用錄音、錄像、照相等手段對重要事件進行真實記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學技術性的特點,能生動形象地再現設計單位工程設計方面的工作及成果,客觀反映和記錄設計工作的真實面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現實的查證作用,對研究歷史具有參考使用價值。聲像檔案的作用和價值雖然眾所周知,有目共睹。但在現實檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。
2 聲像檔案管理現狀存在的問題
2.1 檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案管理工作起步較晚,認識與經驗不足,缺乏科學化、規范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態。有些單位或個人意識薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個人或科室內部保存,沒有及時向檔案室移交,隨著人員變動和機構調整,造成聲像檔案流失,嚴重影響設計單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現在以下幾方面:
(1)拍攝內容不完整。導致拍攝內容不完整的主要原因有:一是對拍攝建筑的特性把握不準確,不清楚什么角度、多大規模設施的需要拍攝;二是拍攝人員技術水平不高或責任心不強;三是受經費限制,攝影攝響設備未能及時更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。
(2)拍攝部門沒有及時整理。目前一些單位從工程項目開工到竣工驗收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項目則有幾十張照片,大的工程項目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時間前后,沒有任何地點、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進行篩選,無法進行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。
(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業部門完成,另一部分由設計者或施工單位人員完成,因而檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不容易掌握,加上從活動籌備至結束沒有相應的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動狀態,這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!
造成原因主要體現在保管的分散性和管理的不科學性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個科室,不能統一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時歸檔,時間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規范,也給日后查找帶來麻煩。
2.3 重大活動聲像檔案失控,流失嚴重
眾所周知,每次單位組織重大活動,或設計項目完工申報優秀設計時,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個設計所同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
3 加強聲像檔案管理工作的措施
3.1 加強宣傳、提高意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2 加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。檔案室將與有關部門配合出臺《聲像檔案管理辦法》;同時,各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。
3.3 加強監督,分類指導,注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。
對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
1．2資料保管難許多單位中制度混亂，聲像檔案形成部門需要查閱以前的聲像資料，為了查閱方便，他們寧愿將部分檔案長期放在自己單位甚至承辦人手中保管，往往不愿意將已經形成的城市聲像資料交到專門的城建檔案管理部門進行統一管理、研究。但是因缺乏檔案管理專業人員及專門的場所，檔案極易發生丟失、損壞問題。這樣保管，一方面增加了檔案的分散性，不利于統一管理;另一方面沒有專業的人員管理，檔案管理工作缺乏應有的科學性，不便于發揮其最大的價值。此外，一些檔案形成部門由于經費不足，相應的恒溫、恒濕且防磁的保存環境缺乏，久而久之部分檔案也將出現不同程度的損壞。況且在檔案形成部門經常將會有無法及時歸檔處理的圖片，圖片上的文字會逐漸變得模糊，由此便不能及時理清其中的來龍去脈。
2規范城建聲像檔案管理工作的有效策略
2．1健全相關管理制度相關管理制度的建設應全面予以展開，不但要嚴格的要求相關工作單位，對于普通的民眾也應使其意識到城建聲像檔案管理工作的重要性。首先，宣傳上要強勢，提高大家對城建聲像檔案收集管理工作的認識。可以通過電視、廣播、報紙等途徑，大力向市民宣傳城建聲像檔案管理工作的重要意義，保證大多數城市居民都能受到城建聲像檔案管理的常識性教育。其次，手段上要嚴格，使收集完整規范的城建聲像檔案成為做好工程建設管理工作的必備條件。要進一步強化城建聲像檔案管理工作有關法律法規的實施，通過一定的手段予以落實、實現保障。針對檔案建立過程中出現的聲像資料收集困難這一現象，必須通過嚴格的制度加以約束，明確城建聲像檔案不規范、不齊全的不能給予竣工驗收，不能給予結算工程款，從而保障檔案管理部門能夠將實際收集到的各部門信息歸檔，避免造成信息的丟失，減少檔案制作所需要的時間。再次，制度上要規范，以管理的規范確保城建聲像檔案資料的規范。對于檔案形成部門與檔案管理部門造成的檔案聲像資料保存分散的問題，相關監督部門必須嚴格監督，各個單位要建立起統一的、安全有效的管理制度，逐漸改善城建聲像檔案的保存環境。在各單位逐漸形成完善的信息采集、拍攝、信息收集和整理歸檔的完整流程。在進行城建聲像檔案管理工作的管理制度的過程中，也必須采取相應的獎懲措施才能保證各項制度的順利實施。
2．2改善城建聲像檔案的保存環境由于城建聲像檔案中包括圖片、圖形、聲像等資料，所以，對于保存環境的要求也是比較嚴格的。城建聲像檔案保存的地方，應當能滿足一定的要求。對于檔案中的聲像資料必須要在聲像柜中單獨保存，同時應當注意遠離光線以及磁場等物質。改善城建聲像檔案的保存環境，能夠延長聲像檔案的使用壽命，在實現城建聲像檔案集中管理的過程中也是非常關鍵的一步。
2．3提高組織工作人員的專業素質要想使城建聲像檔案為以后城市的發展做出貢獻，前提是有高質量的聲像檔案。要想收集出高質量的城建聲像檔案成果，首先要有具備高素質的工作人員。因此，應培養出一批高素質的技術人員，在城市建設聲像拍攝的過程中抓住重點拍攝。同時為技術人員提供良好的工作環境，鼓勵其進行鉆研，使得一批高素質、高水平的工作人員脫穎而出。其次，為技術人員配備精良的設備，增強技術人員的工作熱情，培養出其責任心與使命感，為城建聲像檔案制作做出貢獻。再者還應當培養一批高素質的管理人員，既能對城建聲像檔案實施科學有效的管理，同時又掌握著先進的現代化技術。第四，要強化好各部門之間的合作意識。對于城建聲像檔案的管理工作應該是一個完整的流程，在這個過程中的任何一個環節都是至關重要的，只有各部門加強聯系與合作，才能使得城建聲像檔案管理工作更加順利的進行，為城市的進一步發展提供最為真實的參考。
二、聲像檔案的收集范圍：
1、人物類照片、錄音。
①、歷屆領導班子（正副局長、黨組成員）、省以上英雄、模范和系統先進人物；
②、本局系統因公犧牲的人員；
③、本局機關內設科室及各派出機構（分局），各時期全體人員集體照和工作照片。
2、會議類照片、錄音、錄像帶。
①、本局召開的各種會議；
②、各級工商局、各級黨委、政府部門在我局召開的會議。
3、文藝、體育、活動類照片、錄音、錄像帶。
①、本局及系統大型文藝匯演；
②、本局及系統體育運動會；
③、法規常識、專業知識競賽；
④、局領導在電臺、電視臺上的講話、答記者問、新聞會等聲像材料；
⑤、黨政領導和國家、省、市工商局領導來本局進行視察工作時的講話、題詞的照片、錄音、錄像帶；
⑥、本局機關及所屬部門重要工程奠基、交接、剪彩儀式的照片。
4、各種實物類照片。
①、黨政機關和市以上工商部門授予本單位或個人的獎狀、獎旗、證書、匾額、題詞等縮微照片與錄像和實物；
②、本局頒發的獎狀、獎旗、證書、匾額、條幅、題詞、紀念章證等縮微照片與錄像和實物。
③、本局所屬單位的牌匾、門庭面貌照片、錄像。
三、聲像檔案的歸檔要求
1、歸檔的聲像材料必須是原版、原件（照片檔案包括照片和底片）；
2、歸檔的聲像材料必須圖像清晰、聲音清楚、底片完好、主辦攝錄人員編寫必要的文字說明；
3、聲像材料形成后，承辦人應按規定進行整理、按規定分類、編目，向檔案室移交歸檔；
4、聲像檔案均按要求填寫卷內目錄、備考表和總目錄。
導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執法建制守規范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
聲像檔案是指國家機關、企事業單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個機關或單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發展和辦公條件的改善,在機關、企業單位的各項活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,筆者現就目前聲像檔案的管理現狀及對策談談個人的粗淺之見,與同行商榷。
一、聲像檔案管理存在的問題
一些機關和企事業單位,對聲像檔案的管理普遍存在著以下三個方面的問題:一是聲像設備和人員的問題。有的單位把聲像設備當著一種擺設品,有的單位把聲像設備存放在各科室,有的純粹是給個人保管,沒有讓它發揮應有的作用。而另一方面則是有的單位沒有使用聲像設備的人員,或設備使用人員不明確,或使用設備人員頻繁調動,致使聲像設備不能充分發揮作用,最終造成一些重要活動沒能及時攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。二是部分設備使用人員對聲像檔案的認識不足。攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。在調查中我發現,在多數攝錄人員中都不同程度的存在著兩種思想認識上的誤區,一種是有的人根本就不知道什么是聲像檔案。他們認為只有上級文件、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,只要拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存。另一種是有的人認為誰的照片就歸誰,送往報社、電臺用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。這些人缺乏全局觀念,檔案意識不強,只考慮個人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長期在個人手中或科室內部保存,不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是因為人員變動和機構調整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全,不完整和有效利用。三是聲像檔案管理混亂。聲像檔案混亂又主要表現在以下幾方面。1、管理制度不健全。有的單位聲像檔案沒有實行集中統一管理,且缺乏必要的管理制度。有的單位雖有管理制度,但落實不夠好,缺乏有效的保障措施。2、檔案意識淡薄,聲像檔案難以及時、完整歸檔。聲像檔案不但具有較強的時效性,而且歸檔要求具有特殊性。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶其齊全和準確,且多數照片、底片早已分家或已無底片,數碼照相通過相館洗印也是早已刪除或存儲遺忘,文字說明更是難以說清楚。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的價值。又從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更是令人擔憂。相當一部分單位和部門、個人手里保存著一定數量的珍貴聲像檔案,沒有及時記錄成光盤,也不愿意將聲像檔案交出來實行集中統一保管,好像是自己的作品。究其原因,主要是檔案意識不強。3、保管條件差,聲像檔案壽命難以保障。由于聲像檔案載體所決定,因此保管條件比紙質檔案要求更高。據筆者了解,市、縣機關、企事業單位不但沒有設置專門的聲像檔案室,就連專用聲像檔案柜,防磁柜都沒有。一般都是將聲像檔案存放在其他檔案柜內與其他檔案混存,達不到控濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶、光盤受損。這種保管聲像檔案的條件,將會造成不可彌補的損失。
二、聲像檔案管理現狀的對策
聲像檔案在發展過程中，產生了多種類型，常見的有磁帶、唱片、錄像帶，以及照片等。數字化技術極大地促進了新型數字化檔案的發展，這種檔案管理不需要膠片、磁帶作為載體，從而打破了載體、檔案類型的局限，相比傳統的聲像管理模式，具有很大的優勢作用，發展前景更加廣闊。本文以數字化技術在聲像管理中的應用為立足點，提出具體的辦法與措施，希望在聲像檔案管理的發展中起到參考作用。
一、傳統聲像檔案管理存在的問題
聲像檔案的類別比較多，因此在管理的過程中首先要進行分類，然后根據不同的載體，采取不同的辦法。比如：影像檔案在管理過程中，包括采集文字與動畫，工作量非常大，而且需要在防磁柜中保存。照片檔案在管理中，只要采集底片、簡單的文字、照片就可以完成，工作量少，只要做好防潮、防火工作就可以。由于檔案的載體不同，因此傳統的聲像檔案管理方式還存在著一定的問題。
（一）需要大量的人力資源
聲像檔案的種類比較多，而且在管理、保存過程中需要完成八道工序。其中，每一道工序的內容都很煩瑣，而且需要重復作業，對勞動力的需要量非常大。一旦投入的勞動力增加之后，就需要支付大量的工資。除此之外，這些不同的載體在材質上有很大的差異性，從而加強了對復合型人才的需要。從上面論述可以看出，完成對聲像檔案的管理不僅要花費大量的人力資源，而且工作時間久，導致成本過高。
（二）資金投入大
聲像檔案區別于傳統的文書檔案，同時由于載體的不同，所以具有一定的特殊性。另外，聲像檔案在儲存空間上存在一定的差異性，為了提高管理的質量與效率，需要購置專門的儲存設備。尤其是一些媒體單位，對聲像檔案的管理要求更高，通常為了儲存重要的檔案、資料，需要購買更專業的保管設備，以及保管場所，來滿足檔案管理的需要。在這種情況下，就會加大投資成本，阻礙聲像檔案管理的發展，而且還會給企業的建設產生一定的影響。
（三）限制了聲像檔案管理理論發展
聲像檔案管理在介質、儲存上存在一定的差異性，而且工作量大，程序復雜，導致很多單位對聲像檔案管理并不重視。主要表現為：管理理念陳舊、管理方式簡單，管理水平依然停留在原始的水平。另外，基于傳統聲像檔案管理模式，沒有一整套標準的規范，而且管理辦法比較多，不利于聲像檔案管理的理論發展，并最終制約了聲像檔案管理發展的速度。
二、數字化技術對聲像檔案管理產生的影響
傳統的聲像檔案管理工作量大，人力財力成本高，工序煩瑣，管理的效果不盡如人意，因此具有很大的局限性。同時，由于很多單位并不重視聲像檔案管理，導致管理人員缺乏工作動力，給聲像檔案管理造成了很大的障礙。當前，數字化技術的飛速發展給聲像檔案管理帶來了前所未有的發展機遇與挑戰。主要表現為：首先，數字化載體大量涌入，與傳統的膠片、磁帶載體相比較，具有更大的優勢。其次，在數字化技術的沖擊下，聲像檔案管理人員的競爭意識有所加強，這加速了傳統聲像管理與數字化技術的轉換，比如：采用掃描儀、計算機完成照片檔案的存儲。再如，在管理錄音檔案時利用數字技術實現轉錄。在信息化時代，將數字技術應用到聲像管理中已經成為時展的必然趨勢與潮流。實踐證明，在計算機環境下，使聲像檔案在采集、管理，保管中更加高效化、科學化、合理化是完全可行的。這樣，不僅突破了傳統聲像檔案管理的局限性，而且進一步深化了聲像檔案管理方面的知識與理論。可見，數字化技術的發展，不僅給聲像檔案管理帶來了挑戰，同時帶來了發展的機遇。
三、數字時代聲像檔案管理的辦法與措施
傳統聲像檔案管理儲存的方法比較陳舊，而且檔案入庫之后，基本上沒有保護措施。如果單位需要獲取這些資料時，往往檢索非常困難，需要消耗大量的時間。除此之外，很多聲像檔案由于儲存的時間太久，導致磁帶、膠片報廢，從而不能利用，不利于工作的順利開展。采用數字化技術之后，可以將這些圖片、文字、視頻資料進行轉錄、編碼，儲存在計算機平臺中，不僅檢索方便，而且儲存的價值更高。由此可見，數字化技術拓展了聲像檔案管理發展的空間。下面結合實際的檔案管理經驗，對數字時代聲像檔案管理的辦法與措施進行討論。
（一）數字化采集
在聲像檔案管理中，利用數字化技術可以實現對傳統材料的采集。比如：在管理照片檔案時，可以利用掃描儀、計算機硬件設施，將照片全部輸入到電腦中，并對所有的資料進行編碼、保存。同時，對于數碼膠片類型的聲像檔案，完全可以利用互聯網技術，在網上采集，然后將所有的聲像檔案進行分類，從而實現數字化采集。數字化采集不僅便于管理、保存，而且提高了資源的利用價值。
（二）采用相同標準，進行編碼
為了滿足使用者的需求，快速找出目標資源，需要對所有的聲像檔案進行編碼，同時在編碼的過程中，應該采取同樣的標準。比如：在管理視頻類型的檔案時，不但要系統錄制每個節目，場景，鏡頭，而且應該對該視頻的編導、制片人，以及主要演員的資料進行編目。為了保證使用者能夠快速的檢索出信息，需要采用一致的標準。另外，檔案管理的價值主要是方便使用，所以編目的工作非常重要。由于聲像檔案管理編目的工作量非常大、工序復雜，需要花費大量的時間，所以必須按照統一的標準來進行，并提高管理人員的責任意識。只有這樣才能提高編目的質量與水平，從而為使用者提供更加便捷的服務。
（三）建設在線數據庫
在信息環境下，為了加強交流、服務的目的，必須最大限度上滿足資源的共享。因此，在聲像檔案管理中，有必要建立完善的在線數據庫。為了管理、檢索的方便，需要對全部的聲像檔案進行分類。根據聲像檔案的特點，可以將其分為3個種類，分別為圖片、視頻，以及音頻。其次，分析單位的主要職能以及創建的時間，完成在線數據庫的建立。比如：針對高校教學的特點，以及學生的發展情況，可以將高校在線數據庫分為三個類別：高校教學數據庫、教研在線數據庫、學生在線數據庫等。為了使數據庫的利用價值更高，在建設過程中，應該以單位的實際情況為參考依據。有的單位由于行業原因，需要對大量的聲像檔案進行管理，工作量比較大，再加上聲像管理的工序本來就比較復雜，煩瑣，增加了管理的難度。所以，要求單位在建設在線數據庫的過程中，必須掌握實際的情況，同時嚴格遵循管理的標準與原則。只有這樣，才能提高數字化管理的規范性、科學性，從而實現資源共享的目的。
（四）選擇性的設置在線聲像檔案
在聲像檔案管理的過程中，由于資源占據的空間非常大，需要大量的存儲空間。因此，可以通過建設在線聲像檔案的辦法來節省存儲空間。具體的辦法為：把所有的磁盤數據分為兩個類型，一個是近線數據流磁帶庫，一個是離線數據流磁帶庫。同時，分析數據庫的利用率。按照利用率的多少再進行分別儲存。該模式在應用的過程中具有很大的優勢。具體為：在聲像檔案管理的過程中，增強了存儲空間的利用率，減輕了空間的壓力，緩解了數據庫空間利用的壓力。實踐證明，建設在線數據庫沒有安全方面的風險，而且效果比較突出，是聲像檔案管理的有效手段，值得推廣。
參考文獻：
[1] 秦美峰.數字時代聲像檔案管理策略新探[J].網友世界，2014（09）.
1.1 硬件設備方面應用不合理
隨著經濟的不斷發展，現階段我國諸多的企事業單位都增加了聲像檔案設備的使用量，值得注意的是，許多單位對設備使用量缺乏合理的計劃，進而，在對設備進行購買是，不做購買計劃，秉承了“多多益善”的理念進行購置，使得總設備數量嚴重超出使用量。很多設備因長時間不能得到利用，使設備的利用效率較低。而且，在設備的使用上，往往是專業的技術人員。單位的其他人員缺乏相應的使用能力，設備使用的專員往往較少，在單位舉行大型活動時，往往因專業人員的人手不夠而產生矛盾。聲像設備對使用人員專業技術要求高，該崗位的人員流動性大，新的技術人員進入單位以后還要重新對聲像設備進行熟悉，新的技術人員技術不夠成熟，往往在工作初期的工作質量難以達到實際要求[1]。
1.2 相關工作人員專業素養的匱乏
聲像檔案管理工作與傳統的文本檔案管理工作有著一定的差異性，聲像檔案管理需要其工作人員能?蚴熗返撓τ孟喙厴?像設備。如攝像機、照相機和錄音筆等電子設備。因此，從事聲像檔案管理工作人員有傳統的文字編輯工作者過渡到了專業技術工作者。這就要求其必須要具備一定的專業技能，不僅具備傳統檔案管理的工作能力，更要熟練的賬務對各個設備的應用。然而在企事業單位中，從事檔案管理工作的人員往往年紀較大，只有很少的人接受過專業的設備應用培訓。這難免會對其工作的質量產生影響，在就職工作以后，通過短時間對設備的學習邊正式工作。因此，其專業技術能力較為匱乏，他們在對相關的影像資料進行整理時，缺乏對重點的判斷性，對影像資料進行后期裁剪時，往往將重要的資料丟棄，導致聲像檔案的質量嚴重下降。部分人員的歸檔能力不強，當工作任務結束以后，往往不能及時對所得資料進行準確整理[2]。
1.3 管理層面的不完善
1.聲像檔案管理意識薄弱
聲像檔案在歸檔與紙質版的檔案有明顯的差別，聲像檔案歸檔要將相應的照片、移動硬盤、光盤數據進行編碼編號。然而，很多單位的聲像設備管理人員對相關檔案的歸檔意識較為薄弱。影像資料整理及時性較差，而且，對部分以往的資料管理不足，命名不清晰，需要使用時查找很麻煩甚至找不到。這些原因的出現，主要是相關人員對聲像檔案的管理意識不強造成的。
2.管理質量偏低
部分單位對聲像設備和聲像檔案的管理質量低，沒有對聲像檔案管理工作進行合理的人員配置，部分單位在聲像檔案管理工作中形成了明確的分工，有專門對聲像檔案進行整合的人員，即對攝像機錄制出的儲存卡和光盤的管理人員[3]。讓聲像檔案與聲像設備的擺放十分規范，為此，很多單位的聲像資料很豐富，其影像光盤甚至有幾千張，而有些單位的儲存量只有幾百張。根本原因在于各個單位的管理質量和重視意識出現了偏差。只有對檔案進行集中化管理，才會具備更多、更規范的聲像檔案資料，同時也體現出了其單位的工作質量。
3.設備保管環境惡劣
很多單位在對聲像設備和聲像檔案管理時，缺乏對設備環境的重視。部分管理人員認為，聲像設備的使用率不高，并將其工作中的聲像檔案材料視為可有可無的物件。部分單位隨意找一個條件簡陋的辦公室進行存放，聲像設備為電子產品，要時常對其進行維護。有些辦公室較為潮濕，電子設備在潮濕環境下進行長期保存，其內部的硬件便容易發生損壞。而且聲像設備較為貴重，因而給單位造成了一定的經濟損失。
4.缺乏相應管理機制的落實
聲像檔案管理工作是單位一項重要任務，然而，部分單位在對聲像設備和檔案資料進行整理時，缺乏一定管理機制。使得聲像管理部門的運作無法呈現規范化、制度化。對已完成的聲像檔案資料和光碟不能及時進行集中統一的管理，讓檔案資料的存放雜亂無章。一旦某一工作任務需要對相應的檔案資料進行提取時，聲像檔案管理部門無法及時將所需的材料進行提交。這些現象產生的根本原因在于缺乏相應管理機制的落實。
2 強化聲像檔案管理的有效路徑
2.1 強化檔案歸檔意識
強化檔案歸檔意識，不僅是相關技術人員的“任務”。更是整個單位管理人員應該重視的問題，單位的管理人員要積極落實聲像設備和資料的管理方案，通過宣傳的方式來強化相關人員的歸檔意識，從近些年的種種事例中找出相關的事件，通過宣傳教育的形式讓人們認識到檔案歸檔的重要性，對相關資料的整理，各個企事業單位要積極結合本單位的工作進行，不僅讓宣傳教育活動具備針對性和生動性，更能抓住服務的中心工作[4]。
2.2 強化管理機制的落實
若想將現階段單位檔案管理雜亂的問題得到有效的解決，就必須將聲像檔案管理工作落實到制度上。對相關的問題進行有針對性的羅列，通過具體的綱領文獻來規范相應的問題，并將責任落實到相關人員的身上，真正做到“權責統一”。對聲像設備使用人員做出嚴格的限制，避免其將設備據為己有，對聲像檔案歸檔工作沒有及時提交的要進行嚴格的處罰。讓整個聲像檔案管理工作逐漸規范化。
2.3 提高使用人員專業素養
強化檔案管理工作質量的最直接方式就是提高使用人員的專業素養，讓設備的使用人員接受系統的培訓。在以此主題活動中，其拍攝的主體會有很多，為此，就要加強設備使用人員的甄別能力。不僅要對設備的使用方式熟練掌握，更要對不同時間節點的重點對象具備辨別能力[5]。進而，保證聲像檔案資料的質量。
2.4 完善管理條件
